odată, comenzile de achiziție (POs) au fost scrise manual sau tastate pe hârtie carbon, creând trei copii – unul pentru vânzător, unul pentru departamentul de Conturi plătibile și unul pentru a păstra fișierul departamental. Odată ce comanda de achiziție a fost îndeplinită de vânzător, aceștia trimiteau factura pentru plată. Această factură ar trebui apoi să fie căsătorită cu PO-ul asociat și aprobată pentru plată.

nu a fost neobișnuit ca procesul de facturare să dureze săptămâni și asta numai dacă procesul a funcționat așa cum ar trebui. Copiile PO pierdute sau ilizibile ar putea provoca întârzieri uriașe în vânzătorii plătiți și trasee de hârtie problematice care ar cauza probleme atât pentru echipele financiare, cât și pentru auditori.

acestea au fost vremuri întunecate pentru departamentele financiare.

în lumea de astăzi rapid-paced conectat, un proces lent sau arhaic comanda de cumpărare ar putea fi crippling pentru afacerea dvs., deteriorarea relațiilor de afaceri externe și împiedică progresul. În acest articol, vom arunca o privire asupra procesului complet end-to-end de la comanda de achiziție la factură și vă vom arăta cum să faceți procesul cât mai lin și eficient posibil.

De ce sunt importante comenzile de cumpărare?

indiferent dacă comandați bunuri de la un furnizor sau achiziționați serviciile acestuia, procesul de comandă de achiziție va asigura că cumpărătorul și furnizorul înțeleg ceea ce a fost convenit. Atât pentru cumpărător, cât și pentru furnizor, comanda de achiziție detaliază exact ceea ce a fost comandat, costul, așteptările de livrare și condițiile de plată. Călătoria OP din momentul creării sale implică aprobarea, expedierea, livrarea de bunuri sau servicii, facturarea, potrivirea și închiderea.

odată aprobat de companie și acceptat de vânzător, PO devine un document obligatoriu din punct de vedere juridic. POs oferă instrucțiuni clare vânzătorului și ajută cumpărătorii să mențină controlul asupra bugetelor și o pistă precisă de hârtie. Fără POs în vigoare, Acordul dintre cumpărător și furnizor ar putea deveni obiectul unui litigiu și deschis la interpretări greșite.

crearea comenzii de achiziție

crearea unei comenzi de achiziție ar trebui să constea în mai multe puncte de verificare a aprobării și conformității pe parcurs. Majoritatea POs – urilor vor fi supuse următorilor pași:

crearea PO

se ridică o comandă de achiziție care detaliază natura bunurilor sau serviciilor comandate. Comanda de achiziție poate include detalii furnizate de furnizor, cum ar fi un număr de ofertă.

revizuirea comenzii de achiziție

după alinierea și aprobarea bugetului, comanda de achiziție este aprobată sau respinsă. Pot fi necesare documente sau informații suplimentare înainte de acordarea omologării.

Po Dispatch

odată aprobat, PO va fi trimis vânzătorului prin e-mail, prin poștă sau printr-un sistem de PO terță parte utilizat de furnizor și cumpărător.

acceptare PO

vânzătorul recunoaște și acceptă PO și PO devine un contract obligatoriu din punct de vedere juridic.

livrarea bunurilor sau serviciilor

următoarea etapă a procesului este livrarea de bunuri sau servicii de către vânzător. În funcție de mecanismele existente, poate fi necesar să dovediți că bunurile sau serviciile au fost livrate în mod satisfăcător și în conformitate cu PO. De exemplu, este posibil ca bunurile să fie semnate sau să fie necesar să semnați un document de satisfacție a Clientului la finalizarea lucrărilor. Odată ce dovada semnăturii sau chitanței a fost primită de vânzător, aceștia își vor trimite factura. Acest lucru poate fi transmis electronic sau prin intermediul sistemului poștal.

procesul de facturare și de potrivire cu trei căi

odată ce factura a fost primită de către vânzător, acesta trebuie să treacă prin ceea ce este cunoscut sub numele de procesul de potrivire cu trei căi.

