în calitate de profesioniști în relații publice, am stăpânit arta de a scrie un comunicat de presă. Titlu Catchy? Nici o problemă. Asigurarea că Citat perfect de la CEO? Ușor. Când vine vorba de realizarea acelui comunicat de presă ideal, demn de știri, l-am dat jos. Deci, nu e nimic destul ca sentimentul de a trimite – l la lista de contacte mass-media și având-o cad plat.

adevărul este că un comunicat de presă este la fel de bun ca pitch-ul tău. Și cu reporterii care primesc zeci (dacă nu mai multe) terenuri în căsuța de e-mail în fiecare zi, va trebui să vă asigurați că dvs. iese în evidență.

în această postare pe blog, am compilat câteva bune practici despre cum să vă prezentați comunicatul de presă jurnaliștilor. Următorii pași vă vor asigura că pitch-ul dvs. este mai mult decât o explozie de e-mail în masă și vă va ajuta echipa să asigure vizibilitatea pe care o căutați.

pregătiți-vă comunicatul de presă pentru distribuție

Acest lucru pare evident, nu? Știm că știți cum să scrieți un comunicat de presă. Acestea fiind spuse, există câteva modalități simple de a vă optimiza comunicatul de presă pentru a-l face și mai atrăgător pentru un jurnalist. Ca întotdeauna, asigurați-vă că are un titlu convingător. Ar trebui să fie suficient de descriptiv ca acesta devine punctul de peste, dar încă scântei curiozitate. Includerea unui citat este o modalitate simplă de a arăta latura umană a mărcii dvs., iar un vizual le va atrage atenția ca pe ceva ce ar putea include cu povestea lor.

cum să determinați dacă comunicatul dvs. de presă este de actualitate

• actualitate:
  este povestea nouă / actuală? Nimănui nu-i place să citească sau să scrie despre știri Vechi.
• proximitate:
  mă influențează? Poveștile din curtea noastră sunt mai interesante decât poveștile care se întâmplă la 10.000 de mile distanță.
• proeminență:
  Cine este implicat? Celebritățile, politicienii și liderii de afaceri sunt interesanți pentru cititori. Dacă sunt implicați în poveste, probabil că aveți o victorie slam-dunk.
• Conflict / incompetență/Scandal / șoc valoare:
  există ceva șocant sau scandalos în povestea ta? Dacă ați citit recent un tabloid, cunoașteți bine această regulă; îți place sau nu, conflictul este aproape întotdeauna demn de știri. Vechea zicală” dacă sângerează, conduce ” nu s-a întâmplat accidental.
• Impact viitor:
  această veste va modela viitorul în vreun fel? Adesea, o poveste nu reușește testul de actualitate, dar totuși primește o trecere dacă are o importanță viitoare pentru o companie, o persoană sau un alt subiect de care le pasă.
• interes uman:
  poveștile de interes uman sunt wild card-ul de știri. O poveste poate eșua toate cele de mai sus, dar câștiga pe baza interesului uman. La urma urmei, toată lumea iubește o poveste emoționantă!

Construiți-vă lista Media țintă

când vine vorba de construirea listei de mass-media și reporteri pe care doriți să le vizați, există un echilibru pe care ar trebui să-l atingeți. Este esențial să cercetați și să vă asigurați că vizați mass-media și jurnaliștii care scriu de obicei despre subiectul pe care îl prezentați. Petrecerea timpului pentru a construi o listă de dimensiuni bune de reputație, puncte de vânzare relevante va fi bine în valoare de eforturile tale.

sfat de Top: știți cu cine vorbiți

cercetare. Cercetare. Cercetare. Cu cine vorbești și de ce? Aflați cu atenție tot ce puteți despre interesele, nevoile și publicul lor. Citiți poveștile anterioare pe care le-au scris și urmați conturile lor sociale. Acest lucru vă permite să creați un pitch eficient care să rezoneze cu persoana cu care vorbiți. numai Meltwater oferă o bază de date de contacte mass-media, care vă permite să căutați pentru jurnaliști de acoperire recente. Acest lucru vă va ajuta să adaptați un pitch media la interesele lor cele mai recente. Împreună cu informațiile de contact ale telefonului și ale rețelelor sociale, veți putea, de asemenea, să trimiteți e-mailuri direct din instrument și să urmăriți tarifele deschise.

două întrebări importante pentru a vă pune

vă puteți pune aceste două întrebări pentru a vă asigura că trimiteți comunicatul de presă pe lista media țintă:

1. Ești pitching la oamenii potriviți?

înainte de a începe procesul de pitch, este util să cunoașteți publicul la care jucați. Mass-media tradițională și influențatorii, cum ar fi bloggerii, ar putea avea motivații ușor diferite pentru acoperirea anumitor subiecte.

comoditatea modernă a bazelor de date media înseamnă că mesajele de e-mail facilitează spam-ul a sute (sau chiar mii) de jurnaliști și influențatori la un clic pe un buton. Dacă sunteți tentat să faceți acest lucru, respirați adânc și reconsiderați. Acum Puteți crea o listă de jurnaliști care scriu despre subiecte precum ale dvs. și în orașele sau regiunile în care sunt relevante.

2. Ați stabilit relații anterioare cu jurnaliștii și influențatorii la care vă îndreptați?

este singura dată când aveți contact cu mass-media sau influențatori atunci când doriți să vă acopere marca sau compania? Dacă da, puteți reconsidera această strategie.

odată ce știți unde și de către cine doriți acoperirea media; încercați să stabiliți o relație continuă. Începerea unui dialog cât mai curând posibil (mai ales atunci când nu solicitați imediat acoperire) va funcționa doar în avantajul dvs.

acest lucru poate fi la fel de simplu ca urmărirea lor pe Instagram și comentarea fotografiilor lor sau angajarea cu ei pe subiecte relevante pe Twitter. Sau puteți investi un pic mai mult timp și încercați să întrebați pe cei care se află lângă dvs. pentru prânz sau cafea.

scrie Pitch Perfect

odată ce ați identificat un subiect interesant, asigurați-vă că modul în care sunteți de coaching teren pentru un impact maxim. Puteți explica simplu și rapid? Sau cu alte cuvinte, publicul dvs. îl va „primi” imediat. Găsiți pe cineva din afara companiei dvs. și dați-i un lift de 60 de secunde. Ai făcut toate punctele cele mai importante? Le-au găsit interesante? Dacă răspunsul este nu, concentrați-vă asupra a ceea ce este important, condensați dacă este necesar și încercați să abordați subiectul din diferite unghiuri. Există un unghi de interes uman? Închiriere nouă? Cum influențează acest lucru comunitatea în ansamblu? Întreabă-te de ce ar trebui să-i pese cuiva. Întrebați din nou un străin dacă ei cred că ceea ce spuneți, ceea ce spuneți, este interesant. Dacă răspunsul este încă nu, clătiți și repetați, până când răspunsul este da.

pitch – ul dvs. ar trebui să fie informativ, dar concis-un loc dulce este orice, de la patru la șase propoziții.

Acest lucru oferă o mulțime de spațiu pentru a explica povestea ta, fără a merge peste bord – în cazul în care devine mult mai mult, reporterul este mult mai probabil să răsfoiască peste ea. Asigurați-vă că includeți cine, ce, unde și când, precum și locația și ora (dacă este un eveniment pe care sperați că îl vor acoperi) și orice alte detalii critice și demne de știri. Aceasta ar trebui să includă cele mai importante mesaje, așa că, dacă aveți un punct de vânzare (un vorbitor exclusiv / un invitat special), acum este momentul să-l izbucni!

acolo unde este posibil, asigurați-vă că pitch-ul dvs. este atât în timp util, cât și legat de ceva despre care jurnalistul a scris anterior sau recent.

scrieți un subiect convingător

puteți scrie un pitch stelar, dar dacă e-mailul nu se deschide niciodată, atunci nu vă va face nici un bine. Reporterii primesc sute de terenuri în fiecare zi. Pentru a crește șansele ca al tău să fie e-mailul pe care îl deschid, este vorba despre scrierea unei linii de subiect convingătoare.

fiți precauți dacă începeți subiectul cu „comunicat de presă”, „pitch” sau „idee de poveste.”Toată lumea face asta! Am menționat reporterii primesc sute de terenuri pe zi? A ta ar trebui să iasă în evidență; nu să se amestece cu masele.

