acesta este un articol invitat al autorului Edoardo Binda zane. Începem cu 5 pași pentru a pune împreună un buget de propunere și apoi Edoardo împărtășește un exemplu lucrat (fictiv) pentru a vă arăta cum ar arăta bugetul odată finalizat.

un buget de propunere este similar cu un buget de proiect, dar cu un scop foarte diferit.

un buget de proiect este menit să vă ghideze pas cu pas pe parcursul fazelor proiectului și este menit să fie schimbat și adaptat (în limite, desigur) la ceea ce se întâmplă în timpul proiectului în sine.

un buget de propunere are în schimb scopul de a convinge evaluatorul care citește propunerea dvs. că aveți o înțelegere solidă a planului dvs. și că sunteți demni de a avea încredere în finanțare.

acordat, dacă bugetul pe care îl construiți în faza de propunere este atent pus împreună și totul merge conform planului, veți ajunge să îl utilizați direct ca buget al proiectului dvs., dar în sensul acestui articol, să rămânem doar la faza de propunere.

(pentru mai multe informații despre cum să creați un buget de proiect, Acest articol conține toate informațiile de care aveți nevoie.)

Deci, cum convingi un evaluator că ideea ta va funcționa?

În primul rând, trebuie să vă explicați bine proiectul și procesul în narațiunea propunerii dvs. Aceasta este cheia pentru a face o prezentare la management.în al doilea rând, trebuie să oferiți o justificare solidă pentru costurile pe care le veți suporta în fiecare fază. Nu numai o justificare solidă, de fapt, ci și una sintetică.

pe scurt: evaluatorul trebuie să poată citi un document de la o pagină la două pagini și să se simtă suficient de liniștit pentru a vă oferi 600k-ul de care aveți nevoie. În acest articol, vă voi arăta exact cum să faceți acest lucru.

Pasul 1: Construiți o diagramă Gantt

diagramele Gantt sunt iubite și urâte. Cu toate acestea, este incontestabil faptul că acestea sunt cea mai clară imagine de ansamblu pe care o puteți obține despre un proiect în întregime.

dacă încercați să convingeți evaluatorul, atunci trasați fiecare pachet de lucru și sarcină pe o diagramă Gantt și oferiți-i o imagine clară a ceea ce se va întâmpla când. Acest lucru le va spune, de asemenea, că ați gândit cu atenție acea parte.

diagrama Gantt este unul dintre documentele de care are nevoie fiecare proiect — dar deocamdată, în acest moment al lucrării, nu va trebui să completați fiecare dintre acestea în detaliu.

Pasul 2: Adăugați persoană-zile pe companie

acesta este un punct de bază. Pentru a estima bine costurile, trebuie mai întâi să estimați cantitatea de muncă pe care trebuie să o depuneți în fiecare activitate pe care ați planificat-o.

nu numai că: trebuie să estimați cine va face munca. Nu mă refer la cine personal (nume și prenume), mă refer la ce tip de persoană sau rol va funcționa la fiecare sarcină.

este dezvoltatorii? Este marketing? Sunt cercetători? Fiecare are o rată orară diferită și un ritm diferit de lucru.

Planificați-vă zilele persoanei în consecință. Dacă faceți parte dintr-un consorțiu, nu uitați să separați aceste estimări pe companie, deoarece va trebui să prezentați și bugetul defalcat pe companie. În exemplul de mai jos, Almira a fost alocat 656 persoană-zile pentru pachetul de lucru 1.

Pasul 3: estimați costurile forței de muncă

odată ce aveți durata și persoana-zile sau ore pentru fiecare sarcină de proiect, este timpul să scrieți cât ar costa munca lor.

pentru a face acest lucru, trebuie doar să multiplicați rata orară sau zilnică a fiecărei categorii de personal din fiecare companie cu numărul de zile/ore în care vor lucra.

Dacă doriți, puteți lucra și cu o medie ponderată, apelul dvs. În ceea ce privește rata de zi cu zi, dacă nu sunteți familiarizați cu privire la modul de a calcula, să ia o privire la sfârșitul articolului ca am inclus o scurtă cum să-pentru tine.

în exemplul de mai jos, cele 656 de zile de persoană ale Almira au fost împărțite în patru categorii de personal cu patru rate zilnice.

înmulțirea ratelor zilnice pe persoană zile pe categorie și însumarea celor patru totaluri oferă alocarea bugetară pentru Almira pentru WP1 (540,25*122 + 489*255 + 262*255 + 125*24 = 260.415,50).

Pasul 4: Adăugați Subcontractarea și costurile de călătorie

Subcontractarea și costurile de călătorie sunt celelalte două categorii de costuri de care trebuie să aveți grijă. Puteți adăuga o a treia categorie” altele ” pentru a utiliza pentru orice costuri sunt încă lăsate afară (de exemplu, achiziționarea de echipamente specifice).

pentru costurile de călătorie, înmulțiți numărul de călători cu costul unui bilet dus-întors la destinație. Supraestimarea ușoară a costurilor este o idee bună. După ce aveți asta, adăugați o indemnizație zilnică pentru fiecare călător.

dacă nu aveți estimări pentru indemnizațiile zilnice, vă puteți referi la cele oficiale utilizate pentru personalul OCDE (disponibil aici). Nu uitați să rețineți în ce pachet de lucru este grupat fiecare călătorie.

pentru subcontractare trebuie doar să indicați pe cine veți angaja, în ce pachet de lucru și pentru ce.

