Una buena planificación es el secreto detrás de cualquier buen negocio. Necesita saber en qué dirección desea llevar su negocio, cuáles son sus objetivos y tener un plan para que todo suceda. Esto significa tener un plan para todos los aspectos de su negocio, que incluye un plan para el futuro de su fuerza de trabajo. Ese plan puede llevarlo a actualizar sus procesos de recursos humanos o implementar un software de gestión de personal para ayudarlo con su planificación. Entonces, ¿qué es la planificación de la fuerza de trabajo y por qué debería implementarla en sus prácticas comerciales?

Míralo de esta manera: digamos que estás jugando una partida de ajedrez. En términos generales, hay dos formas diferentes de jugar. Puedes planificar tus movimientos estratégicamente; cada uno hecho específicamente para lograr varios objetivos con el fin de ganar el juego. O podrías improvisar. Simplemente puedes hacer todo lo posible para llegar al rey de tu oponente mientras haces movimientos reaccionarios para proteger tus piezas.

¿Qué método parece que te dará la mejor oportunidad de ganar? Obviamente, la primera. Ya sea que esté jugando al ajedrez o sea Director de Recursos Humanos, la visión de futuro es una necesidad para tener éxito. Hay varias iniciativas cruciales a largo plazo que todas las empresas implementan, o deberían implementar, de todos modos, pero una de las más importantes es lo que se conoce como planificación de la fuerza de trabajo.

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¿Qué es la Planificación de la Fuerza de Trabajo?

La planificación de la fuerza de trabajo se define como el proceso de planificación para las necesidades de empleo actuales y futuras. El objetivo principal de la planificación de la fuerza de trabajo es asegurarse de que la empresa siempre tenga el capital humano que necesita para funcionar de manera eficiente y efectiva, tanto ahora como en el futuro. Desarrollar una estrategia de adquisición de talento rentable que cierre cualquier brecha de talento que pueda tener también es un componente importante.

Además, la planificación eficaz de la fuerza de trabajo incluye un análisis periódico de la productividad de los empleados de la empresa, tanto en su conjunto como individualmente. Si la fuerza de trabajo está en alguna capacidad de bajo rendimiento, entonces se pueden desarrollar cambios como agregar una estrategia de gestión del aprendizaje para aumentar la productividad.

De manera similar, la planificación estratégica de la fuerza de trabajo es el proceso de organizar las necesidades de la fuerza de trabajo con las de la empresa, basado en objetivos y metas comerciales a largo plazo. Esto incluye la planificación de la sucesión, que garantiza que exista un plan para ocupar rápidamente los puestos de gestión esenciales (por lo general, con empleados que ya tienen las habilidades más importantes) cuando se vacían.

La planificación de la fuerza de trabajo implica muchas piezas móviles. Incluye a sus empleados individuales, su desarrollo activo y sus objetivos organizacionales. Debido a que hay tantas piezas móviles, será más exitoso si evalúa y actualiza activamente sus planes, lo que requerirá que implemente un sistema para la planificación de la fuerza de trabajo. Si bien esto puede parecer una carga de trabajo pesada, se puede automatizar fácilmente mediante la implementación de un software de gestión de personal con funciones que pueden rastrear y analizar datos por usted, lo que hace que su proceso de planificación sea fácil como un pastel.

Objetivos

Implementar la planificación de la fuerza de trabajo puede lograr una variedad de cosas. Puede ayudarlo a identificar dónde su organización se beneficiaría de la expansión de los equipos, así como las áreas en las que sus empleados se beneficiarían de la capacitación adicional. Sin embargo, hay algunas cosas clave que podrá lograr mediante la implementación activa de prácticas de planificación de la fuerza de trabajo.

Un objetivo de la planificación eficaz de la fuerza de trabajo es la prevención de problemas. Una parte importante de la planificación de la fuerza de trabajo es hacer una evaluación exhaustiva de las habilidades que requiere cada departamento y si los empleados de esos departamentos poseen esas habilidades. Al realizar esta evaluación, podrá reconocer las brechas en las que faltan habilidades y podrá corregir ese problema antes de que se convierta en una fuente de dolor.

Otro objetivo que la planificación de la fuerza de trabajo puede lograr es mantener un liderazgo exitoso. Una planificación eficaz de la fuerza de trabajo le ayudará a reconocer los puestos de liderazgo que están actualmente abiertos o que pronto estarán abiertos. Con ese conocimiento, puede comenzar a evaluar qué empleados tendrían éxito en esos puestos recién abiertos. También puede planificar para que se les capacite para ocupar el puesto, lo que facilita una transición sin problemas.

Finalmente, el objetivo final de la planificación de la fuerza de trabajo es aumentar la productividad y la eficiencia. La planificación integrada de la fuerza de trabajo le ayudará a proporcionarle análisis que pueden ayudarlo a mostrar los detalles específicos de cómo su plan está afectando al negocio. La planificación le dará una visión general clara de las métricas de rendimiento de su organización para que pueda establecer objetivos realistas para el futuro. Implementar una estrategia para la planificación de la fuerza de trabajo que incluya métricas cuantitativas y cualitativas para medir el éxito pondrá a su negocio en el camino hacia el éxito a largo plazo.

