Müssen Sie Ihrem Arbeitgeber eine formelle Benachrichtigung zukommen lassen, wenn Sie aufgrund eines Arzttermins die Arbeit verpassen? Einige Unternehmen verlangten von Mitarbeitern, schriftliche Unterlagen vorzulegen, wenn sie von der Arbeit abwesend sind, auch wenn es sich nicht um eine längere Abwesenheit handelt.

In einigen Fällen müssen Sie möglicherweise einen Brief oder eine E-Mail schreiben, um Ihre Abwesenheit zu dokumentieren, oder eine Notiz von Ihrem Arzt erhalten. In anderen Fällen kann eine mündliche Mitteilung ausreichend sein.

Abwesenheitsrichtlinien am Arbeitsplatz

Wenn Sie sich nicht sicher sind, was die Unternehmensrichtlinie ist, fragen Sie immer nach Regeln für Abwesenheit und Urlaub zu medizinischen Terminen, bevor Sie sie verwenden müssen.

Gehen Sie nicht davon aus, dass an Ihrem aktuellen Arbeitsplatz dieselben Richtlinien gelten wie zuvor. Die Richtlinien können sich auch ändern, Daher ist es am klügsten, Ihren Vorgesetzten nach Möglichkeit darüber zu informieren, dass Sie für einen Arzttermin Urlaub nehmen müssen. Eine Woche Kündigungsfrist ist wahrscheinlich ausreichend Zeit, es sei denn, Sie sind an einem terminkritischen Projekt beteiligt, bei dem Sie wissen, dass Ihre Anwesenheit verpasst wird. Versuchen Sie in diesem Fall, Ihrem Vorgesetzten zusätzliche Zeit zu geben, damit geeignete Vorkehrungen für einen Ersatz getroffen werden können.

Wenn eine schriftliche Mitteilung erforderlich ist, müssen Sie möglicherweise den Brief schreiben, oder Ihr Arbeitgeber fordert möglicherweise einen Brief von Ihrem Arzt an. Die hier aufgeführten Beispiele dienen nur der allgemeinen Orientierung, passen sich also Ihrer persönlichen Situation und den Anforderungen Ihres Arbeitsplatzes an.

Was benötigt Ihr Arbeitsplatz für Abwesenheitsnotizen?

Möglicherweise müssen Sie Ihren Vorgesetzten im Voraus über geplante Termine informieren, um entschuldigt zu werden.

Wenn Sie dies nicht getan haben, kann Ihre Abwesenheit disziplinarische Auswirkungen haben. Für Notfalltermine können Sie jedoch möglicherweise nachträglich ein Entschuldigungsschreiben einreichen.

Einige Arbeitsplätze erfordern möglicherweise eine schriftliche, unterschriebene Notiz, während andere eine E-Mail, ein Fax oder eine Textnachricht akzeptieren. Senden oder geben Sie die Notiz ab, sobald Sie zur Arbeit zurückkehren, da einige Arbeitgeber eine Frist für den Empfang haben.

Ihr Arbeitgeber hat möglicherweise auch eine Richtlinie, die eine Dokumentation des Termins erfordert, z. B. eine Notiz aus der Arztpraxis. Wenn dies der Fall ist, möchten Sie möglicherweise eine solche Notiz zum Zeitpunkt Ihres Arzttermins anfordern oder das Büro eine Notiz unterschreiben lassen, die dem angegebenen Beispiel ähnelt.

Senden einer E-Mail-Nachricht

Wenn Sie Ihre Benachrichtigung lieber per E-Mail senden möchten, stellen Sie sicher, dass sie professionell geschrieben und formatiert sind. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse und eine Telefonnummer an, unter der Sie erreichbar sind, falls Ihr Arbeitgeber Fragen hat. Wählen Sie eine Betreffzeile, die klar und auf den Punkt ist, z.B. „Doctor’s Note – John Smith’s Absence on .“

Beispiel Arztbrief

Wenn Ihr Arbeitgeber eine schriftliche Dokumentation eines Arztbesuchs verlangt, kann Ihre Arztpraxis eine Standardbenachrichtigung auf dem Briefkopf haben, die sie auf Anfrage ausdrucken können.

Wenn nicht, sollten Sie eine Entschuldigung wie das folgende Beispiel verfassen und Ihren Arzt am Ende Ihres Termins unterschreiben lassen.

Möglicherweise sind zusätzliche Schritte erforderlich

Möglicherweise müssen Sie Ihre Abwesenheit im Zeitmesssystem nachverfolgen und dokumentieren und den Urlaub rückwirkend beantragen. An Arbeitsplätzen mit strengeren Personalrichtlinien haben Sie möglicherweise den Status „Abwesend ohne Urlaub“, bis Ihr Urlaubsantrag eingereicht und genehmigt wurde. Dies kann zu Disziplinarmaßnahmen einiger Arbeitgeber führen, wenn Sie nicht alle ihre Verfahren befolgen.

Es ist auch eine gute Idee, einige Tage nach dem Absenden Ihrer Notiz zu überprüfen, ob die Personalabteilung Ihre Unterlagen protokolliert hat, insbesondere wenn Ihr Arbeitgeber Arbeitnehmern, die ohne Urlaub abwesend sind, einen offiziellen Status zuweist.