La creación de una cultura de calidad depende de las funciones, procesos y flujos de trabajo reactivos y proactivos de la organización. Sin embargo, el mejor enfoque para alcanzar la calidad siempre ha sido discutible. En esta publicación, analizaremos los pros y los contras del enfoque reactivo y proactivo hacia los problemas de calidad para identificar cuál es mejor para la gestión de la calidad.

Aunque la mayoría de las empresas de hoy en día están equipadas con sistemas avanzados de gestión de calidad; todavía solo algunos de ellos se esfuerzan con excelencia, mientras que otros todavía luchan por una gestión efectiva de sus problemas de calidad. La única diferencia es su enfoque: algunos de ellos se están inclinando hacia adelante con un enfoque proactivo, mientras que otros siguen confiando en el reactivo.

Antes de cualquier argumento adicional, entendamos ambos enfoques en profundidad que ayudarán a las empresas a alcanzar la calidad. Le ayudará a tener una elección clara del enfoque con el que debe llevar su negocio adelante.

Enfoque reactivo

El enfoque reactivo gestiona los problemas una vez que surgen o se encuentran, sin arreglos apropiados sobre cómo, qué, cuándo y a quién informar. Poseer un enfoque reactivo no es un plan adecuado, preferiblemente no es una estrategia. Se asemeja a un problema que ha sucedido a partir de ahora y no tiene otra alternativa que gestionarlo.

Enfoque proactivo

El enfoque proactivo incluye la planificación para el futuro, teniendo en cuenta los problemas potenciales que al ocurrir pueden perturbar el orden de los procesos en el sistema. Se trata de reconocer las amenazas futuras y prevenirlas con las acciones y la planificación necesarias para que no termines metiéndote en problemas más grandes.

Características de las Organizaciones con Enfoque Reactivo y Enfoque Proactivo

Aunque es cierto que no se puede planificar cada problema por adelantado, la planificación de problemas potenciales le ayudará a ahorrar tiempo, costos y esfuerzos que puede invertir para casos inesperados de problemas. Esto implica que ser proactivo es una mejor manera de ganar la carrera de la gestión de la calidad.

Sin embargo, no implica que ser proactivo sea una forma perfecta de lidiar con problemas de calidad. Debemos analizar los desafíos comunes a los que se enfrentan las empresas para ser proactivas.

Desafíos a los que se enfrentan las empresas con un enfoque Proactivo

Gran enfoque en la solución de problemas

La mayoría de las empresas están cambiando al software de gestión de calidad (QMS) de próxima generación que viene con sólidas capacidades y características para fomentar un entorno de enfoque proactivo. Sin embargo, estas soluciones se utilizan únicamente con fines de resolución de problemas. La razón es la falta de recursos y tiempo para aprovechar todas las ventajas de la gestión proactiva de la calidad para lograr la calidad.

La mejor solución aquí es un SGC que no solo ayuda a solucionar problemas, sino que también registra y documenta las actividades para la referencia futura. Uno de los programas mejor clasificados es Qualityze eQMS. Viene con una demostración gratuita y una prueba gratuita de 1 semana. ¡Pruebe y pruébelo hoy mismo!

Inicio y alertas

Ser precisos y puntuales es muy importante, especialmente cuando se trata de mantener informados a los equipos interesados sobre los posibles problemas para una gestión proactiva. Incluso si hay un retraso de unos minutos, no tendrá otra opción que tomar el enfoque reactivo para el mismo. También podría provocar perturbaciones y retrasos en otros procesos, prolongando el plazo de comercialización del producto.

Puede lidiar con el problema de la puntualidad y la precisión al optar por el software del sistema de gestión de calidad que le permite programar las alertas, notificaciones y seguimientos con anticipación para que no se pierda en los plazos importantes.

Colaboración & Comunicación entre los equipos de Producción y Preproducción

Debe haber una plataforma colaborativa para permitir una comunicación más fluida entre los equipos de producción y preproducción. Una vez que estén en la misma página, las organizaciones podrán identificar los riesgos y los problemas potenciales antes de que comience la producción. Les ayudará a tener una mayor tasa de éxito en la prevención de problemas. Pero esta es una gran lucha con los sistemas tradicionales de gestión de procesos y problemas de calidad.

Las organizaciones deben implementar el sistema de calidad para permitir que sus equipos trabajen en colaboración, eliminando las brechas de comunicación que eventualmente pueden convertirse en brechas de calidad. Un software de gestión de calidad basado en la nube es la mejor solución para facilitar la colaboración.

Análisis avanzado

La gestión proactiva se basa en estrategias eficaces basadas en los datos recopilados a partir de análisis de última generación. Ayuda a las organizaciones a evaluar diferentes situaciones hipotéticas y tener un análisis exhaustivo para detectar posibles anomalías. No disponer de estos análisis avanzados dificulta a la organización la identificación temprana de los problemas y su solución antes de que surjan problemas mayores.

Para obtener un informe analítico completo, puede confiar en un software de gestión de auditorías que lo ayudará a realizar auditorías detalladas en menos tiempo y generar informes más detallados para controlar las tendencias en evolución y la necesidad de mejoras. Un sistema de auditoría en marcha puede brindarle más oportunidades de mejora para adoptar.

Realizar un seguimiento de los cambios

Por último, las organizaciones se enfrentan a problemas de rendimiento debido a los cambios en los patrones de uso, las características de las aplicaciones, la documentación, la nueva infraestructura tecnológica y el tipo de prestación de servicios. A menudo se enfrentan a la resistencia de sus propios empleados debido a una planificación, enfoque e implementación inadecuados. Por lo tanto, la gestión del cambio es un proceso muy crítico que hay que abordar con cuidado para tener un enfoque proactivo exitoso.

La mejor manera de escapar de los problemas que ocurren debido al cambio es implementando un sistema de gestión del cambio que simplifique la adopción de tecnologías, documentación, etc. nuevas y avanzadas por parte de su personal. Además, debe considerar un sistema de gestión de capacitación que lo ayude a crear una plataforma de capacitación centralizada para los empleados. Les ayudará a aprender nuevos cambios rápida y fácilmente.

Si las organizaciones pueden superar los desafíos declarados, pueden esperar una mejora continua y un crecimiento en el mercado competitivo de hoy en día de una manera muy proactiva.

¿Por qué No Intentar Combinar un Enfoque Proactivo y Reactivo?

Como ya se discutió anteriormente, no podemos confiar completamente en un enfoque proactivo teniendo en cuenta los eventos o errores inesperados. Pero sin duda podemos estar preparados con un Enfoque Proactivo y Reactivo.

Podemos implementar un enfoque proactivo para prevenir anomalías. Incluso si fallamos en algún momento, debemos aprovechar al máximo el enfoque reactivo para evitar que vuelva a ocurrir el mismo problema.

¿Cómo?

Simple, obtenga un software de gestión de CAPA como Qualityze que lo ayudará a prevenir los problemas potenciales mientras mantiene un registro de eventos desafortunados para restringir sus repeticiones y lograr calidad.