Dies ist ein Gastbeitrag von Autor Edoardo Binda Zane. Wir beginnen mit 5 Schritten, wie man ein Budget zusammenstellt und dann teilt Edoardo ein funktionierendes (fiktives) Beispiel, um Ihnen zu zeigen, wie das Budget aussehen würde, sobald es fertig ist.

Ein Vorschlagsbudget ähnelt einem Projektbudget, hat aber ein ganz anderes Ziel.

Ein Projektbudget soll Sie Schritt für Schritt durch die Projektphasen führen und soll geändert und (natürlich in Grenzen) an das angepasst werden, was während des Projekts selbst passiert.Ein Vorschlagsbudget zielt stattdessen darauf ab, den Evaluator, der Ihren Vorschlag liest, davon zu überzeugen, dass Sie einen soliden Überblick über Ihren Plan haben und dass Sie es wert sind, mit der Finanzierung vertraut zu werden.Zugegeben, wenn das Budget, das Sie in der Vorschlagsphase erstellen, sorgfältig zusammengestellt wird und alles nach Plan verläuft, werden Sie es am Ende direkt als Projektbudget verwenden, aber für die Zwecke dieses Artikels bleiben wir einfach bei der Vorschlagsphase.

(Weitere Informationen zum Erstellen eines Projektbudgets finden Sie in diesem Artikel.)

Wie überzeugen Sie also einen Evaluator davon, dass Ihre Idee funktioniert?

Zuerst müssen Sie Ihr Projekt und Ihren Prozess in der Erzählung Ihres Vorschlags gut erklären. Dies ist der Schlüssel zu einer Präsentation vor dem Management.

Zweitens müssen Sie die Kosten, die Ihnen in jeder Phase entstehen, solide begründen. Nicht nur eine solide Rechtfertigung, sondern auch eine synthetische.Kurz gesagt: Der Evaluator muss in der Lage sein, ein ein- bis zweiseitiges Dokument zu lesen und sich sicher genug fühlen, um Ihnen die £ 600k zu geben, die Sie benötigen. In diesem Artikel werde ich Ihnen genau zeigen, wie das geht.

Schritt 1: Erstellen Sie ein Gantt-Diagramm

Gantt-Diagramme werden geliebt und gehasst. Es ist jedoch unbestreitbar, dass sie den klarsten Überblick über ein Projekt in seiner Gesamtheit bieten.

Wenn Sie versuchen, den Evaluator zu überzeugen, zeichnen Sie jedes Arbeitspaket und jede Aufgabe in einem Gantt-Diagramm auf und geben Sie ihm ein klares Bild davon, was wann passieren wird. Dies wird ihnen auch sagen, dass Sie diesen Teil sorgfältig durchdacht haben.

Das Gantt—Diagramm ist eines der Dokumente, die jedes Projekt benötigt – aber im Moment, an diesem Punkt der Arbeit, müssen Sie nicht jedes dieser Dokumente im Detail vervollständigen.

Schritt 2: Personentage pro Unternehmen hinzufügen

Dies ist ein Kernpunkt. Um die Kosten gut abschätzen zu können, müssen Sie zunächst den Arbeitsaufwand für jede geplante Aktivität abschätzen.

Nicht nur das: Sie müssen abschätzen, wer die Arbeit machen wird. Ich meine nicht, wer persönlich (Vor- und Nachname), ich meine, welche Art von Person oder Rolle an jeder Aufgabe arbeiten wird.

Sind es Entwickler? Sind es Vermarkter? Sind es Forscher? Jeder hat einen anderen Stundensatz und ein anderes Arbeitstempo.

Planen Sie Ihre Personentage entsprechend. Wenn Sie Teil eines Konsortiums sind, denken Sie daran, diese Schätzungen pro Unternehmen zu trennen, da Sie auch das pro Unternehmen aufgeschlüsselte Budget vorlegen müssen. Im folgenden Beispiel wurden Almira 656 Personentage für Arbeitspaket 1 zugewiesen.

Schritt 3: Schätzen Sie die Arbeitskosten

Sobald Sie die dauer und die Person-Tage oder Stunden für jede Projektaufgabe, ist es Zeit zu notieren, wie viel ihre Arbeit kosten würde.

