čtete Entrepreneur India, mezinárodní franšízu Entrepreneur Media.

E-Mail je nejpoužívanějším nástrojem pro obchodní komunikaci na pracovišti. Čteme a skládáme v průměru nejméně 50-60 e-mailů denně. Špatně napsané, nejasné, zavádějící nebo neúčinné e-maily způsobují nejen ztrátu času a produktivity, ale mohou také poškodit pověst tím, že na čtenáře zanechají špatný dojem.

proto se stává nezbytným, abychom co nejlépe využili e-maily k efektivní komunikaci na pracovišti. Udělat to tak, musíte mít na paměti základní e-mailovou etiketu, abyste mohli navrhnout dokonalý oficiální e-mail.

Relevance

e-mail jako prostředek komunikace může být účinný pouze tehdy, je-li relevantní. E-mail může být vhodný, ale nemusí nutně znamenat, že je to nejlepší způsob komunikace v každé situaci na pracovišti. Než začnete psát, zeptejte se sami sebe, zda je to opravdu nutné a potřebujete e-mail vůbec; nebude stačit telefonní hovor nebo osobní diskuse.

předmět

do e-mailů vždy přidejte předmět. E-maily bez předmětu jsou přehlíženy jako spam, častěji než ne. Předmět, jak název napovídá, musí být specifický pro obsah vašeho e-mailu. Zacházejte s předmětem e-mailu jako s titulkem novin-použijte jej k upoutání pozornosti čtenáře a shrnutí hlavní myšlenky e-mailu stručnou větou.

příklad: „měsíční plánovací zpráva-leden 2015“ namísto nejednoznačné „zprávy“ v řádku předmětu určuje, na kterou zprávu se e-mail vztahuje.

obsah

vždy je dobré přemýšlet o tom, co chcete napsat, než tak skutečně učiníte. Pomáhá při přidávání jasnosti vaší zprávy. Uspořádejte své myšlenky v logickém pořadí, než je zaznamenáte. Zdržujte se odesílání nevhodných zpráv.

Udržujte své zprávy jasné a stručné. Vaše věty by měly být krátké a k věci. Dlouhé a špatně strukturované věty čtenáře zaměňují. Délka vašeho e-mailu je také důležitá při určování toho, jak efektivní bude vaše zpráva. Výzkum ukázal, že lidé nemají čas ani chuť projít dlouho, zdlouhavé e-maily. Je ideální udržovat vaše e-maily co nejkratší, aniž byste odstranili potřebné informace.

Vyhněte se nesprávné komunikaci udržováním obsahu jasného, organizovaného a kontextového. Začněte svůj e-mail formálním pozdravem, uveďte účel psaní a poskytněte kontext, proč píšete. Použijte odstavce-vytvořte odstavec se souvisejícími body a změňte odstavce tak, aby představovaly samostatné nápady.

zavřete e-mail uvedením výsledku, který od zprávy očekáváte, a podepište se zdvořilým pozdravem a svým jménem.

tón

e-maily, které posíláte, jsou odrazem vaší profesionality. E-maily na pracovišti musí mít formální tón. Tam je vždy vyšší šance, špatná komunikace přes e-maily, protože tvá slova nejsou doprovázena gesta, řeč těla a výrazy obličeje, a váš čtenář může snadno překroutit vaše slova. Buďte zdvořilí, vybírejte svá slova moudře, používejte správnou interpunkci a vyhněte se velkým písmenům všech svých slov.

například existuje větší šance, že obdržíte uvedenou zprávu s „prosím, pošlete mi zprávu „přes“ pošlete mi zprávu!“nebo“ pošlete mi zprávu“. Zdvořilá zpráva vždy vyvolá příznivější odpověď nad tvrdě formulovanou. Vykřičníky nejsou považovány za formální a v oficiálních e-mailech je třeba se jim vyhnout. Celá slova (ne zkratky) a věty, pokud jsou psány velkými písmeny, jsou považovány za extrémně hrubé a neprofesionální.

jazyk

e-mail může být účinný pouze tehdy, když je použitý jazyk gramaticky zdravý a je napsán správně. Pokud čtenář nemůže pochopit, co jste napsali, je sotva nějaká šance z nich s žádnou akci na, čímž vaše zpráva neúčinné. E-mail plný pravopisných chyb také způsobuje, že vypadáte nekompetentně. Před odesláním zkontrolujte své zprávy. Zvykněte si na korekturu e-mailů dvakrát a použijte kontrolu pravopisu. Vaše e-maily musí vždy působit dojmem, že jsou dobře promyšlené.

Doba odezvy

dobrá e-mailová etiketa tvrdí, že se snažíte reagovat na obchodní komunikaci co nejdříve. Když neodpovíte okamžitě, narazíte na neorganizované a nezajímavé. I když se nemůžete okamžitě zúčastnit e-mailu, psaní řádku zpět na potvrzení, že jste jej obdrželi a brzy se ho zúčastníte, ukazuje profesionalitu.

nepište e-mail, který byste nechtěli být příjemcem-mějte na paměti toto zlaté pravidlo při odesílání e-mailů na pracovišti.