Was ist die Aufwandserfassung?

Die Aufwandserfassung ist die Umwandlung eines Vermögenswerts in eine Ausgabe. Dies geschieht, wenn der Nutzen eines Assets verbraucht wurde. Die Aufwandserfassung kann verzögert erfolgen, wenn Ausgaben für Vermögenswerte getätigt werden, die nicht sofort verbraucht werden. Beispiele für diese Art der Aufwandserfassung sind:

• Wenn der von einer vorausbezahlten Mietzahlung abgedeckte Zeitraum abgeschlossen ist.

• Wenn die mit einer vorausbezahlten Anzeigenzahlung verbundenen Werbeaktivitäten abgeschlossen sind.

• Wenn der von einer vorausbezahlten allgemeinen Haftpflichtversicherung abgedeckte Zeitraum abgeschlossen ist.

Die Aufwandserfassung kann auch erfolgen, sobald eine Ausgabe getätigt wird. Ein solcher Ansatz kann entstehen, weil der zugrunde liegende Nutzen eines erworbenen Gegenstands innerhalb desselben Berichtszeitraums wie die Ausgaben verbraucht wurde. Diese Erfassung kann auch dadurch entstehen, dass die Anschaffungskosten des erworbenen Gegenstands die Kapitalisierungsgrenze eines Unternehmens unterschreiten, so dass die Ausgaben immer als Aufwand erfasst werden, sobald sie anfallen. Beispiele für diese Art der Kostenerfassung sind:

• Der Kauf von Bürobedarf

• Das Entstehen einer Haftung im Zusammenhang mit bereits erbrachten Rechtsdienstleistungen

• Das Entstehen einer Haftung für bereits verbrauchte Nebenkosten

• Der Kauf eines Laptops, für den die Kosten unter der Unternehmenskapitalisierungsgrenze liegen

Idealerweise sollte die Aufwandserfassung gleichzeitig mit der Erfassung von Einnahmen erfolgen, mit denen eine Ausgabe verbunden ist verbunden (das Matching-Prinzip). Beispielsweise sollte die Aufwandserfassung für die Kosten der verkauften Waren im Zusammenhang mit dem Verkauf eines Produkts in demselben Zeitraum erfolgen, in dem der Verkauf erfasst wurde.

Wenn die Aufwandserfassung erfolgt, wird der Betrag des Aufwands in der Gewinn- und Verlustrechnung angezeigt, wodurch der Gewinnbetrag verringert wird, der andernfalls erfasst würde. Für einen längerfristigen Vermögenswert bedeutet dies, dass ein Vermögenswert aus der Bilanz eliminiert und in die Gewinn- und Verlustrechnung verschoben wird. Bei einem kurzfristigen Vermögenswert (z. B. Bürobedarf) ist der Vermögenswert nicht lange genug vorhanden, um in der Bilanz zu erscheinen – er wird einfach sofort in der Gewinn- und Verlustrechnung erfasst.

Der Zeitpunkt der Aufwandserfassung ist eine der häufigsten Formen des Bilanzbetrugs, da die Manager eines Unternehmens möglicherweise einen Anreiz haben, die Aufwandserfassung zu verzögern, um die gemeldeten Ergebnisse einer Berichtsperiode zu stärken. Diese Situation tritt am häufigsten auf, wenn die Vergütung von Managern eng mit den gemeldeten Ergebnissen einer Organisation verbunden ist.

Wie die Spesenerfassung verzögert werden kann

Die Spesenerfassung kann auf der Barbasis der Rechnungslegung verzögert werden, wobei die Erfassung erfolgt, wenn eine Rechnung bezahlt wird, nicht wenn sie eingegangen ist.

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