Une bonne planification est le secret de toute bonne entreprise. Vous devez savoir dans quelle direction vous voulez prendre votre entreprise, quels sont vos objectifs et avoir un plan pour y parvenir. Cela signifie avoir un plan pour tous les aspects de votre entreprise, y compris un plan pour l’avenir de votre main—d’œuvre. Ce plan peut vous amener à mettre à jour vos processus de ressources humaines ou à mettre en œuvre un logiciel de gestion des effectifs pour vous aider dans votre planification. Alors, qu’est-ce que la planification des effectifs et pourquoi devriez-vous l’intégrer à vos pratiques commerciales?

Regardez-le de cette façon: disons que vous jouez à une partie d’échecs. D’une manière générale, il y a deux façons différentes de jouer. Vous pouvez planifier vos mouvements de manière stratégique; chacun est conçu spécifiquement pour atteindre divers objectifs afin de gagner la partie. Ou tu pourrais juste l’aile. Vous pouvez simplement faire de votre mieux pour atteindre le roi de votre adversaire tout en effectuant des mouvements réactionnaires afin de protéger vos pièces.

Quelle méthode semble vous donner la meilleure chance de gagner? Évidemment, le premier. Que vous jouiez aux échecs ou que vous soyez Directeur des ressources humaines, il est indispensable d’être avant-gardiste pour réussir. Il existe plusieurs initiatives cruciales à long terme que chaque entreprise met en œuvre – ou devrait mettre en œuvre, de toute façon —, mais l’une des plus importantes est ce qu’on appelle la planification des effectifs.

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Qu’est-ce que la Planification des effectifs ?

La planification des effectifs est définie comme le processus de planification des besoins actuels et futurs en matière d’emploi. L’objectif principal de la planification des effectifs est de s’assurer que l’entreprise dispose toujours du capital humain dont elle a besoin pour fonctionner de manière efficiente et efficace, maintenant et à l’avenir. L’élaboration d’une stratégie d’acquisition de talents rentable qui comble les lacunes en matière de talents que vous pourriez avoir est également un élément majeur.

En outre, une planification efficace des effectifs comprend une analyse régulière de la productivité des employés de l’entreprise, à la fois dans son ensemble et individuellement. Si la main-d’œuvre est en sous-performance, des changements tels que l’ajout d’une stratégie de gestion de l’apprentissage peuvent être élaborés pour augmenter la productivité.

De même, la planification stratégique de la main-d’œuvre est le processus d’organisation des besoins de la main-d’œuvre avec ceux de l’entreprise, sur la base d’objectifs et de buts commerciaux à long terme. Cela inclut la planification de la relève, qui garantit qu’un plan est en place pour remplir rapidement les rôles de gestion essentiels (généralement avec des employés qui possèdent déjà les compétences les plus importantes) lorsqu’ils sont libérés.

La planification des effectifs implique de nombreuses pièces en mouvement. Cela inclut vos employés individuels, leur développement actif et vos objectifs organisationnels. Parce qu’il y a tellement de pièces mobiles, ce sera plus efficace si vous évaluez et mettez à jour activement vos plans, ce qui nécessitera la mise en œuvre d’un système de planification des effectifs. Bien que cela puisse sembler une charge de travail lourde, il peut facilement être automatisé en mettant en œuvre un logiciel de gestion de la main—d’œuvre doté de fonctionnalités permettant de suivre et d’analyser les données pour vous, ce qui facilite votre processus de planification.

Objectifs

La mise en œuvre de la planification des effectifs peut accomplir diverses choses. Il peut vous aider à identifier les domaines dans lesquels votre organisation bénéficierait de l’expansion des équipes, ainsi que les domaines dans lesquels vos employés bénéficieraient d’une formation supplémentaire. Cependant, il y a quelques choses clés que vous serez en mesure d’accomplir en mettant en œuvre activement des pratiques de planification des effectifs.

