o e-mail pode nos fazer sentir como se estivéssemos lutando para manter nossas cabeças acima da água. A tua caixa de entrada é comprida? Você começa todos os dias lendo e-mails, pensando que você vai responder às mensagens mais importantes, apenas para olhar para cima e perceber que uma hora passou e você não fez nada até agora? Estás a ficar sem espaço para o teu e-mail a cada poucos dias? O e-mail parece um multiplicador de produtividade ou um assassino de produtividade?

são necessários apenas alguns truques simples para se tornar mais eficiente em lidar com o e-mail para que você não se sinta pesado por ele. Algumas dessas dicas dependem de funções encontradas na maioria dos programas de E-mail, mas outras são formas de mudar seus próprios hábitos para que as pequenas interações diárias que você tem com e-mail ajudá-lo a manter o controle com a gestão.pense nisso como limpar os dentes. Há uma diferença entre a higiene dentária diária e ir ao dentista, mas tens de fazer as duas coisas. Você deve escovar duas vezes por dia e Fio Dental uma vez por dia, e esses hábitos são extremamente importantes para ter dentes saudáveis. A cada seis meses, você também deve visitar um dentista para uma limpeza mais completa, raios-x e outros cuidados preventivos. A higiene diária impede que problemas maiores se acumulem. Visitas ao dentista ajudá-lo a pegar e corrigir problemas crescentes antes que eles fiquem fora de controle.é claro que, mesmo com os dentes, as coisas podem correr mal. Um acidente pode derrubá-los ou seus genes podem acabar impactando-os, assim como um novo projeto ou mudança na posição de trabalho pode, de repente, causar uma explosão de E-mail. Seja qual for o caso, isso não significa que você deve parar de usar fio dental ou ver um dentista regularmente—ou limpar o seu e-mail todos os dias. Se você tem um problema inesperado, você ainda precisa seguir bons hábitos para manter tudo sob controle.

Quando você muda a forma como você interage com o e—mail a curto prazo—quando e como você verifica, quantas vezes você apaga mensagens, e assim por diante-Isso torna a sua vida mais fácil a longo prazo.

Aqui estão algumas dicas de topo para fazer o e-mail menos de um fardo. Deixa-me avisar-te que estas dicas estão enraizadas no senso comum e não fornecem uma bala mágica, o que significa que não te vão deixar boquiaberto ou tornar-se uma sensação da noite para o dia. Mas nem o fio dental.

apague primeiro

a primeira coisa a fazer quando abrir a sua caixa de entrada é Procurar para ver o que pode apagar. Olha para o assunto e o remetente. É lixo? É um email promocional que nunca vais ler? É um aviso do seu colega de trabalho dizendo na linha de assunto que eles vão sair hoje, e não há quase nenhuma chance de que qualquer informação adicional no corpo do E-mail será relevante para você? Se sim, deita-o fora.

Todas as mensagens que identifique como não importantes devem ser seleccionadas e enviadas para o lixo a granel. Se você não está com pressa em uma manhã em particular, você pode até mesmo tentar identificar um ou dois emails regulares para cancelar a subscrição.por que importa fazer este passo primeiro? Quando você apaga mensagens irrelevantes imediatamente, você torna mais fácil ver as mensagens restantes. Quando você pode ver as mensagens restantes, você pode triagem as importantes mais rapidamente. Se você pode identificar mesmo cinco ou dez por cento do seu correio de entrada diária como “muito provável que não requer ação” para que você possa apagá-lo prontamente, você estará em muito melhor forma para começar o seu dia de forma produtiva.

Use mais de um endereço de E-mail

eu não posso suportar e-mails de marketing ou confirmação de envio, muito menos lembretes do meu banco para pagar a conta do meu cartão de crédito quando ele já está configurado para auto-pagamento. (Grr.) Todas estas mensagens iria desorganizar a minha caixa de entrada e torná-lo mais difícil de detectar e-mails importantes, exceto que eu tenho uma estratégia para lidar com eles.

