E-Mails können uns das Gefühl geben, dass wir Schwierigkeiten haben, den Kopf über Wasser zu halten. Ist Ihr Posteingang Seiten lang? Fangen Sie jeden Tag an, E-Mails zu lesen und denken, dass Sie auf die wichtigsten Nachrichten antworten werden, nur um aufzublicken und zu erkennen, dass eine Stunde vergangen ist und Sie bisher nichts getan haben? Geht Ihnen alle paar Tage der Speicherplatz für Ihre E-Mails aus? Fühlt sich E-Mail wie ein Produktivitätsmultiplikator oder ein Produktivitätskiller an?

Es braucht nur ein paar einfache Tricks, um effizienter mit E-Mails umzugehen, damit Sie sich nicht davon belastet fühlen. Einige dieser Tipps basieren auf Funktionen, die in den meisten E-Mail-Programmen zu finden sind, aber andere sind Möglichkeiten, Ihre eigenen Gewohnheiten zu ändern, so dass die kleinen alltäglichen Interaktionen, die Sie mit E-Mails haben, Ihnen helfen, mit der Verwaltung auf dem richtigen Weg zu bleiben.

Denken Sie darüber nach, wie Sie Ihre Zähne putzen. Es gibt einen Unterschied zwischen täglicher Zahnhygiene und dem Gang zum Zahnarzt, aber Sie müssen beides tun. Sie sollten zweimal täglich putzen und einmal täglich Zahnseide verwenden, und diese Gewohnheiten sind äußerst wichtig für gesunde Zähne. Alle sechs Monate sollten Sie auch einen Zahnarzt aufsuchen, um eine gründlichere Reinigung, Röntgenaufnahmen und andere vorbeugende Maßnahmen zu erhalten. Die tägliche Hygiene verhindert, dass sich größere Probleme aufbauen. Besuche beim Zahnarzt helfen Ihnen, aufkeimende Probleme zu erkennen und zu beheben, bevor sie außer Kontrolle geraten.

Natürlich kann auch mit Zähnen etwas schief gehen. Ein Unfall könnte sie ausschalten oder Ihre Gene könnten sich auf sie auswirken, genauso wie ein neues Projekt oder eine Änderung der Arbeitsposition plötzlich eine Explosion von E-Mails verursachen könnte. Was auch immer der Fall ist, es bedeutet nicht, dass Sie aufhören sollten, regelmäßig Zahnseide zu verwenden oder einen Zahnarzt aufzusuchen — oder Ihre E-Mails jeden Tag aufzuräumen. Wenn Sie ein unerwartetes Problem haben, müssen Sie dennoch guten Gewohnheiten folgen, um alles in Schach zu halten.

Wenn Sie kurzfristig ändern, wie Sie mit E—Mails interagieren — wann und wie Sie sie überprüfen, wie oft Sie Nachrichten löschen usw. -, erleichtert dies auf lange Sicht Ihr Leben.

Hier sind ein paar Top-Tipps, um E-Mails weniger zu belasten. Lassen Sie mich Sie warnen, dass diese Tipps im gesunden Menschenverstand verwurzelt sind und keine magische Kugel bieten, was bedeutet, dass sie Sie nicht umhauen oder über Nacht zu einer Sensation werden. Aber weder wird Zahnseide.

Zuerst löschen

Das erste, was Sie tun müssen, wenn Sie Ihren Posteingang öffnen, ist scannen, um zu sehen, was Sie löschen können. Schauen Sie sich die Betreffzeile und den Absender an. Ist es Müll? Ist es eine Werbe-E-Mail, die Sie nie lesen werden? Ist es eine Mitteilung von Ihrem Mitarbeiter in der Betreffzeile, dass sie heute draußen sein werden, und es gibt so gut wie keine Chance, dass zusätzliche Informationen im Text der E-Mail für Sie relevant sein werden? Wenn ja, werfen Sie es weg.

Alle Nachrichten, die Sie als unwichtig identifizieren, sollten ausgewählt und in großen Mengen in den Papierkorb verschoben werden. Wenn Sie an einem bestimmten Morgen nicht in Eile sind, können Sie sogar versuchen, einen oder zwei reguläre E-Mail-Empfänger zu identifizieren, von denen Sie sich abmelden können.