această procedură asigură că plata este corectă și completă și asigură că orice discrepanțe sunt descoperite înainte de plată. Acest lucru poate ajuta la evitarea cheltuielilor excesive sau a plății pentru articolele care nu au fost primite sau pentru serviciile care nu au fost livrate în mod satisfăcător.

trei documente sunt esențiale pentru procesul de potrivire cu trei căi. Acestea includ:

• comenzi de cumpărare
• chitanțe de comandă și/sau fișe de ambalare
• facturi

chitanțele de comandă și fișele de ambalare sunt dovada plății și livrării. O chitanță de comandă va fi furnizată de vânzător în timpul livrării și va dovedi că bunurile au fost livrate cumpărătorului.

înainte ca o factură să poată fi plătită, aceasta trebuie să treacă printr-o serie de verificări cu Departamentul de Conturi plătibile. Aceasta va include o revizuire a cantităților, prețurilor și termenilor pentru a se asigura că vânzătorul și-a îndeplinit obligația contractuală în conformitate cu detaliile comenzii de achiziție. Pentru achizițiile mici și recurente, este posibil ca acest proces să nu fie necesar.

dacă sunt descoperite discrepanțe, cum ar fi prețuri incorecte, cantități inexacte sau bunuri deteriorate, plata nu va fi procesată până când aceste probleme nu sunt remediate. Odată ce factura a trecut procesul de potrivire în trei direcții, plata va fi trimisă în conformitate cu Termenii de plată ai vânzătorului.procesul de potrivire în trei direcții economisește bani companiilor verificând datele și evidențiind problemele înainte de plată, optimizează relațiile cu furnizorii și vă poate ajuta să obțineți sigiliul aprobării la momentul auditului.

dar ce se întâmplă dacă am nevoie urgentă de bunuri sau servicii?

desigur, pot exista momente în care nu vă puteți permite să așteptați aprobarea de la mai multe părți și trebuie să ocoliți procesul PO. În aceste cazuri, veți utiliza în schimb un proces de comandă care nu este de cumpărare. O comandă non-achiziție este o comandă pentru bunuri sau servicii care nu a trecut prin procesul standard de verificare și aprobare a comenzii de achiziție. De exemplu, dacă aveți nevoie urgentă de serviciile unui antreprenor IT, puteți obține rapid aprobarea scrisă sau verbală de la un nivel superior în lanț și puteți utiliza acest Acord pentru a ridica o comandă non-cumpărare.

desigur, pot apărea probleme cu comenzile care nu sunt de cumpărare, nu în ultimul rând din cauza lipsei de vizibilitate și verificare atunci când vine vorba de plata facturilor. O factură non-PO poate fi mai greu de gestionat, deoarece nu există o pistă de audit.

modul în care o comandă manuală de achiziție și un proces de facturare vă pot deteriora afacerea

procesarea manuală a comenzilor de achiziție și a facturilor poate introduce câteva puncte dureroase majore afacerii dvs., inclusiv costuri mai mari, ineficiențe și control bugetar slab.

(este puțin probabil să găsiți o invitație la Hogwarts în mijlocul unei rafale de înregistrări financiare.)

detrimentele proceselor de comandă manuală includ:

• Spikes în cheltuieli
• lipsa de vizibilitate
• cauza întârzieri în ciclul de procesare PO
• se bazează pe intervenția umană și pot fi vulnerabile la erori
• poate crea probleme de conformitate și blocaje
• poate implica o buclă nesfârșită de oameni și de comunicare merge înainte și înapoi

gânduri finale

când vine vorba de achiziționarea de bunuri și servicii de la furnizori externi, trebuie să aveți procesele și procedurile potrivite. Standardizarea, menținerea și revizuirea acestor procese pot fi îmbunătățite infinit prin utilizarea software-ului de gestionare a comenzilor de achiziție care automatizează multe procese și vă oferă transparență și vizibilitate completă.

Lista de discuții

Abonați-vă pentru a avea conținut nou livrat direct în căsuța de e-mail.