En tant que professionnels des relations publiques, nous maîtrisons l’art de rédiger un communiqué de presse. Titre accrocheur? Ce n’est rien. Obtenir cette citation parfaite du PDG? Facile. Quand il s’agit de rédiger ce communiqué de presse idéal et digne d’intérêt, nous l’avons compris. Il n’y a donc rien de tel que le sentiment de l’envoyer à votre liste de contacts médiatiques et de le faire tomber à plat.

La vérité est qu’un communiqué de presse est aussi bon que votre argumentaire. Et avec les journalistes qui reçoivent chaque jour des dizaines (sinon plus) de présentations dans leur boîte de réception, vous devrez vous assurer que la vôtre se démarque.

Dans cet article de blog, nous avons compilé quelques bonnes pratiques sur la façon de présenter votre communiqué de presse aux journalistes. Les étapes suivantes s’assureront que votre pitch est plus qu’une simple explosion d’e-mails de masse et aideront votre équipe à obtenir la visibilité que vous recherchez.

Préparez Votre Communiqué de presse pour la Distribution

Cela semble évident, non? Nous savons que vous savez rédiger un communiqué de presse. Cela dit, il existe quelques moyens simples d’optimiser votre communiqué de presse pour le rendre encore plus attrayant pour un journaliste. Comme toujours, assurez-vous qu’il a un titre convaincant. Il devrait être suffisamment descriptif pour que cela vous fasse comprendre tout en suscitant la curiosité. Inclure une citation est un moyen simple de montrer le côté humain de votre marque, et un visuel attirera leur attention comme quelque chose qu’ils pourraient inclure dans leur histoire.

Comment déterminer si Votre Communiqué de presse est digne d’intérêt

• Actualité:
  L’histoire est-elle nouvelle / actuelle? Personne n’aime lire ou écrire sur de vieilles nouvelles.
• Proximité:
  Cela m’a-t-il un impact? Les histoires dans notre propre cour arrière sont plus intéressantes que les histoires qui se produisent à 10 000 kilomètres de là.
• Proéminence :
  Qui est impliqué? Les célébrités, les politiciens et les chefs d’entreprise intéressent les lecteurs. S’ils sont impliqués dans l’histoire, vous avez probablement une victoire en slam-dunk.
• Conflit / Incompétence / Scandale / Valeur de choc:
  Y a-t-il quelque chose de choquant ou de scandaleux dans votre histoire? Si vous avez lu un tabloïd récemment, vous connaissez bien cette règle; qu’on le veuille ou non, les conflits sont presque toujours dignes d’intérêt. Le vieil adage « Si ça saigne, ça mène » n’est pas arrivé par hasard.
• Impact futur:
  Cette nouvelle façonnera-t-elle l’avenir de quelque manière que ce soit? Souvent, une histoire échoue au test de rapidité, mais obtient toujours un laissez-passer si elle a une importance future pour une entreprise, une personne ou un autre sujet qui intéresse les gens.
• Intérêt humain:
  Les histoires d’intérêt humain sont le joker digne d’intérêt. Une histoire peut échouer tout ce qui précède mais gagner en fonction de l’intérêt humain. Après tout, tout le monde aime une histoire réconfortante!

Construisez votre liste de médias cibles

Lorsqu’il s’agit de construire la liste des médias et des journalistes que vous souhaitez cibler, il y a un équilibre à atteindre. Il est essentiel de faire des recherches et de vous assurer que vous ciblez les médias et les journalistes qui écrivent généralement sur le sujet que vous proposez. Passer le temps de construire une liste de bonne taille de points de vente réputés et pertinents vaudra bien vos efforts.

Astuce :Sachez À Qui Vous Parlez

Recherche. Recherche. Recherche. À qui parlez-vous et pourquoi ? Apprenez tout ce que vous pouvez sur leurs intérêts, leurs besoins et leur public. Lisez les histoires qu’ils ont écrites et suivez leurs comptes sociaux. Cela vous permet d’élaborer un discours efficace qui résonnera avec la personne à qui vous parlez.

