e-mail nám může způsobit pocit, že se snažíme udržet hlavu nad vodou. Jsou vaše doručené stránky dlouhé? Začít každý den čtení e-mailu, myšlení budete odpovídat na nejdůležitější zprávy, jen abych se podíval, a uvědomit si, za hodinu má ubíhaly a vy jste neudělal nic tak daleko? Dochází vám prostor pro váš e-mail každých pár dní? Cítí se e-mail jako multiplikátor produktivity nebo zabiják produktivity?

trvá jen několik jednoduchých triků, aby se efektivnější při jednání s e-mailem, takže se nemusíte cítit zatížen ji. Některé z těchto tipů se spoléhají na funkce nalezené ve většině e-mailových programů, ale jiní jsou způsoby, jak změnit své vlastní zvyky, takže trochu každodenní interakce, které máte s e-mailem pomůže udržet na trati s řízením.

Přemýšlejte o tom jako o čištění zubů. Je rozdíl mezi každodenní dentální hygienou a chozením k zubaři, ale musíte udělat obojí. Měli byste kartáčovat dvakrát denně a nit jednou denně, a tyto návyky jsou nesmírně důležité pro zdravé zuby. Každých šest měsíců byste měli také navštívit zubaře pro důkladnější čištění, rentgenové záření a další preventivní péči. Denní hygiena zabraňuje hromadění větších problémů. Návštěvy u zubaře vám pomohou zachytit a napravit narůstající problémy, než se vymknou kontrole.

samozřejmě, i se zuby se věci mohou pokazit. Nehoda by je mohla vyřadit nebo by vaše geny mohly skončit dopadem na ně, stejně jako nový projekt nebo změna pracovní pozice by mohla náhle způsobit výbuch e-mailu. V každém případě to neznamená, že byste měli přestat dentální nit nebo pravidelně navštěvovat zubaře-nebo každý den čistit svůj e-mail. Pokud máte neočekávaný problém, musíte stále dodržovat dobré návyky, abyste udrželi vše pod kontrolou.

Když změníte, jak komunikovat s e-mailem v krátkodobém horizontu—kdy a jak budete kontrolovat, jak často budete odstranit zprávy, a tak dále—to dělá váš život jednodušší v dlouhodobém horizontu.

zde je několik nejlepších tipů, jak snížit zátěž e-mailu. Dovolte mi vás varovat, že tyto tipy jsou zakořeněná v rozumu a ne poskytovat magickou kulku, což znamená, že nebude foukat vaši mysl nebo se stát přes noc senzací. Ale ani flossing.

Odstranit

první věc, kterou udělat, když otevřete doručená pošta je skenovat, aby viděli, co můžete odstranit. Podívejte se na předmět a odesílatele. Je to krám? Je to propagační e-mail, který nikdy nebudete číst? Je to oznámení od vašeho spolupracovníka, který říká v předmětu, že budou dnes venku, a není téměř žádná šance, že pro vás budou relevantní jakékoli další informace v těle e-mailu? Pokud ano, vyhoďte to.

všechny zprávy, které identifikujete jako nedůležité, by měly být vybrány a hromadně přesunuty do koše. Pokud nejste ve spěchu na konkrétní ráno, dalo by se dokonce pokusit se identifikovat jeden nebo dva pravidelné emailers s odhlásit od.

proč je důležité udělat tento krok jako první? Když okamžitě odstraníte irelevantní zprávy, usnadníte zobrazení zbývajících zpráv. Když vidíte zbývající zprávy, můžete ty důležité rychleji třídit. Pokud můžete identifikovat i pět nebo deset procent z vaší denní příchozí pošty jako „velmi pravděpodobné, nevyžadující akce“, takže můžete odstranit okamžitě, budete v mnohem lepší formě, jak začít svůj den produktivně.

Použití Více Než Jeden E-mailová Adresa

nemůžu vystát marketingové e-maily nebo potvrzení objednávek, mnohem méně upomínky z banky, platit své kreditní karty účet, kdy je již nastaven pro auto-pay. (Grr.) Všechny tyto zprávy by nepořádek můj e-mailové schránky a dělat to těžší rozpoznat důležité e-maily, kromě toho, že mám strategii pro řešení s nimi.

pro všechny tyto zprávy nízké důležitosti používám samostatnou e-mailovou adresu.

existuje několik způsobů, jak to udělat. Pro tento účel můžete zcela nastavit nový e-mailový účet, což je způsob, jakým to dělám, nebo můžete vytvořit aliasovou adresu pomocí běžného účtu. Většina poskytovatelů e-mailů vám to umožní. Poté ve svém e-mailovém účtu vytvoříte pravidlo nebo filtr, takže všechny zprávy odeslané do aliasu přeskočí doručenou poštu a přejdou do jiné složky. Říkejte tomu Doručená pošta 2 nebo Nízká důležitost nebo cokoli chcete.