Warum ist es wichtig, diesen Schritt zuerst zu machen? Wenn Sie irrelevante Nachrichten sofort löschen, können Sie die verbleibenden Nachrichten leichter anzeigen. Wenn Sie die verbleibenden Nachrichten sehen können, können Sie die wichtigen schneller triagen. Wenn Sie sogar fünf oder zehn Prozent Ihrer täglichen eingehenden E-Mails als „sehr wahrscheinlich nicht handlungsbedürftig“ identifizieren können, damit Sie sie umgehend löschen können, sind Sie in einer viel besseren Verfassung, um Ihren Tag produktiv zu beginnen.

Mehr als eine E-Mail-Adresse verwenden

Ich kann Marketing-E-Mails oder Versandbestätigungen nicht ertragen, geschweige denn Erinnerungen von meiner Bank, um meine Kreditkartenrechnung zu bezahlen, wenn sie bereits für die automatische Bezahlung eingerichtet ist. (Grr.) All diese Nachrichten würden meinen Posteingang überladen und es schwieriger machen, wichtige E-Mails zu erkennen, außer dass ich eine Strategie für den Umgang mit ihnen habe.

Ich verwende eine separate E-Mail-Adresse für alle diese Nachrichten von geringer Bedeutung.

Es gibt ein paar Möglichkeiten, dies zu tun. Sie können ein neues E-Mail-Konto vollständig für diesen Zweck einrichten, wie ich es mache, oder Sie können eine Alias-Adresse mit Ihrem aktuellen Konto erstellen. Die meisten E-Mail-Anbieter lassen Sie das tun. Anschließend erstellen Sie eine Regel oder einen Filter in Ihrem E-Mail-Konto, sodass alle an den Alias gesendeten Nachrichten den Posteingang überspringen und in einen anderen Ordner verschoben werden. Nennen Sie es Posteingang 2 oder niedrige Wichtigkeit oder was auch immer Sie wollen.Ein Vorteil der Verwendung einer separaten E-Mail-Adresse für diesen Zweck besteht darin, dass Sie diese Nicht ganz Junk-Mail, manchmal auch graue Mail genannt, von Ihrer wichtigen Mail getrennt halten. Wenn ein Unternehmen Ihre E-Mail-Adresse an einen anderen Verteiler verkauft, landen neue und unerwünschte Marketingnachrichten auch nicht in Ihrem primären Posteingang. Ein dritter Vorteil besteht darin, dass Sie nicht von diesen Nachrichten abgelenkt werden, wenn Sie sich bei einem anderen E-Mail-Programm anmelden oder zu einem anderen Posteingang navigieren müssen, um darauf zuzugreifen.

Schreiben Sie kurz

Wenn Sie E-Mails schreiben, sagen Sie, was Sie meinen, seien Sie klar und prägnant. Warum? Wenn Sie kurz schreiben, können die Personen, die Ihre Nachricht lesen, auf den Punkt kommen und ihre E-Mails effizienter verarbeiten. Sie können Ihren Ton aufgreifen und in Form von Sachleistungen antworten, was Ihnen das Leben erleichtern wird.

Einige Situationen erfordern vollständige Sätze und formale Sprache, aber Fragmente können in E-Mails äußerst effektiv sein. Verwenden Sie sie, wenn es Sinn macht. Die Grammatikpolizei wird nicht hinter dir her sein. Natürlich müssen Sie manchmal sehr detailliert sein und den Papierspur-Aspekt von E—Mails nutzen – es gibt eine Aufzeichnung von allem. Im Allgemeinen verwenden Sie jedoch eine prägnante, klare und unkomplizierte Sprache.

Nicht jeder ist geschickt in Kürze und es kann als curt abgehen. Um nicht unfreundlich zu klingen, können Sie ein Emoji oder Ausrufezeichen hinzufügen. Oder lassen Sie die Leute einfach wissen, dass Sie versuchen, in E-Mails präzise zu sein, und sie sollten es nicht persönlich nehmen.

Gruppen oder Verteilerlisten verwenden

Wenn Sie wiederholt eine Nachricht an dieselbe Personengruppe senden, richten Sie einen Gruppen- oder E-Mail-Alias ein. In Outlook wird es als Verteilerliste bezeichnet. Gehen Sie in Google Mail zu Kontakte (contacts.google.com ), wählen Sie die Personen aus, die Sie einer Gruppe hinzufügen möchten, und klicken Sie auf das Beschriftungssymbol. Geben Sie Ihrer Gruppe einen Namen. Sobald es gespeichert ist, können Sie diesen Namen eingeben, um automatisch eine Nachricht an alle in der Gruppe zu verfassen.

Die Verwendung von Gruppen spart nicht nur Zeit, da Sie nicht mehr den Namen jeder Person eingeben müssen, wenn Sie der Gruppe eine E-Mail senden, sondern bereitet Sie auch auf einfache Löschtaktiken vor, wie ich später erkläre.