Dazu müssen Sie lediglich den Stunden- oder Tagessatz jeder Personalkategorie in jedem Unternehmen mit der Anzahl der Tage / Stunden multiplizieren, an denen sie arbeiten werden.

Wenn Sie möchten, können Sie auch mit einem gewichteten Durchschnitt, Ihrem Anruf, arbeiten. Wie für den Tagessatz, wenn Sie nicht vertraut sind, wie es zu berechnen, werfen Sie einen Blick auf das Ende des Artikels, wie ich eine kurze Anleitung für Sie enthalten habe.

Im folgenden Beispiel wurden die 656 Personentage von Almira in vier Personalkategorien mit vier Tagessätzen unterteilt.

Die Multiplikation der Tagessätze mit Personentagen pro Kategorie und die Summierung der vier Summen ergibt die Budgetzuweisung für Almira für WP1 (540,25*122 + 489*255 + 262*255 + 125*24 = 260.415,50).

Schritt 4: Fügen Sie Lohn- und Reisekosten hinzu

Lohn- und Reisekosten sind die beiden anderen Kostenkategorien, um die Sie sich kümmern müssen. Sie können eine dritte Kategorie „Sonstiges“ hinzufügen, um für alle Kosten zu verwenden, die noch weggelassen werden (z. B. den Kauf bestimmter Geräte).

Für Reisekosten multiplizieren Sie die Anzahl der Reisenden mit den Kosten für ein Rückflugticket zu ihrem Ziel. Die Kosten leicht zu überschätzen ist eine gute Idee. Nachdem Sie das haben, fügen Sie für jeden Reisenden ein Tagegeld hinzu.

Wenn Sie keine Schätzungen für die Tagegelder haben, können Sie sich auf die offiziellen Schätzungen für die OECD-Mitarbeiter beziehen (hier verfügbar). Beachten Sie, unter welchem Arbeitspaket jede Reise gruppiert ist.

Für die Vergabe von Unteraufträgen müssen Sie lediglich angeben, wen Sie in welchem Arbeitspaket und für was einstellen werden.

Schritt 5: Bringen Sie alles zusammen

Wie eingangs erwähnt, ist es die wichtigste Voraussetzung für ein gutes Budget, alles klar und einfach zu präsentieren.

Sie kombinieren Ressourcenmanagement, Zeitplanmanagement und Projektfinanzmanagement (wichtige Wissensbereiche im Projektmanagement), um ein Paket für Ihren Vorschlag zu erstellen, dem niemand widerstehen kann!

Beispiel eines Vorschlagsbudgets

Hier ist ein Beispiel für ein Vorschlagsbudget.

Unser Konsortium schlägt für dieses Projekt einen Gesamtpreis von 2.223.471.26 € (ohne 19% MwSt.) vor, der sich wie folgt verteilt:

• Personalkosten: 897.231,26 €
• Unteraufträge: 260,00 €
• Reisekosten: 980,00 €
• Sonstige Kosten: 000,00 €

Die nachstehenden Tabellen enthalten eine weitere Aufschlüsselung des Budgets. (WP steht in den folgenden Tabellen für ‚Work package‘.)

Übersicht

Die folgende Tabelle zeigt die Übersicht. Dies ist, was Sie am Anfang Ihres Projektvorschlagsdokuments einfügen würden, um die Gesamtkosten auf einen Blick anzuzeigen.

Personalkosten

Hier ist die Arbeitsbeispieltabelle der Personalkosten. Für jedes Arbeitspaket (das an anderer Stelle in der Vorschlagsdokumentation detailliert beschrieben wird) haben wir angegeben, welche Person und welches Unternehmen welche Kosten verursachen würden.

Dann werden die Personalkosten pro Arbeitspaket über die Linie summiert, und dann wird die Summe pro Arbeitspaket unten summiert.

Denken Sie daran, dass es sich bei dieser Tabelle nur um Personalkosten handelt, nicht um die Gesamtkosten des Arbeitspakets.

Vergabe von Unteraufträgen

Wir müssen auch Details zu den Unterauftragskosten angeben, wenn Ihr Vorschlag auf andere Parteien angewiesen ist, um die Arbeit abzuschließen. Im folgenden Beispiel zeigt die Tabelle den Partner, das Arbeitspaket, an dem er beteiligt sein wird, die Gesamtkosten für dieses Element und anschließend die Kosten.

