Als PR-Profis beherrschen wir die Kunst, eine Pressemitteilung zu schreiben. Eingängige Überschrift? Ohne Probleme. Das perfekte Zitat vom CEO? Einfach. Wenn es darum geht, diese ideale, berichtenswerte Pressemitteilung zu erstellen, haben wir es geschafft. Es gibt also nichts Schöneres als das Gefühl, es an Ihre Medienkontaktliste zu senden und es flach fallen zu lassen.

Die Wahrheit ist, eine Pressemitteilung ist nur so gut wie Ihr Pitch. Und da Reporter jeden Tag Dutzende (wenn nicht mehr) Pitches in ihrem E-Mail-Posteingang haben, müssen Sie sicherstellen, dass Ihre auffällt.

In diesem Blogbeitrag haben wir einige Best Practices zusammengestellt, wie Sie Ihre Pressemitteilung Journalisten präsentieren können. Die folgenden Schritte stellen sicher, dass Ihr Pitch mehr als nur eine Massen-E-Mail-Explosion ist und helfen Ihrem Team, die Sichtbarkeit zu sichern, die Sie suchen.

Bereiten Sie Ihre Pressemitteilung für den Vertrieb vor

Das scheint offensichtlich zu sein, oder? Wir wissen, dass Sie wissen, wie man eine Pressemitteilung schreibt. Es gibt jedoch einige einfache Möglichkeiten, Ihre Pressemitteilung zu optimieren, um sie für einen Journalisten noch attraktiver zu machen. Stellen Sie wie immer sicher, dass es einen überzeugenden Titel hat. Es sollte beschreibend genug sein, dass es Ihren Standpunkt vermittelt, aber immer noch Neugier weckt. Das Einfügen eines Zitats ist eine einfache Möglichkeit, die menschliche Seite Ihrer Marke zu zeigen, und ein Bild wird ihnen als etwas auffallen, das sie in ihre Geschichte einbeziehen könnten.

So stellen Sie fest, ob Ihre Pressemitteilung berichtenswert ist

• Aktualität:
  Ist die Geschichte neu / aktuell? Niemand liest oder schreibt gerne über alte Nachrichten.
• Proximity:
  Hat es Auswirkungen auf mich? Geschichten in unserem eigenen Hinterhof sind interessanter als Geschichten, die 10.000 Meilen entfernt passieren.
• Prominenz:
  Wer ist involviert? Prominente, Politiker und Wirtschaftsführer sind für die Leser interessant. Wenn sie an der Geschichte beteiligt sind, haben Sie wahrscheinlich einen Slam-Dunk-Sieg.
• Konflikt / Inkompetenz / Skandal/ Schockwert:
  Gibt es etwas Schockierendes oder Skandalöses in Ihrer Geschichte? Wenn Sie kürzlich eine Boulevardzeitung gelesen haben, kennen Sie diese Regel gut; Ob es Ihnen gefällt oder nicht, Konflikte sind fast immer berichtenswert. Das alte Sprichwort „Wenn es blutet, führt es“ ist nicht zufällig passiert.
• Zukünftige Auswirkungen:
  Werden diese Nachrichten die Zukunft in irgendeiner Weise prägen? Oft scheitert eine Geschichte am Aktualitätstest, wird aber dennoch bestanden, wenn sie für ein Unternehmen, eine Person oder ein anderes Thema, das den Menschen wichtig ist, von zukünftiger Bedeutung ist.
• Menschliches Interesse:
  Geschichten von menschlichem Interesse sind der berichtenswerte Joker. Eine Geschichte kann alle oben genannten Punkte verfehlen, aber aufgrund menschlichen Interesses gewinnen. Schließlich liebt jeder eine herzerwärmende Geschichte!