Jednou z výhod použití samostatného e-mailovou adresu pro tento účel je pořád to ne-docela-nevyžádané pošty, někdy nazývané šedé mail, odděleně od důležité pošty. Navíc, pokud společnost prodá vaši e-mailovou adresu do jiného distribučního seznamu, žádné nové a nežádoucí marketingové zprávy neskončí ani ve vaší primární doručené poště. Třetí výhodou je, že nejste rozptylováni tyto zprávy, vzhledem k tomu, budete muset přihlásit do jiného e-mailového programu nebo přejděte do jiné složky doručená pošta přístup k nim.

napište krátký

při psaní e-mailů řekněte, co máte na mysli, buďte jasní a struční. Proč? Krátké psaní pomáhá lidem, kteří čtou vaši zprávu, dostat se k věci a efektivněji zpracovávat svůj e-mail. Mohou vyzvednout váš tón a odpovědět v naturáliích, což vám usnadní život.

některé situace vyžadují úplné věty a formální jazyk, ale fragmenty mohou být v e-mailu velmi účinné. Použijte je, když to dává smysl. Gymnaziální policie po vás nepůjde. Jistě, někdy musíte být velmi podrobní a využít aspekt papírové stopy e-mailu—je zde záznam všeho. Obecně řečeno, nicméně, výchozí výstižný, jasný, a přímočarý jazyk.

ne každý je zběhlý v stručnosti a může to vypadat jako curt. Chcete-li se vyhnout tomu, aby to znělo nepřátelsky, můžete přidat emoji nebo vykřičníky. Nebo jednoduše dejte lidem vědět, že se snažíte být struční v e-mailu a neměli by to brát osobně.

použijte skupiny nebo distribuční seznamy

pokud opakovaně posíláte zprávu stejné skupině lidí, nastavte alias skupiny nebo e-mailu. V aplikaci Outlook se nazývá distribuční seznam. V Gmailu přejděte na kontakty (contacts.google.com), vyberte lidi, které chcete přidat do skupiny, a klikněte na ikonu štítku. Dejte své skupině jméno. Jakmile se uloží, můžete zadat tento název a automaticky napsat zprávu všem ve skupině.

Pomocí skupin nejen šetří čas tím, že eliminuje potřebu psát každý člověk má jméno, když jste mailové skupiny, ale také připraví vás pro snadné odstranění taktiky, jak vysvětlím později.

vytvořte šablony nebo konzervované odpovědi

Pokud je zpráva, kterou posíláte znovu a znovu, nepište ji pokaždé od nuly. Znovu použijte to, co jste již napsali, vytvořením šablony nebo konzervované odpovědi, jak tomu říká Gmail.

několik příkladů zpráv, které lidé posílají často, je v souladu s:

• děkuji za oslovení, ale nemám zájem,
• potvrzení přijetí. Děkuji a dejte mi prosím vědět, pokud budete potřebovat něco jiného z mého konce, a
• to zní jako práce pro naše právní oddělení. Nejlepší kontaktní bod je…

Jakmile budete mít několik šablon nastavit, můžete odpovídat na zprávy, které by za normálních okolností trvat až zbytečně čas, aniž by přemýšlel mnoho o tom, takže můžete dostat se na důležitější práci.

znovu použijte řádky předmětu

opětovné použití odeslaných zpráv pomocí šablon a konzervovaných odpovědí zvyšuje vaši efektivitu minimalizací psaní. Opětovné použití řádků předmětu vám umožní snadněji a rychleji mazat nebo archivovat staré zprávy. Vysvětlím, jak dál.

třídit odstranit

datové limity se mohou plížit na kohokoli, dokonce i na vysoce organizované lidi. Způsob, jak uvolnit místo, je hromadně mazat zprávy, které nepotřebujete. To je druh fuška si můžete představit jako podobný jít k zubaři. Nemusíte to dělat každý den, ale dělat to pravidelně a pravidelně pomůže zabránit větším problémům. Považuji tři způsoby mazání za zvláště užitečné.

nejprve seřaďte odeslanou poštu podle velikosti souboru nebo přílohy a vyhoďte ty největší, které nepotřebujete. Důvod, proč se zaměřuji na odeslané zprávy, je ten, že pokud jsem poslal přílohu,je velká šance, že soubor vlastním, a proto mám jinou kopii uloženou někde jinde.

druhou metodou je třídit odeslanou poštu podle předmětu a hledat zprávy, které pravidelně odesíláte. Pokud posíláte týdenní zprávu s předmětem „čištění chladničky dnes ve 16: 00“, můžete je rychle zobrazit, vybrat a odstranit všechny najednou.

