Plan

Möchten Sie ein Familientreffen planen? Egal, ob Sie mit einer Gruppe arbeiten oder die Herausforderung alleine angehen, es gibt viele Details zu beachten.

Befolgen Sie diese Anleitung zur Planung von Familientreffen, um ein unvergessliches Wiedersehen zu planen, das Ihre ganze Familie genießen wird.

Die Vorteile der Planung eines Familientreffens

Obwohl es für Angehörige heute einfacher ist, mit Technologie und sozialen Medien in Kontakt zu bleiben, sind Familien oft immer noch durch Distanz getrennt oder durch alltägliche Aufgaben getrennt. Familientreffen sind wichtiger denn je und bieten mehrere Vorteile.

Verbinde dich wieder mit der Familie

Viele Familienmitglieder leben Staaten — manchmal Länder — getrennt voneinander, so dass Familientreffen alle wieder verbinden lassen. Geliebte Menschen nutzen diese Zeit, um das Leben und das Wohlbefinden des anderen nachzuholen. Für einige kann ein Familientreffen die einzige Gelegenheit sein, den Rest der Familie einem neuen Baby oder Ehepartner vorzustellen.

Ein Ereignis feiern

Viele Familien nutzen Wiedervereinigungen als Zeit, um Meilensteinjubiläen oder Geburtstage zu feiern. Sie können auch neue Ehen bei Wiedervereinigungen feiern. Für Familienmitglieder, die nicht an der Hochzeit teilnehmen konnten, Dies ist ihre Chance, Zeit mit dem Paar zu genießen.Für Familien, die im Laufe des Jahres Angehörige verloren haben, bieten Wiedervereinigungen die Möglichkeit, das Leben dieser Person zu ehren und ihre Erinnerung gemeinsam zu feiern.

Umfassen Sie Ihr Erbe

Familientreffen sind eine Zeit, in der alle Generationen, alte und neue, zusammenkommen. Sie sind eine Möglichkeit, die Geschichte Ihrer Familie zu bewahren und mit den jüngeren Generationen zu teilen, einschließlich alter Familiengeschichten, geliebter Rezepte oder zeitloser Traditionen.Ein Familientreffen ist auch der perfekte Zeitpunkt, um neue Familientraditionen zu beginnen, die weitergegeben werden sollen, damit die jüngere Generation ihre eigenen Werte und Ideen einbringen kann.

Familientreffen geben Ihrer Familie die Möglichkeit, auch etwas über Ihre Abstammung zu erfahren. Wenn Ihre Familie kulturelle Traditionen hat, heben Sie diese bei Ihrem Treffen hervor. Feiern Sie, was Ihre Familie einzigartig macht.

Gemeinsam Spaß haben

Wenn alles gesagt und getan ist, können Familientreffen viel Spaß machen. Es ist Zeit, Zeit mit Ihren Lieben zu verbringen, an lustigen Aktivitäten teilzunehmen und leckeres Essen zu teilen.

So planen Sie ein Familientreffen

Planen Sie Ihr Familientreffen so früh wie möglich. Da es viele Details zu beachten gibt, beginnen Sie mit den Vorbereitungen mindestens sechs Monate bis ein Jahr im Voraus. Dies gibt Ihnen viel Zeit, sich fertig zu machen, und es gibt Ihren Familienmitgliedern genug Zeit, um Zeit von der Arbeit zu nehmen und Reisevorbereitungen zu treffen.

Verwenden Sie die folgende Checkliste für die Reunion-Planung, um Sie während des gesamten Planungsprozesses auf dem Laufenden zu halten.

Wenden Sie sich an die Familie

Bevor Sie beginnen, wenden Sie sich an Ihre Familie, wenn Sie besondere Wünsche oder Überlegungen haben, z. B. bevorzugte Daten oder Veranstaltungsorte. Beachten Sie alle zu vermeidenden Daten, z. B. die Hochzeit eines Familienmitglieds oder die Abschlussfeier. Ebenfalls, es sei denn, Sie beabsichtigen, Ihr Wiedersehen zu einer Ferienangelegenheit zu machen, Vermeiden Sie die Planung während der Ferienzeit.Wenn Sie mit Ihrer Familie sprechen, bevor Sie mit der Planung beginnen, erhalten Sie auch eine bessere Vorstellung davon, wie viele Personen teilnehmen können.

