Müssen Sie ein Employment Verification Letter schreiben oder anfordern? Mitarbeiter benötigen diese Briefe möglicherweise für Vermieter oder Finanzinstitute, wenn sie versuchen, ein Haus zu mieten oder zu kaufen. Sie sind manchmal auch aus versicherungstechnischen Gründen erforderlich oder um zu bestätigen, dass eine Person während der in einem Lebenslauf oder einer Bewerbung angegebenen Daten in einem Unternehmen gearbeitet hat.

Die gute Nachricht ist, dass Beschäftigungsnachweise in der Regel recht einfache Dokumente sind und daher leicht zu schreiben oder zu erhalten sind. Wenn Sie einen Brief anfordern oder schreiben müssen, können Ihnen die Überprüfung von Vorlagen und Beispielen den Einstieg erleichtern.

Was ist ein Employment Verification Letter?

Ein Beschäftigungsbestätigungsschreiben wird von einem aktuellen oder früheren Arbeitgeber verfasst, um zu bestätigen, dass ein Angestellter oder ehemaliger Angestellter in der Organisation gearbeitet hat. Die Anfrage kann vom Arbeitnehmer, Regierungsbehörden, potenziellen Vermietern, Hypothekenbanken, potenziellen Arbeitgebern oder Inkassobüros stammen.

Die Anfrage kann die Überprüfung der Beschäftigungsdaten, des Gehalts und der Frage enthalten, ob der Arbeitnehmer voraussichtlich weiterarbeiten wird oder zur Wiedereinstellung berechtigt ist. Wenn der Mitarbeiter gekündigt wurde, kann der Anforderer nach dem Grund für die Kündigung fragen.

So fordern Sie ein Beschäftigungsbestätigungsschreiben an

Wenn Sie ein Beschäftigungsbestätigungsschreiben von einem aktuellen oder ehemaligen Arbeitgeber anfordern, ist es wichtig, das Schreiben auf professionelle Weise anzufordern. Wenden Sie sich zunächst an Ihre Personalabteilung (HR).

Das Unternehmen hat möglicherweise eine Richtlinie zur Freigabe von Informationen, und Sie müssen möglicherweise die Erlaubnis erteilen, dass Ihre Beschäftigungshistorie an Dritte weitergegeben wird. Oft wird Ihr HR-Kontakt den Brief für Sie verfassen oder Ihnen eine Vorlage zur Verfügung stellen, die Sie Ihrem Manager geben können.

Sie können auch Ihren Vorgesetzten oder Vorgesetzten direkt fragen. Bieten Sie eine Vorlage oder einen Musterbrief als Leitfaden an.

Was ist in einem Beschäftigungsnachweis enthalten?

Wenn Sie ein Beschäftigungsbestätigungsschreiben für jemanden schreiben müssen, ist es wichtig sicherzustellen, dass Ihr Brief die richtigen Informationen enthält und einem geeigneten Format entspricht. Sie werden dem Empfänger nicht helfen, indem Sie eine weniger professionelle Notiz verfassen.

• Folgen Sie dem Geschäftsbriefformat. Verwenden Sie das Standard-Geschäftsbriefformat, wenn Sie Ihren Brief schreiben. Geben Sie oben Ihre Kontaktinformationen, das Datum und die Kontaktinformationen des Empfängers an (falls vorhanden). Stellen Sie sicher, dass Sie am Anfang eine Anrede und am Ende eine handschriftliche Unterschrift angeben.
• Halten Sie es kurz. Beschäftigungsbestätigungsschreiben sollten nicht lang sein. Fügen Sie keine Informationen hinzu, die über die Anforderungen des Mitarbeiters hinausgehen, z. B. keine Bewertung der Arbeit des Mitarbeiters.
• Fügen Sie alle angeforderten Informationen hinzu. Die meisten Beschäftigungsbestätigungsschreiben enthalten den Namen der Person, ihre Abteilung im Unternehmen (manchmal müssen Sie ihre spezifische Berufsbezeichnung angeben) und die Zeit, in der sie beschäftigt waren. Erkundigen Sie sich bei Ihrem Mitarbeiter, ob zusätzliche Informationen ausgetauscht werden müssen. Zum Beispiel enthalten einige Briefe das Gehalt der Person, wie oft sie bezahlt werden (wöchentlich, zweiwöchentlich usw.), und wie viele Stunden pro Woche sie arbeiten. Geben Sie diese zusätzlichen Details jedoch nicht an, es sei denn, Sie werden dazu aufgefordert.
• Geben Sie Ihre Kontaktinformationen an. Bieten Sie am Ende des Briefes an, zusätzliche Fragen zu beantworten. Geben Sie eine Kontaktform für den Empfänger an, z. B. Ihre Telefonnummer oder E-Mail-Adresse.
• Bearbeiten und Korrektur lesen, bevor Sie senden. Dieser Brief ist wahrscheinlich sehr wichtig für Ihren Angestellten oder ehemaligen Angestellten – ihre Wohnung, zukünftige Beschäftigung oder Versicherung kann davon abhängen. Nehmen Sie sich die Zeit, diesen Brief so professionell wie möglich zu gestalten. Lesen Sie den Brief auf Fehler durch.

Verwendung von Buchstabenbeispielen

Es ist eine gute Idee, Buchstabenbeispiele zu überprüfen, bevor Sie ein Beschäftigungsbestätigungsschreiben schreiben. Beispiele helfen Ihnen nicht nur beim Layout, sondern auch dabei, zu erkennen, welche Art von Inhalt Sie in Ihr Dokument aufnehmen sollten (z. B. Beschäftigungsdaten).

Während Beispiele, Vorlagen und Richtlinien ein guter Ausgangspunkt in Ihrem Brief sind, sollten Sie immer flexibel sein.

Vorlage zur Überprüfung der Beschäftigung

Beschäftigungsüberprüfung für aktuelle Mitarbeiter

Beschäftigungsüberprüfung für frühere Mitarbeiter