Erstellen Sie Vorlagen oder vorgefertigte Antworten

Wenn Sie eine Nachricht immer wieder senden, schreiben Sie sie nicht jedes Mal neu. Verwenden Sie das, was Sie bereits geschrieben haben, erneut, indem Sie eine Vorlage oder eine vordefinierte Antwort erstellen, wie Google Mail es nennt.

Ein paar Beispiele für Nachrichten, die Menschen häufig senden, sind entlang der Linien von:

• Vielen Dank für die Kontaktaufnahme, aber ich bin nicht interessiert,
• Bestätigung des Eingangs. Vielen Dank und bitte lassen Sie mich wissen, wenn Sie noch etwas von meinem Ende brauchen, und
• Das klingt nach einem Job für unsere Rechtsabteilung. Der beste Ansprechpartner ist…

Sobald Sie ein paar Vorlagen eingerichtet haben, können Sie auf Nachrichten antworten, die normalerweise unnötige Zeit in Anspruch nehmen würden, ohne viel darüber nachzudenken, und Sie können mit wichtigeren Arbeiten fortfahren.

Betreffzeilen wiederverwenden

Die Wiederverwendung gesendeter Nachrichten über Vorlagen und vorgefertigte Antworten erhöht Ihre Effizienz, indem das Schreiben minimiert wird. Durch die Wiederverwendung von Betreffzeilen können Sie alte Nachrichten einfacher und schneller löschen oder archivieren. Ich werde erklären, wie als nächstes.

Sortieren nach Löschen

Datenlimits können sich an jeden schleichen, auch an hochorganisierte Personen. Die Möglichkeit, Speicherplatz freizugeben, besteht darin, Nachrichten zu löschen, die Sie nicht in großen Mengen benötigen. Dies ist die Art von lästiger Arbeit, die Sie sich vorstellen können, ähnlich wie beim Zahnarzt. Sie müssen es nicht jeden Tag tun, aber wenn Sie es regelmäßig und regelmäßig tun, können Sie größere Probleme vermeiden. Ich finde drei Methoden zum Löschen besonders hilfreich.

Sortieren Sie zunächst Ihre gesendeten E-Mails nach Dateigröße oder Anhang und werfen Sie die größten weg, die Sie nicht benötigen. Der Grund, warum ich mich auf gesendete Nachrichten konzentriere, ist, dass ich, wenn ich einen Anhang sende, eine gute Chance habe, dass ich die Datei besitze und daher eine andere Kopie woanders gespeichert habe.Die zweite Methode besteht darin, gesendete E-Mails nach Betreffzeile zu sortieren und nach Nachrichten zu suchen, die Sie regelmäßig senden. Wenn Sie eine wöchentliche Nachricht mit der Betreffzeile „Kühlschrankreinigung um 4 Uhr heute“ senden, können Sie sie schnell alle auf einmal sehen, auswählen und löschen.

Drittens sortieren Sie Ihre Nachrichten nach Empfänger. Sie haben wahrscheinlich ein paar Kollegen, Freunde oder Gruppen von Menschen, die Sie oft per E-Mail. Es ist wahrscheinlich, dass viele der Nachrichten, die zwischen Ihnen und ihnen gesendet werden, nicht sehr wichtig sind. Wenn Sie sie nie wieder benötigen, wählen Sie mehrere Nachrichten gleichzeitig aus und löschen Sie sie massenhaft.

Benachrichtigungen ausschalten, E-Mail schließen, um sich zu konzentrieren

Eine Benachrichtigung auf dem Bildschirm über jede eingehende Nachricht zu erhalten, ist unglaublich unterbrechend und ablenkend. Ich würde vermuten, dass die überwiegende Mehrheit der Arbeitnehmer besser dran wäre, wenn E-Mail-Benachrichtigungen vollständig deaktiviert wären. Es ist nur in den seltensten Fällen hilfreich. Schalten Sie also Ihre Benachrichtigungen aus.

Schließen Sie Ihre E-Mail-Anwendung oder den Browser-Tab, wenn Sie mindestens 30 Minuten lang konzentriert arbeiten müssen. Es schmerzt mich, diesen Tipp zu schreiben, wohl wissend, dass fast niemand ihm folgen wird. Sehr wenige Leute tun es tatsächlich, aber ich wünschte, ich könnte mehr Leute davon überzeugen, es zu versuchen. Stellen Sie sich vor, wie viel einfacher es sein wird, Ihren Flow zu finden, wenn Sie nicht durch E-Mails abgelenkt werden.

