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電子メールは、職場でのビジネスコミュニケーションのための最も広く使用されているツールです。 私達は平均の少なくとも50-60の電子メールを日読み、構成する。 不完全に書かれた、不明瞭な、誤解を招く、または効果のない電子メールは、時間と生産性の損失を引き起こすだけでなく、読者に悪い印象を残すことによ

そのため、職場で効果的にコミュニケーションをとるためには、電子メールを最大限に活用することが不可欠になります。 そうするためには、完全な公式の電子メールを起草するためにある基本的な電子メールのエチケットを心に留めておかなければならない。

関連性

コミュニケーション手段としての電子メールは、関連性がある場合にのみ有効です。 メールは便利かもしれませんが、必ずしも職場のあらゆる状況でコミュニケーションの最良の手段であることを意味するものではありません。 書くことを始める前に、それが実際に必要であり、全然電子メールを送る必要があるかどうかあなた自身に尋ねなさい;電話か対面議論は十分でない。

件名

メールには必ず件名を追加してください。

メールには必ず件名を追加してください。

件名のないメールは、スパムとして見過ごされています。 件名は、名前が示すように、メールの内容に固有のものでなければなりません。 新聞の見出し–簡潔な文の電子メールの主要な考えを要約している間読者の注意をつかむのにそれを使用するように電子メールの従がうラインを扱

例:件名のあいまいな”レポート”ではなく、”Monthly planning report–January2015″では、電子メールが参照するレポートを指定します。

コンテンツ

あなたが実際にそうする前に、あなたが書きたいことについて考えることは常に良い考えです。

コンテンツ

あなたが実際に書きたいことを考えることは常に良い考えです。 それはあなたのメッセージに明快さを追加するのに役立ちます。 それらをメモする前に論理的な順序のあなたの思考を組織しなさい。 不適切なメッセージを送信しないでください。

あなたのメッセージを明確かつ簡潔に保ちます。 あなたの文章は短く、ポイントにする必要があります。 長くてひどく構造化された文章は読者を混乱させます。 あなたの電子メールの長さはあなたのメッセージがいかに有効であることを行っているか決定でまた重要である。 研究は、人々が時間や長く、退屈な電子メールを通過する傾向を持っていないことを示しています。 必要な情報を排除することなく、できるだけ短くあなたの電子メールを維持することが理想的です。

コンテンツを明確に、組織的に、文脈に沿って保つことによって、誤解を避けてください。 形式的な挨拶のあなたの電子メールを始め、執筆の目的を示し、そしてなぜ書いているかに文脈を提供しなさい。 段落を使用する-関連するポイントを持つ段落を作成し、段落を変更して別々のアイデアを提示します。

あなたのメッセージから期待する結果を述べて電子メールを閉じ、丁寧な挨拶とあなたの名前でサインオフします。あなたが送る電子メールはあなたのプロ意識を反映しています。

Tone

あなたが送る電子メールはあなたのプロ意識を反映しています。 職場での電子メールは、それらに正式なトーンを持っている必要があります。 あなたの言葉がジェスチャー、ボディーランゲージおよび表情と伴われないし、あなたの読者が容易にあなたの単語をmisconstrueかもしれないので電子メール上のmisconommunicationのより高いチャンスが常にある。 礼儀正しく、あなたの単語を思慮深く選び、適切な句読点を使用し、そしてあなたの単語すべてを大文字にすることを避けなさい。

例えば、あなたの”私にレポートを送ってください”の上に”私にレポートを送ってください”と言ったレポートを受信する可能性が増えています！”または”私にレポートを送る”。 丁寧なメッセージは、常に厳しい言葉で表現されたものよりも有利な応答を引き出します。 感嘆符は正式なものとは見なされないため、公式の電子メールでは避けるべきです。 大文字で書かれた全体の単語（頭字語ではない）と文章は、非常に失礼で専門外とみなされます。

言語

電子メールは、使用される言語が文法的に健全であり、正しく綴られている場合にのみ有効です。 読者が書いたものを理解できなければ、それによりあなたのメッセージを非効果的にするそれの行為を、取るそれらのほとんどチャンスがない。 スペルミスが蔓延している電子メールはまた、あなたが無能に見えるようになります。 それらを送信する前に、メッセージを確認します。 あなたの電子メールを二度校正し、スペルチェックを使用するためにそれを習慣にしなさい。 あなたの電子メールは常に考え抜かれているの印象を与える必要があります。

応答時間

良い電子メールのエチケットは、できるだけ早くビジネスコミュニケーションに応答するために最善を尽くすことを維持しています。 あなたが速やかに応答しないとき、あなたは組織化されておらず、無関心であると遭遇します。 あなたがすぐに電子メールに出席することができない場合でも、あなたがそれを受け取ったし、すぐにそれに出席することを確認応答に戻って行を書

あなたが受信者になりたくない電子メールを書いてはいけません–職場で電子メールを送信する際には、この黄金のルールを念頭に置いてください。