Seul Meltwater propose une base de données de contacts médias qui vous permet de rechercher des journalistes par couverture récente. Cela vous aidera à adapter un argumentaire médiatique à leurs intérêts les plus récents. En plus des informations de contact sur le téléphone et les médias sociaux, vous pourrez également envoyer des e-mails directement depuis l’outil et suivre vos taux d’ouverture.

Deux Questions Importantes À Se Poser

Vous pouvez vous poser ces deux questions pour vous assurer d’envoyer votre communiqué de presse à votre liste de médias cibles:

1. Vous vous adressez aux bonnes personnes?

Avant de commencer le processus de pitch, il est utile de connaître le public auquel vous vous adressez. Les médias traditionnels et les influenceurs, tels que les blogueurs, peuvent avoir des motivations légèrement différentes pour couvrir certains sujets.

La commodité moderne des bases de données médias signifie que les emplacements de courrier électronique permettent de spammer facilement des centaines (voire des milliers) de journalistes et d’influenceurs en un clic. Si vous êtes tenté de le faire, respirez profondément et reconsidérez-le. Vous pouvez maintenant créer une liste de journalistes qui écrivent sur des sujets comme le vôtre et dans les villes ou régions dans lesquelles ils sont pertinents.

2. Avez-vous établi des relations préalables avec les journalistes et influenceurs auxquels vous vous adressez ?

Est-ce le seul moment où vous avez des contacts avec des médias ou des influenceurs lorsque vous souhaitez qu’ils couvrent votre marque ou votre entreprise? Si c’est le cas, vous pouvez reconsidérer cette stratégie.

Une fois que vous savez où et par qui vous souhaitez une couverture médiatique; essayez d’établir une relation continue. Commencer un dialogue dès que possible (surtout lorsque vous ne demandez pas immédiatement une couverture) ne fonctionnera qu’à votre avantage.

Cela peut être aussi simple que de les suivre sur Instagram et de commenter leurs photos ou de s’engager avec eux sur des sujets pertinents sur Twitter. Ou vous pouvez investir un peu plus de temps et essayer de demander à ceux qui se trouvent près de chez vous de déjeuner ou de prendre un café.

Écrivez le Pitch parfait

Une fois que vous avez identifié un sujet intéressant, assurez-vous que la façon dont vous entraînez le pitch pour un impact maximal. Pouvez-vous expliquer simplement et rapidement? Ou en d’autres termes, votre public « l’aura-t-il” tout de suite. Trouvez quelqu’un en dehors de votre entreprise et donnez-lui un argumentaire d’ascenseur de 60 secondes. Avez-vous fait tous vos points les plus importants? Les ont-ils trouvés intéressants? Si la réponse est non, concentrez-vous sur ce qui est important, condensez si nécessaire et essayez d’aborder le sujet sous différents angles. Y a-t-il un angle d’intérêt humain? Nouvelle embauche? Comment cela a-t-il un impact sur la communauté dans son ensemble? Demandez-vous pourquoi quelqu’un devrait s’en soucier. Demandez à nouveau à un étranger s’il pense que ce que vous dites, ce que vous dites, est intéressant. Si la réponse est toujours non, rincez et répétez jusqu’à ce que la réponse soit oui.

Votre pitch doit être informatif mais concis – un sweet spot est quelque chose de quatre à six phrases.

Cela offre beaucoup d’espace pour expliquer votre histoire sans aller trop loin – si elle est beaucoup plus longue, le journaliste est plus susceptible de la parcourir. Assurez-vous simplement d’inclure qui, quoi, où et quand, ainsi que le lieu et l’heure (s’il s’agit d’un événement que vous espérez couvrir) et tout autre détail critique et digne d’intérêt. Cela devrait inclure votre message le plus important, donc si vous avez un argument de vente (un conférencier exclusif / un invité spécial), il est temps de le sortir!

Dans la mesure du possible, assurez-vous que votre présentation est à la fois opportune et se rapporte à quelque chose sur lequel le journaliste a écrit précédemment ou récemment.

Écrivez une ligne d’objet convaincante

Vous pouvez écrire un pas stellaire, mais si l’e-mail n’est jamais ouvert, cela ne vous servira à rien. Les journalistes reçoivent des centaines d’emplacements chaque jour. Pour augmenter les chances que le vôtre soit l’e-mail qu’ils ouvrent, il s’agit d’écrire une ligne d’objet convaincante.