Erstellen Sie Ihre Zielmedienliste

Wenn es darum geht, die Liste der Medien und Reporter zu erstellen, auf die Sie abzielen möchten, sollten Sie ein Gleichgewicht anstreben. Es ist wichtig zu recherchieren und sicherzustellen, dass Sie Medien und Journalisten ansprechen, die normalerweise über das Thema schreiben, das Sie ansprechen. Verbringen Sie die Zeit, um eine gute Liste von seriösen, relevanten Verkaufsstellen aufzubauen, wird Ihre Bemühungen wert sein.

Top-Tipp: Wissen Sie, mit wem Sie sprechen

Forschung. Forschung. Forschung. Mit wem sprichst du und warum? Lerne gründlich alles über ihre Interessen, ihre Bedürfnisse und ihr Publikum. Lesen Sie vergangene Geschichten, die sie geschrieben haben, und folgen Sie ihren sozialen Konten. Auf diese Weise können Sie eine effektive Tonhöhe erstellen, die mit der Person in Resonanz steht, mit der Sie sprechen.

Nur Meltwater bietet eine Medienkontaktdatenbank, mit der Sie nach Journalisten anhand der jüngsten Berichterstattung suchen können. Dies wird Ihnen helfen, einen Medien-Pitch auf ihre neuesten Interessen zuzuschneiden. Zusammen mit Telefon- und Social-Media-Kontaktinformationen können Sie auch E-Mails direkt aus dem Tool senden und Ihre Öffnungsraten verfolgen.

Zwei wichtige Fragen, die Sie sich stellen sollten

Sie können sich diese beiden Fragen stellen, um sicherzustellen, dass Sie Ihre Pressemitteilung an Ihre Zielmedienliste senden:

1. Sprechen Sie die richtigen Leute an?

Bevor Sie mit dem Pitch-Prozess beginnen, ist es hilfreich, das Publikum zu kennen, vor dem Sie pitchen. Traditionelle Medien und Influencer wie Blogger haben möglicherweise etwas andere Motivationen, um bestimmte Themen zu behandeln.Der moderne Komfort von Mediendatenbanken bedeutet, dass E-Mail-Kampagnen es einfach machen, Hunderte (oder sogar Tausende) von Journalisten und Influencern auf Knopfdruck zu spammen. Wenn Sie versucht sind, dies zu tun, atmen Sie tief ein und überdenken Sie es. Sie können jetzt eine Liste von Journalisten erstellen, die über Themen wie Ihre und in den Städten oder Regionen schreiben, in denen sie relevant sind.

2. Haben Sie bereits Beziehungen zu den Journalisten und Influencern aufgebaut, vor denen Sie pitchen?

Haben Sie nur dann Kontakt zu Medien oder Influencern, wenn Sie möchten, dass sie über Ihre Marke oder Ihr Unternehmen berichten? Wenn ja, können Sie diese Strategie überdenken.

Sobald Sie wissen, wo und von wem Sie in den Medien berichten möchten, versuchen Sie, eine dauerhafte Beziehung aufzubauen. Wenn Sie so schnell wie möglich einen Dialog beginnen (insbesondere wenn Sie nicht sofort nach Deckung fragen), wird dies nur zu Ihrem Vorteil funktionieren.

Das kann so einfach sein, wie ihnen auf Instagram zu folgen und ihre Fotos zu kommentieren oder sich mit ihnen über relevante Themen auf Twitter zu beschäftigen. Oder Sie können etwas mehr Zeit investieren und versuchen, diejenigen, die sich in Ihrer Nähe befinden, zum Mittagessen oder Kaffee zu fragen.