Parece que habrá una gran carga de trabajo necesaria para alcanzar estos objetivos. En realidad, solo hay un puñado de tareas básicas que completar para beneficiarse de la planificación de la fuerza de trabajo. Sin embargo, si es nuevo en la planificación de la fuerza de trabajo, o simplemente está increíblemente ocupado, el software de gestión de la fuerza de trabajo puede ayudarlo a optimizar estas tareas para facilitar todo el proceso.

Pasos básicos

La planificación exitosa a largo plazo implica evaluar una serie de factores, como las necesidades actuales y futuras, así como reconocer las fortalezas y debilidades de su equipo. Si tiene una organización grande, puede encontrar que evaluar todos estos factores a un alto nivel es suficiente, mientras que una pequeña empresa podría beneficiarse de una evaluación más detallada. No importa en qué nivel evalúe su negocio, los pasos básicos que necesitará completar para planificar con éxito el futuro de su fuerza de trabajo serán los mismos.

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Evalúe las Fortalezas de su equipo

El primer paso en la planificación de la fuerza de trabajo debe ser una evaluación de su equipo. Querrá evaluar dónde se encuentran las fortalezas de su equipo y cómo esas habilidades contribuyen directamente al cumplimiento de los objetivos de su organización. También querrá considerar cosas como qué empleados están a punto de jubilarse para estar al tanto de los puestos que necesitará llenar en el futuro.

También debe considerar realizar una evaluación externa. Será beneficioso ser consciente de la condición de la reserva de talentos fuera de su organización. Saber qué talento está disponible, lo difícil que es adquirirlo y el costo de adquirirlo será clave para planificar el futuro.

Considere Objetivos futuros & Objetivos

Evalúe las métricas de rendimiento de su negocio y revise sus planes de negocio futuros y objetivos organizacionales. También querrá estimar lo que necesitará para alcanzar esos objetivos, lo que podría significar personal adicional o reajustar las cargas de trabajo.

Este paso será particularmente fácil si ha adoptado una aplicación de gestión de personal que puede ayudarlo a recopilar y analizar datos empresariales. Un sistema que puede generar informes de datos le mostrará los detalles específicos de cómo está su negocio. Este tipo de información puede ayudarte a calcular objetivos realistas basados en el rendimiento pasado.Luego, use toda la información que recopiló al evaluar las fortalezas de su equipo para ver qué tan bien su equipo puede satisfacer esas necesidades. También querrás estar al tanto de las necesidades que tu equipo no podrá satisfacer. Por ejemplo, si tiene planes para implementar un nuevo software, deberá asegurarse de tener empleados que puedan aprender los pormenores del nuevo sistema y luego enseñar a otros cómo usarlo.

Identificar las habilidades faltantes

Ahora que has evaluado a tu equipo y has analizado lo que necesitas para alcanzar tus objetivos, es posible que notes algunos vacíos que es necesario llenar. Si está implementando un nuevo sistema de software, pero sus empleados no tienen experiencia con la integración de software, entonces ese será un problema que debe abordar. Identificar estas brechas asegurará que no se le tome por sorpresa en el futuro; planificar con anticipación le ayudará a saber qué cosas podrían surgir en el futuro y lo preparará para abordar cualquier problema.

Solución de problemas

Ahora que tiene una visión clara de cuáles son sus objetivos, cómo lograrlos y lo que aún necesita para lograrlos, es hora de abordar esas necesidades. Querrá considerar una variedad de soluciones para determinar la mejor manera de satisfacer sus necesidades y llenar las brechas en habilidades entre su fuerza laboral.

Una posible solución que podría considerar es la capacitación. Si sus empleados tienen la mayoría de las habilidades que necesita, las oportunidades de capacitación y desarrollo pueden ser la solución más simple. Sin embargo, si encuentra que necesita un conjunto de habilidades completamente diferente, entonces querrá considerar contratar externamente para obtener esas habilidades. ¿Recuerdas la evaluación externa de talentos de la que hablamos antes? Aquí es donde toda esa investigación será útil.

Independientemente de la solución que elija, querrá tener un plan para seguir adelante. Eso podría significar programar capacitación adicional para sus empleados o prepararse para integrar nuevos miembros del equipo o departamentos completamente nuevos.

Beneficios

En un nivel básico, la planificación de la fuerza de trabajo a corto plazo puede garantizar que esté programando a las personas adecuadas con las habilidades adecuadas en el momento adecuado. Sin embargo, hay muchos beneficios a largo plazo que se obtendrán de la implementación de un sistema de planificación de la fuerza de trabajo exitoso.

La planificación de la fuerza de trabajo puede ayudar a los gerentes a planificar y estar preparados para cosas como la jubilación. Cuando un miembro importante del equipo se está preparando para dejar su puesto, una planificación eficaz de la fuerza de trabajo puede ayudar a que la transición sea fluida. Al planificar con anticipación, podrá entrenar a un reemplazo y tenerlo listo para asumir el papel sin ningún contratiempo.