Pasul 5: Aduceți totul împreună

așa cum am menționat la început, prezentarea totul într-un mod clar și simplu este cerința numărul unu a unui buget bun.

combinați managementul resurselor, managementul programului și managementul financiar al proiectelor (domenii importante de cunoaștere a Managementului proiectelor) pentru a pregăti un pachet pentru propunerea dvs. la care nimeni nu va putea rezista!

exemplu de buget propunere

Iată un exemplu de buget propunere.

Consorțiul nostru propune un preț total de 2.223.471.26 (19% fără TVA) pentru acest proiect, distribuit după cum urmează:

• cheltuieli cu personalul: 897.231,26
• subcontractare: 260,00
• cheltuieli de deplasare: 980,00
• alte costuri: 000,00

tabelele de mai jos oferă o defalcare suplimentară a bugetului. (WP înseamnă ‘pachet de lucru’ în tabelele de mai jos.)

Prezentare generală

tabelul de mai jos prezintă prezentarea generală. Aceasta este ceea ce ați pune la începutul documentului de propunere de proiect pentru a arăta costurile totale dintr-o privire.

cheltuieli cu personalul

Iată tabelul de exemple lucrat al costurilor cu personalul. Pentru fiecare pachet de lucru (care ar fi detaliat în altă parte în documentația propunerii), am spus Care persoană și companie ar suporta ce costuri.

apoi costurile de personal pe pachet de lucru sunt totalizate peste linie, iar apoi totalul pe pachet de lucru este însumat în partea de jos.

amintiți-vă, acest tabel este doar costurile de personal, nu costul total al pachetului de lucru.

subcontractare

de asemenea, trebuie să includem detalii despre costurile de subcontractare, dacă propunerea dvs. se bazează pe alte părți pentru a finaliza lucrarea. În exemplul de mai jos, tabelul prezintă partenerul, pachetul de lucru în care vor fi implicați, costul total pentru acel element și apoi pentru ce este costul.

costurile de subcontractare includ lucruri precum taxele de consultanță externă, plățile agențiilor de sondaj, orice taxe legate de contractanții care utilizează materiale speciale, o echipă creativă și așa mai departe.

buget de călătorie

toți partenerii, cu excepția Lerei, vor trimite 2 persoane la fiecare întâlnire. Au fost planificate 9 întâlniri, totalizând 18 călători pe partener (9 pentru Lerei).

putem arăta bugetul de călătorie într-un alt tabel. Exemplul bugetului de călătorie pentru acest proiect este prezentat în tabelul de mai jos. Acesta stabilește partenerul, pachetul de lucru în care vor fi suportate costurile de călătorie, costul per călător și numărul de persoane care vor călători în acel moment. Există, de asemenea, costul total și descrierea.

costurile de călătorie sunt, în general, persoanele care merg la întâlniri. Cu cât vă puteți demonstra mai mult expertiza în conducerea unei echipe virtuale, cu atât puteți reduce aceste costuri (deși acestea pot fi compensate de unele tehnologii suplimentare sau licențe necesare pentru software-ul de lucru la distanță).

alte costuri

costul listat de 25.000 de dolari este pentru achiziționarea unui pachet software de contabilitate specific pentru WP1.asigurați-vă că Înregistrați orice alte costuri care nu se încadrează perfect în categoriile de mai sus. Toate aceste tabele vor fi în partea din spate a documentației propunerii dvs. ca anexă, deci ar trebui să existe mult spațiu pentru a include tot ce aveți nevoie. Acest lucru este important și pentru transparență.

Calendarul

imaginea de mai jos prezintă calendarul proiectului pe parcursul celor 41 de săptămâni planificate, precum și rezultatele pe parcursul proiectului.

acesta este un exemplu lucrat al unei diagrame Gantt pentru acest exemplu de proiect. Calendarul dvs. va fi, evident, diferit, dar puteți vedea că sarcinile sunt listate pe pachet de lucru cu o durată de câteva săptămâni marcată clar.

diagrama Gantt este un nivel relativ ridicat și în scopul comunicării, mai degrabă decât pentru urmărirea și monitorizarea proiectelor.

exemplu lucrat: calculul ratei orare

rata orară trebuie să fie corelată cu programul de lucru efectiv pe care îl aveți într-un an (aceasta se bazează pe metodologia Orizont 2020 a Comisiei Europene). Urmați pașii din imaginea de mai jos pentru a începe.

pe scurt, lucrați zilele lucrătoare pe an, apoi decolați sărbătorile anuale, sărbătorile bancare și o estimare a absenței bolii și a altor zile în afara biroului, de exemplu, formarea.

care vă oferă numărul de zile lucrătoare pe an, resursa dvs. va fi disponibilă. Apoi, lucrați la orele de lucru pe zi. De obicei, aceasta este de 8 ore pe zi.

cu numărul de ore pe zi (8) și numărul de zile lucrătoare (în jur de 210), puteți calcula orele lucrate pe an.

calculul ratei orare

odată ce este îngrijit, este timpul să estimați rata orară. Pentru a face acest lucru, trebuie să aveți următoarele informații pentru fiecare persoană:

• salariul angajatului
• taxele de securitate socială ale angajatorului pe an pe angajat
• alte costuri directe pe angajat (bilete de prânz, mașină, telefon…)
• cheltuieli generale (dacă există)

suma costurilor de mai sus și împărțiți totalul la orele lucrate pe an pentru a obține tariful orar.

Despre autor: Edoardo Binda Zane este un trainer de inovare și consultant creativitate. El este autorul eficiente de luare a deciziilor și scris propuneri: un manual de ceea ce face dreptul de proiect pentru finanțare.

Pin pentru lectură ulterioară: