Il était une fois, les bons de commande (PDV) étaient écrits manuellement ou tapés sur du papier carbone, créant trois copies – une pour le fournisseur, une pour le service des comptes fournisseurs et une à conserver dans le dossier du ministère. Une fois le bon de commande rempli par le vendeur, celui-ci enverrait sa facture pour paiement. Cette facture devra ensuite être associée au bon de commande associé et approuvée pour le paiement.

Il n’était pas rare que le processus de commande pour facturer prenne des semaines, et ce uniquement si le processus fonctionnait comme il se doit. Les copies de bon de commande perdues ou illisibles pourraient entraîner d’énormes retards dans la rémunération des fournisseurs et des traînées de papier problématiques qui poseraient des problèmes pour les équipes financières et les auditeurs.

C’était une période sombre pour les départements financiers.

Dans le monde connecté en évolution rapide d’aujourd’hui, un processus de commande d’achat lent ou archaïque pourrait paralyser votre entreprise, nuire aux relations commerciales externes et entraver votre progression. Dans cet article, nous examinerons le processus complet de bout en bout, du bon de commande à la facture, et vous montrerons comment rendre le processus aussi fluide et efficace que possible.

Pourquoi Les Bons De Commande Sont-Ils Importants?

Que vous commandiez des marchandises auprès d’un fournisseur ou que vous procédiez à ses services, le processus de commande garantira que l’acheteur et le fournisseur comprennent ce qui a été convenu. Pour l’acheteur et le fournisseur, le bon de commande détaille exactement ce qui a été commandé, le coût, les attentes de livraison et les conditions de paiement. Le parcours du PO dès sa création implique l’approbation, l’expédition, la livraison de biens ou de services, la facturation, l’appariement et la clôture.

Une fois approuvé par l’entreprise et accepté par le vendeur, le bon de commande devient un document juridiquement contraignant. Les points de vente fournissent des instructions claires au vendeur et aident les acheteurs à garder le contrôle des budgets et une trace papier précise. Sans PDv en place, l’accord entre l’acheteur et le fournisseur pourrait devenir sujet à litige et donner lieu à une mauvaise interprétation.

Création d’un bon de commande

La création d’un bon de commande doit comporter plusieurs points de contrôle d’approbation et de conformité en cours de route. La plupart des points de vente seront soumis aux étapes suivantes :

Création du point de vente

Un bon de commande est émis détaillant la nature des biens ou services commandés. Le bon de commande peut inclure des détails fournis par le vendeur, tels qu’un numéro de devis.

Examen du bon de commande

Après l’alignement budgétaire et l’approbation, le bon de commande est approuvé ou rejeté. Des documents ou des renseignements supplémentaires peuvent être requis avant que l’approbation ne soit accordée.

Envoi du bon de commande

Une fois approuvé, le bon de commande sera envoyé au vendeur par courrier électronique, par courrier postal ou via un système de bon de commande tiers utilisé par le vendeur et l’acheteur.

Acceptation du bon de commande

Le vendeur reconnaît et accepte le bon de commande et le bon de commande devient un contrat juridiquement contraignant.

Livraison des Biens ou des Services

L’étape suivante du processus est la livraison des biens ou des services par le vendeur. Selon les mécanismes en place, vous devrez peut-être prouver que des biens ou des services ont été livrés de manière satisfaisante et conformément au bon de commande. Par exemple, les marchandises peuvent devoir être signées pour ou vous devrez peut-être signer un document de satisfaction de la clientèle à la fin des travaux. Une fois la preuve de signature ou de réception reçue par le vendeur, celui-ci soumettra sa facture. Cela peut être soumis par voie électronique ou via le système postal.

Le processus de facturation et d’appariement à trois voies

Une fois que la facture a été reçue par le vendeur, elle doit subir ce que l’on appelle le processus d’appariement à trois voies.

Cette procédure garantit que le paiement est exact et complet et que toute anomalie est découverte avant le paiement. Cela peut aider à éviter de dépenser trop ou de payer pour des articles qui n’ont pas été reçus ou pour des services qui n’ont pas été livrés de manière satisfaisante.

Trois documents sont la clé du processus de correspondance à trois voies. Ceux-ci incluent:

• Bons de commande
• Reçus de commande et/ou bordereaux d’emballage
• Factures

Les reçus de commande et les bordereaux d’emballage sont une preuve de paiement et de livraison. Un reçu de commande sera fourni par le vendeur lors de la livraison et prouvera que la marchandise a été livrée à l’acheteur.

Avant qu’une facture puisse être payée, elle doit passer par une série de vérifications auprès du service des comptes fournisseurs. Cela comprendra un examen des quantités, des prix et des conditions pour s’assurer que le vendeur a rempli son obligation contractuelle conformément aux détails du bon de commande. Pour les achats de petite taille et récurrents, ce processus peut ne pas être nécessaire.

Si des anomalies sont découvertes, telles que des prix incorrects, des quantités inexactes ou des marchandises endommagées, le paiement ne sera pas traité tant que ces problèmes n’auront pas été corrigés. Une fois que la facture a passé le processus de correspondance à trois voies, le paiement sera envoyé selon les conditions de paiement du vendeur.

Le processus d’appariement à trois voies permet aux entreprises d’économiser de l’argent en vérifiant les données et en soulignant les problèmes avant le paiement, en optimisant les relations avec les fournisseurs et en vous aidant à obtenir le sceau d’approbation au moment de l’audit.

Mais Que se passe-t-Il si j’ai Besoin de Biens ou de Services de Toute Urgence?

Bien sûr, il peut arriver que vous ne puissiez pas vous permettre d’attendre l’approbation de plusieurs parties et que vous deviez contourner le processus de commande. Dans ces cas, vous utiliseriez plutôt un processus de commande non lié à un achat. Un bon de commande autre qu’un bon de commande est une commande de biens ou de services qui n’a pas fait l’objet du processus standard de vérification et d’approbation des bons de commande. Par exemple, si vous avez besoin de toute urgence des services d’un sous-traitant informatique, vous pouvez obtenir rapidement une approbation écrite ou verbale de la part de la partie supérieure de la chaîne et utiliser cet accord pour lancer un bon de commande non lié à un achat.

Bien sûr, des problèmes peuvent survenir avec les commandes non-achats, notamment en raison du manque de visibilité et de vérification en matière de paiement des factures. Une facture non-PO peut être plus difficile à gérer car il n’y a pas de piste d’audit.

Comment un Processus manuel de Bons de commande et de Facturation Peut nuire à votre Entreprise

Le traitement manuel des bons de commande et des factures peut entraîner des problèmes majeurs pour votre entreprise, notamment des coûts plus élevés, des inefficacités et un mauvais contrôle budgétaire.

(Il est peu probable que vous trouviez une invitation à Poudlard au milieu d’une rafale de documents financiers.)

Les inconvénients des processus manuels de commande d’achat comprennent:

• Les pics de dépenses
• Manque de visibilité
• Provoquent des retards dans le cycle de traitement des PO
• Dépendent de l’intervention humaine et peuvent être vulnérables aux erreurs
• Peut créer des problèmes de conformité et des goulots d’étranglement
• Peut impliquer une boucle sans fin de personnes et de communications qui vont et viennent

Pensées finales

Quand il s’agit de acquisition de biens et de services auprès de fournisseurs externes, vous devez avoir les bons processus et procédures en place. La normalisation, la maintenance et la révision de ces processus peuvent être infiniment améliorées en utilisant un logiciel de gestion des bons de commande qui automatise de nombreux processus et vous offre une transparence et une visibilité complètes.

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