Este es un artículo invitado del autor Edoardo Binda Zane. Comenzamos con 5 pasos para saber cómo armar una propuesta de presupuesto y luego Edoardo comparte un ejemplo trabajado (ficticio) para mostrarle cómo se vería el presupuesto una vez que se complete.

Un presupuesto de propuesta es similar al presupuesto de un proyecto, pero con un objetivo muy diferente.

El presupuesto de un proyecto está destinado a guiarlo paso a paso a lo largo de las fases del proyecto, y está destinado a ser cambiado y adaptado (dentro de los límites, por supuesto) a lo que sucede durante el proyecto en sí.

En cambio, el objetivo de un presupuesto de propuesta es convencer al evaluador que lee su propuesta de que tiene una comprensión sólida de su plan y que es digno de que se le confíe la financiación.

Por supuesto, si el presupuesto que construyes en la fase de propuesta está cuidadosamente elaborado y todo va de acuerdo con el plan, terminarás usándolo directamente como presupuesto de tu proyecto, pero para los propósitos de este artículo, sigamos con la fase de propuesta.

(Para obtener más información sobre cómo crear un presupuesto de proyecto, este artículo tiene toda la información que necesita.)

Entonces, ¿cómo convence a un evaluador de que su idea funcionará?

Primero, necesitas explicar bien tu proyecto y procesar en la narrativa de tu propuesta. Esto es clave para hacer una presentación a la gerencia.

En segundo lugar, debe proporcionar una justificación sólida de los costos en los que incurrirá en cada fase. No solo una justificación sólida, en realidad, sino también sintética.

En pocas palabras: el evaluador debe ser capaz de leer un documento de una a dos páginas y sentirse lo suficientemente seguro como para darle las £600k que necesita. En este artículo, te mostraré exactamente cómo hacerlo.

Paso 1: Construir un gráfico de Gantt

Los gráficos de Gantt son amados y odiados. Sin embargo, es innegable que son la visión más clara que se puede obtener de un proyecto en su totalidad.

Si está tratando de convencer al evaluador, trace cada paquete de trabajo y tarea en un diagrama de Gantt y proporciónele una imagen clara de lo que sucederá y cuándo. Esto también les dirá que has pensado esa parte cuidadosamente.

El diagrama de Gantt es uno de los documentos que todo proyecto necesita, pero por ahora, en este punto del trabajo, no necesitará completar cada uno de ellos en detalle.

Paso 2: Agregar Días-Persona Por Empresa

Este es un punto esencial. Para estimar bien los costos, primero debe estimar la cantidad de trabajo que necesita poner en cada actividad que ha planeado.

No solo eso: es necesario estimar quién hará el trabajo. No me refiero a quién personalmente (nombre y apellido), me refiero a qué tipo de persona o rol trabajará en cada tarea.

¿Son desarrolladores de ti? ¿Son vendedores? ¿Son investigadores? Cada uno tiene una tarifa horaria diferente y un ritmo de trabajo diferente.

Planifique sus días-persona en consecuencia. Si forma parte de un consorcio, recuerde separar estas estimaciones por empresa, ya que también deberá presentar el presupuesto desglosado por empresa. En el ejemplo siguiente, a Almira se le han asignado 656 días-persona para el paquete de trabajo 1.

Paso 3: Estimar los Costos de mano de Obra

Una vez que tenga la duración y los días-persona u horas para cada tarea del proyecto, es hora de anotar cuánto costaría su trabajo.

Para hacer esto, simplemente necesita multiplicar la tarifa horaria o diaria de cada categoría de personal en cada empresa por la cantidad de días/horas que trabajarán.

Si lo desea, también puede trabajar con un promedio ponderado, su llamada. En cuanto a la tarifa diaria, si no está familiarizado con cómo calcularla, eche un vistazo al final del artículo, ya que he incluido un breve cómo hacerlo para usted.En el ejemplo que figura a continuación, los 656 días-persona de Almira se han desglosado en cuatro categorías de personal con cuatro tarifas diarias.

Multiplicando las tarifas diarias por días / persona por categoría y sumando los cuatro totales, se obtiene la asignación presupuestaria para Almira para el PT1 (540,25*122 + 489*255 + 262*255 + 125*24 = 260.415,50).

Paso 4: Agregue los costos de subcontratación y viaje

Los costos de subcontratación y viaje son las otras dos categorías de costos que debe atender. Puede agregar una tercera categoría «otros» para usar por los costos que aún no se hayan incluido (por ejemplo, la compra de equipos específicos).

Para los gastos de viaje, multiplique el número de viajeros por el costo de un billete de ida y vuelta a su destino. Una ligera sobreestimación de los costes es una buena idea. Después de tener eso, agregue una asignación diaria para cada viajero.

Si no tiene estimaciones de las dietas diarias, puede consultar las oficiales utilizadas para el personal de la OCDE (disponibles aquí). Recuerde tener en cuenta en qué paquete de trabajo se agrupa cada viaje.

Para subcontratar, solo tiene que indicar a quién va a contratar, en qué paquete de trabajo y para qué.

Paso 5: Reunir todo

Como se mencionó al principio, presentar todo de una manera clara y sencilla es el requisito número uno de un buen presupuesto.

