Como profesionales de relaciones públicas, dominamos el arte de escribir un comunicado de prensa. ¿Titular pegadizo? No hay problema. ¿Asegurando esa cita perfecta del CEO? Sencillo. Cuando se trata de elaborar ese comunicado de prensa ideal y de interés periodístico, lo tenemos todo claro. Así que no hay nada como la sensación de enviar a su lista de contactos de medios de comunicación y hacer que se caiga.

La verdad es que un comunicado de prensa es tan bueno como tu presentación. Y con los reporteros recibiendo docenas (si no más) de lanzamientos en su bandeja de entrada de correo electrónico todos los días, deberá asegurarse de que el suyo destaque.

En esta publicación de blog, hemos recopilado algunas prácticas recomendadas sobre cómo presentar su comunicado de prensa a los periodistas. Los siguientes pasos asegurarán que tu presentación sea algo más que un envío masivo de correo electrónico y ayudarán a tu equipo a asegurar la visibilidad que estás buscando.

Prepare Su Comunicado de Prensa para su Distribución

Esto parece obvio, ¿verdad? Sabemos que sabes escribir un comunicado de prensa. Dicho esto, hay algunas formas simples de optimizar su comunicado de prensa para que sea aún más atractivo para un periodista. Como siempre, asegúrate de que tenga un título atractivo. Debe ser lo suficientemente descriptivo como para transmitir tu punto de vista, pero aún así despertar curiosidad. Incluir una cita es una forma sencilla de mostrar el lado humano de tu marca, y una imagen llamará su atención como algo que podrían incluir en su historia.

Cómo Determinar si Su Comunicado de Prensa es de interés Periodístico

• Actualidad:
  ¿Es la historia nueva/actual? A nadie le gusta leer o escribir sobre noticias antiguas.
• Proximidad:
  ¿Me afecta? Las historias en nuestro propio patio trasero son más interesantes que las historias que suceden a 10,000 millas de distancia.
• Prominencia:
  ¿Quién está involucrado? Celebridades, políticos y líderes empresariales son interesantes para los lectores. Si están involucrados en la historia, es probable que tengas una victoria aplastante.
• Conflicto/Incompetencia/Escándalo/Valor de choque:
  ¿Hay algo impactante o escandaloso en su historia? Si has leído un periódico sensacionalista recientemente, conoces bien esta regla; te guste o no, el conflicto casi siempre es de interés periodístico. El viejo adagio «Si sangra, conduce» no ocurrió por accidente.
• Impacto futuro:
  ¿Esta noticia dará forma al futuro de alguna manera? A menudo, una historia falla en la prueba de puntualidad, pero aún así obtiene un pase si tiene importancia futura para una empresa, persona u otro tema que le importe a la gente.
• Interés humano:
  Las historias de interés humano son el comodín de interés periodístico. Una historia puede fallar en todo lo anterior, pero ganar en función del interés humano. Después de todo, a todo el mundo le encantan las historias conmovedoras.

Crea tu Lista de medios de Comunicación Objetivo

Cuando se trata de crear la lista de medios de comunicación y reporteros a los que quieres dirigirte, hay un equilibrio que debes intentar lograr. Es esencial investigar y asegurarse de que se dirige a medios de comunicación y periodistas que generalmente escriben sobre el tema que está lanzando. Gastar el tiempo para construir una lista de buen tamaño de puntos de venta relevantes y de buena reputación valdrá la pena sus esfuerzos.

Consejo superior: Sepa Con Quién Está Hablando

Investigación. Investigación. Investigación. ¿Con quién estás hablando y por qué? Aprende a fondo todo lo que puedas sobre sus intereses, sus necesidades y su audiencia. Lee historias pasadas que hayan escrito y sigue sus cuentas sociales. Esto te permite crear un tono efectivo que resuene con la persona con la que estás hablando.

Solo Meltwater ofrece una base de datos de contactos de medios que le permite buscar periodistas por cobertura reciente. Esto le ayudará a adaptar un lanzamiento de medios a sus intereses más recientes. Junto con la información de contacto del teléfono y las redes sociales, también podrás enviar correos electrónicos directamente desde la herramienta y realizar un seguimiento de tus tasas de apertura.

Dos preguntas importantes que debe hacerse

Puede hacerse estas dos preguntas para asegurarse de enviar su comunicado de prensa a su lista de medios objetivo:

1. ¿Estás lanzando a la gente correcta?

Antes de comenzar el proceso de lanzamiento, es útil conocer a la audiencia a la que está lanzando. Los medios tradicionales y los influencers, como los bloggers, pueden tener motivaciones ligeramente diferentes para cubrir ciertos temas.

La comodidad moderna de las bases de datos de medios significa que las presentaciones de correo electrónico facilitan enviar spam a cientos (o incluso miles) de periodistas e influencers con solo hacer clic en un botón. Si estás tentado a hacer esto, respira hondo y reconsidéralo. Ahora puede crear una lista de periodistas que escriben sobre temas como el suyo y en las ciudades o regiones en las que son relevantes.

2. ¿Ha establecido relaciones previas con los periodistas e influencers con los que está lanzando?