Schreiben Sie den perfekten Pitch

Sobald Sie ein interessantes Thema identifiziert haben, stellen Sie sicher, dass Sie den Pitch für maximale Wirkung trainieren. Können Sie es einfach und schnell erklären? Mit anderen Worten, Ihr Publikum wird es sofort „verstehen“. Finden Sie jemanden außerhalb Ihres Unternehmens und geben Sie ihm einen 60-Sekunden-Elevator Pitch. Haben Sie alle Ihre wichtigsten Punkte angesprochen? Fanden sie sie interessant? Wenn die Antwort nein lautet, konzentrieren Sie sich auf das Wichtige, verdichten Sie es gegebenenfalls und versuchen Sie, sich dem Thema aus verschiedenen Blickwinkeln zu nähern. Gibt es ein menschliches Interesse Winkel? Neu eingestellt? Wie wirkt sich das auf die Community-at-large aus? Fragen Sie sich, warum sich jemand darum kümmern sollte. Fragen Sie einen Außenstehenden noch einmal, ob er denkt, wie Sie sagen, was Sie sagen, ist interessant. Wenn die Antwort immer noch nein lautet, spülen Sie sie aus und wiederholen Sie sie, bis die Antwort Ja lautet.

Ihr Pitch sollte informativ, aber prägnant sein – ein Sweet Spot besteht aus vier bis sechs Sätzen.

Dies bietet viel Platz, um Ihre Geschichte zu erklären, ohne über Bord zu gehen – wenn sie viel länger wird, überfliegt der Reporter sie eher. Stellen Sie nur sicher, dass Sie Ihr Wer, Was, Wo und wann sowie Ort und Zeit (wenn es sich um ein Ereignis handelt, von dem Sie hoffen, dass es behandelt wird) und andere kritische und berichtenswerte Details angeben. Wenn Sie also ein Verkaufsargument haben (ein exklusiver Redner / ein besonderer Gast), ist es jetzt an der Zeit, es auszubrechen!Stellen Sie nach Möglichkeit sicher, dass Ihr Pitch sowohl aktuell ist als auch sich auf etwas bezieht, über das der Journalist zuvor oder kürzlich geschrieben hat.

Schreiben Sie eine überzeugende Betreffzeile

Sie könnten einen stellaren Pitch schreiben, aber wenn die E-Mail nie geöffnet wird, dann wird es Ihnen nicht gut tun. Reporter erhalten jeden Tag Hunderte von Pitches. Um die Chancen zu erhöhen, dass Ihre E-Mail die E-Mail ist, die sie öffnen, geht es darum, eine überzeugende Betreffzeile zu schreiben.Seien Sie vorsichtig, wenn Sie Ihre Betreffzeile mit „Pressemitteilung“, „Pitch“ oder „Story“ beginnen.“ Jeder macht das! Haben wir schon erwähnt, dass Reporter Hunderte von Tonhöhen pro Tag erhalten? Deine sollte auffallen; nicht mit den Massen verschmelzen.

Außerdem haben Sie vielleicht gehört, dass Sie Ihre Betreffzeile mit „Fwd:“ oder „re:“ beginnen, um zu implizieren, dass Sie bereits in einem Gespräch mit diesem Reporter waren (wenn Sie es nicht getan haben). Tu das nicht. Reporter werden das durchschauen und ignorieren. Und wenn nicht? Nun, sobald sie die E–Mail öffnen und feststellen, dass sie nicht mit Ihnen kommuniziert haben, wird Ihre E-Mail in den Papierkorb gelegt – und Ihre berufliche Beziehung auch.

Aber keine Sorge – es gibt einige Best Practices für Betreffzeilen, die die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass Ihre E-Mail geöffnet wird, ohne die schmutzige Taktik.Ihre Betreffzeile sollte kurz sein (fünf bis sieben Wörter sind eine gute Faustregel), überzeugend und mit dem wichtigsten Teil Ihrer Geschichte führen. Seien wir ehrlich – es sei denn, Sie sind ein bekannter Name, Der Journalist wird sich wahrscheinlich nicht allzu sehr um das Unternehmen selbst kümmern. Konzentrieren Sie sich stattdessen auf den spannendsten Aspekt der Geschichte und bauen Sie Ihre Betreffzeile darauf auf.

Top-Tipp: Ignorieren Sie nicht das kleine Geschwister der Betreffzeile – den Pre-Header—Text

In den meisten Fällen konzentrieren sich die Leute auf die Betreffzeile einer E—Mail, aber der Pre-Header-Text – der kleine Text, der rechts neben der Betreffzeile im E-Mail-Client des Empfängers angezeigt wird – ist ebenfalls sehr wichtig.