Wählen Sie ein Datum

Wenn Ihre Familie jedes Jahr am selben Tag ein Wiedersehen hat — wie am Labor Day—Wochenende oder am vierten Juli -, ist dieser Teil einfach. Wenn nicht, wählen Sie eine Zeit, die für die Mehrheit Ihrer Familie funktioniert.

Viele Familien planen ihre Treffen in den Sommermonaten, weil es für Familienmitglieder mit schulpflichtigen Kindern einfacher ist, daran teilzunehmen. Der Sommer bietet auch oft mehr Möglichkeiten für Outdoor-Locations und Erholung. Wenn Sie jedoch mit einem begrenzten Budget arbeiten, können Sie Ihr Wiedersehen in der Nebensaison buchen, wenn Veranstaltungsorte und Entertainer normalerweise spezielle Rabatte anbieten.

Bestimmen Sie auch die Dauer Ihres Familientreffens. Während einige Familien eine ganze Woche oder ein Wochenende beiseite legen, feiern andere an einem einzigen Tag.

Legen Sie das Budget fest

Als nächstes müssen Sie Ihr Budget aufschlüsseln. Wenn Sie mit einem Familientreffen Planungsausschuss arbeiten, sollte die Person, die für Finanzen haben eine Aufzeichnung, wie viel Geld im Vorjahr Wiedervereinigung ausgegeben wurde.

Sobald Sie wissen, mit wie viel Geld Sie arbeiten müssen, entscheiden Sie, ob mehr Mittel benötigt werden und wie Sie diese Mittel erhalten möchten. Verwenden Sie eine Tabelle, um alle Ausgaben zu verfolgen.

Wenn Sie ein Familientreffen mit kleinem Budget planen, suchen Sie nach Rabatten außerhalb der Saison, während Sie Ihren Veranstaltungsort, Caterer oder Entertainer reservieren. Sie können auch elektronische Einladungen versenden, Do-it-yourself-Dekorationen machen oder ein Potluck veranstalten, um Kosten zu senken.

Wählen Sie einen Ort

Wenn Sie sich nicht sicher sind, wo Sie ein Familientreffen abhalten sollen, gibt es einige Möglichkeiten, die Entscheidung zu erleichtern. Berücksichtigen Sie Ihr Budget sowie die Entfernung, die jeder Veranstaltungsort von der Mehrheit Ihrer Familie hat. Wählen Sie einen Ort, der Ihnen das beste Preis—Leistungs-Verhältnis bietet – zum Beispiel, Campingplätze für Familientreffen bieten Unterkunft und unterhaltsame Annehmlichkeiten an einem Ort.

Dies sind einige der besten Orte für ein Familientreffen:

• Campingplatz: Ein Familientreffen auf einem Campingplatz ist eine großartige Option, wenn Sie bleibende Erinnerungen schaffen und das beste Preis-Leistungs-Verhältnis erzielen möchten. Viele Campingplätze verfügen über Partyräume, wie überdachte Pavillons, wo Sie Ihre Wiedervereinigungsaktivitäten veranstalten können. Campingplätze bieten oft auch verschiedene Campingmöglichkeiten für alle Bedürfnisse Ihrer Familie – egal, ob sie lieber in einem Zelt, Wohnmobil oder einer möblierten Hütte übernachten möchten. Ihre Lieben werden die Möglichkeit genießen, vor Ort zu bleiben, nur wenige Gehminuten voneinander entfernt. Viele Campingplätze bieten auch unterhaltsame Annehmlichkeiten wie Schwimmbäder, Klettern oder Fahrradverleih. Suchen Sie bei der Auswahl eines Campingplatzes nach einem Campingplatz, der Gruppencampingmöglichkeiten bietet.