Un des objectifs d’une planification efficace des effectifs est la prévention des problèmes. Une grande partie de la planification des effectifs consiste à évaluer en profondeur les compétences requises par chaque département et à déterminer si les employés de ces départements possèdent ces compétences. En effectuant cette évaluation, vous serez en mesure de reconnaître les lacunes où les compétences manquent et de corriger ce problème avant qu’il ne devienne une source de douleur.

Un autre objectif que la planification des effectifs peut atteindre est de maintenir un leadership réussi. Une planification efficace des effectifs vous aidera à reconnaître les postes de direction qui sont actuellement ouverts ou qui le seront bientôt. Avec ces connaissances, vous pouvez commencer à évaluer quels employés réussiraient dans ces nouveaux postes vacants. Vous pouvez également planifier pour qu’ils soient formés pour remplir le rôle, ce qui permet une transition en douceur.

Enfin, l’objectif ultime de la planification des effectifs est d’augmenter la productivité et l’efficacité. La planification intégrée des effectifs vous fournira des analyses qui peuvent vous aider à vous montrer les détails spécifiques de l’incidence de votre plan sur l’entreprise. La planification vous donnera un aperçu clair des indicateurs de performance de votre organisation afin que vous puissiez définir des objectifs réalistes pour l’avenir. La mise en œuvre d’une stratégie de planification des effectifs comprenant des mesures quantitatives et qualitatives pour mesurer le succès mettra votre entreprise sur la voie du succès à long terme.

Il semble qu’il y aura une charge de travail importante pour atteindre ces objectifs. En réalité, il n’y a vraiment qu’une poignée de tâches essentielles à accomplir afin de bénéficier de la planification des effectifs. Cependant, si vous débutez dans la planification de la main-d’œuvre ou si vous êtes tout simplement incroyablement occupé, le logiciel de gestion de la main-d’œuvre peut vous aider à rationaliser ces tâches pour faciliter l’ensemble du processus.

Étapes principales

Une planification à long terme réussie implique d’évaluer un certain nombre de facteurs, tels que les besoins actuels et futurs, ainsi que de reconnaître les forces et les faiblesses de votre équipe. Si vous avez une grande organisation, vous constaterez peut-être qu’une évaluation de tous ces facteurs à un niveau élevé est suffisante, tandis qu’une petite entreprise pourrait bénéficier d’une évaluation plus granulaire. Peu importe à quel niveau vous évaluerez votre entreprise, les étapes de base que vous devrez suivre pour planifier avec succès l’avenir de votre main-d’œuvre seront les mêmes.

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Évaluez les forces de votre équipe

La première étape de la planification des effectifs devrait être une évaluation de votre équipe. Vous voudrez évaluer où se trouvent les forces de votre équipe et comment ces compétences contribuent directement à l’atteinte des objectifs de votre organisation. Vous voudrez également prendre en compte des éléments tels que les employés qui approchent de la retraite afin de savoir quels postes vous devrez pourvoir à l’avenir.

Vous devriez également envisager de procéder à une évaluation externe. Il sera avantageux de connaître l’état du bassin de talents en dehors de votre organisation. Savoir quels talents sont disponibles, combien il est difficile d’acquérir et le coût de l’acquisition sera la clé de la planification de l’avenir.

Considérez les objectifs futurs &Objectifs

Évaluez les indicateurs de performance de votre entreprise et passez en revue vos futurs plans d’affaires et objectifs organisationnels. Vous voudrez également estimer ce dont vous aurez besoin pour atteindre ces objectifs, ce qui pourrait signifier des effectifs supplémentaires ou des charges de travail réajustées.

Cette étape sera particulièrement facile si vous avez adopté une application de gestion des effectifs qui peut vous aider à collecter et à analyser des données commerciales. Un système qui peut générer des rapports de données vous montrera les détails spécifiques de la façon dont votre entreprise se porte. Ce type d’information peut vous aider à calculer des objectifs réalistes en fonction des performances passées.
Ensuite, utilisez toutes les informations que vous avez recueillies en évaluant les forces de votre équipe pour voir dans quelle mesure votre équipe est en mesure de répondre à ces besoins. Vous voudrez également être conscient des besoins que votre équipe ne pourra pas répondre. Par exemple, si vous envisagez de mettre en œuvre un nouveau logiciel, vous devez vous assurer que vous avez des employés capables d’apprendre les tenants et les aboutissants du nouveau système, puis d’enseigner aux autres comment l’utiliser.