Das Ziel des Pre-Header-Textes ist es, als Vorschau auf das zu dienen, was Ihre E-Mail zu sagen hat. Sie möchten die Aufmerksamkeit des Empfängers sowohl im Pre-Header als auch in der Betreffzeile auf sich ziehen. Einer unserer Kunden verzeichnete dank der Optimierung seines Pre-Header-Textes eine Steigerung der Pitch-Öffnungsraten um 30%.

Personalisieren Sie Ihre E-Mail

„Wenn möglich, sollten Sie jedem Reporter auf Ihrer Liste eine einzigartige und personalisierte E-Mail senden.“

Nachdem Sie Ihre grundlegende Tonhöhe und Betreffzeile geschrieben haben, können Sie den Inhalt der E-Mail an die Bedürfnisse des Journalisten anpassen, an den Sie sie senden. Und ja, das bedeutet keine CCs oder sogar BCCs. Wenn möglich, sollten Sie jedem Reporter auf Ihrer Liste eine einzigartige und personalisierte E-Mail senden.

Das bedeutet, sie mit Namen anzusprechen. Beginnen Sie Ihren E-Mail-Pitch mit „An wen es sich handelt“ ist das Online-Äquivalent zu sagen „Hallo, Sie!“ wenn Sie sich nicht an den Namen der neuen Kollegen erinnern – nicht besonders freundlich und hinterlassen wahrscheinlich einen schlechten Geschmack im Mund.

Wenn Sie die Medien, den Fokus und den Schreibstil des Reporters verstehen, können Sie erklären, warum Ihre Pressemitteilung für ihn von Nutzen sein kann, und wertvolle Ideen für die Geschichte liefern.

Als allgemeine Faustregel gilt, hängen Sie niemals Ihre Pressemitteilung oder Ihr Media Kit an die E-Mail an. Fügen Sie stattdessen einen Link in den E-Mail-Text ein, auf den sie klicken können, um die Materialien anzuzeigen und herunterzuladen. Jede Gelegenheit, die Sie haben, um ihr Leben leichter zu machen, ist wertvoll. Dies ist eine einfache Maßnahme, die Sie ergreifen können, um Ihre Erfolgschancen zu verbessern. Sie können Ihre Pressemitteilung auch einfach kopieren und direkt in das Dokument einfügen (unter Ihrem Pitch).

Stellen Sie schließlich sicher, dass Sie relevante Kontaktinformationen angeben. Erwägen Sie, nicht nur Ihre E-Mail-Adresse, sondern auch Ihre Telefonnummer anzugeben, damit Sie leicht zugänglich sind, um zusätzliche Fragen zu beantworten.

Hit Senden (Zur richtigen Zeit)

Der letzte Schritt mag einfach erscheinen, aber es gibt ein bisschen mehr, als nur auf „Senden“ zu klicken.“ Bei diesem letzten Schritt geht es um das Timing. Etwas ist nur für eine extrem begrenzte Zeit „berichtenswert“. Und da die meisten Reporter zwischen einem Tag und einer Woche brauchen, um eine Geschichte umzudrehen, müssen Sie Ihren Pitch gut senden, bevor Sie erwarten, dass der Artikel läuft. E-Mail-Marketing-Software kann Ihnen helfen, E-Mail-Kampagnen zu verwalten und mehr Sichtbarkeit für jede Art von Inhalt zu erhalten, den Sie pitchen.

Nicht jede Tonhöhe, die Sie senden, führt zu einer Geschichte, aber wenn Sie diese Schritte ausführen, verbessern Sie sicherlich Ihre Chancen, eine Berichterstattung zu erhalten.

Top-Tipp: Nageln Sie das Follow-Up, nachdem Sie auf Senden geklickt haben

Folgen Sie immer nach Ihrem Pitch. Inzwischen sollten Sie wissen, dass Journalisten eine Menge Tonhöhen zum Filtern haben.

