Kdysi dávno, nákupní objednávky (POs), které byly ručně psané nebo psané na stroji, na karbonový papír, vytvoření tří kopií – jeden pro prodávajícího, jeden pro účty splatné oddělení a jeden držet na oddělení souboru. Jakmile byla objednávka splněna prodejcem, zašlou fakturu k platbě. Tato faktura by pak musela být provdána za přidruženého PO a schválena k platbě.

nebylo neobvyklé, že proces fakturace objednávky trval týdny, a to pouze v případě, že proces fungoval tak, jak měl. Ztracené nebo nečitelné kopie PO by mohly způsobit obrovské zpoždění v platbách prodejců a problematické papírové stopy,které by způsobily problémy finančním týmům i auditorům.

byly to temné časy pro finanční oddělení.

v dnešním rychle se rozvíjejícím propojeném světě by pomalý nebo archaický proces objednávky mohl ochromit vaše podnikání, poškodit vnější obchodní vztahy a bránit vašemu pokroku. V tomto článku se podíváme na kompletní proces end-to-end od objednávky po fakturu a ukážeme vám, jak udělat proces co nejplynulejší a nejúčinnější.

proč jsou objednávky důležité?

Ať už jste objednání zboží od dodavatele nebo pořizování jejich služby, objednávky proces zajistí, že se kupující a dodavatel pochopit, co bylo dohodnuto. Pro kupujícího i dodavatele, objednávka přesně uvádí, co bylo objednáno, náklady, očekávání doručení, a platební podmínky. Cesta PO od okamžiku, kdy je vytvořena, zahrnuje schválení, odeslání, dodání zboží nebo služeb, fakturaci, párování a uzavření.

po schválení podnikem a přijetí prodejcem se PO stává právně závazným dokumentem. POs poskytuje dodavateli jasné pokyny a pomáhá kupujícím udržovat kontrolu nad rozpočty a přesnou papírovou stopu. Bez POs na místě, dohoda mezi kupujícím a dodavatelem by se mohla stát předmětem sporu a otevřená nesprávné interpretaci.

Vytvoření objednávky

vytvoření objednávky by se mělo skládat z několika kontrolních bodů schválení a dodržování předpisů. Většina POs bude předmětem následující kroky:

Vytvoření PO

objednávka je aktivována, podrobně povaha objednaného zboží nebo služeb. Objednávka může obsahovat údaje dodané prodejcem, například číslo nabídky.

kontrola objednávky

po vyrovnání rozpočtu a schválení je objednávka schválena nebo zamítnuta. Před udělením schválení může být vyžadována dodatečná dokumentace nebo informace.

po odeslání

po schválení bude PO zasláno prodejci e-mailem, poštou nebo prostřednictvím systému PO třetí strany používaného prodejcem a kupujícím.

přijetí po

prodávající bere na vědomí a přijímá PO a PO se stává právně závaznou smlouvou.

dodání zboží nebo služeb

další fází procesu je dodání zboží nebo služeb prodávajícím. V závislosti na mechanismy v místě, budete muset prokázat, že zboží nebo služby byly dodány uspokojivě a v souladu s PO. Například může být nutné podepsat zboží nebo možná budete muset podepsat dokument spokojenosti klienta po dokončení prací. Jakmile dodavatel obdrží doklad o podpisu nebo potvrzení, předloží svou fakturu. To lze podat elektronicky nebo prostřednictvím poštovního systému.

Fakturace a Tři-Cesta Odpovídající Proces

Jakmile obdrží fakturu od dodavatele, musí podstoupit to, co je známý jako třícestný odpovídající proces.

tento postup zajišťuje, že platba je přesná a úplná, a zajišťuje, že před platbou budou zjištěny jakékoli nesrovnalosti. To může pomoci vyhnout se nadměrnému utrácení nebo platbě za položky, které nebyly přijaty, nebo za služby, které nebyly uspokojivě dodány.

tři dokumenty jsou klíčem k procesu třícestného párování. Patří mezi ně:

• objednávky
• Aby příjmy a/nebo balení pásky
• Faktury

Aby příjmy a balicí listy jsou doklad o zaplacení a dodání. Potvrzení objednávky bude dodáno prodejcem během dodávky a prokáže, že zboží bylo dodáno kupujícímu.

před zaplacením faktury musí projít řadou kontrol u oddělení závazků. To bude zahrnovat přezkum množství, ceny, a podmínky, aby se zajistilo, že prodejce splnil svůj smluvní závazek podle podrobností objednávky. U malých a opakujících se nákupů nemusí být tento proces vyžadován.

Pokud se objeví nějaké nesrovnalosti, jako jsou nesprávné ceny, nepřesné množství nebo poškozené zboží, platba nebude zpracována, dokud nebudou tyto problémy odstraněny. Jakmile faktura projde procesem třícestného párování, platba bude odeslána podle platebních podmínek dodavatele.

třícestný proces párování šetří firmám peníze ověřením dat a zvýrazněním problémů před platbou, optimalizuje vztahy s dodavateli a může vám pomoci získat pečeť schválení v době auditu.

ale co se stane, když potřebuji zboží nebo služby naléhavě?

samozřejmě mohou nastat situace, kdy si nemůžete dovolit čekat na schválení více stran a je třeba obejít proces PO. V těchto případech byste místo toho použili proces objednávky bez nákupu. Neobjednávka je objednávka zboží nebo služeb, která neprošla standardním ověřovacím a schvalovacím procesem objednávky. Například, pokud potřebujete služby dodavatele IT naléhavě, můžete získat písemné nebo ústní schválení rychle od vyšší v řetězci a použít tuto dohodu ke zvýšení objednávky bez nákupu.

samozřejmě, problémy mohou nastat s non-objednávky, v neposlední řadě kvůli nedostatečné viditelnosti a ověřování, kdy jde o úhradu faktury. Faktura bez PO může být obtížnější spravovat, protože neexistuje žádná auditní stopa.

Jak Manuální Objednávky a Fakturace Proces Může Poškodit Vaše Podnikání

Zpracování objednávek a faktur ručně lze představit některé hlavní bolest body na vaše podnikání, včetně vyšší náklady, nedostatky a špatné řízení rozpočtu.

(Jste nepravděpodobné, že najít pozvánku do Bradavic uprostřed závanu finanční záznamy.)

mezi újmy procesů ruční objednávky patří:

• Hroty do nákladů
• Nedostatek viditelnosti
• Způsobit zpoždění v PO zpracování cyklu
• Spoléhat na lidský zásah a mohou být náchylné k chybám
• Můžete vytvořit soulad problémů a překážek,
• Může zahrnovat nekonečnou smyčku lidí a komunikace tam a zpět

závěr

Když přijde na nákup zboží a služeb od externích dodavatelů, musíte mít zavedeny správné procesy a postupy. Standardizace, Údržba a revize těchto procesů může být nekonečně lepší pomocí softwaru pro správu objednávek, který automatizuje mnoho procesů a poskytuje úplnou transparentnost a viditelnost.

Mailing List

Přihlásit se k mít nový obsah dodávány přímo do vaší schránky.