Érase una vez, las órdenes de compra (POs) se escribían o escribían manualmente en papel carbón, creando tres copias: una para el proveedor, otra para el departamento de cuentas por pagar y otra para guardarla en archivos departamentales. Una vez que el proveedor hubiera cumplido la orden de compra, enviaría su factura para el pago. Esta factura tendría que estar casada con la orden de compra asociada y aprobada para el pago.

No era inusual que el proceso de facturación de la orden de compra tomara semanas, y eso solo si el proceso funcionó como debería. Las copias de órdenes de compra perdidas o ilegibles podrían causar grandes retrasos en el pago a los proveedores y registros de papel problemáticos que causarían problemas tanto a los equipos de finanzas como a los auditores.

Estos fueron tiempos oscuros para los departamentos financieros.

En el acelerado mundo conectado de hoy, un proceso de pedido de compra lento o arcaico podría paralizar su negocio, dañar las relaciones comerciales externas y obstaculizar su progreso. En este artículo, echaremos un vistazo al proceso completo de extremo a extremo, desde la orden de compra hasta la factura, y le mostraremos cómo hacer que el proceso sea lo más fluido y eficiente posible.

¿Por Qué Son Importantes Las Órdenes de Compra?

Ya sea que solicite productos a un proveedor o que obtenga sus servicios, el proceso de pedido de compra garantizará que el comprador y el proveedor entiendan lo que se ha acordado. Tanto para el comprador como para el proveedor, la orden de compra detalla exactamente lo que se ha pedido, el costo, las expectativas de entrega y las condiciones de pago. El recorrido de la orden de compra desde el momento en que se crea implica la aprobación, el envío, la entrega de bienes o servicios, la facturación, la correspondencia y el cierre.

Una vez aprobado por la empresa y aceptado por el vendedor, el orden de compra se convierte en un documento legalmente vinculante. Los puntos de venta proporcionan instrucciones claras al proveedor y ayudan a los compradores a mantener el control de los presupuestos y un rastro de papel preciso. Sin la existencia de OP, el acuerdo entre el comprador y el proveedor podría ser objeto de controversia y dar lugar a interpretaciones erróneas.

Creación de órdenes de compra

La creación de una orden de compra debe consistir en varios controles de aprobación y cumplimiento a lo largo del camino. La mayoría de los POs estará sujeto a los siguientes pasos:

la Creación de la PO

Una orden de compra es elevado el detalle de la naturaleza de los bienes o servicios solicitados. La orden de compra puede incluir detalles proporcionados por el vendedor, como un número de cotización.

Revisión de la orden de compra

Después de la alineación y aprobación del presupuesto, la orden de compra se aprueba o rechaza. Es posible que se requiera documentación o información adicional antes de conceder la aprobación.

orden de compra Envío

una Vez aprobado, el pedido será enviado al proveedor a través de correo electrónico, por correo postal o a través de terceros PO sistema utilizado por el vendedor y el comprador.

Aceptación de la orden de compra

El vendedor reconoce y acepta la orden de compra y la orden de compra se convierte en un contrato legalmente vinculante.

Entrega de los Bienes o Servicios

La siguiente etapa del proceso es la entrega de los bienes o servicios por parte del vendedor. Dependiendo de los mecanismos existentes, es posible que deba probar que los bienes o servicios se han entregado de manera satisfactoria y de acuerdo con la orden de pedido. Por ejemplo, es posible que deba firmar los bienes o que deba firmar un documento de satisfacción del cliente al finalizar las obras. Una vez que el vendedor haya recibido el comprobante de firma o recibo, enviará su factura. Esto puede enviarse electrónicamente o a través del sistema postal.

El Proceso de Facturación y coincidencia a tres bandas

Una vez recibida la factura por el proveedor, debe someterse a lo que se conoce como proceso de coincidencia a tres bandas.

Este procedimiento garantiza que el pago sea preciso y completo y que se descubran discrepancias antes del pago. Esto puede ayudar a evitar gastos excesivos o pagar por artículos que no se recibieron o por servicios que no se entregaron satisfactoriamente.

Tres documentos son clave para el proceso de emparejamiento a tres bandas. Estos incluyen:

• pedidos
• recibos de la Orden y/o albaranes
• Facturas

el Fin de recibos y albaranes son los comprobantes de pago y de entrega. El vendedor entregará un recibo de pedido durante la entrega y demostrará que la mercancía ha sido entregada al comprador.

Antes de que una factura pueda ser pagada, debe pasar por una serie de cheques con el departamento de cuentas por pagar. Esto incluirá una revisión de las cantidades, los precios y las condiciones para garantizar que el proveedor haya cumplido su obligación contractual de acuerdo con los detalles de la orden de compra. Para compras pequeñas y recurrentes, es posible que este proceso no sea necesario.

Si se descubren discrepancias, como precios incorrectos, cantidades inexactas o bienes dañados, el pago no se procesará hasta que se rectifiquen estos problemas. Una vez que la factura haya pasado el proceso de emparejamiento de tres vías, el pago se enviará de acuerdo con las condiciones de pago del proveedor.

El proceso de emparejamiento de tres vías ahorra dinero a las empresas al verificar los datos y resaltar los problemas antes del pago, optimiza las relaciones con los proveedores y puede ayudarlo a obtener el sello de aprobación en el momento de la auditoría.

Pero, ¿Qué sucede si Necesito Bienes o Servicios Urgentemente?

Por supuesto, puede haber ocasiones en las que no pueda permitirse esperar la aprobación de varias partes y deba eludir el proceso de solicitud de autorización. En estos casos, utilizarías un proceso de pedido sin compra en su lugar. Una orden de no compra es una orden de bienes o servicios que no ha pasado por el proceso estándar de verificación y aprobación de la orden de compra. Por ejemplo, si necesita los servicios de un contratista de TI con urgencia, puede obtener rápidamente la aprobación por escrito o verbal de una parte superior de la cadena y usar este acuerdo para obtener una orden de no compra.

Por supuesto, pueden surgir problemas con las órdenes que no son de compra, sobre todo debido a la falta de visibilidad y verificación cuando se trata del pago de facturas. Una factura que no sea de orden de compra puede ser más difícil de administrar, ya que no hay un rastro de auditoría.

Cómo una Orden de Compra Manual y un Proceso de Facturación Pueden Dañar Su Negocio

El procesamiento manual de órdenes de compra y facturas puede introducir algunos puntos problemáticos importantes para su negocio, incluidos costos más altos, ineficiencias y un control presupuestario deficiente.

(Es poco probable que encuentre una invitación a Hogwarts en medio de una avalancha de registros financieros.)

Los perjuicios de los procesos de órdenes de compra manuales incluyen:

• Picos de gastos
• Falta de visibilidad
• Causa retrasos en el ciclo de procesamiento de PO
• Depende de la intervención humana y puede ser vulnerable a errores
• Puede crear problemas de cumplimiento y cuellos de botella
• Puede implicar un bucle interminable de personas y comunicación que van y vienen

Pensamientos finales

se trata de adquirir bienes y servicios de proveedores externos, debe contar con los procesos y procedimientos adecuados. La estandarización, el mantenimiento y la revisión de estos procesos se pueden mejorar infinitamente mediante el uso de un software de gestión de órdenes de compra que automatiza muchos procesos y le proporciona transparencia y visibilidad completas.

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