Bleiben Sie hartnäckig und überzeugend und erklären Sie die Vorteile der Aufnahme Ihrer Geschichte. Geben Sie ihnen konkrete Gründe, warum Ihre Geschichte besser ist als die anderer. Es gibt auch eine feine Linie zwischen Hartnäckigkeit und Nervigkeit.

Geben Sie dem Journalisten ein paar Tage Zeit, um Ihren Pitch zu bearbeiten. Wenn sie beschäftigt klingen, nehmen Sie nicht zu viel Zeit in Anspruch, und wenn der Journalist nein sagt, fragen Sie ihn, warum. Ablehnung ist für den Kurs in PR gleichbedeutend – verwandeln Sie ihn in eine Lernerfahrung, indem Sie die Gelegenheit nutzen, zu fragen, an welchen Zukunftsthemen sie interessiert wären.

Ihre Pressemitteilung vor Journalisten zu präsentieren, kann einschüchternd sein, muss es aber nicht! Befolgen Sie diese Schritte, um auf einfache Weise die Sichtbarkeit zu erhöhen und wertvolle Beziehungen zu Ihren Medienkontakten aufzubauen.

Am wichtigsten sind die Metriken!

Schauen Sie über die Öffnungsraten hinaus

Beim Senden von E-Mail-Pitches ist es wichtig, die Ergebnisse zu analysieren, um die Leistung zu verfolgen. Eine der ersten und am häufigsten verwendeten Metriken ist die Öffnungsrate, da sie misst, wie viele Personen daran interessiert zu sein scheinen, Ihre E-Mail zu erhalten.

Diese Metrik ist zwar wichtig, berücksichtigt aber nicht, was der Empfänger — in unserem Fall der Journalist — damit macht. Wenn ein Journalist eine E-Mail öffnet und löscht, ist er wahrscheinlich kein Kandidat für ein noch persönlicheres Follow-up.

Neben der Frage, wer Ihre E-Mail geöffnet hat, sollten Sie sich ansehen, wie lange sie sie gelesen haben und ob sie auf Links geklickt haben. Diese Aktionen zeigen Engagement und helfen Ihnen zu bestimmen, welche Teilmenge des ursprünglichen Ziels Sie weiterhin verfolgen sollten, indem Sie ihnen zusätzliche Informationen anbieten. Die zusätzliche Anstrengung, Follow-up zu machen, basierend auf allem, was Sie über ihre Interessen und ihr Publikum wissen, signalisiert, dass es eine starke Geschichte gibt, die sie schreiben können.

Stellen Sie sich Ihre erste E-Mail als eine Möglichkeit vor, das Wasser zu testen, und das Follow-up als eine Möglichkeit, Ihre vielversprechendsten Interessenten auf Null zu setzen. Wenn sich ein Journalist engagiert und signalisiert, dass er für weitere Details bereit ist, geben Sie den Drahtreifen an, der zur Berichterstattung über Ihre Marke führt.

Fazit:

Die Verwendung Ihrer E-Mail als Tool für Journalisten und Influencer ist eine der effektivsten Möglichkeiten, um das Bewusstsein zu schärfen und Ihre Reichweite zu erhöhen. Wenn Sie diese Erkenntnisse nutzen, basierend auf den Tausenden von E-Mail-Pitches, die wir analysiert haben, erhöhen Sie die Chancen, dass Ihre E-Mail-Pitches geöffnet, gelesen und bearbeitet werden.

Sie verkaufen letztendlich eine Geschichte. Ihr Pitch ist Ihr Produkt. Journalisten sind Ihre Perspektiven. Seien Sie hartnäckig, überzeugend und bleiben Sie zuversichtlich.

Werfen Sie einen Blick auf unsere Kontaktdatenbank für Journalisten, wenn Sie es ernst meinen, Ihre Pressemitteilungen von einigen der besten Journalisten und Publikationen Ihrer Branche veröffentlichen zu lassen.