¿Es la única vez que tienes contacto con medios o influencers cuando quieres que cubran tu marca o empresa? Si es así, puede reconsiderar esta estrategia.

Una vez que sepa dónde y por quién desea la cobertura de los medios, intente establecer una relación continua. Iniciar un diálogo lo antes posible (especialmente cuando no está solicitando cobertura de inmediato) solo funcionará a su favor.

Esto puede ser tan simple como seguirlos en Instagram y comentar sus fotos o interactuar con ellos en temas relevantes en Twitter. O puede invertir un poco más de tiempo e intentar invitar a los que se encuentran cerca de usted a almorzar o tomar un café.

Escribe el tono perfecto

Una vez que hayas identificado un tema interesante, asegúrate de cómo estás entrenando el tono para obtener el máximo impacto. ¿Puedes explicarlo simple y rápidamente? O en otras palabras, tu audiencia «lo entenderá» de inmediato. Encuentra a alguien fuera de tu compañía y dale un discurso en el ascensor de 60 segundos. ¿Hiciste todos tus puntos más importantes? ¿Los encontraron interesantes? Si la respuesta es no, concéntrese en lo que es importante, condense si es necesario e intente abordar el tema desde diferentes ángulos. ¿Hay un ángulo de interés humano? ¿Nuevo empleado? Cómo afecta esto a la comunidad en general? Pregúntate por qué a alguien le debería importar. Pregúntale de nuevo a un extraño si piensa que lo que estás diciendo, lo que estás diciendo, es interesante. Si la respuesta sigue siendo no, enjuague y repita, hasta que la respuesta sea sí.

Su presentación debe ser informativa pero concisa, un punto dulce es cualquier cosa de cuatro a seis oraciones.

Esto ofrece mucho espacio para explicar su historia sin exagerar; si se prolonga mucho, es más probable que el reportero la pase por alto. Solo asegúrese de incluir su quién, qué, dónde y cuándo, así como la ubicación y la hora (si es un evento que espera que cubran) y cualquier otro detalle crítico y de interés periodístico. Esto debe incluir su mensaje más importante, por lo que si tiene un punto de venta (un orador exclusivo / un invitado especial), ¡ahora es el momento de hacerlo!

Cuando sea posible, asegúrese de que su presentación sea oportuna y se relacione con algo sobre lo que el periodista ha escrito anteriormente o recientemente.

Escribir una línea de asunto atractiva

Podrías escribir un tono estelar, pero si el correo electrónico nunca se abre, no te servirá de nada. Los reporteros reciben cientos de lanzamientos cada día. Para aumentar las posibilidades de que el tuyo sea el correo electrónico que abren, se trata de escribir una línea de asunto atractiva.

Tenga cuidado si comienza su línea de asunto con «comunicado de prensa», «presentación» o «idea de historia».»¡Todo el mundo hace esto! ¿Mencionamos que los periodistas reciben cientos de lanzamientos por día? El tuyo debe sobresalir; no mezclarse con las masas.

Además, es posible que haya escuchado comenzar su línea de asunto con «Fwd:» o «re:» para implicar que ya ha estado en una conversación con este reportero (cuando no lo ha hecho). No hagas esto. Los reporteros verán a través de esto y lo ignorarán. Y si no? Bueno, tan pronto como abran el correo electrónico y se den cuenta de que no han estado en comunicación contigo, tu correo electrónico irá a la papelera, al igual que tu relación profesional.

Pero no se preocupe, hay algunas prácticas recomendadas de línea de asunto que aumentarán la probabilidad de que su correo electrónico se abra, sin las tácticas sucias.

La línea de asunto debe ser corta (de cinco a siete palabras es una buena regla general), convincente y llevar la parte más importante de la historia. Seamos honestos, a menos que sea un nombre familiar, es probable que al periodista no le importe demasiado la compañía en sí. En su lugar, concéntrate en el aspecto más atractivo de la historia y construye tu línea de asunto alrededor de eso.

Consejo superior: No ignores al Pequeño Hermano de la Línea de Asunto – el Texto Anterior al Encabezado

En la mayoría de los casos, las personas se centran en la línea de asunto de un correo electrónico, pero el texto anterior al encabezado-el pequeño texto que aparece a la derecha de la línea de asunto en el cliente de correo electrónico del destinatario—también importa mucho.

El objetivo del texto previo al encabezado es actuar como una vista previa de lo que tu correo electrónico tiene que decir. Desea captar la atención del destinatario en el encabezado previo y en la línea de asunto. Uno de nuestros clientes vio un aumento del 30% en sus tasas de apertura de tono gracias a la optimización de su texto previo al encabezado.

Personalice su correo electrónico

» Cuando sea posible, debe enviar un correo electrónico único y personalizado a todos y cada uno de los reporteros de su lista.»

Ahora que has escrito tu tono básico y la línea de asunto, puedes personalizar el contenido del correo electrónico para que se ajuste a las necesidades del periodista al que lo estás enviando. Y sí, esto significa que no hay CC o incluso BCC. Cuando sea posible, debería enviar un correo electrónico único y personalizado a todos y cada uno de los reporteros de su lista.

