Einst wurden Bestellungen (POs) manuell auf Kohlepapier geschrieben oder getippt, wodurch drei Kopien erstellt wurden – eine für den Lieferanten, eine für die Kreditorenbuchhaltung und eine für die Abteilungsakte. Sobald die Bestellung vom Verkäufer erfüllt worden war, schickten sie ihre Rechnung zur Zahlung ein. Diese Rechnung müsste dann mit der zugehörigen PO verheiratet und zur Zahlung freigegeben werden.

Es war nicht ungewöhnlich, dass der Bestellvorgang Wochen in Anspruch nahm, und das nur, wenn der Prozess so funktionierte, wie er sollte. Verlorene oder unleserliche PO-Kopien können zu enormen Verzögerungen bei der Bezahlung von Lieferanten und zu problematischen Papierspuren führen, die Finanzteams und Wirtschaftsprüfern gleichermaßen Probleme bereiten würden.

Dies waren dunkle Zeiten für Finanzabteilungen.

In der heutigen schnelllebigen vernetzten Welt kann ein langsamer oder archaischer Bestellprozess Ihr Unternehmen lähmen, externe Geschäftsbeziehungen schädigen und Ihren Fortschritt behindern. In diesem Artikel werfen wir einen Blick auf den kompletten End-to-End-Prozess von der Bestellung bis zur Rechnung und zeigen Ihnen, wie Sie den Prozess so reibungslos und effizient wie möglich gestalten können.

Warum sind Bestellungen wichtig?

Unabhängig davon, ob Sie Waren bei einem Lieferanten bestellen oder dessen Dienstleistungen beziehen, stellt der Bestellprozess sicher, dass Käufer und Lieferant verstehen, was vereinbart wurde. Sowohl für Käufer als auch für Lieferanten enthält die Bestellung genau das, was bestellt wurde, die Kosten, die Liefererwartungen und die Zahlungsbedingungen. Die Reise der Bestellung ab dem Zeitpunkt ihrer Erstellung umfasst die Genehmigung, den Versand, die Lieferung von Waren oder Dienstleistungen, die Rechnungsstellung, den Abgleich und den Abschluss.

Sobald die Bestellung vom Unternehmen genehmigt und vom Verkäufer akzeptiert wurde, wird sie zu einem rechtsverbindlichen Dokument. POs geben dem Verkäufer klare Anweisungen und helfen Käufern, die Kontrolle über Budgets und eine genaue Papierspur zu behalten. Ohne POs könnte die Vereinbarung zwischen Käufer und Lieferant Gegenstand von Streitigkeiten und Fehlinterpretationen werden.

Bestellerstellung

Die Erstellung einer Bestellung sollte aus mehreren Genehmigungs- und Compliance-Checkpoints bestehen. Die meisten POS unterliegen den folgenden Schritten:

Erstellung der PO

Es wird eine Bestellung aufgegeben, in der die Art der bestellten Waren oder Dienstleistungen aufgeführt ist. Die Bestellung kann vom Lieferanten bereitgestellte Details enthalten, z. B. eine Angebotsnummer.

Bestellüberprüfung

Nach Budgetausrichtung und Genehmigung wird die Bestellung genehmigt oder abgelehnt. Zusätzliche Unterlagen oder Informationen können erforderlich sein, bevor die Genehmigung erteilt wird.

PO-Versand

Nach der Genehmigung wird die PO per E-Mail, per Post oder über ein vom Verkäufer und Käufer verwendetes PO-System eines Drittanbieters an den Verkäufer gesendet.

Annahme der Bestellung

Der Verkäufer erkennt die Bestellung an und akzeptiert sie, und die Bestellung wird zu einem rechtsverbindlichen Vertrag.

Lieferung der Waren oder Dienstleistungen

Die nächste Stufe im Prozess ist die Lieferung von Waren oder Dienstleistungen durch den Verkäufer. Abhängig von den vorhandenen Mechanismen müssen Sie möglicherweise nachweisen, dass Waren oder Dienstleistungen zufriedenstellend und in Übereinstimmung mit der Bestellung geliefert wurden. Beispielsweise müssen Waren möglicherweise unterschrieben werden, oder Sie müssen nach Abschluss der Arbeiten ein Kundenzufriedenheitsdokument unterschreiben. Sobald der Unterschriftsnachweis oder die Quittung beim Verkäufer eingegangen ist, legt er seine Rechnung vor. Dies kann elektronisch oder per Post erfolgen.

Der Rechnungs- und Drei-Wege-Abgleichprozess

Sobald die Rechnung beim Lieferanten eingegangen ist, muss sie dem sogenannten Drei-Wege-Abgleichprozess unterzogen werden.

