El correo electrónico puede hacernos sentir que estamos luchando para mantener la cabeza por encima del agua. ¿Las páginas de tu bandeja de entrada son largas? ¿Comienzas a leer correos electrónicos todos los días, pensando que responderás a los mensajes más importantes, solo para mirar hacia arriba y darte cuenta de que se ha pasado una hora y no has hecho nada hasta ahora? ¿Se está quedando sin espacio para su correo electrónico cada pocos días? ¿El correo electrónico se siente como un multiplicador de productividad o un asesino de productividad?

Solo se necesitan unos cuantos trucos simples para ser más eficiente en el manejo del correo electrónico para que no te sientas agobiado por él. Algunos de estos consejos se basan en las funciones que se encuentran en la mayoría de los programas de correo electrónico, pero otros son formas de cambiar sus propios hábitos para que las pequeñas interacciones cotidianas que tiene con el correo electrónico lo ayuden a mantenerse en el camino con la administración.

Piense en ello como limpiarse los dientes. Hay una diferencia entre la higiene dental diaria y ir al dentista, pero tienes que hacer ambas cosas. Debe cepillarse los dientes dos veces al día y usar hilo dental una vez al día, y esos hábitos son extremadamente importantes para tener dientes sanos. Cada seis meses, también debe visitar a un dentista para una limpieza más a fondo, radiografías y otros cuidados preventivos. La higiene diaria evita que se acumulen problemas mayores. Las visitas al dentista lo ayudan a detectar y corregir problemas crecientes antes de que se descontrolen.

por supuesto, incluso con los dientes, las cosas pueden ir mal. Un accidente podría noquearlos o sus genes podrían terminar impactándolos, al igual que un nuevo proyecto o un cambio en el puesto de trabajo podría causar repentinamente una explosión de correo electrónico. Sea cual sea el caso, esto no significa que debas dejar de usar hilo dental o ver a un dentista regularmente, o limpiar tu correo electrónico todos los días. Si tiene un problema inesperado, aún debe seguir buenos hábitos para mantener todo bajo control.

Cuando cambia la forma en que interactúa con el correo electrónico a corto plazo, cuándo y cómo lo revisa, con qué frecuencia elimina los mensajes, etc., le hace la vida más fácil a largo plazo.

Aquí hay algunos consejos principales para hacer que el correo electrónico sea menos una carga. Déjame advertirte que estos consejos están arraigados en el sentido común y no proporcionan una bala mágica, lo que significa que no volarán tu mente ni se convertirán en una sensación de la noche a la mañana. Pero tampoco el hilo dental.

Eliminar primero

Lo primero que debe hacer al abrir su bandeja de entrada es escanear para ver qué puede eliminar. Mira la línea de asunto y el remitente. Es basura? Es un correo electrónico promocional que nunca vas a leer? ¿Es un aviso de su compañero de trabajo que dice en la línea de asunto que saldrán hoy, y no hay casi ninguna posibilidad de que cualquier información adicional en el cuerpo del correo electrónico sea relevante para usted? Si es así, tíralo.

Todos los mensajes que identifique como sin importancia deben seleccionarse y moverse a la papelera de forma masiva. Si no tienes prisa en una mañana en particular, incluso puedes intentar identificar uno o dos correos electrónicos regulares para cancelar la suscripción.

¿Por qué importa hacer este paso primero? Al eliminar mensajes irrelevantes de inmediato, facilita la visualización de los mensajes restantes. Cuando pueda ver los mensajes restantes, puede clasificar los mensajes importantes más rápido. Si puede identificar incluso el cinco o diez por ciento de su correo entrante diario como «muy probablemente no requiera acción» para que pueda eliminarlo rápidamente, estará en mucho mejor forma para comenzar su día de manera productiva.