Identifiez les compétences manquantes

Maintenant que vous avez évalué votre équipe et examiné ce dont vous avez besoin pour atteindre vos objectifs, vous remarquerez peut-être des lacunes à combler. Si vous implémentez un nouveau système logiciel, mais que vos employés n’ont pas d’expérience dans l’intégration de logiciels, ce sera un problème que vous devrez résoudre. L’identification de ces lacunes vous permettra de ne pas être pris au dépourvu à l’avenir — la planification à l’avance vous aidera à déterminer les choses qui pourraient survenir à l’avenir et vous préparera à résoudre les problèmes.

Résolution de problèmes

Maintenant que vous avez une vision claire de vos objectifs, de la façon de les atteindre et de ce dont vous avez encore besoin pour les atteindre, il est temps de répondre à ces besoins. Vous voudrez envisager une variété de solutions pour déterminer la meilleure façon de répondre à vos besoins et de combler les lacunes en compétences de votre main-d’œuvre.

Une solution potentielle que vous pourriez envisager est la formation. Si vos employés possèdent la plupart des compétences dont vous avez besoin, les possibilités de formation et de développement peuvent être la solution la plus simple. Cependant, si vous constatez que vous avez entièrement besoin d’un ensemble de compétences différent, vous voudrez envisager d’embaucher à l’externe pour obtenir ces compétences. Vous vous souvenez de l’évaluation externe des talents dont nous avons parlé plus tôt? C’est là que toute cette recherche sera utile.

Quelle que soit la solution que vous choisissez, vous voudrez avoir un plan pour aller de l’avant. Cela peut signifier la planification d’une formation supplémentaire pour vos employés ou la préparation à l’intégration de nouveaux membres d’équipe ou de nouveaux départements entiers.

Avantages

À un niveau de base, la planification à court terme des effectifs peut garantir que vous planifiez les bonnes personnes avec les bonnes compétences au bon moment. Cependant, de nombreux avantages à long terme découleront de la mise en œuvre d’un système de planification des effectifs efficace.

La planification des effectifs peut aider les gestionnaires à planifier et à se préparer à des choses comme la retraite. Lorsqu’un membre important de l’équipe se prépare à quitter son rôle, une planification efficace des effectifs peut aider à faciliter la transition. En planifiant à l’avance, vous serez en mesure de former un remplaçant et de le préparer à entrer dans le rôle sans aucun hoquet.

Une planification efficace est un excellent outil lors de la préparation de nouveaux projets. Si vous avez un projet à venir qui nécessitera de nouvelles compétences, la planification des effectifs peut vous aider à déterminer la meilleure façon de s’attaquer à ce projet. Peut-être serez-vous en mesure de diviser les tâches et de réaffecter du personnel, ou vous pourriez constater que vous devez embaucher des employés supplémentaires pour faire le travail. Quoi qu’il en soit, la planification des effectifs vous aidera à planifier et à vous préparer à l’avance afin qu’il n’y ait pas de surprises inattendues.

L’un des avantages globaux de la planification des effectifs est que les entreprises auront une vision précise de haut niveau de la performance de l’entreprise. Cela signifie que votre entreprise sera en mesure d’éviter les situations où vous auriez besoin d’embaucher en masse lorsque les besoins ne sont pas satisfaits. Si vous constatez que vous n’atteignez pas vos objectifs, vous serez en mesure d’évaluer rapidement les performances, de voir où une formation ou un soutien supplémentaire est nécessaire et de mettre en œuvre une solution.