za třetí, třídit zprávy podle příjemce. Pravděpodobně máte několik kolegů, přátelé, nebo skupiny lidí, které často posíláte e-mailem. Je pravděpodobné, že mnoho zpráv odeslaných mezi vámi a nimi není příliš důležité. Pokud je už nikdy nebudete potřebovat, vyberte více zpráv najednou a hromadně je smažte.

vypněte oznámení, zavřete e-mail a zaostřete

získání upozornění na obrazovce o každé příchozí zprávě je neuvěřitelně přerušující a rušivé. Já bych řekl, že drtivá většina pracovníků by být líp s e-mailové upozornění zcela vypnout. Je to užitečné pouze v nejvzácnějších případech. Takže vypněte oznámení.

podobně zavřete svou e-mailovou aplikaci nebo kartu prohlížeče, pokud potřebujete provádět vysoce soustředěnou práci po dobu nejméně 30 minut. Bolí mě napsat ten tip s vědomím, že ho téměř nikdo nebude následovat. Ve skutečnosti to dělá jen velmi málo lidí, ale přál bych si, abych mohl přesvědčit více lidí, aby to zkusili. Představte si, jak mnohem snazší bude najít svůj tok, když vás e-mail nerozptyluje.

vzpomeňte si, když jste naposledy dělal offline, ať už to bylo v letadle bez Wi-Fi nebo když internet byl dole. Nebo jste možná pracovali z časového pásma, kde nemáte mnoho dalších kolegů, a proto jste po dlouhou dobu neměli žádné přerušení e-mailu. Uzavřením e-mailu se přiblížíte replikaci této zkušenosti, že nebudete přerušeni, a přitom budete mít podle potřeby přístup k dalším online informacím.

Co-opt automatické odpovědi

Pokud jde o předchozí tip, řekněme, že nezavřete své e-mailové okno, protože se obáváte, že se vás někdo pokusí kontaktovat s naléhavou záležitostí a bude vám chybět. Řešení? Nastavte zprávu mimo kancelář nebo automatickou odpověď, která říká: „Pokud se jedná o velmi naléhavou záležitost, napište mi / zavolejte / pošlete mi zprávu…“a uveďte své telefonní číslo, uvolněnou rukojeť nebo preferovanou komunikační linku.

Smazat! Nebo Soubor Pošty Do Složek

obnovit e-mail je často dobrý úmysl, že se vytratily. Vědět, kdy pustit. Nezavěšujte zprávy, pokud s nimi pravděpodobně nikdy nic neuděláte. Opuštění nedůležité zprávy ve vaší e-mailové schránky je vysoce neproduktivní, rušivé, a to pouze připomíná to, co byste chtěli dělat v dokonalém světě, ale nemůžeme.

nedělají žádnou laskavost tím, že ve složce doručená pošta.

Pokud se mazání zpráv jeví jako závažné, přesuňte je do nové složky. Zavolejte tuto složku čekající nebo dobré úmysly. Důležité je dostat je ze své doručené pošty. Počkejte několik měsíců. Podívejte se, kolik jste někdy vykopali nebo odpověděli. V případě, že odpověď je nula, možná přehodnotit jejich odstranění v první řadě.

vyprázdněte koš pravidelně

vyprázdněte koš pravidelně. Odstranění koše vyčistí místo. Většina e-mailových programů, včetně aplikace Outlook, má nastavení pro automatické ukládání koše při ukončení aplikace. Pokud si nikdy nezapomenete vyhodit odpadky, doporučuji tuto funkci zapnout.

většina lidí pravděpodobně nepotřebuje vyprázdnit koš více než jednou za měsíc nebo jednou za čtvrtletí. Existuje nebezpečí při mazání koše příliš často, protože koš je místo, kde jdete na záchranu e-mailů, o kterých jste si mysleli, že nepotřebujete, ale ukázalo se, že ano. Zachránil jsem mnoho zpráv z koše, obvykle ve stejný den, kdy jsem je tam dal.

jak vytáhnout nouzový kabel

Nyní, pokud jste zoufalí pro čistou břidlici se svou doručenou poštou, zde je poslední trik, který můžete vyzkoušet:

1. Vytvořte novou složku. Pojmenujte ji stará Doručená pošta nebo pošta před červencem 2019 (nebo aktuální měsíc a rok).

2. Vyberte vše ve své doručené poště. Přesuňte vše do nové složky.

Voilà. Jste v inbox zero a ani jste nemuseli vyhodit jedinou zprávu.

nikdo neočekává, že budete přes noc přepracovávat chaotickou doručenou poštu. Přizpůsobte několik pozitivních návyků postupně. Proveďte několik pravidelných akcí, jako je vyprázdnění koše nebo hromadné mazání odeslané pošty, abyste měli pocit, že děláte pokrok.