Unterauftragskosten umfassen Dinge wie externe Beratungsgebühren, Zahlungen von Umfrageagenturen, Gebühren für Auftragnehmer, die spezielle Materialien verwenden, ein kreatives Team und so weiter.

Reisebudget

Alle Partner außer Lerei schicken 2 Personen zu jedem Meeting. Geplant sind 9 Treffen mit insgesamt 18 Reisenden pro Partner (9 für Lerei).

Wir können das Reisebudget in einer anderen Tabelle anzeigen. Das Beispiel-Reisebudget für dieses Projekt ist in der folgenden Tabelle dargestellt. Es legt den Partner, das Arbeitspaket, in dem die Reisekosten anfallen, die Kosten pro Reisendem und die Anzahl der Personen, die zu diesem Zeitpunkt reisen werden, fest. Es gibt auch die Gesamtkosten und die Beschreibung.

Reisekosten sind in der Regel Leute, die zu Meetings gehen. Je mehr Sie Ihr Fachwissen in der Führung eines virtuellen Teams unter Beweis stellen können, desto geringer können Sie diese Kosten machen (obwohl sie durch einige zusätzliche Technologien oder Lizenzen, die für Remote-Arbeitssoftware erforderlich sind, ausgeglichen werden können).

Sonstige Kosten

Die angegebenen Kosten von 25.000 € beziehen sich auf den Kauf eines bestimmten Buchhaltungssoftware-Pakets für WP1.

Stellen Sie sicher, dass Sie alle anderen Kosten erfassen, die nicht genau in die oben genannten Kategorien passen. Alle diese Tabellen werden in der Rückseite Ihres Vorschlags Dokumentation als Anhang sein, so sollte es viel Platz für Sie alles, was Sie brauchen. Dies ist auch wichtig für die Transparenz.

Timing

Das folgende Bild zeigt den Zeitplan des Projekts während der 41 geplanten Wochen sowie die Ergebnisse während des gesamten Projekts.

Dies ist ein bearbeitetes Beispiel für ein Gantt-Diagramm für dieses Beispielprojekt. Ihre Timings werden natürlich anders sein, aber Sie können sehen, dass die Aufgaben pro Arbeitspaket mit einer Anzahl von Wochen Dauer deutlich markiert aufgeführt sind.

Das Gantt-Diagramm ist relativ hoch und dient eher der Kommunikation als der Projektverfolgung und -überwachung.

Arbeitsbeispiel: Stundensatzberechnung

Ihr Stundensatz muss sich auf die tatsächliche Arbeitszeit beziehen, die Sie in einem Jahr haben (dies basiert auf der Horizon 2020-Methodik der Europäischen Kommission). Befolgen Sie die Schritte im Bild unten, um loszulegen.

Zusammenfassend berechnen Sie die Arbeitstage pro Jahr, nehmen dann Jahresurlaub, Feiertage und eine Schätzung für krankheitsbedingte Abwesenheit und andere Tage außerhalb des Büros, z. B. Schulungen, vor.

Das gibt Ihnen die Anzahl der Arbeitstage pro Jahr, an denen Ihre Ressource verfügbar sein wird. Dann berechnen Sie die Arbeitsstunden pro Tag. In der Regel sind dies 8 Stunden pro Tag.

Mit der Anzahl der Stunden pro Tag (8) und der Anzahl der Arbeitstage (rund 210) können Sie die geleisteten Arbeitsstunden pro Jahr berechnen.

Stundensatzberechnung

Sobald dies erledigt ist, ist es Zeit, den Stundensatz zu schätzen. Um dies zu tun, müssen Sie die folgenden Informationen für jede Person haben:

• Gehalt des Arbeitnehmers
• Sozialversicherungsgebühren des Arbeitgebers pro Jahr pro Arbeitnehmer
• Andere direkte Kosten pro Arbeitnehmer (Mittagstickets, Auto, Telefon…)
• Overhead (falls vorhanden)

Summieren Sie die oben genannten Kosten und dividieren Sie die Summe durch die geleisteten Arbeitsstunden pro Jahr, um den Stundensatz zu erhalten.

Über den Autor: Edoardo Binda Zane ist Innovationstrainer und Kreativitätsberater. Er ist der Autor von Effective Decision Making and Writing Proposals: Ein Handbuch darüber, was Ihr Projekt für die Finanzierung richtig macht.

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