Gute Planung ist das Geheimnis jedes guten Geschäfts. Sie müssen wissen, in welche Richtung Sie Ihr Unternehmen führen möchten, was Ihre Ziele sind und einen Plan haben, um alles zu verwirklichen. Dies bedeutet, dass Sie einen Plan für alle Aspekte Ihres Unternehmens haben – einschließlich eines Plans für die Zukunft Ihrer Belegschaft. Dieser Plan kann dazu führen, dass Sie Ihre Personalprozesse aktualisieren oder Workforce-Management-Software implementieren, um Ihre Planung zu unterstützen. Also, was ist Personalplanung und warum sollten Sie es in Ihre Geschäftspraktiken implementieren?

Sieh es dir so an: Angenommen, du spielst eine Partie Schach. Im Allgemeinen gibt es zwei verschiedene Möglichkeiten, wie Sie spielen können. Sie könnten Ihre Züge strategisch planen; jeder speziell gemacht, um verschiedene Ziele zu erreichen, um das Spiel zu gewinnen. Oder du könntest es einfach flügeln. Sie können einfach Ihr Bestes geben, um zum König Ihres Gegners zu gelangen, während Sie reaktionäre Züge ausführen, um Ihre Figuren zu schützen.

Welche Methode scheint Ihnen die besten Gewinnchancen zu geben? Offensichtlich der erste. Egal, ob Sie Schach spielen oder Chief Human Resources Officer sind, vorausschauendes Denken ist ein Muss, um erfolgreich zu sein. Es gibt mehrere wichtige langfristige Initiativen, die jedes Unternehmen implementiert — oder ohnehin implementieren sollte -, aber eine der wichtigsten ist die sogenannte Personalplanung.

Holen Sie sich unsere Workforce Management Software Requirements Template

Was ist Workforce Planning?

Personalplanung ist definiert als der Prozess der Planung des aktuellen und zukünftigen Beschäftigungsbedarfs. Das Hauptziel der Personalplanung ist es, sicherzustellen, dass das Unternehmen immer über das Humankapital verfügt, das es benötigt, um jetzt und in Zukunft effizient und effektiv zu arbeiten. Die Entwicklung einer kostengünstigen Strategie zur Talentakquise, die etwaige Talentlücken schließt, ist ebenfalls eine wichtige Komponente.

Darüber hinaus beinhaltet eine effektive Personalplanung eine regelmäßige Analyse der Produktivität der Mitarbeiter des Unternehmens, sowohl als Ganzes als auch einzeln. Wenn die Belegschaft in irgendeiner Funktion unterdurchschnittlich ist, können Änderungen wie das Hinzufügen einer Lernmanagementstrategie entwickelt werden, um die Produktivität zu steigern.In ähnlicher Weise ist die strategische Personalplanung der Prozess der Organisation der Bedürfnisse der Belegschaft mit denen des Unternehmens, basierend auf langfristigen Geschäftszielen und Zielen. Dazu gehört die Nachfolgeplanung, die sicherstellt, dass ein Plan vorhanden ist, um wichtige Managementrollen (in der Regel mit Mitarbeitern, die bereits über die wichtigsten Fähigkeiten verfügen) schnell zu besetzen, wenn sie frei werden.

Personalplanung beinhaltet viele bewegliche Teile. Es umfasst Ihre individuellen Mitarbeiter, ihre aktive Entwicklung und Ihre Organisationsziele. Da es so viele bewegliche Teile gibt, ist es am erfolgreichsten, wenn Sie Ihre Pläne aktiv bewerten und aktualisieren, was erfordert, dass Sie ein System für die Personalplanung implementieren. Während das wie eine hohe Arbeitsbelastung erscheinen mag, kann es leicht automatisiert werden, indem eine Workforce—Management-Software mit Funktionen implementiert wird, die Daten für Sie verfolgen und analysieren können – was Ihren Planungsprozess kinderleicht macht.

Ziele

Die Implementierung von Personalplanung kann eine Vielzahl von Dingen erreichen. Es kann Ihnen helfen zu identifizieren, wo Ihre Organisation von der Erweiterung von Teams profitieren würde, sowie Bereiche, in denen Ihre Mitarbeiter von zusätzlichen Schulungen profitieren würden. Es gibt jedoch einige wichtige Dinge, die Sie durch die aktive Implementierung von Personalplanungspraktiken erreichen können.

Ein Ziel einer effektiven Personalplanung ist die Problemvermeidung. Ein wichtiger Teil der Personalplanung besteht darin, eine gründliche Bewertung der Fähigkeiten vorzunehmen, die jede Abteilung benötigt, und ob die Mitarbeiter in diesen Abteilungen über diese Fähigkeiten verfügen. Durch diese Bewertung können Sie Lücken erkennen, in denen Fähigkeiten fehlen, und dieses Problem beheben, bevor es zu einer Schmerzquelle wird.