în plus, este posibil să fi auzit să începeți subiectul cu „Fwd:” sau „re:” pentru a implica că ați fost deja într-o conversație cu acest reporter (când nu ați făcut-o). Nu face asta. Reporterii vor vedea chiar prin acest lucru și ignora-l. Și dacă nu o fac? Ei bine, de îndată ce deschid e – mailul și își dau seama că nu au fost în comunicare cu dvs., e-mailul dvs. va intra în coșul de gunoi-la fel și relația dvs. profesională.

dar nu vă faceți griji – există câteva bune practici de subiect care vor crește probabilitatea ca e-mailul dvs. să fie deschis, fără tactici murdare.

subiectul dvs. ar trebui să fie scurt (cinci până la șapte cuvinte este o regulă bună), convingător și să conducă cu cea mai importantă parte a poveștii tale. Să fim sinceri – dacă nu sunteți un nume de uz casnic, jurnalistului probabil că nu îi va păsa prea mult de compania în sine. În schimb, concentrați-vă pe aspectul cel mai atrăgător al poveștii și construiți-vă subiectul în jurul acestuia.

sfat de Top: nu ignorați micul Frate al liniei subiectului – textul Pre-antet

în majoritatea cazurilor, oamenii se concentrează pe linia subiectului unui e-mail, totuși textul pre—antet—textul mic care apare în partea dreaptă a liniei subiectului în clientul de e-mail al destinatarului-contează foarte mult.

scopul textului pre-antet este de a acționa ca o previzualizare a ceea ce are de spus e-mailul dvs. Doriți să atrageți atenția destinatarului în antetul pre-antet, precum și în linia de subiect. Unul dintre clienții noștri a înregistrat o creștere de 30% a ratelor de deschidere a pitch-ului datorită optimizării textului pre-antet.

Personalizați-vă e-mailul

„când este posibil, ar trebui să trimiteți un e-mail unic și personalizat fiecărui reporter de pe lista dvs.”

acum că ați scris pitch-ul de bază și linia de subiect, puteți personaliza conținutul e-mailului pentru a se potrivi nevoilor jurnalistului căruia îi trimiteți. Și da, asta înseamnă că nu există CSC sau chiar BCC. Când este posibil, ar trebui să trimiteți un e-mail unic și personalizat fiecărui reporter de pe lista dvs.

asta înseamnă să le adresezi pe nume. Începutul pitch-ul de e-mail cu „la care se poate referi” este echivalentul on-line de a spune „Hei, tu!”când nu vă amintiți că noii colegi numesc – nu foarte prietenoși și probabil să lase un gust prost în gură.

când aveți o înțelegere a presei reporterului, concentrarea și stilul de scriere, veți putea explica de ce comunicatul dvs. de presă le poate fi de folos și le poate oferi idei valoroase de poveste.

ca regulă generală, nu atașați niciodată comunicatul de presă sau kitul media la e-mail. În schimb, includeți un link în textul de e-mail pe care pot face clic pentru a vizualiza și descărca materialele. Orice oportunitate pe care o aveți pentru a le face viața mai ușoară este valoroasă. Aceasta este o măsură simplă pe care o puteți lua, care vă va îmbunătăți șansele de succes. De asemenea, puteți copia și lipi comunicatul de presă direct în document (sub pitch-ul dvs.).

în cele din urmă, asigurați-vă că includeți informații de contact relevante. Luați în considerare oferirea nu doar a adresei dvs. de e-mail, ci și a numărului dvs. de telefon, astfel încât să fiți ușor accesibil pentru a răspunde la orice întrebări suplimentare pe care le pot avea.

Hit trimite (la momentul potrivit)

ultimul pas poate părea simplu, dar există un pic mai mult decât să faceți clic pe „Trimite.”Acest ultim pas este despre sincronizare. Ceva este doar „stire” pentru un timp extrem de limitat. Și din moment ce majoritatea reporterilor au nevoie între o zi și o săptămână pentru a întoarce o poveste, va trebui să vă trimiteți pitch-ul cu mult înainte de a vă aștepta ca articolul să ruleze. Software-ul de marketing prin e-mail vă poate ajuta să gestionați campaniile de e-mail și să obțineți mai multă vizibilitate pentru orice tip de conținut pe care îl prezentați.

nu fiecare pitch pe care îl trimiteți va avea ca rezultat o poveste, dar dacă urmați acești pași, cu siguranță vă veți îmbunătăți șansele de a vă acoperi o anumită acoperire.

vârful de sus: Unghii Follow-up după ce a lovit trimite

întotdeauna follow-up după pitch dumneavoastră. Până acum, ar trebui să știi jurnaliștii au o tona de terenuri pentru a filtra prin.

rămâi persistent și persuasiv și explică beneficiile preluării poveștii tale. Dă-le motive concrete pentru care povestea ta este mai bună decât a oricui altcuiva. există, de asemenea, o linie fină între a fi persistent și a fi enervant.

dă-i jurnalistului câteva zile să-ți proceseze prezentarea. Dacă par ocupați, nu le ocupați prea mult timp și, dacă jurnalistul spune nu, întrebați-i de ce. Respingerea este par pentru cursul de PR-transformați-l într-o experiență de învățare folosind oportunitatea de a întreba ce subiecte viitoare ar fi interesate.

prezentarea comunicatului dvs. de presă jurnaliștilor poate fi intimidantă, dar nu trebuie să fie! Urmați acești pași pentru o modalitate simplă de a crește vizibilitatea și de a construi relații valoroase cu contactele dvs. media.

cel mai important, valorile!

Uită-te dincolo de ratele de deschidere

când trimiteți terenuri de e-mail, este important să analizați rezultatele pentru a urmări performanța. Una dintre primele și cele mai utilizate valori este rata de deschidere, deoarece măsoară câte persoane par interesate să primească e-mailul dvs.

în timp ce această valoare contează, nu ia în considerare ceea ce destinatarul—jurnalistul în cazul nostru—face cu ea. Dacă un jurnalist deschide un e-mail și îl șterge, probabil că nu este un candidat pentru o urmărire și mai personalizată.

împreună cu uita la care a deschis e-mail, veți dori să se uite la cât timp au petrecut citit-o, și dacă au făcut clic pe orice link-uri. Aceste acțiuni arată implicare și vă vor ajuta să determinați ce subset al trimiterii inițiale ar trebui să continuați să urmăriți, oferindu-le informații suplimentare. Efectuarea efortului suplimentar de urmărire, pe baza a tot ceea ce știți despre interesele și publicul lor, semnalează că există o poveste puternică pe care să o scrie.

gândiți-vă la e-mailul dvs. inițial ca la o modalitate de a testa apele și urmărirea ca la o modalitate de a intra în cele mai promițătoare perspective. Atunci când un jurnalist se angajează, semnalizând că este pregătit pentru detalii suplimentare, furnizați clincherul care va duce la acoperirea mărcii dvs.

în concluzie:

utilizarea e-mailului dvs. ca instrument de prezentare a jurnaliștilor și influențatorilor este una dintre cele mai eficiente modalități de a crește gradul de conștientizare și de a vă crește acoperirea. Dacă utilizați aceste informații, pe baza miilor de pitch-uri de e-mail pe care le-am analizat, veți crește șansele de a vă deschide, citi și acționa pitch-urile de e-mail.

în cele din urmă vinzi o poveste. Pitch-ul tău este produsul tău. Jurnaliștii sunt perspectivele tale. Fii persistent, persuasiv și rămâi încrezător.

aruncați o privire la Baza noastră de date de contact pentru jurnaliști dacă sunteți serios în legătură cu publicarea comunicatelor dvs. de presă de către unii dintre jurnaliștii și publicațiile de top din industria dvs.