Usar Más De Una dirección de correo electrónico

No soporto correos electrónicos de marketing ni confirmaciones de envío, y mucho menos recordatorios de mi banco para pagar la factura de mi tarjeta de crédito cuando ya está configurada para el pago automático. (Grr.) Todos estos mensajes llenarían mi bandeja de entrada y harían más difícil detectar correos electrónicos importantes, excepto que tengo una estrategia para tratar con ellos.

Utilizo una dirección de correo electrónico separada para todos estos mensajes de poca importancia.

Hay algunas maneras de hacerlo. Puede configurar una nueva cuenta de correo electrónico completamente para este propósito, que es cómo lo hago, o puede crear una dirección de alias utilizando su cuenta actual. La mayoría de los proveedores de correo electrónico te permiten hacer eso. A continuación, crea una regla o filtro en su cuenta de correo electrónico para que todos los mensajes enviados al alias salten de la bandeja de entrada y pasen a una carpeta diferente. Llámalo Bandeja de entrada 2 o Baja importancia o lo que quieras.

Un beneficio de usar una dirección de correo electrónico separada para este propósito es mantener este correo no tan basura, a veces llamado correo gris, separado de su correo importante. Además, si una empresa vende su dirección de correo electrónico a otra lista de distribución, los mensajes de marketing nuevos y no deseados tampoco terminarán en su bandeja de entrada principal. Un tercer beneficio es que no se distrae con estos mensajes, teniendo en cuenta que tiene que iniciar sesión en otro programa de correo electrónico o navegar a una bandeja de entrada diferente para acceder a ellos.

Escribe corto

Cuando escribas correos electrónicos, di lo que quieres decir, sé claro y conciso. ¿Por qué? Escribir en corto ayuda a las personas que leen tu mensaje a ir al grano y procesar su correo electrónico de manera más eficiente. Ellos pueden recoger en su tono y respuesta en especie, que hará la vida más fácil para usted.

Algunas situaciones requieren oraciones completas y lenguaje formal, pero los fragmentos pueden ser extremadamente efectivos en el correo electrónico. Úsalos cuando tenga sentido. La policía de gramática no va a ir tras de ti. Ciertamente, a veces necesitas ser muy detallado y aprovechar el aspecto de rastro de papel del correo electrónico: hay un registro de todo. Sin embargo, en términos generales, el lenguaje predeterminado es conciso, claro y directo.

No todo el mundo es experto en la brevedad y puede salir como curt. Para evitar sonar antipático, puedes agregar un emoji o signos de exclamación. O simplemente haz saber a la gente que tratas de ser conciso en el correo electrónico y que no se lo deben tomar como algo personal.

Use Grupos o Listas de distribución

Si envía un mensaje al mismo grupo de personas repetidamente, configure un alias de grupo o correo electrónico. En Outlook, se llama Lista de distribución. En Gmail, ve a Contactos (contacts.google.com), seleccione las personas que desea agregar a un grupo y haga clic en el icono de etiqueta. Dale un nombre a tu grupo. Una vez guardado, puedes escribir ese nombre para redactar automáticamente un mensaje para todos los miembros del grupo.

Usar grupos no solo ahorra tiempo al eliminar la necesidad de escribir el nombre de cada persona cuando envías un correo al grupo, sino que también te prepara para tácticas fáciles de eliminar, como explicaré un poco más adelante.

Crea plantillas o respuestas enlatadas

Si hay un mensaje que envías una y otra vez, no lo escribas desde cero cada vez. Reutiliza lo que ya has escrito creando una plantilla o una respuesta enlatada, como Gmail la llama.

Algunos ejemplos de mensajes que la gente envía con frecuencia están en la línea de:

• Gracias por comunicarme, pero no estoy interesado,
• Confirmando la recepción. Gracias y, por favor, hágamelo saber si necesita algo más de mi parte, y
• Eso suena como un trabajo para nuestro departamento legal. El mejor punto de contacto es…

Una vez que haya configurado algunas plantillas, puede responder a mensajes que normalmente tomarían tiempo innecesario sin siquiera pensar mucho en ello, lo que le permite continuar con el trabajo más importante.