Soyez prudent si vous commencez votre ligne d’objet par « communiqué de presse », ”pitch » ou « idée d’histoire ». »Tout le monde fait ça! Avons-nous mentionné que les journalistes recevaient des centaines d’emplacements par jour? Le vôtre devrait se démarquer; ne pas se fondre dans les masses.

De plus, vous avez peut-être entendu commencer votre ligne d’objet par « Fwd:” ou « re:” pour impliquer que vous avez déjà eu une conversation avec ce journaliste (alors que vous ne l’avez pas fait). Ne fais pas ça. Les journalistes verront à travers cela et l’ignoreront. Et s’ils ne le font pas? Eh bien, dès qu’ils ouvrent l’e–mail et se rendent compte qu’ils n’ont pas été en communication avec vous, votre e-mail ira à la poubelle – tout comme votre relation professionnelle.

Mais ne vous inquiétez pas, il existe certaines bonnes pratiques en matière de ligne d’objet qui augmenteront la probabilité que votre e–mail soit ouvert, sans les tactiques sales.

Votre ligne d’objet doit être courte (cinq à sept mots sont une bonne règle empirique), convaincante et diriger la partie la plus importante de votre histoire. Soyons honnêtes – à moins que vous ne soyez un nom familier, le journaliste ne se souciera probablement pas trop de l’entreprise elle-même. Concentrez-vous plutôt sur l’aspect le plus saisissant de l’histoire et construisez votre sujet autour de cela.

Astuce: N’ignorez pas le Petit Frère de la Ligne d’objet – le texte de pré-en—tête

Dans la plupart des cas, les gens se concentrent sur la ligne d’objet d’un e—mail, mais le texte de pré-en-tête – le petit texte qui s’affiche à droite de la ligne d’objet dans le client de messagerie du destinataire – compte beaucoup aussi.

Le but du texte de pré-en-tête est d’agir comme un aperçu de ce que votre e-mail a à dire. Vous souhaitez attirer l’attention du destinataire dans le pré-en-tête ainsi que dans la ligne d’objet. Un de nos clients a vu ses taux d’ouverture de pitch augmenter de 30 % grâce à l’optimisation de son texte de pré-en-tête.

Personnalisez votre e-mail

« Dans la mesure du possible, vous devriez envoyer un e-mail unique et personnalisé à chaque journaliste de votre liste. »

Maintenant que vous avez écrit votre pitch de base et votre ligne d’objet, vous pouvez personnaliser le contenu de l’e-mail pour l’adapter aux besoins du journaliste à qui vous l’envoyez. Et oui, cela signifie pas de CSC ou même de BCCs. Dans la mesure du possible, vous devez envoyer un e-mail unique et personnalisé à chaque journaliste de votre liste.

Cela signifie les adresser par leur nom. Commencer votre argumentaire par e-mail avec « À qui cela peut concerner » est l’équivalent en ligne de dire « Hé, toi! »quand vous ne vous souvenez pas de ce nom de nouveaux collègues – pas terriblement sympathique et susceptible de laisser un mauvais goût dans leur bouche.

Lorsque vous avez une compréhension du média, de l’orientation et du style d’écriture du journaliste, vous serez en mesure d’expliquer pourquoi votre communiqué de presse peut lui être utile et de lui proposer des idées d’histoire précieuses.

En règle générale, ne joignez jamais votre communiqué de presse ou votre kit média à l’e-mail. Au lieu de cela, incluez un lien dans le texte de l’e-mail sur lequel ils peuvent cliquer pour afficher et télécharger les documents. Toute opportunité que vous avez de leur faciliter la vie est précieuse. C’est une mesure simple que vous pouvez prendre qui améliorera vos chances de succès. Vous pouvez également simplement copier et coller votre communiqué de presse directement dans le document (sous votre argumentaire).

Enfin, assurez-vous d’inclure les informations de contact pertinentes. Envisagez d’offrir non seulement votre adresse e-mail, mais également votre numéro de téléphone afin d’être facilement accessible pour répondre à toutes les questions supplémentaires qu’ils pourraient avoir.