Ein weiteres Ziel, das die Personalplanung erreichen kann, ist die Aufrechterhaltung einer erfolgreichen Führung. Eine effektive Personalplanung hilft Ihnen dabei, die Führungspositionen zu erkennen, die derzeit offen sind oder bald offen sein werden. Mit diesem Wissen können Sie beginnen zu beurteilen, welche Mitarbeiter in diesen neu offenen Positionen erfolgreich sein würden. Sie können auch planen, dass sie für die Besetzung der Rolle geschult werden, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.

Schließlich ist das ultimative Ziel der Personalplanung die Steigerung der Produktivität und Effizienz. Die integrierte Personalplanung hilft Ihnen dabei, Analysen bereitzustellen, die Ihnen helfen können, die spezifischen Details darüber zu zeigen, wie sich Ihr Plan auf das Unternehmen auswirkt. Die Planung gibt Ihnen einen klaren Überblick über die Leistungsmetriken Ihres Unternehmens, sodass Sie realistische Ziele für die Zukunft festlegen können. Die Implementierung einer Strategie für die Personalplanung, die sowohl quantitative als auch qualitative Kennzahlen zur Erfolgsmessung enthält, wird Ihr Unternehmen auf den Weg zum langfristigen Erfolg bringen.

Es klingt, als wäre eine große Arbeitsbelastung erforderlich, um diese Ziele zu erreichen. In Wirklichkeit gibt es nur eine Handvoll Kernaufgaben zu erledigen, um von der Personalplanung zu profitieren. Wenn Sie jedoch neu in der Personalplanung sind oder einfach nur unglaublich beschäftigt sind, kann Workforce-Management-Software dazu beitragen, diese Aufgaben zu rationalisieren, um den gesamten Prozess zu vereinfachen.

Kernschritte

Eine erfolgreiche langfristige Planung beinhaltet die Bewertung einer Reihe von Faktoren wie aktuelle und zukünftige Bedürfnisse sowie das Erkennen der Stärken und Schwächen Ihres Teams. Wenn Sie eine große Organisation haben, können Sie feststellen, dass die Bewertung all dieser Faktoren auf hohem Niveau ausreichend ist, während ein kleines Unternehmen von einer detaillierteren Bewertung profitieren kann. Unabhängig davon, auf welcher Ebene Sie Ihr Unternehmen bewerten, sind die grundlegenden Schritte, die Sie ausführen müssen, um die Zukunft Ihrer Belegschaft erfolgreich zu planen, dieselben.

Holen Sie sich unsere Workforce Management Software Requirements Template

Bewerten Sie die Stärken Ihres Teams

Der erste Schritt in der Personalplanung sollte eine Bewertung Ihres Teams sein. Sie sollten bewerten, wo die Stärken Ihres Teams liegen und wie diese Fähigkeiten direkt zur Erreichung der Ziele Ihres Unternehmens beitragen. Sie sollten auch berücksichtigen, welche Mitarbeiter sich dem Ruhestand nähern, damit Sie wissen, welche Positionen Sie in Zukunft besetzen müssen.

Sie sollten auch eine externe Bewertung in Betracht ziehen. Es ist von Vorteil, den Zustand des Talentpools außerhalb Ihrer Organisation zu kennen. Zu wissen, welche Talente verfügbar sind, wie schwer es ist, sie zu erwerben, und die Kosten für den Erwerb sind der Schlüssel zur Planung für die Zukunft.

Betrachten Sie zukünftige Ziele & Ziele

Bewerten Sie die Leistungsmetriken Ihres Unternehmens und überprüfen Sie Ihre zukünftigen Geschäftspläne und Organisationsziele. Sie sollten auch abschätzen, was Sie benötigen, um diese Ziele zu erreichen — das kann zusätzlichen Personaleinsatz oder eine Neueinstellung der Arbeitsbelastung bedeuten.

Dieser Schritt ist besonders einfach, wenn Sie eine Workforce-Management-App eingeführt haben, mit der Sie Geschäftsdaten sammeln und analysieren können. Ein System, das Datenberichte generieren kann, zeigt Ihnen die spezifischen Details Ihrer Geschäftstätigkeit. Diese Art von Informationen kann Ihnen helfen, realistische Ziele basierend auf der Leistung in der Vergangenheit zu berechnen.Verwenden Sie dann alle Informationen, die Sie bei der Bewertung der Stärken Ihres Teams gesammelt haben, um zu sehen, wie gut Ihr Team diese Bedürfnisse erfüllen kann. Sie sollten sich auch der Bedürfnisse bewusst sein, die Ihr Team nicht erfüllen kann. Wenn Sie beispielsweise vorhaben, neue Software zu implementieren, müssen Sie sicher sein, dass Sie Mitarbeiter haben, die in der Lage sind, die Besonderheiten des neuen Systems zu erlernen und dann anderen beizubringen, wie Sie es verwenden.

Fehlende Fähigkeiten identifizieren

Nachdem Sie Ihr Team bewertet und sich angesehen haben, was Sie zum Erreichen Ihrer Ziele benötigen, stellen Sie möglicherweise einige Lücken fest, die gefüllt werden müssen. Wenn Sie ein neues Softwaresystem implementieren, Ihre Mitarbeiter jedoch keine Erfahrung mit der Integration von Software haben, müssen Sie sich mit diesem Problem befassen. Wenn Sie diese Lücken identifizieren, stellen Sie sicher, dass Sie in Zukunft nicht unvorbereitet sind — eine vorausschauende Planung hilft Ihnen dabei, was in Zukunft passieren könnte, und bereitet Sie darauf vor, wie Sie Probleme beheben können.

Problemlösung

Nun, da Sie eine klare Vorstellung davon haben, was Ihre Ziele sind, wie Sie sie erreichen können und was Sie noch brauchen, um sie zu erreichen, ist es an der Zeit, diese Bedürfnisse anzugehen. Sie sollten eine Vielzahl von Lösungen in Betracht ziehen, um festzustellen, wie Sie Ihre Anforderungen am besten erfüllen und die Qualifikationslücken Ihrer Belegschaft schließen können.

Eine mögliche Lösung, die Sie in Betracht ziehen könnten, ist das Training. Wenn Ihre Mitarbeiter über die meisten Fähigkeiten verfügen, die Sie benötigen, sind Schulungs- und Entwicklungsmöglichkeiten möglicherweise die einfachste Lösung. Wenn Sie jedoch feststellen, dass Sie ganz andere Fähigkeiten benötigen, sollten Sie in Betracht ziehen, extern einzustellen, um diese Fähigkeiten zu erwerben. Erinnern Sie sich an die externe Talentbewertung, über die wir zuvor gesprochen haben? Hier wird all diese Forschung nützlich sein.

Unabhängig von der gewählten Lösung sollten Sie einen Plan haben, wie Sie vorgehen können. Das kann bedeuten, dass Sie zusätzliche Schulungen für Ihre Mitarbeiter planen oder sich auf die Integration neuer Teammitglieder oder ganzer neuer Abteilungen vorbereiten.

Vorteile

Auf einer grundlegenden Ebene kann die kurzfristige Personalplanung sicherstellen, dass Sie die richtigen Mitarbeiter mit den richtigen Fähigkeiten zur richtigen Zeit einplanen. Es gibt jedoch viele langfristige Vorteile, die sich aus der Implementierung eines erfolgreichen Personalplanungssystems ergeben.

Personalplanung kann Managern helfen, Dinge wie den Ruhestand zu planen und darauf vorbereitet zu sein. Wenn sich ein wichtiges Teammitglied darauf vorbereitet, seine Rolle zu verlassen, kann eine effektive Personalplanung dazu beitragen, den Übergang reibungslos zu gestalten. Wenn Sie im Voraus planen, können Sie einen Ersatz ausbilden und ihn ohne Probleme in die Rolle einsteigen lassen.

Effektive Planung ist ein hervorragendes Werkzeug bei der Vorbereitung auf neue Projekte. Wenn Sie ein bevorstehendes Projekt haben, das neue Fähigkeiten erfordert, kann Ihnen die Personalplanung dabei helfen, zu bestimmen, wie Sie dieses Projekt am besten angehen können. Möglicherweise können Sie Aufgaben aufteilen und Mitarbeiter neu zuweisen, oder Sie müssen zusätzliche Mitarbeiter einstellen, um die Arbeit zu erledigen. In jedem Fall hilft Ihnen die Personalplanung bei der Planung und Vorbereitung im Voraus, damit es keine unerwarteten Überraschungen gibt.

Einer der großen Vorteile der Personalplanung besteht darin, dass Unternehmen einen genauen Überblick über die Leistung des Unternehmens haben. Dies bedeutet, dass Ihr Unternehmen in der Lage sein wird, Situationen zu vermeiden, in denen Sie massenhaft einstellen müssten, wenn die Bedürfnisse nicht erfüllt werden. Wenn Sie feststellen, dass Sie Ihre Ziele nicht erreichen, können Sie die Leistung schnell bewerten und feststellen, wo zusätzliche Schulungen oder Support erforderlich sind, und eine Lösung implementieren.