Dieses Verfahren stellt sicher, dass die Zahlung korrekt und vollständig ist, und stellt sicher, dass Unstimmigkeiten vor der Zahlung entdeckt werden. Dies kann dazu beitragen, Mehrausgaben zu vermeiden oder für Artikel zu bezahlen, die nicht erhalten wurden, oder für Dienstleistungen, die nicht zufriedenstellend geliefert wurden.

Drei Dokumente sind der Schlüssel für den Drei-Wege-Abgleich. Dazu gehören:

• Bestellungen
• Bestellbelege und/oder Lieferscheine
• Rechnungen

Bestellbelege und Lieferscheine sind Zahlungs- und Liefernachweise. Der Verkäufer stellt während der Lieferung eine Bestellbestätigung zur Verfügung, aus der hervorgeht, dass die Ware an den Käufer geliefert wurde.

Bevor eine Rechnung bezahlt werden kann, muss sie eine Reihe von Prüfungen mit der Kreditorenbuchhaltung durchlaufen. Dies beinhaltet eine Überprüfung der Mengen, Preise und Bedingungen, um sicherzustellen, dass der Verkäufer seine vertragliche Verpflichtung gemäß den Einzelheiten der Bestellung erfüllt hat. Bei kleinen und wiederkehrenden Einkäufen ist dieser Vorgang möglicherweise nicht erforderlich.

Wenn Unstimmigkeiten festgestellt werden, wie z. B. falsche Preise, ungenaue Mengen oder beschädigte Waren, wird die Zahlung erst bearbeitet, wenn diese Probleme behoben sind. Sobald die Rechnung den Drei-Wege-Matching-Prozess durchlaufen hat, wird die Zahlung gemäß den Zahlungsbedingungen des Verkäufers gesendet.

Der Drei-Wege-Matching-Prozess spart Unternehmen Geld, indem er Daten überprüft und Probleme vor der Zahlung hervorhebt, die Lieferantenbeziehungen optimiert und Ihnen helfen kann, das Gütesiegel zur Prüfungszeit zu erhalten.

Aber was passiert, wenn ich Waren oder Dienstleistungen dringend benötige?

Natürlich kann es vorkommen, dass Sie es sich nicht leisten können, auf die Genehmigung mehrerer Parteien zu warten, und den PO-Prozess umgehen müssen. In diesen Fällen würden Sie stattdessen einen Nicht-Bestellprozess verwenden. Eine Nicht-Bestellung ist eine Bestellung für Waren oder Dienstleistungen, die nicht den standardmäßigen Bestellprüfungs- und Genehmigungsprozess durchlaufen hat. Wenn Sie beispielsweise die Dienste eines IT-Auftragnehmers dringend benötigen, können Sie schnell eine schriftliche oder mündliche Genehmigung von oben in der Kette einholen und diese Vereinbarung verwenden, um eine Nicht-Bestellung aufzugeben.

Natürlich kann es bei Nicht-Bestellungen zu Problemen kommen, nicht zuletzt wegen der fehlenden Sichtbarkeit und Überprüfung bei der Rechnungszahlung. Eine Nicht-PO-Rechnung kann schwieriger zu verwalten sein, da es keinen Prüfpfad gibt.

Wie ein manueller Bestell- und Rechnungsprozess Ihrem Unternehmen schaden kann

Die manuelle Verarbeitung von Bestellungen und Rechnungen kann Ihrem Unternehmen einige wichtige Probleme bereiten, darunter höhere Kosten, Ineffizienzen und eine schlechte Budgetkontrolle.

(Es ist unwahrscheinlich, dass Sie eine Einladung nach Hogwarts inmitten einer Flut von Finanzunterlagen finden.)

Zu den Nachteilen manueller Bestellprozesse gehören:

• Ausgabenspitzen
• Mangelnde Sichtbarkeit
• Verursachen Verzögerungen im PO-Verarbeitungszyklus
• Sind auf menschliches Eingreifen angewiesen und können fehleranfällig sein
• Kann Compliance-Probleme und Engpässe verursachen
• Kann eine Endlosschleife von Menschen und Kommunikation beinhalten, die hin und her gehen

Abschließende Gedanken

Wenn es darum geht, Waren und Dienstleistungen von externen Lieferanten zu beschaffen, sie müssen über die richtigen Prozesse und Verfahren verfügen. Die Standardisierung, Pflege und Überprüfung dieser Prozesse kann durch den Einsatz einer Bestellverwaltungssoftware, die viele Prozesse automatisiert und Ihnen vollständige Transparenz und Sichtbarkeit bietet, unendlich verbessert werden.

Mailingliste

Abonnieren Sie, um neue Inhalte direkt in Ihren Posteingang zu erhalten.