Vous lisez Entrepreneur India, une franchise internationale de médias Entrepreneurs.

Le courrier électronique est l’outil le plus utilisé pour la communication d’entreprise sur le lieu de travail. Nous lisons et composons au moins 50 à 60 e-mails par jour en moyenne. Des e-mails mal écrits, peu clairs, trompeurs ou inefficaces entraînent non seulement une perte de temps et de productivité, mais peuvent également nuire à la réputation en laissant une mauvaise impression sur le lecteur.

Il devient donc impératif que nous utilisions au mieux les e-mails pour communiquer efficacement sur le lieu de travail. Pour ce faire, vous devez garder à l’esprit une étiquette de base pour rédiger l’e-mail officiel parfait.

Pertinence

Le courrier électronique comme moyen de communication ne peut être efficace que lorsqu’il est pertinent. Le courrier électronique peut être pratique, mais ne signifie pas nécessairement qu’il s’agit du meilleur moyen de communication dans toutes les situations sur le lieu de travail. Avant de commencer à écrire, demandez-vous si c’est vraiment nécessaire et si vous devez envoyer un e-mail; un appel téléphonique ou une discussion en face à face ne suffiront-ils pas?

Ligne d’objet

Ajoutez toujours une ligne d’objet à vos e-mails. Les e-mails sans ligne d’objet sont négligés comme spam, le plus souvent. La ligne d’objet, comme son nom l’indique, doit être spécifique au contenu de votre e-mail. Traitez la ligne d’objet d’un e-mail comme un titre de journal – utilisez-la pour attirer l’attention du lecteur tout en résumant l’idée principale de l’e-mail dans une phrase concise.

Exemple: « Rapport de planification mensuel – janvier 2015″ au lieu d’un ”Rapport » ambigu dans la ligne d’objet spécifie à quel rapport se réfère l’e-mail.

Contenu

C’est toujours une bonne idée de penser à ce que vous voulez écrire avant de le faire. Cela aide à ajouter de la clarté à votre message. Organisez vos pensées dans une séquence logique avant de les noter. Évitez d’envoyer des messages inappropriés.

Gardez vos messages clairs et brefs. Vos phrases doivent être courtes et précises. Des phrases longues et mal structurées déroutent le lecteur. La longueur de votre e-mail est également importante pour déterminer l’efficacité de votre message. La recherche a montré que les gens n’ont pas le temps ou l’envie de passer par de longs et fastidieux courriels. Il est idéal de garder vos e-mails aussi courts que possible sans éliminer les informations nécessaires.

Évitez les erreurs de communication en gardant le contenu clair, organisé et contextuel. Commencez votre e-mail par une salutation formelle, indiquez le but de l’écriture et fournissez un contexte pour expliquer pourquoi vous écrivez. Utilisez des paragraphes – formez un paragraphe avec des points connexes et modifiez les paragraphes pour présenter des idées distinctes.

Fermez l’e-mail en indiquant le résultat que vous attendez de votre message et signez avec un message d’accueil poli et votre nom.

Ton

Les emails que vous envoyez sont le reflet de votre professionnalisme. Les courriels sur le lieu de travail doivent avoir un ton formel pour eux. Il y a toujours plus de risques de mauvaise communication par rapport aux e-mails, car vos mots ne sont pas accompagnés de gestes, de langage corporel et d’expressions faciales, et votre lecteur peut facilement mal interpréter vos mots. Soyez poli, choisissez judicieusement vos mots, utilisez une ponctuation appropriée et évitez de capitaliser tous vos mots.

Par exemple, il y a plus de chances que vous receviez ledit rapport avec un « Veuillez m’envoyer le rapport » sur « Envoyez-moi le rapport! » ou « ENVOYEZ-MOI LE RAPPORT « . Un message poli suscite toujours une réponse plus favorable qu’un message rédigé avec sévérité. Les points d’exclamation ne sont pas considérés comme formels et doivent être évités dans les courriels officiels. Les mots entiers (pas les acronymes) et les phrases écrits en majuscules sont considérés comme extrêmement grossiers et non professionnels.

Langue

Un e-mail ne peut être efficace que lorsque la langue utilisée est grammaticalement saine et orthographiée correctement. Si le lecteur ne peut pas comprendre ce que vous avez écrit, il n’y a pratiquement aucune chance qu’il prenne des mesures à ce sujet, rendant ainsi votre message inefficace. Un e-mail truffé de fautes d’orthographe vous donne également l’air incompétent. Passez en revue vos messages avant de les envoyer. Prenez l’habitude de relire vos e-mails deux fois et d’utiliser la vérification orthographique. Vos emails doivent toujours donner l’impression d’être bien pensés.

Temps de réponse

Une bonne étiquette par e-mail maintient que vous faites de votre mieux pour répondre aux communications commerciales dès que possible. Lorsque vous ne répondez pas rapidement, vous semblez désorganisé et indifférent. Même si vous n’êtes pas en mesure de répondre à un e-mail tout de suite, écrire une ligne pour confirmer que vous l’avez reçu et que vous y répondrez sous peu, fait preuve de professionnalisme.

N’écrivez pas un e–mail dont vous ne voudriez pas être destinataire – gardez cette règle d’or à l’esprit lorsque vous envoyez des e-mails sur le lieu de travail.