Eso significa dirigirse a ellos por su nombre. Comenzar su presentación de correo electrónico con » A quién le puede interesar «es el equivalente en línea de decir» ¡Oye, tú!»cuando no recuerdas el nombre de los nuevos colegas, no es muy amigable y es probable que les deje un mal sabor de boca.

Cuando comprenda el medio de comunicación, el enfoque y el estilo de escritura del reportero, podrá explicar por qué su comunicado de prensa puede ser útil para ellos y ofrecer ideas valiosas para la historia.

Como regla general, nunca adjunte su comunicado de prensa o kit de medios al correo electrónico. En su lugar, incluya un enlace dentro del texto del correo electrónico en el que pueden hacer clic para ver y descargar los materiales. Cualquier oportunidad que tengas para hacer su vida más fácil es valiosa. Esta es una medida simple que puede tomar que mejorará sus posibilidades de éxito. También puede copiar y pegar su comunicado de prensa directamente en el documento (debajo de su presentación).

Por último, asegúrese de incluir información de contacto relevante. Considere ofrecer no solo su dirección de correo electrónico, sino también su número de teléfono para que pueda acceder fácilmente a responder cualquier pregunta adicional que puedan tener.

Pulse Enviar (En el momento adecuado)

El último paso puede parecer simple, pero hay un poco más que simplemente hacer clic en «enviar».»Este último paso es cuestión de tiempo. Algo solo es «de interés periodístico» por un tiempo extremadamente limitado. Y dado que la mayoría de los reporteros necesitan entre un día y una semana para dar la vuelta a una historia, tendrás que enviar tu presentación mucho antes de que esperes que se publique el artículo. El software de marketing por correo electrónico puede ayudar a administrar campañas de correo electrónico y obtener más visibilidad de cualquier tipo de contenido que esté lanzando.

No todas las presentaciones que envíes darán lugar a una historia, pero si sigues estos pasos, sin duda aumentarás tus posibilidades de conseguir cobertura.

Punta superior: Clava el Seguimiento Después de pulsar Enviar

Siempre el seguimiento después de tu lanzamiento. A estas alturas, ya deberías saber que los periodistas tienen un montón de lanzamientos que filtrar.

Manténgase persistente y persuasivo y explique los beneficios de recoger su historia. Dales razones concretas por las que tu historia es mejor que la de cualquier otra persona. También hay una delgada línea entre ser persistente y ser molesto.

Dale al periodista unos días para procesar tu presentación. Si suenan ocupados, no ocupen demasiado de su tiempo, y si el periodista dice que no, pregúnteles por qué. El rechazo es parte del curso en relaciones públicas: conviértalo en una experiencia de aprendizaje aprovechando la oportunidad de preguntar en qué temas futuros estarían interesados.

Lanzamiento de su comunicado de prensa a los periodistas puede ser intimidante, pero no tiene que ser! Siga estos pasos para obtener una forma sencilla de aumentar la visibilidad y construir relaciones valiosas con sus contactos de medios.

Lo más importante, ¡las Métricas!

Mira más allá de las tasas de apertura

Al enviar lanzamientos por correo electrónico, es importante analizar los resultados para realizar un seguimiento del rendimiento. Una de las primeras y más utilizadas métricas es la tasa de apertura, ya que mide cuántas personas parecen interesadas en recibir tu correo electrónico.

Aunque esta métrica importa, no tiene en cuenta lo que el destinatario, el periodista en nuestro caso, hace con ella. Si un periodista abre un correo electrónico y lo elimina, probablemente no sea candidato para un seguimiento aún más personalizado.

Además de ver quién abrió tu correo electrónico, querrás ver cuánto tiempo pasaron leiéndolo y si hicieron clic en algún enlace. Estas acciones muestran engagement y te ayudarán a determinar qué subconjunto del envío inicial debes seguir realizando, ofreciéndoles información adicional. Hacer el esfuerzo adicional de seguimiento, basado en todo lo que sabes sobre sus intereses y audiencia, indica que hay una historia sólida para que escriban.

Piense en su correo electrónico inicial como una forma de probar las aguas y el seguimiento como una forma de concentrarse en sus prospectos más prometedores. Cuando un periodista se involucra, indicando que está listo para detalles adicionales, proporcione el elemento clave que conducirá a la cobertura de su marca.

En conclusión:

Usar su correo electrónico como herramienta para lanzar a periodistas e influencers es una de las formas más efectivas de crear conciencia y aumentar su alcance. Si utilizas estos conocimientos, basados en los miles de lanzamientos de correo electrónico que analizamos, aumentarás las posibilidades de que tus lanzamientos de correo electrónico se abran, lean y actúen en consecuencia.

En última instancia, estás vendiendo una historia. Tu lanzamiento es tu producto. Los periodistas son sus prospectos. Sea persistente, persuasivo y confíe en sí mismo.

Eche un vistazo a nuestra Base de datos de Contactos de periodistas si quiere que sus comunicados de prensa sean publicados por algunos de los periodistas y publicaciones más importantes de su industria.