Ceci est un article invité de l’auteur Edoardo Binda Zane. Nous commençons par 5 étapes pour établir un budget de proposition, puis Edoardo partage un exemple travaillé (fictif) pour vous montrer à quoi ressemblerait le budget une fois qu’il sera terminé.

Un budget de proposition est similaire à un budget de projet, mais avec un objectif très différent.

Un budget de projet est destiné à vous guider étape par étape tout au long des phases du projet, et est destiné à être modifié et adapté (dans des limites, bien sûr) à ce qui se passe pendant le projet lui-même.

Un budget de proposition vise plutôt à convaincre l’évaluateur qui lit votre proposition que vous avez une bonne compréhension de votre plan et que vous méritez d’être financé.

Certes, si le budget que vous construisez dans la phase de proposition est soigneusement assemblé et que tout se déroule comme prévu, vous finirez par l’utiliser directement comme budget de projet, mais pour les besoins de cet article, restons simplement à la phase de proposition.

(Pour en savoir plus sur la création d’un budget de projet, cet article contient toutes les informations dont vous avez besoin.)

Alors, comment convaincre un évaluateur que votre idée fonctionnera?

Tout d’abord, vous devez bien expliquer votre projet et le processus dans le récit de votre proposition. C’est la clé pour faire une présentation à la direction.

Deuxièmement, vous devez fournir une justification solide des coûts que vous engagerez dans chaque phase. Non seulement une justification solide, en fait, mais aussi synthétique.

En un mot: l’évaluateur doit pouvoir lire un document d’une à deux pages et se sentir suffisamment rassuré pour vous donner les 600k £ dont vous avez besoin. Dans cet article, je vais vous montrer exactement comment faire cela.

Étape 1: Construire un diagramme de Gantt

Les diagrammes de Gantt sont aimés et détestés. Il est indéniable, cependant, qu’ils constituent la vue d’ensemble la plus claire que vous puissiez obtenir d’un projet dans son intégralité.

Si vous essayez de convaincre l’évaluateur, tracez chaque package de travail et chaque tâche sur un diagramme de Gantt et fournissez-lui une image claire de ce qui se passera quand. Cela leur dira également que vous avez soigneusement réfléchi à cette partie.

Le diagramme de Gantt est l’un des documents dont chaque projet a besoin — mais pour l’instant, à ce stade du travail, vous n’aurez pas besoin de les compléter en détail.

Étape 2: Ajouter Des Jours-Personnes Par Entreprise

C’est un point central. Afin de bien estimer les coûts, vous devez d’abord estimer la quantité de travail que vous devez consacrer à chaque activité que vous avez planifiée.

Non seulement cela: vous devez estimer qui fera le travail. Je ne veux pas dire qui personnellement (nom et prénom), je veux dire quel type de personne ou de rôle travaillera sur chaque tâche.

Est-ce que c’est des développeurs? Est-ce des spécialistes du marketing? Est-ce des chercheurs? Chacun a un taux horaire différent et un rythme de travail différent.

Planifiez vos jours-personnes en conséquence. Si vous faites partie d’un consortium, pensez à séparer ces estimations par entreprise, car vous devrez également présenter le budget ventilé par entreprise. Dans l’exemple ci-dessous, Almira s’est vu allouer 656 jours-personnes pour le forfait de travail 1.

Étape 3: Estimer les coûts de main-d’œuvre

Une fois que vous avez la durée et les jours-personnes ou les heures pour chaque tâche de projet, il est temps d’écrire combien leur travail coûterait.

Pour ce faire, il vous suffit de multiplier le taux horaire ou journalier de chaque catégorie de personnel dans chaque entreprise par le nombre de jours / heures qu’ils travailleront.

Si vous le souhaitez, vous pouvez également travailler avec une moyenne pondérée, votre appel. En ce qui concerne le taux journalier, si vous ne savez pas comment le calculer, jetez un œil à la fin de l’article car j’ai inclus un bref guide pratique pour vous.

Dans l’exemple ci-dessous, les 656 jours-personnes d’Almira ont été répartis en quatre catégories de personnel avec quatre taux journaliers.

En multipliant les taux quotidiens par jours-personnes par catégorie et en additionnant les quatre totaux, on obtient l’allocation budgétaire pour Almira pour le WP1 (540,25*122 + 489*255 + 262*255 + 125*24 = 260.415,50).

Étape 4: Ajouter les coûts de sous-traitance et de déplacement

Les coûts de sous-traitance et de déplacement sont les deux autres catégories de coûts dont vous devez vous occuper. Vous pouvez ajouter une troisième catégorie « autre » à utiliser pour tous les coûts qui restent exclus (par exemple, l’achat d’équipements spécifiques).

Pour les frais de voyage, multipliez le nombre de voyageurs par le coût d’un billet aller-retour à destination. Surestimer légèrement les coûts est une bonne idée. Après cela, ajoutez une indemnité journalière pour chaque voyageur.

Si vous n’avez pas d’estimations pour les indemnités journalières, vous pouvez vous référer aux estimations officielles utilisées pour le personnel de l’OCDE (disponibles ici). N’oubliez pas de noter sous quel forfait de travail chaque voyage est regroupé.

Pour la sous-traitance, il vous suffit d’indiquer qui vous embaucherez, dans quel package de travail et pour quoi.

Étape 5: Rassemblez tout

Comme mentionné au début, tout présenter de manière claire et simple est l’exigence numéro un d’un bon budget.

Vous combinez la gestion des ressources, la gestion du calendrier et la gestion financière des projets (domaines de connaissances importants en gestion de projet) pour préparer un package pour votre proposition auquel personne ne pourra résister!

Exemple de Budget de proposition

Voici un exemple de budget de proposition.

Notre Consortium propose un prix total de 2 223 471,26 € (19% HT) pour ce projet, réparti comme suit :

• Frais de personnel : 897 231,26 €
• Sous-traitance : 260,00 €
• Frais de déplacement : 980,00 €
• Autres frais : 000,00 €

Les tableaux ci-dessous présentent une ventilation supplémentaire du budget. (WP signifie « package de travail » dans les tableaux ci-dessous.)

Aperçu

Le tableau ci-dessous montre l’aperçu. C’est ce que vous mettrez au début de votre document de proposition de projet pour afficher les coûts globaux en un coup d’œil.

Coûts de personnel

Voici le tableau d’exemple travaillé des coûts de personnel. Pour chaque paquet de travail (qui serait détaillé ailleurs dans la documentation de la proposition), nous avons indiqué quelle personne et quelle entreprise assumerait quel coût.

Ensuite, les coûts de personnel par paquet de travail sont totalisés sur toute la ligne, puis le total par paquet de travail est additionné en bas.

Rappelez-vous, ce tableau ne représente que les coûts de personnel, pas le coût global du package de travail.

Sous-traitance

Nous devons également inclure le détail des coûts de sous-traitance, si votre proposition repose sur d’autres parties pour terminer le travail. Dans l’exemple ci-dessous, le tableau montre le partenaire, le package de travail dans lequel il sera impliqué, le coût total de cet élément, puis le coût.

Les coûts de sous-traitance comprennent des éléments tels que les frais de conseil externe, les paiements des agences d’enquête, les frais liés aux entrepreneurs utilisant des matériaux spéciaux, une équipe créative, etc.

Budget de voyage

Tous les partenaires sauf Lerei enverront 2 personnes à chaque réunion. 9 réunions ont été prévues, pour un total de 18 voyageurs par partenaire (9 pour Lerei).

Nous pouvons afficher le budget de voyage dans un autre tableau. L’exemple de budget de voyage pour ce projet est présenté dans le tableau ci-dessous. Il indique le partenaire, le package de travail dans lequel les frais de voyage seront engagés, le coût par voyageur et le nombre de personnes qui voyageront à ce moment-là. Il y a aussi le coût total et la description.

Les frais de déplacement sont généralement des personnes se rendant à des réunions. Plus vous pouvez démontrer votre expertise dans la gestion d’une équipe virtuelle, plus vous pouvez réduire ces coûts (bien qu’ils puissent être compensés par des technologies supplémentaires ou des licences requises pour les logiciels de travail à distance).

Autres coûts

Le coût indiqué de 25 000 € est pour l’achat d’un logiciel de comptabilité spécifique pour WP1.

Assurez-vous d’enregistrer tous les autres coûts qui ne correspondent pas parfaitement aux catégories ci-dessus. Tous ces tableaux seront à l’arrière de la documentation de votre proposition en annexe, il devrait donc y avoir beaucoup d’espace pour que vous puissiez inclure tout ce dont vous avez besoin. Ceci est également important pour la transparence.

Calendrier

L’image ci-dessous décrit le calendrier du projet tout au long des 41 semaines prévues ainsi que les produits livrables tout au long du projet.

Ceci est un exemple travaillé d’un diagramme de Gantt pour cet exemple de projet. Vos horaires seront évidemment différents, mais vous pouvez voir que les tâches sont répertoriées par package de travail avec un nombre de semaines de durée clairement indiqué.

Le diagramme de Gantt est de niveau relativement élevé et à des fins de communication plutôt que pour le suivi et le suivi des projets.

Exemple travaillé: Calcul du Taux horaire

Votre taux horaire doit être lié aux heures de travail réelles que vous avez dans une année (ceci est basé sur la méthodologie Horizon 2020 de la Commission européenne). Suivez les étapes de l’image ci-dessous pour commencer.

En résumé, vous calculez les jours ouvrables par an, puis retirez les congés annuels, les jours fériés et une estimation des absences pour maladie et autres jours hors du bureau, par exemple la formation.

Cela vous donne le nombre de jours ouvrables par an que votre ressource sera disponible. Ensuite, calculez les heures de travail par jour. En règle générale, c’est 8 heures par jour.

Avec le nombre d’heures par jour (8) et le nombre de jours ouvrables (environ 210), vous pouvez calculer les heures travaillées par an.

Calcul du taux horaire

Une fois cela pris en charge, il est temps d’estimer le taux horaire. Pour ce faire, vous devez disposer des informations suivantes pour chaque personne:

• Salaire de l’employé
• Charges sociales de l’employeur par an et par employé
• Autres coûts directs par employé (billets de déjeuner, voiture, téléphoneif)
• Frais généraux (le cas échéant)

Additionnez les coûts ci-dessus et divisez le total par les heures travaillées par an pour obtenir le taux horaire.

À propos de l’auteur : Edoardo Binda Zane est formateur en innovation et consultant en créativité. Il est l’auteur de La Prise de Décision Efficace et de la Rédaction de Propositions: Un Manuel de Ce qui Rend Votre Projet Juste pour le financement.

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