Holen Sie sich unsere Workforce Management Software Requirements Template

Herausforderungen

Personalplanung klingt ziemlich gut, nicht wahr? Wenn Sie Ihre Stärken und Schwächen als Unternehmen erkennen und dieses Wissen für die Planung der Zukunft nutzen, führt dies offensichtlich zu besseren Geschäftspraktiken. Warum hat nicht jeder ein Planungssystem, das er regelmäßig nutzt? Es gibt einige Hindernisse, die eine weit verbreitete Personalplanung verhindern.

Eine der ersten Herausforderungen für Manager ist die Festlegung eines Zeitrahmens für die Planung. Viele Manager denken bei der Personalplanung nicht weit genug voraus. Wenn es um die Entwicklung von Plänen geht, konzentrieren sich Manager in der Regel stark auf die jährlichen Geschäftsziele. Die Personalplanung funktioniert jedoch am besten, wenn sie langfristige Anforderungen erfüllt und nicht immer sofortige Ergebnisse zeigt. Wenn Sie jedoch ein Workforce-Management-System implementieren, um Ihre Planung zu unterstützen, können Sie Daten sammeln, verfolgen und analysieren, um ein umfassendes Bild davon zu erhalten, wie Ihr Plan funktioniert oder nicht.

Eine weitere Herausforderung für HR-Manager besteht darin, sich auf den richtigen Detaillierungsgrad zu konzentrieren. Ein wichtiger Teil der Personalplanung unterscheidet verschiedene Jobs voneinander. Das Problem liegt hier in der Bestimmung, wie spezifisch diese Unterscheidung sein muss. Manager können Jobs voneinander trennen, basierend auf einer Vielzahl von verschiedenen Faktoren, so breit wie nach Abteilung oder so eng wie einzelne Jobs. Die Bestimmung, wie breit oder eng diese Unterscheidungen sein sollten, kann Manager aufhalten, bevor sie wirklich anfangen. Die beste Vorgehensweise zur Unterscheidung von Jobtypen besteht darin, sich auf übergeordnete Jobkategorien zu konzentrieren und gegebenenfalls von dort aus enge Unterscheidungen vorzunehmen.

Schließlich erweisen sich traditionelle Prognosemethoden als unzureichend, um Daten bereitzustellen, die für die Personalplanung nützlich sind. Prognosetools können nicht erfolgreich vorhersagen, welche Abteilungen wahrscheinlich eine hohe Fluktuation aufweisen werden, geschweige denn, welche Personen einem hohen Risiko ausgesetzt sind. Aus diesem Grund wird es äußerst schwierig, langfristig zu planen, welche Positionen auf welcher Ebene besetzt werden müssen. Dies ist vielleicht die schwierigste Hürde für die Personalplanung zu überwinden. Die beste Option für Manager ist die Implementierung einer fortschrittlichen prädiktiven Analysetechnologie, die dazu beiträgt, detailliertere Daten über das Risiko und die Nachfrage der Mitarbeiter bereitzustellen.

Tools

Personalplanung ist eine Menge Arbeit. Glücklicherweise müssen Sie nicht alles alleine machen — es steht Ihnen eine Vielzahl von Tools zur Verfügung. Ein solches Tool ist eine Planungskarte, die zeigen kann, wie sich Ihr Personalplan auf Organisationsstrategien bezieht. Es gibt auch eine Vielzahl verschiedener Softwareoptionen, mit denen der gesamte Personalplanungsprozess automatisiert und rationalisiert werden kann.

Sie können Workforce-Management-Software verwenden, um den Personalplanungsprozess zu vereinfachen. Diese Art von Software unterstützt viele Aspekte des Workforce Managements, einschließlich Planung, Zeiterfassung und andere administrative Aufgaben. Der vielleicht größte Vorteil besteht jedoch darin, dass Talentakquise und Entwicklung der Mitarbeiterfähigkeiten auf einer Plattform kombiniert werden. Auf diese Weise können Sie Ihre Personalplanung optimieren, da Sie alle Ihre Daten zu früheren und aktuellen Mitarbeitern mit denen Ihrer zukünftigen Beschäftigungsbedürfnisse verknüpfen können.

Vergleichen Sie die führenden Anbieter von Workforce-Management-Software

Der Abschluss

Eine erfolgreiche Personalplanung kann wie eine entmutigende Aufgabe erscheinen. Glücklicherweise gibt es Softwareoptionen, mit denen Sie diesen Prozess optimieren und sogar einige der beteiligten Prozesse automatisieren können. Schauen Sie sich zunächst unsere Anforderungsvorlage für Workforce Management-Software an, um zu ermitteln, was Sie von einem System benötigen, und stellen Sie sicher, dass es bei den wichtigen Planungsaufgaben hilfreich ist, die Sie ausführen müssen.