Appuyez sur Envoyer (Au bon moment)

La dernière étape peut sembler simple, mais il y a un peu plus que simplement cliquer sur « envoyer. » Cette dernière étape est une question de timing. Quelque chose n’est « digne d’intérêt” que pour un temps extrêmement limité. Et comme la plupart des journalistes ont besoin d’un jour à une semaine pour tourner autour d’une histoire, vous devrez envoyer votre argumentaire bien avant de vous attendre à ce que l’article soit publié. Le logiciel de marketing par e-mail peut vous aider à gérer les campagnes par e-mail et à gagner en visibilité sur tout type de contenu que vous présentez.

Tous les pitch que vous envoyez ne donneront pas lieu à une histoire, mais si vous suivez ces étapes, vous améliorerez certainement vos chances d’obtenir une couverture.

Pointe supérieure: Clouer le Suivi Après Avoir frappé Envoyer

Toujours suivre après votre pitch. Maintenant, vous devriez savoir que les journalistes ont une tonne d’arguments à filtrer.

Restez persévérant et persuasif et expliquez les avantages de reprendre votre histoire. Donnez-leur des raisons concrètes pour lesquelles votre histoire est meilleure que celle de quiconque.Il y a aussi une frontière fine entre être persistant et être ennuyeux.

Donnez quelques jours au journaliste pour traiter votre argumentaire. S’ils semblent occupés, ne prenez pas trop de leur temps, et si le journaliste dit non, demandez-leur pourquoi. Le rejet est par pour le cours en RP – transformez-le en une expérience d’apprentissage en profitant de l’occasion pour demander quels sujets futurs ils seraient intéressés.

Présenter son communiqué de presse aux journalistes peut être intimidant, mais cela ne doit pas nécessairement l’être! Suivez ces étapes pour un moyen simple d’augmenter la visibilité et de nouer des relations précieuses avec vos contacts médias.

Plus important encore, les métriques!

Regardez au-delà des taux d’ouverture

Lors de l’envoi de pitch d’e-mail, il est important d’analyser les résultats pour suivre les performances. L’une des premières mesures les plus utilisées est le taux d’ouverture, car il mesure le nombre de personnes qui semblent intéressées à recevoir votre e-mail.

Bien que cette mesure soit importante, elle ne prend pas en compte ce que le destinataire — le journaliste dans notre cas — en fait. Si un journaliste ouvre un e-mail et le supprime, il n’est probablement pas candidat à un suivi encore plus personnalisé.

En plus de regarder qui a ouvert votre e-mail, vous voudrez regarder combien de temps ils ont passé à le lire et s’ils ont cliqué sur des liens. Ces actions montrent l’engagement et vous aideront à déterminer quel sous-ensemble de l’envoi initial vous devez continuer à poursuivre, en leur offrant des informations supplémentaires. Faire l’effort supplémentaire de suivi, en fonction de tout ce que vous savez sur leurs intérêts et leur public, indique qu’il y a une histoire forte à écrire pour eux.

Considérez votre e-mail initial comme un moyen de tester les eaux et le suivi comme un moyen de vous concentrer sur vos perspectives les plus prometteuses. Lorsqu’un journaliste s’engage, signalant qu’il est prêt pour des détails supplémentaires, fournissez le clincher qui mènera à la couverture de votre marque.

En conclusion:

Utiliser votre e-mail comme outil de présentation aux journalistes et aux influenceurs est l’un des moyens les plus efficaces de sensibiliser et d’augmenter votre portée. Si vous utilisez ces informations, basées sur les milliers de présentations par e-mail que nous avons analysées, vous augmenterez les chances d’ouvrir, de lire et de donner suite à vos présentations par e-mail.

Vous vendez finalement une histoire. Votre pitch est votre produit. Les journalistes sont vos prospects. Soyez persévérant, persuasif et restez confiant.

Jetez un coup d’œil à notre Base de données de contacts des journalistes si vous souhaitez sérieusement faire publier vos communiqués de presse par certains des meilleurs journalistes et publications de votre secteur.