citiți Entrepreneur India, o franciză internațională de antreprenor Media.

E-mailul este cel mai utilizat instrument pentru comunicarea de afaceri la locul de muncă. Citim și compunem cel puțin 50-60 de e-mailuri pe zi în medie. E-mailurile slab scrise, neclare, înșelătoare sau ineficiente nu numai că provoacă o pierdere de timp și productivitate, dar pot, de asemenea, să dăuneze reputației cuiva, lăsând o impresie slabă cititorului.prin urmare, devine imperativ să folosim cât mai bine e-mailurile pentru a comunica eficient la locul de muncă. Pentru a face acest lucru, trebuie să țineți cont de câteva etichete de e-mail de bază pentru a elabora e-mailul Oficial perfect.

Relevanță

E-mailul ca mijloc de comunicare poate fi eficient numai atunci când este relevant. E-mailul poate fi convenabil, dar nu înseamnă neapărat că este cel mai bun mijloc de comunicare în orice situație la locul de muncă. Înainte de a începe să scrieți, întrebați-vă dacă este cu adevărat necesar și trebuie să trimiteți un e-mail deloc; va un apel telefonic sau o discuție față în față nu este suficient.

subiect

adăugați întotdeauna un subiect la e-mailurile dvs. E-mailurile fără subiect sunt trecute cu vederea ca spam, de cele mai multe ori. Linia de subiect, după cum sugerează și numele, trebuie să fie specifică conținutului e-mailului dvs. Tratează un subiect de e – mail ca pe un titlu de ziar-folosește-l pentru a atrage atenția cititorului în timp ce rezumă ideea principală a e-mailului într-o propoziție concisă.

exemplu: „raport de planificare lunară – ianuarie 2015” în loc de un „raport” ambiguu în linia de subiect specifică la ce raport se referă e-mailul.

conținut

este întotdeauna o idee bună să te gândești la ceea ce vrei să scrii înainte de a face acest lucru. Vă ajută să adăugați claritate mesajului dvs. Organizați-vă gândurile într-o secvență logică înainte de a le nota. Abțineți-vă de la trimiterea de mesaje necorespunzătoare.

Păstrați mesajele clare și scurte. Propozițiile dvs. ar trebui să fie scurte și la obiect. Propozițiile lungi și prost structurate confundă cititorul. Lungimea e-mailului dvs. este, de asemenea, importantă pentru a determina cât de eficient va fi mesajul dvs. Cercetările au arătat că oamenii nu au timp sau înclinația de a trece prin e-mailuri lungi și plictisitoare. Este ideal să vă păstrați e-mailurile cât mai scurte posibil fără a elimina informațiile necesare.

evitați comunicarea greșită prin păstrarea conținutului clar, organizat și contextual. Începeți e-mailul cu un salut formal, indicați scopul scrisului și furnizați un context pentru motivul pentru care scrieți. Utilizați paragrafe-formați un paragraf cu puncte conexe și schimbați paragrafele pentru a prezenta idei separate.

închideți e-mailul precizând rezultatul pe care îl așteptați de la mesajul dvs. și semnați-vă cu un salut politicos și numele dvs.

Tone

e-mailurile pe care le trimiteți sunt o reflectare a profesionalismului dvs. E-mailurile la locul de muncă trebuie să aibă un ton formal pentru ei. Există întotdeauna o șansă mai mare de comunicare greșită prin e-mailuri, deoarece cuvintele dvs. nu sunt însoțite de gesturi, limbajul corpului și expresii faciale, iar cititorul dvs. vă poate interpreta greșit cuvintele. Fii politicos, alege – ți cuvintele cu înțelepciune, folosește punctuația corectă și evită să-ți valorifici toate cuvintele.

de exemplu, există mai multe șanse de a primi raportul a spus cu un” vă rugăm să trimiteți-mi raportul „peste” trimite-mi raportul!”sau” trimite-mi raportul”. Un mesaj politicos provoacă întotdeauna un răspuns mai favorabil față de unul aspru formulat. Semnele de exclamare nu sunt văzute ca formale și ar trebui evitate în e-mailurile oficiale. Cuvintele întregi (nu acronime) și propozițiile atunci când sunt scrise cu majuscule sunt considerate extrem de nepoliticoase și neprofesionale.

limba

un e-mail poate fi eficient numai atunci când limba utilizată este gramatical sunet și este scris corect. Dacă cititorul nu poate înțelege ceea ce ați scris, nu există aproape nicio șansă ca aceștia să ia vreo acțiune asupra acestuia, făcând astfel mesajul dvs. ineficient. Un e-mail plin de greșeli de ortografie te face, de asemenea, să pari incompetent. Examinați mesajele înainte de a le trimite. Faceți-vă un obicei să vă corectați e-mailurile de două ori și să folosiți verificarea ortografică. E-mailurile dvs. trebuie să dea întotdeauna impresia că sunt bine gândite.

timpul de răspuns

eticheta de e-mail bună susține că faceți tot posibilul pentru a răspunde la comunicările de afaceri cât mai curând posibil. Când nu răspundeți prompt, vă întâlniți ca neorganizați și indiferenți. Chiar dacă nu sunt în măsură să participe la un e-mail imediat, scris o linie înapoi în confirmare că ați primit-o și va participa la ea în scurt timp, arată profesionalism.

nu scrieți un e – mail pe care nu doriți să-l primiți-păstrați această regulă de aur în minte în timp ce trimiteți e-mailuri la locul de muncă.