Once upon a time,구매 주문서(POs)수동으로 서면 또는 입력한 탄소 종이,복사본을 만들기–에 대한 하나의 공급업체,하나의 계정에 대한 지불 부과 중 하나에 계속 부서 파일입니다. 구매 주문이 공급 업체에 의해 성취되면,그들은 지불을 위해 자신의 송장에 보낼 것입니다. 이 송장 다음 관련 PO 와 결혼 하 고 지불에 대 한 승인을 해야 합니다.

특이한 구매 주문서를 송장 처리를 주고,그만하면 프로세스로 일했습니다. 분실 또는 판독 PO 사본 발생할 수있는 거대한 지연 업체에서 지급 받고 있 문제가 있는 종이로는 것이 문제가 발생에 대한 금융 팀과 감사자 모두입니다.

이들은 어두운 시간을 위해 금융 부서입니다.

에서는 오늘날의 빠른 연결된 세계,느린 또는 오래된 구매 주문 과정이 될 수 있을 타격하여 귀하의 비즈니스,외부 피해 비즈니스 관계를 방해합니다. 이 문서에서,우리는 완전한 엔드-투-엔드 프로세스에서 구매 주문서를 송장과를 만드는 방법을 보여 프로세스를 원활하고 효율적이 가능합니다.

구매 주문이 중요한 이유는 무엇입니까?

당신이 주문하는 물품에서는 공급업체 또는 조달에 그들의 서비스,구매 주문 과정도록 할 것이 구매자와 공급자를 이해 동의한다. 모두를 위해 구매자와 공급 업체,구매 주문 정보 정확히 무엇을 명하고,비용,납품,기대와 지불 조건. 의 여행을 포는 순간부터 만들어진을 포함한 승인,발송,물품배송 또는 서비스,송장,매칭 및 폐쇄.

일단 사업체가 승인하고 공급 업체가 수락하면 po 는 법적 구속력이있는 문서가됩니다. POs 는 공급 업체에 대한 명확한 지침을 제공하고 구매자가 예산 통제 및 정확한 용지 흔적을 유지할 수 있도록 도와줍니다. Pos 가 없으면 구매자와 공급 업체 간의 계약이 분쟁의 대상이 될 수 있으며 오해에 개방 될 수 있습니다.

구매 주문 제작

창조의 구매 주문서로 구성해야의 여러 승인 및 규정 준수습니다. 가장 POs 대상이 될 것입니다 다음 단계:

의 창조 PO

구매 주문서가 발생 선발은 자연의 물품 또는 서비스를 주문했다. 구매 주문서에는 견적 번호와 같이 공급 업체가 제공 한 세부 정보가 포함될 수 있습니다.

구매 주문 검토

예산 정렬 및 승인에 따라 구매 주문이 승인되거나 거부됩니다. 승인이 부여되기 전에 추가 문서 또는 정보가 필요할 수 있습니다.

포 Dispatch

승인되면,포로 전송됩니다 공급업체에 이메일을 통하여,게시물 또는 타사 PO 시스템을 사용해서 공급업체와 구매자입니다.

PO 수락

공급 업체는 po 를 인정하고 수락하며 po 는 법적 구속력이있는 계약이됩니다.

제품의 납품 또는 서비스가

프로세스의 다음 단계는 상품의 배송이나 서비스에 의해 공급 업체입니다. 장소에있는 메커니즘에 따라 재화 나 서비스가 만족스럽게 그리고 PO 에 따라 전달되었음을 증명해야 할 수도 있습니다. 예를 들어,상품을 위해 서명해야 할 수도 있고 작품 완성에 대한 고객 만족도 문서에 서명해야 할 수도 있습니다. 서명 또는 영수증의 증거가 공급 업체에 의해 접수되면,그들은 자신의 청구서를 제출합니다. 전자적으로 또는 우편 시스템을 통해 제출할 수 있습니다.

송장과 세 가지 방법으로 일치하는 과정

면 송장을 받은 공급업체에 의해,그것을 받아야 무엇으로 알려진 세 가지 방법으로 일치하는 과정입니다.

이 절차를 보장하는 결제가 정확하고 완전을 보장하는 불일치가 발견되기 전에 지불합니다. 이를 피하는 데 도움이 될 수 있습 넘치게 돈을 쓰거나 지불하지 않은 항목에 대한 수신 또는 서비스는 전달되지 않습니다..

3 개의 문서가 3 방향 일치 프로세스의 핵심입니다. 여기에는 다음이 포함됩니다:

• 구매 주문
• 기 위해 영수증 및/또는 포장 명
• 송장을

기 위해 영수증 및 포장 미끄러지는 증거의 결제 및 배달합니다. 주문 영수증은 배달 중에 공급 업체에 의해 공급되며 상품이 구매자에게 배달되었음을 증명합니다.인보이스를 지불하기 전에 계정 지불 부서와 일련의 수표를 거쳐야합니다. 이의 검토를 포함량,가격 및 조건을 보장하는 공급업체가 자신의 계약상 의무에 따라 정보의 구매 주문. 소규모 및 반복 구매의 경우이 프로세스가 필요하지 않을 수 있습니다.

경우 어떤 불일치가 발견되와 같은 잘못된 가격,부정확량 또는 손상된 상품은 결제하지 않는 처리할 때까지 이러한 문제는 있습니다. 송장이 3 방향 일치 프로세스를 통과하면 공급 업체의 지불 조건에 따라 지불이 전송됩니다.

세 가지 방법으로 일치하는 과정을 통한 기업에 돈을 확인하여 데이터 및 하이라이트 문제가하기 전에 지불하고,최적화,공급업체 관계 및을 얻을 수 있도록 도울 수 있습의 인감 승인서 감사 시간입니다.

그러나 상품이나 서비스가 급히 필요하면 어떻게됩니까?

물론 여러 당사자의 승인을 기다릴 여유가 없으며 PO 프로세스를 우회해야 할 때가있을 수 있습니다. 이러한 경우 비 구매 주문 프로세스를 대신 사용합니다. Non-구입하는 순서에 대한 상품 또는 서비스는되지 않을 통해 표준을 구입하기 위해 확인 및 승인 절차를 거쳐야 합니다. 예를 들어,필요한 경우 서비스의 계약자는 긴급하게,당신이 얻을 수있는 서면 또는 구두 신속하게 승인에서 더 높은 체인에서와 이 계약을 올리는 비 purchase order.

물론,문제는 적어도 때문에 송장 지불에 올 때 가시성 및 검증의 부족으로,비 구매 주문 발생할 수 있습니다. 비 PO 송장은 감사 추적이 없으므로 관리하기가 더 어려울 수 있습니다.

는 방법을 설명서 구매 주문서 및 인보이스 발행 프로세스할 수 있는 피해 귀하의 비즈니스

처리 구매 주문서 및 청구서 수동으로 도입할 수 있는 고통에 포인트를 당신의 사업을 포함하여 높은 비용,비효율성,그리고 가난한 예산 제어합니다.

(당신이 찾을 가능성이 초대해와 감 금융 기록합니다.)

수동 구매 주문 프로세스의 손해는 다음과 같습니다:

• 스파이크에서 비용
• 의 부족한 가시성
• 지연이 발생에서 포 처리 주기
• 에 의존하고 인간의 개입할 수 있는 취약한 오류
• 을 만들 수 있습 준수 문제와 병목
• 포함될 수 있는 무한 루프의 사람들과 소통으로 앞뒤로

최종 생각

올 때 조달 상품 및 서비스에서 외부 공급업체, 당신은 장소에 올바른 프로세스와 절차가 있어야합니다. 표준화를 유지하고 검토하는 이러한 프로세스를 만들 수 있습니다 무한하게 더 나은 사용하여 구입하기 위해 관리를 자동화하는 소프트웨어 많은 프로세스를 제공합니한 완전한 투명성과 가시성이다.

우편 목록

가입하는 새로운 콘텐츠를 직접 전달함.나는 이것을 할 수 없다.