Denken Sie an das letzte Mal zurück, als Sie offline gearbeitet haben, sei es in einem Flugzeug ohne WLAN oder als Ihr Internet ausgefallen war. Oder vielleicht haben Sie von einer Zeitzone aus gearbeitet, in der Sie nicht viele andere Kollegen haben und daher lange Zeit keine E-Mail-Unterbrechungen hatten. Durch das Schließen von E-Mails replizieren Sie die Erfahrung, nicht unterbrochen zu werden, und können bei Bedarf weiterhin auf andere Online-Informationen zugreifen.

Automatische Antworten kooptieren

Im Zusammenhang mit dem vorherigen Tipp möchten Sie beispielsweise Ihr E-Mail-Fenster nicht schließen, weil Sie befürchten, dass jemand versucht, Sie mit einer dringenden Angelegenheit zu kontaktieren, und Sie werden es verpassen. Der Workaround? Richten Sie eine Abwesenheits- oder automatische Antwortnachricht ein, die besagt: „Wenn dies eine sehr dringende Angelegenheit ist, senden Sie mir bitte eine SMS / Anruf / Nachricht…“ und geben Sie Ihre Telefonnummer, Ihr Slack-Handle oder Ihre bevorzugte Kommunikationslinie an.

Löschen! Oder E-Mails in Ordnern ablegen

Eine nicht gelöschte E-Mail ist oft eine gute Absicht, die unerfüllt geblieben ist. Wissen, wann man loslassen muss. Halten Sie sich nicht an Nachrichten, wenn Sie wahrscheinlich nie etwas damit anfangen werden. Das Hinterlassen unwichtiger Nachrichten in Ihrem Posteingang ist äußerst unproduktiv, ablenkend und erinnert Sie nur daran, was Sie in einer perfekten Welt gerne tun würden, aber nicht können.

Sie tun Ihnen keinen Gefallen, indem Sie in Ihrem Posteingang sind.

Wenn das Löschen von Nachrichten schwerwiegend erscheint, verschieben Sie sie stattdessen in einen neuen Ordner. Nennen Sie diesen Ordner Ausstehend oder gute Absichten. Das Wichtigste ist, sie aus Ihrem Posteingang zu bekommen. Warte ein paar Monate. Sehen Sie, wie viele Sie jemals ausgegraben oder geantwortet haben. Wenn die Antwort Null ist, überdenken Sie vielleicht, sie überhaupt zu löschen.

Leeren Sie den Papierkorb regelmäßig

Leeren Sie den Papierkorb regelmäßig. Durch das Löschen des Papierkorbs wird Speicherplatz frei. Die meisten E-Mail-Programme, einschließlich Outlook, verfügen über eine Einstellung zum automatischen Löschen des Papierkorbs, wenn Sie die App beenden. Wenn Sie nie daran denken, den Papierkorb zu entleeren, empfehle ich, diese Funktion zu aktivieren.

Die meisten Menschen müssen den Müll wahrscheinlich nicht öfter als einmal im Monat oder vierteljährlich leeren. Es besteht die Gefahr, dass Sie Ihren Papierkorb zu oft löschen, da Sie im Papierkorb E-Mails retten, von denen Sie dachten, dass Sie sie nicht benötigen, aber es stellt sich heraus, dass Sie dies tun. Ich habe viele Nachrichten aus dem Papierkorb gerettet, normalerweise am selben Tag, an dem ich sie dort abgelegt habe.

So ziehen Sie die Notrufschnur

Wenn Sie verzweifelt nach einer sauberen Weste mit Ihrem Posteingang suchen, können Sie hier einen letzten Trick ausprobieren:

1. Erstellen Sie einen neuen Ordner. Nennen Sie es Alten Posteingang oder E-Mail vor Juli 2019 (oder dem aktuellen Monat und Jahr).

2. Wählen Sie alles in Ihrem Posteingang aus. Verschieben Sie alles in den neuen Ordner.

Voilà. Sie sind bei Inbox Zero und mussten nicht einmal eine einzige Nachricht rauswerfen.

Niemand erwartet, dass Sie einen chaotischen Posteingang über Nacht überarbeiten. Passen Sie nach und nach ein paar positive Gewohnheiten an. Führen Sie einige der regelmäßigen Aktionen aus, z. B. das Leeren des Papierkorbs oder das Massenlöschen gesendeter E-Mails, damit Sie das Gefühl haben, Fortschritte zu erzielen.