昔々、発注書（POs）は、仕入先、買掛金部門、部門ファイルを保持するための三つのコピーを作成し、カーボン紙に手動で書かれたり入力されたりしました。 仕入先によって発注書が履行されると、仕入先は支払いのために請求書を送信します。 この請求書は、関連するPOと結婚し、支払いを承認する必要があります。

発注書の請求プロセスに数週間かかることは珍しいことではなく、プロセスが正常に機能した場合にのみ発生します。 POのコピーが紛失したり判読不能になったりすると、ベンダーの支払いが大幅に遅れたり、財務チームや監査人に問題が発生する問題のある用紙トレイルが発生する可能性があります。

これらは、金融部門のための暗い時間でした。

今日のテンポの速い接続された世界では、遅いまたは古風な発注プロセスは、あなたのビジネスに壊滅的な、外部のビジネス関係を損傷し、あなたの進 この記事では、発注書から請求書までの完全なエンドツーエンドのプロセスを見て、プロセスを可能な限りスムーズかつ効率的にする方法を示します。

発注書が重要なのはなぜですか？

サプライヤーから商品を注文するか、そのサービスを調達するかにかかわらず、購買注文プロセスは、購入者とサプライヤーが合意されたものを理解 バイヤーおよび製造者両方のために、発注されたもの、費用、配達予想および支払の言葉を丁度発注書の細部。 POが作成された瞬間からのPOの旅には、承認、発送、商品またはサービスの配送、請求書発行、照合、および閉鎖が含まれます。

ビジネスによって承認され、仕入先によって承認されると、POは法的拘束力のある文書になります。 POsは、ベンダーに明確な指示を提供し、バイヤーが予算と正確な紙の道の制御を維持するのに役立ちます。 POsが設置されていない場合、購入者とサプライヤーとの間の契約は紛争の対象となり、誤解を招く可能性があります。

発注書の作成

発注書の作成は、途中でいくつかの承認およびコンプライアンスチェックポイントで構成する必要があります。 ほとんどのPOsは、次の手順の対象となります。

POの作成

発注書は、注文された商品またはサービスの性質を詳述して作成されます。

発注書は、注文された商品またはサービスの性質を詳述しています。 発注書には、見積番号などの仕入先から提供された詳細情報が含まれていてもよいです。

発注書レビュー

予算の調整と承認後、発注書は承認または却下されます。 承認が付与される前に、追加の文書または情報が必要になる場合があります。

PO Dispatch

承認されると、POは電子メール、郵便、またはベンダーと購入者が使用するサードパーティのPOシステムを介してベンダーに送信されます。

PO Acceptance

ベンダーはPOを承認し、受け入れ、POは法的拘束力のある契約になります。

商品またはサービスの配送

プロセスの次の段階は、ベンダーによる商品またはサービスの配送です。 設置されているメカニズムによっては、商品またはサービスがPOに従って満足して配送されたことを証明する必要がある場合があります。 たとえば、商品に署名する必要がある場合や、作業の完了時に顧客満足度文書に署名する必要がある場合があります。 仕入先が署名または領収書の証明書を受け取ったら、請求書を提出します。 これは、電子的または郵便システムを通じて提出することができます。

請求書と三方一致プロセス

請求書が仕入先によって受信されたら、三方一致プロセスと呼ばれるものを受けなけ

この手順は、支払いが正確かつ完全であることを保証し、支払い前に矛盾が発見されることを保証します。 これは、受信されなかったアイテムや満足に配信されなかったサービスのための浪費や支払いを回避するのに役立ちます。

三つの文書は、三元マッチングプロセスの鍵です。 これらは次のとおりです:

• 発注書
• 注文領収書および/または梱包伝票
• 請求書

注文領収書および梱包 注文受領書は、配送中に仕入先によって提供され、商品が購入者に配送されたことを証明します。

請求書を支払う前に、買掛金部門との一連の小切手を通過する必要があります。 これには、仕入先が発注書の詳細に従って契約上の義務を履行していることを確認するための数量、価格、および条件のレビューが含まれます。 小規模および定期的な購入の場合、このプロセスは必要ない場合があります。

誤った価格設定、不正確な数量、または破損した商品などの不一致が発見された場合、これらの問題が修正されるまで支払いは処理されません。

請求書が三方照合プロセスに合格すると、支払は仕入先の支払条件に従って送信されます。

三者マッチングプロセスは、データを検証し、支払い前に問題を強調することにより、企業のお金を節約し、ベンダーの関係を最適化し、監査時に承認のシールを取得するのに役立ちます。しかし、商品やサービスが緊急に必要な場合はどうなりますか？もちろん、複数の当事者からの承認を待つ余裕がなく、POプロセスをバイパスする必要がある場合があります。 このような場合は、代わりに購買発注以外のプロセスを使用します。 非発注書とは、標準発注書の検証および承認プロセスを経ていない商品またはサービスの発注書です。 たとえば、IT請負業者のサービスが緊急に必要な場合は、チェーン内の上位から書面または口頭の承認を迅速に取得し、この契約を使用して非発注書を

もちろん、請求書の支払いに関しては、可視性と検証の欠如のためではなく、非発注書で問題が発生する可能性があります。 監査証跡がないため、PO請求書以外の請求書の管理が困難になることがあります。

手動で発注書と請求書を処理すると、ビジネスに損害を与える可能性があります。

発注書と請求書を手動で処理すると、コストの高さ、非効率性、予算管理の悪さなど、いくつかの主要な問題点がビジネスに導入されます。p>

（あなたは財務記録の突風の中でホグワーツへの招待状を見つけることはほとんどありません。)

手動発注プロセスの不利益には、次のものが含まれます:

• 費用のスパイク
• 可視性の欠如
• PO処理サイクルの遅延を引き起こします
• 人間の介入に依存し、エラーに対して脆弱である可能性があります
• コンプライアンスの問題やボトルネックを作成することができます
• 人々とコミュニケーションの無限のループを伴うことがあります

最終的な考え

外部サプライヤーから商品やサービスを調達することになると

, 適切なプロセスと手順が整っている必要があります。 多くのプロセスを自動化し、完全な透明性と可視性を提供する発注書管理ソフトウェアを使用することで、これらのプロセスの標準化、維持、および

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