Está combinando la gestión de recursos, la gestión de horarios y la gestión financiera de proyectos (áreas de conocimiento importantes de gestión de proyectos) para preparar un paquete para su propuesta que nadie podrá resistir.

Ejemplo de Presupuesto de propuesta

Este es un ejemplo de presupuesto de propuesta.

Nuestro Consorcio propone un precio total de 2.223.471, 26 € (19% IVA excluido) para este proyecto,distribuido de la siguiente manera:

• Gastos de personal: 897.231, 26 €
• Subcontratos: 260,00 €
• Gastos de viaje: 980,00 €
• Otros gastos: 000,00 €

n los cuadros que figuran a continuación se ofrece un desglose adicional del presupuesto. (WP significa «paquete de trabajo» en las tablas siguientes.)

Descripción general

La siguiente tabla muestra la descripción general. Esto es lo que pondría al principio de su documento de propuesta de proyecto para mostrar los costos generales de un vistazo.

Costes de personal

Aquí está la tabla de ejemplo de los costes de personal. Para cada paquete de trabajo (que se detallaría en otra parte de la documentación de la propuesta), hemos dicho qué individuo y empresa incurrirían en qué costo.

Luego, los costos de personal por paquete de trabajo se suman a través de la línea, y luego el total por paquete de trabajo se suma en la parte inferior.

Recuerde, esta tabla es solo costos de personal, no el costo total del paquete de trabajo.

Subcontratación

También necesitamos incluir detalles de los costos de subcontratación, si su propuesta depende de otras partes para completar el trabajo. En el siguiente ejemplo, la tabla muestra al socio, el paquete de trabajo en el que participará, el costo total de ese elemento y, a continuación, para qué sirve el costo.

Los costos de subcontratación incluyen cosas como honorarios de consultoría externa, pagos de agencias de encuestas, cualquier tarifa relacionada con contratistas que usan materiales especiales, un equipo creativo, etc.

Presupuesto de viaje

Todos los socios, excepto Lerei, enviarán 2 personas a cada reunión. Se han previsto 9 reuniones, con un total de 18 viajeros por socio (9 para Lerei).

Podemos mostrar el presupuesto de viaje en otra tabla. El ejemplo de presupuesto de viaje para este proyecto se muestra en la siguiente tabla. Establece el socio, el paquete de trabajo en el que se incurrirá en los gastos de viaje, el costo por viajero y el número de personas que viajarán en ese momento. También está el costo total y la descripción.

Los gastos de viaje son generalmente personas que van a reuniones. Cuanto más pueda demostrar su experiencia en la gestión de un equipo virtual, más bajos podrá hacer estos costos (aunque pueden compensarse con alguna tecnología adicional o licencias necesarias para el software de trabajo remoto).

Otros costos

El costo de 25.000 €es para la compra de un paquete de software de contabilidad específico para WP1.

Asegúrese de registrar cualquier otro costo que no encaje perfectamente en las categorías anteriores. Todas estas tablas van a estar en la parte posterior de la documentación de su propuesta como un apéndice, por lo que debe haber mucho espacio para que incluya todo lo que necesita. Esto también es importante para la transparencia.

Timing

La siguiente imagen describe el calendario del proyecto a lo largo de las 41 semanas planificadas, así como los entregables a lo largo del proyecto.

Este es un ejemplo de un diagrama de Gantt para este proyecto de ejemplo. Obviamente, sus tiempos serán diferentes, pero puede ver que las tareas se enumeran por paquete de trabajo con un número de semanas de duración claramente marcadas.

El diagrama de Gantt es de nivel relativamente alto y para fines de comunicación en lugar de para el seguimiento y monitoreo de proyectos.

Ejemplo de trabajo: Cálculo de la tarifa horaria

Su tarifa horaria debe estar relacionada con las horas de trabajo reales que tiene en un año (esto se basa en la Metodología Horizonte 2020 de la Comisión Europea). Siga los pasos de la imagen de abajo para comenzar.

En resumen, usted calcula los días laborables al año, luego se despide de las vacaciones anuales, los días festivos y una estimación de las ausencias por enfermedad y otros días fuera de la oficina, por ejemplo, de formación.

Que le da el número de días hábiles por año que su recurso estará disponible. Luego calcule las horas de trabajo por día. Por lo general, esto es de 8 horas al día.

Con el número de horas por día (8) y el número de días hábiles (alrededor de 210), puede calcular las horas trabajadas por año.

Cálculo de la tarifa horaria

Una vez resuelto, es hora de estimar la tarifa horaria. Para hacer esto, debe tener la siguiente información para cada persona:

• Salario del empleado
• Cargos de seguro social del empleador por año por empleado
• Otros costos directos por empleado (Boletos de almuerzo, automóvil, teléfono
• Gastos generales (si los hubiera)

Suma los costos anteriores y divide el total por las horas trabajadas por año para obtener la tarifa por hora.

Sobre el autor: Edoardo Binda Zane es un entrenador de innovación y consultor de creatividad. Es el autor de Effective Decision Making and Writing Proposals: A Handbook of What Makes Your Project Right for Funding.

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