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E-Mail ist das am weitesten verbreitete Werkzeug für die Geschäftskommunikation am Arbeitsplatz. Wir lesen und verfassen durchschnittlich mindestens 50-60 E-Mails pro Tag. Schlecht geschriebene, unklare, irreführende oder ineffektive E-Mails verursachen nicht nur Zeit- und Produktivitätsverluste, sondern können auch dem Ruf schaden, indem sie beim Leser einen schlechten Eindruck hinterlassen.

Es ist daher unerlässlich, dass wir E-Mails bestmöglich nutzen, um effektiv am Arbeitsplatz zu kommunizieren. Um dies zu tun, müssen Sie einige grundlegende E-Mail-Etikette beachten, um die perfekte offizielle E-Mail zu entwerfen.

Relevanz

E-Mail als Kommunikationsmittel kann nur dann wirksam sein, wenn sie relevant ist. E-Mail mag praktisch sein, bedeutet aber nicht unbedingt, dass es in jeder Situation am Arbeitsplatz das beste Kommunikationsmittel ist. Bevor Sie mit dem Schreiben beginnen, fragen Sie sich, ob es wirklich notwendig ist und Sie überhaupt eine E-Mail senden müssen. wird ein Anruf oder eine persönliche Diskussion nicht ausreichen.

Betreffzeile

Fügen Sie Ihren E-Mails immer eine Betreffzeile hinzu. E-Mails ohne Betreffzeile werden in den meisten Fällen als Spam angesehen. Die Betreffzeile muss, wie der Name schon sagt, spezifisch für den Inhalt Ihrer E-Mail sein. Behandeln Sie eine E–Mail-Betreffzeile wie eine Zeitungsüberschrift – verwenden Sie sie, um die Aufmerksamkeit des Lesers auf sich zu ziehen, während Sie die Hauptidee der E-Mail in einem prägnanten Satz zusammenfassen.

Beispiel: „Monatsplanungsbericht – Januar 2015“ anstelle eines mehrdeutigen „Berichts“ in der Betreffzeile gibt an, auf welchen Bericht sich die E-Mail bezieht.

Inhalt

Es ist immer eine gute Idee, darüber nachzudenken, was Sie schreiben möchten, bevor Sie dies tatsächlich tun. Es hilft, Ihrer Nachricht Klarheit zu verleihen. Organisieren Sie Ihre Gedanken in einer logischen Reihenfolge, bevor Sie sie aufschreiben. Senden Sie keine unangemessenen Nachrichten.

Halten Sie Ihre Nachrichten klar und kurz. Ihre Sätze sollten kurz und auf den Punkt sein. Lange und schlecht strukturierte Sätze verwirren den Leser. Die Länge Ihrer E-Mail ist auch wichtig, um zu bestimmen, wie effektiv Ihre Nachricht sein wird. Untersuchungen haben gezeigt, dass Menschen nicht die Zeit oder die Neigung haben, lange, langweilige E-Mails durchzugehen. Es ist ideal, Ihre E-Mails so kurz wie möglich zu halten, ohne die erforderlichen Informationen zu eliminieren.

Vermeiden Sie Missverständnisse, indem Sie Inhalte klar, organisiert und kontextbezogen halten. Beginnen Sie Ihre E-Mail mit einer formellen Anrede, geben Sie den Zweck des Schreibens an und geben Sie einen Kontext an, warum Sie schreiben. Absätze verwenden – Bilden Sie einen Absatz mit verwandten Punkten und ändern Sie Absätze, um separate Ideen darzustellen.Schließen Sie die E-Mail, indem Sie das Ergebnis angeben, das Sie von Ihrer Nachricht erwarten, und melden Sie sich mit einer höflichen Begrüßung und Ihrem Namen ab.

Ton

Die E-Mails, die Sie senden, spiegeln Ihre Professionalität wider. E-Mails am Arbeitsplatz müssen einen formellen Ton haben. Es besteht immer eine höhere Wahrscheinlichkeit für Missverständnisse bei E-Mails, da Ihre Wörter nicht von Gesten begleitet werden, Körpersprache und Mimik, und Ihr Leser kann Ihre Wörter leicht falsch interpretieren. Seien Sie höflich, wählen Sie Ihre Wörter mit Bedacht aus, verwenden Sie die richtige Interpunktion und vermeiden Sie es, alle Ihre Wörter groß zu schreiben.

Zum Beispiel gibt es mehr Chancen, dass Sie den besagten Bericht mit einem „Bitte senden Sie mir den Bericht“ über „Senden Sie mir den Bericht!“ oder „SENDEN SIE MIR DEN BERICHT“. Eine höfliche Nachricht löst immer eine günstigere Antwort aus als eine hart formulierte. Ausrufezeichen werden nicht als formell angesehen und sollten in offiziellen E-Mails vermieden werden. Ganze Wörter (keine Akronyme) und Sätze in Großbuchstaben gelten als äußerst unhöflich und unprofessionell.

Sprache

Eine E-Mail kann nur wirksam sein, wenn die verwendete Sprache grammatikalisch einwandfrei und korrekt geschrieben ist. Wenn der Leser nicht verstehen kann, was Sie geschrieben haben, besteht kaum eine Chance, dass er etwas dagegen unternimmt, wodurch Ihre Nachricht unwirksam wird. Eine E-Mail voller Rechtschreibfehler lässt Sie auch inkompetent aussehen. Überprüfen Sie Ihre Nachrichten, bevor Sie sie senden. Machen Sie es sich zur Gewohnheit, Ihre E-Mails zweimal zu korrigieren und die Rechtschreibprüfung zu verwenden. Ihre E-Mails müssen immer den Eindruck erwecken, gut durchdacht zu sein.

Antwortzeit

Eine gute E-Mail-Etikette besagt, dass Sie Ihr Bestes tun, um auf Geschäftskommunikation so schnell wie möglich zu antworten. Wenn Sie nicht sofort reagieren, wirken Sie unorganisiert und unbekümmert. Auch wenn Sie nicht in der Lage sind, eine E-Mail sofort zu bearbeiten, zeigt das Zurückschreiben einer Zeile als Bestätigung, dass Sie sie erhalten haben und in Kürze bearbeiten werden, Professionalität.

Schreiben Sie keine E–Mail, die Sie nicht erhalten möchten – beachten Sie diese goldene Regel beim Senden von E-Mails am Arbeitsplatz.