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Défis

La planification de la main-d’œuvre semble plutôt bonne, n’est-ce pas? Reconnaître vos forces et vos faiblesses en tant qu’entreprise et utiliser ces connaissances pour planifier l’avenir se traduira évidemment par de meilleures pratiques commerciales. Alors pourquoi tout le monde n’a-t-il pas un système de planification qu’il utilise régulièrement? Il y a quelques obstacles qui empêchent les pratiques de planification de la main-d’œuvre à grande échelle.

L’un des premiers défis auxquels les gestionnaires sont confrontés consiste à déterminer un calendrier de planification. De nombreux gestionnaires ne pensent pas assez loin en matière de planification des effectifs. En règle générale, lorsqu’il s’agit d’élaborer des plans, les gestionnaires se concentrent fortement sur les objectifs commerciaux annuels. Cependant, la planification des effectifs fonctionne mieux lorsqu’elle répond à des besoins à long terme et ne donne pas toujours des résultats immédiats. Cependant, si vous mettez en œuvre un système de gestion de la main-d’œuvre pour faciliter votre planification, vous serez en mesure de collecter, de suivre et d’analyser les données afin d’obtenir une compréhension globale de la façon dont votre plan fonctionne ou ne fonctionne pas.

Un autre défi auquel sont confrontés les responsables RH consiste à se concentrer sur le niveau de détail correct. Une partie importante de la planification des effectifs consiste à distinguer les différents emplois les uns des autres. Le problème ici réside dans la détermination de la spécificité de cette distinction. Les gestionnaires peuvent séparer les emplois les uns des autres en fonction de divers facteurs, aussi largement que par département ou aussi étroitement que des emplois individuels. Déterminer à quel point ces distinctions devraient être larges ou étroites peut arrêter les gestionnaires avant même qu’ils ne commencent vraiment. La meilleure pratique pour distinguer les types d’emplois consiste à se concentrer sur les catégories d’emplois de haut niveau et à les distinguer de manière étroite si nécessaire.

Enfin, les méthodes de prévision traditionnelles s’avèrent insuffisantes pour fournir des données utiles à la planification des effectifs. Les outils de prévision sont incapables de prédire avec succès quels ministères connaîtront probablement un roulement élevé, et encore moins quelles personnes sont à haut risque pour cela. Pour cette raison, la planification à long terme des postes à pourvoir et à quel niveau devient extrêmement difficile. C’est peut-être l’obstacle le plus difficile à surmonter pour la planification des effectifs. La meilleure option pour les gestionnaires sera d’essayer de mettre en œuvre une nouvelle technologie d’analyse prédictive avancée, qui aidera à fournir des données plus détaillées sur les risques et la demande des employés.

Outils

La planification des effectifs représente beaucoup de travail. Heureusement, vous n’avez pas à tout faire par vous—même – une multitude d’outils sont à votre disposition. Un de ces outils est une carte de planification, qui peut aider à montrer comment votre plan de main-d’œuvre se rapporte aux stratégies organisationnelles. Il existe également une variété d’options logicielles différentes qui peuvent automatiser et rationaliser l’ensemble du processus de planification des effectifs.

Vous pouvez utiliser un logiciel de gestion des effectifs pour faciliter le processus de planification des effectifs. Ce type de logiciel facilite de nombreux aspects de la gestion de la main-d’œuvre, y compris la planification, le temps / présence et d’autres tâches administratives. Mais son plus grand avantage est peut-être de combiner l’acquisition de talents et le développement des compétences des employés en une seule plate-forme. Cela vous aide à rationaliser vos efforts de planification des effectifs, car vous pouvez conserver toutes vos données sur les employés passés et actuels avec celles de vos besoins futurs en matière d’emploi.

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Le résumé

Une planification réussie de la main-d’œuvre peut sembler une tâche ardue. Heureusement, il existe des options logicielles qui peuvent vous aider à rationaliser ce processus, voire à automatiser certains des processus impliqués. Commencez par consulter notre modèle d’exigences en matière de logiciel de gestion de la main-d’œuvre pour vous aider à déterminer ce dont vous avez besoin d’un système et assurez-vous qu’il peut vous aider avec les tâches de planification importantes que vous devrez effectuer.