I use a separate email address for all these messages of low importance.

existem algumas maneiras de fazê-lo. Você pode configurar uma nova conta de E-mail inteiramente para este fim, que é como eu faço, ou você pode criar um endereço de alias usando sua conta corrente. A maioria dos provedores de E-mail permitem que você faça isso. Em seguida, você cria uma regra ou filtro em sua conta de E-mail para que todas as mensagens enviadas para o alias saltar a caixa de entrada e ir para uma pasta diferente. Chama-lhe Caixa de entrada 2 Ou Baixa importância ou o que quiseres.

uma vantagem de usar um endereço de E-mail separado para este fim é que você mantém este correio não-completamente-lixo, às vezes chamado de gray mail, separado do seu correio importante. Além disso, se uma empresa vender o seu endereço de E-mail para outra lista de distribuição, quaisquer mensagens de marketing novas e indesejadas também não vão acabar na sua caixa de entrada primária. Um terceiro benefício é que você não está distraído com essas mensagens, considerando que você tem que entrar em outro programa de E-mail ou navegar para uma caixa de entrada diferente para acessá-los.

escreva curto

ao escrever emails, diga o que quer dizer, Seja claro e seja conciso. Por quê? Escrever curta ajuda as pessoas que lêem a sua mensagem chegar ao ponto e processar o seu e-mail de forma mais eficiente. Eles podem pegar no seu tom e responder em espécie, o que tornará a vida mais fácil para você.

algumas situações requerem sentenças completas e linguagem formal, mas fragmentos podem ser extremamente eficazes em E-mail. Usa – os quando fizer sentido. A polícia gramatical não virá atrás de ti. Certamente, às vezes você precisa ser altamente detalhado e tirar proveito do aspecto de rasto de papel do E-mail—há um registro de tudo. Geralmente falando, no entanto, o padrão para a linguagem concisa, clara e direta.

nem toda a gente é adepta da brevidade e pode sair como curt. Para evitar soar hostil, você pode adicionar um emoji ou pontos de exclamação. Ou simplesmente deixar as pessoas saber que você tenta ser conciso em E-mail e eles não devem levá-lo para o lado pessoal.

utilize grupos ou listas de distribuição

Se enviar uma mensagem para o mesmo grupo de pessoas repetidamente, crie um grupo ou um nome alternativo por e-mail. No Outlook, chama-se Lista de distribuição. No Gmail, vá aos contactos (contacts.google.com), selecione as pessoas que você deseja adicionar a um grupo, e clique no ícone da etiqueta. Dá um nome ao teu grupo. Uma vez que ele salva, você pode digitar esse nome para compor automaticamente uma mensagem para todos no grupo.

usando grupos não só economiza tempo, eliminando a necessidade de digitar o nome de cada pessoa quando você envia o grupo, mas também configura você para táticas de exclusão fácil, como eu explico um pouco mais tarde.

crie modelos ou respostas enlatadas

Se há uma mensagem que você envia vezes sem conta, não a Escreva do zero de cada vez. Reutilizar o que você já escreveu fazendo um modelo ou resposta enlatada, como o Gmail chama.

alguns exemplos de mensagens que as pessoas enviam com frequência estão ao longo das linhas de:Obrigado por me contactares, mas não estou interessado, a confirmar a recepção. Obrigado e por favor, avise-me se precisar de mais alguma coisa do meu lado, e isso parece um trabalho para o nosso departamento legal. O melhor ponto de contacto é…

Uma vez que tenha alguns modelos configurados, pode responder a mensagens que normalmente demorariam tempo desnecessário sem sequer pensar muito sobre isso, deixando-o prosseguir com um trabalho mais importante.

reutilizar as linhas de assunto

reutilizar mensagens enviadas através de modelos e respostas enlatadas aumenta a sua eficiência ao minimizar a escrita. A reutilização das linhas de assunto permite-lhe apagar ou arquivar mensagens antigas de forma mais fácil e rápida. Eu explico como.

Ordenar para excluir

os limites de dados podem surpreender qualquer pessoa, mesmo pessoas altamente organizadas. A maneira de liberar algum espaço é apagar mensagens que você não precisa em massa. Este é o tipo de tarefa que você pode pensar como sendo semelhante a ir ao dentista. Você não tem que fazer isso todos os dias, mas fazê-lo periodicamente e regularmente vai ajudar a prevenir problemas maiores. Considero particularmente úteis três métodos de exclusão.

em primeiro lugar, ordene o seu correio enviado pelo tamanho do ficheiro ou anexo e deite fora os maiores de que não necessita. A razão pela qual me concentro em mensagens enviadas é porque se eu enviei um anexo, há uma boa chance de eu possuir o arquivo e, portanto, eu tenho outra cópia guardada em outro lugar.

o segundo método é ordenar o correio enviado por linha de assunto e procurar mensagens que você envia regularmente. Se você enviar uma mensagem semanal com a linha de assunto “limpeza de geladeira às 16: 00 de hoje”, você pode rapidamente ver, selecionar e excluí-los todos de uma vez.em terceiro lugar, ordenar as suas mensagens pelo destinatário. Você provavelmente tem alguns colegas, amigos, ou grupos de pessoas que você envia por e-mail muitas vezes. É provável que muitas das mensagens enviadas entre você e elas não sejam muito importantes. Se nunca mais precisar delas, seleccione várias mensagens de uma vez e apague-as em massa.