• Hinterhof: Sie könnten Ihr Wiedersehen im Hinterhof Ihres Hauses oder eines geliebten Menschen haben. Hinterhofveranstaltungen machen es überflüssig, den Veranstaltungsort im Voraus zu reservieren. Möglicherweise müssen Sie jedoch Hinterhofzelte, Sitzgelegenheiten, eine Bühne und andere Funktionen reservieren, die professionelle Veranstaltungsorte bieten.
• Bed and Breakfast: Abhängig von der Größe Ihrer Familie kann ein Bed and Breakfast ein geeigneter Ort sein. Sprechen Sie mit dem Eigentümer über die Möglichkeit, das ganze Haus für Ihre Veranstaltung zu buchen.
• Destination Reunion: Destination Reunions nehmen etwas mehr Zeit und Geld in Anspruch, aber sie bieten Ihrer Familie die Möglichkeit, gemeinsam Urlaub zu machen. Wählen Sie ein Reiseziel, das für jeden etwas bietet, wie eine Strandstadt, ein State Park oder ein Rückzugsort in den Bergen. Sparen Sie Geld, indem Sie einen Ort wählen, der alternative Unterkunftsmöglichkeiten bietet. Denken Sie daran, Einladungen frühzeitig zu senden, wenn Sie ein Zieltreffen planen, da Ihre Familie Zeit braucht, um Reisevorbereitungen zu planen.

Einladungen verschicken

Einladungen verschicken, sobald der Termin feststeht und der Veranstaltungsort reserviert ist. Wenn Sie nicht sicher sind, wann Sie die Einladungen versenden sollen, Überlegen Sie, wie weit die Leute für das Wiedersehen reisen müssen, die Gesamtkosten für Reise und Unterkunft und die Jahreszeit, zu der das Wiedersehen stattfindet. Zum Beispiel erfordern Herbsttreffen mehr Planung für Kinder im schulpflichtigen Alter, während Sommer möglicherweise nicht.

Sie können traditionelle Papier- oder digitale Einladungen senden. Erwägen Sie, ein Social-Media-Event zu erstellen, um während des restlichen Planungsprozesses Live-Updates bereitzustellen und Umfragen für Ihre Familie durchzuführen.

Auch wenn Ihr Wiedersehen jedes Jahr am selben Tag stattfindet, senden Sie Erinnerungseinladungen einige Monate vor der Veranstaltung.

Planen Sie das Menü

Bei der Planung des Menüs für Ihr Familientreffen müssen Sie einige Dinge beachten:

• Veranstaltungsort: Machen Sie sich mit dem von Ihnen gewählten Veranstaltungsort vertraut. Gibt es eine Küche in der Unterkunft? Gibt es Strom, um Speisenwärmer anzuschließen? Einige Orte erlauben möglicherweise kein Essen von außen und bieten nur Catering-Optionen vor Ort. Sprechen Sie mit Ihrem Veranstaltungsort über Ihre Optionen, bevor Sie mit der Planung Ihres Menüs beginnen. Sie können auch Ihre Wahl des Veranstaltungsortes für Menü Inspiration verwenden. Zum Beispiel, wenn Sie Ihre Wiedervereinigung auf einem Campingplatz haben, Planen Sie ein Camping-Themen-Menü mit S’mores und anderen Lagerfeuer Favoriten.
• Jahreszeit: Passen Sie Ihr Menü an die Jahreszeit an. Wenn Sie ein Sommertreffen planen, Fügen Sie Sommerlebensmittel und saisonale Produkte hinzu. Herbsttreffen erfordern herzhaftere Mahlzeiten und Komfortessen. Wenn Ihre Versammlung während der Ferienzeit stattfindet, Verwenden Sie dies als Anleitung zur Essensplanung.

• Erbe: Lassen Sie Ihre Vorfahren Ihr Familientreffen-Menü inspirieren. Servieren Sie Speisen, die die Kultur oder das Herkunftsland Ihrer Familie widerspiegeln. Dies ist der perfekte Weg, um zu feiern, was Ihre Familie einzigartig macht und geliebte Familienrezepte zu teilen.

In Anbetracht dieser Überlegungen ist es an der Zeit, Ihr Menü zu planen. Einige beliebte Lebensmittel für Familientreffen sind:Suppe: Suppe ist einfach zu servieren und eignet sich sowohl für kühle als auch für warme Temperaturen. Servieren Sie es mit Brot und Salat.

• Grillgut: Zünden Sie den Grill an und servieren Sie klassische Hamburger und Hot Dogs, oder erwägen Sie einen All-Out-Grill.
• Potluck: Ein bedeckter Potluck ist eine großartige Möglichkeit, die ganze Familie einzubeziehen und sicherzustellen, dass es eine Vielzahl von Lebensmitteln gibt. Lassen Sie jede Familie ihr Lieblingsessen in eine überdachte Schüssel bringen und stellen Sie das Geschirr für das Wiedersehen auf einen Buffettisch. Erwägen Sie, im Voraus eine Liste von Lebensmitteln zu erstellen. Lassen Sie Familienmitglieder sich für ein Hauptgericht, eine Beilage, eine Vorspeise, ein Dessert oder Getränke anmelden. Auf diese Weise erhalten Sie nicht vier Nudelsalate und keine heißen Vorspeisen.
• Feiertagsfest: Wenn Sie planen, Ihr Familientreffen während der Ferienzeit abzuhalten, machen Sie Ihr Menü zu einem Festtagsfest.
• Pizza: Für kleinere Familientreffen sollten Sie Pizza in einem örtlichen Geschäft bestellen. Viele Pizzerien bieten eine Lieferung vor Ort an. Denken Sie daran, den Pizzaladen einige Tage vor dem Wiedersehen anzurufen, um Ihre Bestellung aufzugeben, wenn Sie mehr als ein paar Pizzen benötigen.
• Taco Bar: Entwerfen Sie eine Taco-Bar mit Tortillas, Taco-Muscheln und einer Vielzahl von Taco-Belägen.
  Have it catered: Sparen Sie sich die Mühe des Kochens und die Vorbereitung Ihrer Familientreffen Essen, indem Sie Ihre Veranstaltung gesorgt. Wenden Sie sich an ein lokales Restaurant oder ein privates Catering-Unternehmen.

Egal, wie Sie die Speisekarte Ihres Restaurants gestalten, servieren Sie verschiedene Gerichte. Wenn Sie Einladungen versenden, ermutigen Sie Familienmitglieder, Sie über bestehende Allergien oder Lebensmittelpräferenzen zu informieren. Vielleicht möchten Sie für alle Fälle ein paar vegetarische, glutenfreie oder milchfreie Gerichte hinzufügen.

Planen Sie die Unterhaltung

Der Schlüssel zu einem erfolgreichen Familientreffen liegt darin, Aktivitäten anzubieten, die für jeden geeignet sind. Denken Sie daran, Ihr Veranstaltungsort könnte einige lustige Annehmlichkeiten haben, die Sie in Ihre Unterhaltungspläne integrieren können. Einige Ideen sind:

• Auktion: Einige Familien haben während des Treffens eine Auktion, um Geld für die Veranstaltung im nächsten Jahr zu sammeln. Auktionen sind auch eine unterhaltsame Möglichkeit, wettbewerbsfähig zu sein. Machen Sie es noch aufregender, indem Sie eine stille Auktion oder einen White Elephant Sale veranstalten.
• Trivia: Haben Sie ein Familien-Trivia-Event. Ihre Trivia-Fragen könnten über Popkultur, Fernsehen, Allgemeinwissen sein – oder sie könnten Fragen speziell über Ihre Familie sein. Stellen Sie beispielsweise Fragen wie „Wer ist hier das älteste lebende Familienmitglied?“ oder „Wie viele Rothaarige gibt es in unserer Familie?“ Dies ist eine unterhaltsame Art, alle einzubeziehen und dabei mehr voneinander zu lernen.
• Hofspiele: Werden Sie aktiv mit Hofspielen wie Cornhole, Leiterball oder Krocket.
• Sport: Wenn Sie aus einer Familie von Sportliebhabern kommen, haben Sie ein Fußball- oder Baseballspiel.
• Kartenturnier: Trennen Sie sich in Teams und veranstalten Sie ein Kartenturnier. Klassische Kartenspiele wie Euchre oder Gin Rummy werden bei der älteren Generation ein Hit sein. Neuere Kartenspiele wie Uno oder Phase 10 machen ebenfalls Spaß.
• Professionelle Entertainer: Wenn Ihr Budget es zulässt, sollten Sie einen professionellen Musiker, Zauberer oder Komiker für Ihr Wiedersehen buchen. Lassen Sie sie die unterhaltsam behandeln, während Sie sich zurücklehnen und genießen.
• Schnitzeljagd: Teilen Sie Ihre Familie in verschiedene Teams auf und veranstalten Sie eine Schnitzeljagd. Dies ist eine hervorragende Möglichkeit für entfernte Familienmitglieder, das Eis zu brechen und sich kennenzulernen. Beziehen Sie Ihre ganze Familie ein, indem Sie jeden Teilnehmer bitten, im Voraus eine interessante Tatsache über sich selbst aufzuschreiben, wie „Ich habe sechs Hunde“ oder „Ich bin Konzertpianist.“ Verwenden Sie diese Fragen, um Ihre Schnitzeljagdliste zu erstellen, und Familienmitglieder müssen neben jedem Element Unterschriften erhalten. Auf diese Weise müssen die Spieler mit allen Teilnehmern ins Gespräch kommen, um mehr über sie zu erfahren und das Spiel zu gewinnen.

• Poolparty: Wenn Ihr Veranstaltungsort einen Pool auf dem Grundstück hat, nutzen Sie ihn. Pools können alle an einem heißen Sommertag kühl halten und bieten endlose Unterhaltung für Kinder.
• Talentshow: Wenn Sie eine ausreichend große Gruppe haben, könnte eine Talentshow viel Spaß machen. Fügen Sie Anmeldeanweisungen in Ihre Einladungen ein. Vielleicht ist Ihr Cousin ein ausgezeichneter Sänger oder Ihr Großonkel erzählt die besten Witze – nutzen Sie diese Gelegenheit, um diese Talente zu präsentieren.

Wenn Sie sich für ein Reiseziel oder eine Urlaubsreise entscheiden, schauen Sie sich lokale Touren, Besichtigungsmöglichkeiten, Vergnügungsparks und andere Attraktionen an.

Verantwortlichkeiten delegieren

Sobald Sie einen Spielplan erstellt haben, ist es Zeit, Verantwortlichkeiten zu delegieren. Erstellen Sie eine Liste der Familienmitglieder, die bereit sind, bei der Vorbereitung zu helfen, und derjenigen, die bereit sind, Ihnen während der Veranstaltung zu helfen. Es wird viel Arbeit in die Planung eines Familientreffens gesteckt, insbesondere für große Familien. Wenn es noch keinen gibt, Erstellen Sie ein Familientreffen-Planungskomitee. Rekrutieren Sie Freiwillige und weisen Sie jeder Person eine andere Aufgabe zu, einschließlich:

• Finanzmanagement
• Fotografie
• Begrüßung/Registrierung
• Essenszubereitung und Server
• Unterhaltung und Aktivitäten
• Aufräumen

Haben Sie einen Backup-Plan

Wenn Sie eine Großveranstaltung planen – insbesondere wenn Sie sie ein Jahr oder länger im Voraus planen – kann alles passieren. Haben Sie einen Back-up-Veranstaltungsort, Entertainer oder Unterkunft an Ort und Stelle. Wenn sich Ihr Veranstaltungsort im Freien befindet, benötigen Sie bei schlechtem Wetter einen Backup-Plan. Sie sollten auch einen Backup-Organisator haben, falls Sie Ihre Aufgaben aufgrund von Krankheit oder anderen persönlichen Verpflichtungen nicht erfüllen können.

Familiengeschichte einbeziehen

Machen Sie Ihre Familiengeschichte während der gesamten Veranstaltung präsent. Lassen Sie es Ihre Dekorationen und Ihr Menü inspirieren. Nutzen Sie das Wiedersehen als Gelegenheit, jüngeren Generationen beizubringen, woher sie kommen, und erzählen Sie die Geschichte Ihrer Familie mit Bildern, Videos und mehr.

Bei einem Wiedersehen dreht sich alles um die Familie, also stellen Sie das so weit wie möglich in den Mittelpunkt:

• Einführungen: Beginnen Sie die Veranstaltung mit der formellen Einführung neuer Familienmitglieder, wie Babys oder Schwiegereltern.
• Feierlichkeiten: Vielleicht ist es der 100.Geburtstag der Urgroßmutter oder ein Cousin ist vom Militäreinsatz nach Hause zurückgekehrt — was auch immer es ist, feiern und ehren Sie Ihre Familienmitglieder während des Wiedersehens.
• Gedenkstätten: Sagen Sie ein paar Worte oder präsentieren Sie ein Denkmal zu Ehren von Familienmitgliedern, die seit der letzten Wiedervereinigung verstorben sind.

Bestätigen Sie das Wesentliche

Sorgen Sie für ein perfektes Familientreffen, indem Sie sich Zeit nehmen, um das Wesentliche zu bestätigen. Ein paar Wochen vor dem Wiedersehen, Rufen Sie an und bestätigen Sie Ihren Veranstaltungsort, Caterer und Unterkunft. Berühren Sie die Basis mit Familienmitgliedern, die sich bereit erklärt haben, während des Wiedersehens zu helfen. Lassen Sie sie wissen, wann sie auftauchen müssen, und erinnern Sie sie daran, alle erforderlichen Gegenstände mitzubringen.

Wenn Sie diese Details bestätigen, lassen Sie sich genügend Raum, um gegebenenfalls alternative Vorkehrungen zu treffen.

Finde die Details heraus

Dies ist der Teil, in dem die Arbeit mit einem Reunion Planning Committee oder der Rekrutierung von Freiwilligen von Vorteil ist. Machen Sie eine Liste aller Details — und der Kontaktinformationen der Person, die für die Abwicklung verantwortlich ist —, die für die Großveranstaltung erledigt werden müssen, einschließlich der folgenden:

• Parken: Stellen Sie sicher, dass Ihr Veranstaltungsort über ausreichend Parkplätze verfügt. Reservieren Sie nach Möglichkeit die Plätze, die dem Treffpunkt am nächsten liegen, für ältere oder behinderte Familienmitglieder.
• Verkehr: Wenn der Parkplatz eine beträchtliche Entfernung von der Baustelle entfernt ist, finden Sie heraus, wie Sie die Leute hin und her bringen.
• Food Service: Wie wird das Essen warm gehalten und serviert? Haben Sie eine Möglichkeit, Getränke kalt zu halten? Stellen Sie sicher, dass diese Details vor dem Tag der Veranstaltung abgeschlossen sind.
• Sitzordnung: Entscheiden Sie, wie Sie Sitzgelegenheiten, Serviertische und bequeme Stühle erwerben und einrichten.
• Dekorationen: Wenn Sie ein Thema für Ihr Wiedersehen ausgewählt haben, dekorieren Sie entsprechend. Zeigen Sie Fotos von früheren Familientreffen und Familienmitgliedern an.
• Aufräumen: Rekrutieren Sie Freiwillige vor dem Ende der Wiedervereinigung. Wenn Sie zu lange warten, können die Leute gehen, bevor Sie die Möglichkeit haben, um Hilfe zu bitten.
• Notfälle: Halten Sie ein Erste-Hilfe-Set bereit, falls sich jemand während des Treffens kleinere Verletzungen zuzieht, wie z. B. ein abgekratztes Knie oder ein Bienenstich.

Führen Sie eine Umfrage nach dem Wiedersehen durch

Bevor Gäste das Wiedersehen verlassen — oder in den Wochen nach der Veranstaltung — bitten Sie Familienmitglieder, eine Umfrage auszufüllen. Was hat ihnen an der Wiedervereinigung gefallen? Was könnte verbessert werden? Bitten Sie sie, Ideen für das nächste Treffen aufzulisten. Ehrliches Feedback wird für Sie wertvoll sein, um es zu verwenden oder an das nächste Planungskomitee weiterzugeben.

Erinnern Sie sich an den Grund, warum Sie zusammenkommen

Wenn der große Tag endlich da ist, denken Sie daran, sich zu entspannen. Sie haben hart gearbeitet, um dieses Familientreffen zu ermöglichen – jetzt ist es Zeit, es zu genießen. Lassen Sie sich nicht mit dem Planungsprozess oder Last-Minute-Schluckauf überwältigen. Denken Sie stattdessen an den Grund für die Wiedervereinigung. Verbringen Sie Zeit mit Ihren Lieben und haben Sie Spaß. Achten Sie darauf, während der gesamten Veranstaltung viele Fotos zu machen, um den Anlass zu markieren!

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