La planificación eficaz es una excelente herramienta a la hora de prepararse para nuevos proyectos. Si tiene un próximo proyecto que requerirá un nuevo conjunto de habilidades, la planificación de la fuerza de trabajo puede ayudarlo a determinar la mejor manera de abordar este proyecto. Tal vez pueda dividir tareas y reasignar personal, o tal vez necesite contratar empleados adicionales para hacer el trabajo. En cualquier caso, la planificación de la fuerza de trabajo le ayudará a planificar y prepararse con anticipación para que no haya sorpresas inesperadas.

Uno de los beneficios generales de la planificación de la fuerza de trabajo es que las empresas tendrán una visión precisa de alto nivel de cómo se está desempeñando el negocio. Esto significa que su empresa podrá evitar situaciones en las que necesite contratar en masa cuando no se satisfagan las necesidades. Si descubre que no está cumpliendo sus objetivos, podrá evaluar rápidamente el rendimiento y ver dónde se necesita capacitación o soporte adicional e implementar una solución.

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Desafíos

La planificación de la fuerza de trabajo suena bastante bien, ¿no? Reconocer sus fortalezas y debilidades como empresa y usar ese conocimiento para planificar el futuro, obviamente, resultará en mejores prácticas comerciales. Entonces, ¿por qué no todos tienen un sistema de planificación que usan regularmente? Hay algunas barreras que impiden que se generalicen las prácticas de planificación de la fuerza de trabajo.

Uno de los primeros desafíos que enfrentan los gerentes es determinar un marco de tiempo para la planificación. Muchos gerentes no piensan con suficiente anticipación cuando se trata de la planificación de la fuerza de trabajo. Por lo general, cuando se trata de desarrollar planes, los gerentes se centran en gran medida en los objetivos comerciales anuales. Sin embargo, la planificación de la fuerza de trabajo funciona mejor cuando aborda las necesidades a largo plazo y no siempre muestra resultados inmediatos. Sin embargo, si implementa un sistema de gestión de personal para ayudarlo en su planificación, podrá recopilar, rastrear y analizar datos para obtener una comprensión general de cómo funciona o no su plan.

Otro desafío al que se enfrentan los gerentes de recursos humanos es centrarse en el nivel de detalle correcto. Una parte importante de la planificación de la fuerza de trabajo es distinguir varios trabajos entre sí. El problema aquí radica en determinar cuán específica debe ser esta distinción. Los gerentes pueden separar los puestos de trabajo unos de otros en función de una variedad de factores diferentes, en términos tan amplios como por departamento o tan estrechos como los puestos individuales. Determinar qué tan amplias o estrechas deben ser estas distinciones puede detener a los gerentes antes de que realmente comiencen. La mejor práctica para distinguir los tipos de puestos de trabajo es centrarse en las categorías de puestos de alto nivel y, de ser necesario, establecer distinciones estrechas a partir de ellas.

Por último, los métodos tradicionales de previsión resultan insuficientes para proporcionar datos útiles para la planificación de la fuerza de trabajo. Las herramientas de pronóstico no pueden predecir con éxito qué departamentos probablemente experimentarán una alta rotación, y mucho menos qué personas están en alto riesgo de esto. Debido a esto, resulta extremadamente difícil planificar a largo plazo para qué puestos habrá que cubrir y a qué nivel. Este es quizás el obstáculo más difícil de superar para la planificación de la fuerza de trabajo. La mejor opción para los gerentes será intentar implementar la nueva tecnología analítica predictiva avanzada, que ayudará a proporcionar datos más detallados sobre el riesgo y la demanda de los empleados.

Herramientas

La planificación de la fuerza de trabajo es mucho trabajo. Afortunadamente, no tiene que hacerlo todo por su cuenta: hay una multitud de herramientas a su disposición. Una de estas herramientas es un mapa de planificación, que puede ayudar a mostrar cómo su plan de fuerza de trabajo se relaciona con las estrategias de la organización. También hay una variedad de opciones de software disponibles que pueden automatizar y agilizar todo el proceso de planificación de la fuerza de trabajo.

Puede utilizar el software de gestión de la fuerza de trabajo para facilitar el proceso de planificación de la fuerza de trabajo. Este tipo de software ayuda a muchos aspectos de la gestión de la fuerza de trabajo, incluida la programación, el tiempo/asistencia y otras tareas administrativas. Pero posiblemente su mayor beneficio es cómo combina la adquisición de talento y el desarrollo de habilidades de los empleados en una sola plataforma. Esto ayuda a optimizar los esfuerzos de planificación de la fuerza de trabajo, ya que puede mantener todos sus datos de empleados pasados y actuales con los de sus necesidades de empleo futuras.

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El Resumen

La planificación exitosa de la fuerza de trabajo puede parecer una tarea desalentadora. Afortunadamente, hay opciones de software que pueden ayudarlo a optimizar ese proceso, incluso a automatizar algunos de los procesos involucrados. Comience por ver nuestra plantilla de requisitos de software de gestión de personal para ayudarlo a determinar lo que necesita de un sistema y asegurarse de que pueda ayudarlo con las tareas de planificación importantes que necesitará completar.