Desligue as notificações, feche o e-mail para focar

obter um alerta no ecrã sobre cada mensagem recebida é incrivelmente interrompido e perturbador. Acho que a esmagadora maioria dos trabalhadores estaria melhor com alertas de E-mail completamente incapacitados. Só ajuda nos casos mais raros. Desliguem as notificações.

da mesma forma, feche a sua aplicação de E-mail ou a sua página de navegador quando precisar de fazer um trabalho altamente focado durante pelo menos 30 minutos. Custa-me escrever essa dica, sabendo que quase ninguém a seguirá. Poucas pessoas o fazem, mas gostava de convencer mais pessoas a tentar. Imagine o quanto mais fácil será encontrar seu fluxo quando você não estiver distraído pelo e-mail.pense na última vez que trabalhou offline, seja num avião sem Wi-Fi ou quando a sua internet estava em baixo. Ou talvez você tenha trabalhado a partir de um fuso horário onde você não tem muitos outros colegas e, portanto, não teve interrupções por e-mail por um longo período de seu dia. Ao fechar o e-mail, você se aproxima de replicar essa experiência de não ser interrompido, enquanto ainda é capaz de acessar outras informações on-line, conforme necessário.

co-opt Auto Resplses

relacionado com a dica anterior, digamos que você não vai fechar a sua janela de E-mail porque você está preocupado que alguém vai tentar contatá-lo com um assunto urgente e você vai perdê-lo. A solução? Configure uma mensagem fora do escritório ou auto-resposta que diga: “se este é um assunto altamente urgente, por favor envie-me um texto/chamada/mensagem…”e dê o seu número de telefone, Slack handle, ou linha de comunicação preferida.

apagar! Ou File Mail em pastas

um e-mail não-preenchido é muitas vezes uma boa intenção que não foi cumprida. Saber quando largar. Não se apegue às mensagens se você provavelmente nunca vai fazer nada com elas. Deixar mensagens sem importância na sua caixa de entrada é altamente improdutivo, distraindo, e só lhe lembra o que você gostaria de fazer em um mundo perfeito, mas não pode.

eles não estão fazendo nenhum favor por estar em sua caixa de entrada.

Se a remoção de mensagens parecer grave, mova-as para uma nova pasta em vez disso. Ligue para essa pasta pendente ou boas intenções. O importante é tirá-los da caixa de entrada. Espera alguns meses. Vê quantos já desenterraste ou respondeste. Se a resposta for zero, talvez reconsidere eliminá-los em primeiro lugar.

esvazie o lixo periodicamente

esvazie o lixo periodicamente. Apagar o lixo limpa o espaço. A maioria dos programas de E-mail, incluindo o Outlook, têm uma configuração para despejar automaticamente o lixo quando você sai do aplicativo. Se nunca te lembrares de despejar o lixo, recomendo ligar esse recurso.

a maioria das pessoas provavelmente não precisa esvaziar o lixo mais de uma vez por mês ou uma vez por trimestre. Há um perigo em Apagar o seu lixo muitas vezes, como o lixo é onde você vai para resgatar e-mails que você pensou que não precisava, mas acontece que você precisa. Salvei muitas mensagens do caixote do lixo, normalmente no mesmo dia em que as pus lá.

como puxar o cordão de emergência

agora, se você está desesperado por uma ardósia limpa com a sua caixa de entrada, aqui está um último truque que você pode tentar:

1. Criar uma nova pasta. Diga-lhe o nome antigo da caixa de entrada ou do correio antes de julho de 2019 (ou do mês e ano em curso).2. Selecione tudo em sua caixa de entrada. Move tudo para a nova pasta.Voilà. Estás na caixa zero, e nem tiveste de deitar fora uma única mensagem.ninguém espera que faça uma revisão caótica da noite para o dia. Adaptar alguns hábitos positivos pouco a pouco. Faça algumas das ações periódicas, tais como esvaziar o lixo ou bulk apagar o correio enviado, para ajudá-lo a sentir que está progredindo.