Reutilizar las líneas de asunto

Reutilizar los mensajes enviados a través de plantillas y respuestas enlatadas aumenta su eficiencia al minimizar la escritura. Reutilizar las líneas de asunto le permite eliminar o archivar mensajes antiguos de forma más fácil y rápida. Te explicaré cómo seguir.

Ordenar para eliminar

Los límites de datos pueden sorprender a cualquiera, incluso a personas muy organizadas. La forma de liberar algo de espacio es eliminar los mensajes que no necesita de forma masiva. Este es el tipo de tarea que se puede pensar como similar a ir al dentista. No tiene que hacerlo todos los días, pero hacerlo de manera periódica y regular ayudará a prevenir problemas más grandes. Tres métodos de eliminación me parecen particularmente útiles.

Primero, ordena el correo enviado por tamaño de archivo o archivo adjunto y tira los más grandes que no necesites. La razón por la que me centro en los mensajes enviados es porque si envié un archivo adjunto, hay una buena probabilidad de que sea el dueño del archivo y, por lo tanto, tenga otra copia guardada en otro lugar.

El segundo método es ordenar el correo enviado por línea de asunto y buscar los mensajes que envíe de forma regular. Si envía un mensaje semanal con el asunto «Limpieza del refrigerador a las 4 p. m. hoy», puede ver, seleccionar y eliminar rápidamente todos a la vez.

En tercer lugar, ordena tus mensajes por destinatario. Probablemente tenga algunos colegas, amigos o grupos de personas a los que envíe correos electrónicos con frecuencia. Es probable que muchos de los mensajes enviados entre usted y ellos no sean muy importantes. Si no los volverás a necesitar, selecciona varios mensajes a la vez y elimínalos en masa.

Desactiva las notificaciones, Cierra el correo electrónico para Centrarte

Recibir una alerta en pantalla sobre cada mensaje entrante es increíblemente perturbador y molesto. Supongo que la abrumadora mayoría de los trabajadores estaría mejor con alertas por correo electrónico completamente desactivadas. Solo es útil en los casos más raros. Por lo tanto, desactiva tus notificaciones.

Del mismo modo, cierre su aplicación de correo electrónico o su pestaña del navegador cuando necesite realizar un trabajo altamente enfocado durante al menos 30 minutos. Me duele escribir ese consejo, sabiendo que casi nadie lo seguirá. Muy pocas personas lo hacen, pero me gustaría poder convencer a más personas para que lo intenten. Imagina lo fácil que será encontrar tu flujo cuando no te distraigas con el correo electrónico.

Piense en la última vez que trabajó sin conexión, ya sea en un avión sin Wi-Fi o cuando no tenía Internet. O tal vez ha trabajado desde una zona horaria donde no tiene muchos otros colegas y, por lo tanto, no tuvo interrupciones de correo electrónico durante un largo período de su día. Al cerrar el correo electrónico, te acercas a replicar esa experiencia de no ser interrumpido, al mismo tiempo que puedes acceder a otra información en línea según sea necesario.

Coopta respuestas automáticas

En relación con el consejo anterior, digamos que no cerrarás tu ventana de correo electrónico porque te preocupa que alguien intente contactarte con un asunto urgente y lo perderás. La solución? Configure un mensaje fuera de la oficina o de respuesta automática que diga: «Si se trata de un asunto muy urgente, por favor, envíeme un mensaje de texto/llámeme/mándeme un mensaje…»y da tu número de teléfono, asa holgada o línea de comunicación preferida.

Eliminar! O Archivar el correo en carpetas

Un correo electrónico no borrado suele ser una buena intención que no se ha cumplido. Sepa cuándo dejarlo ir. No te aferres a los mensajes si es probable que nunca hagas nada con ellos. Dejar mensajes sin importancia en tu bandeja de entrada es altamente improductivo, distrae y solo te recuerda lo que te gustaría hacer en un mundo perfecto, pero no puedes.

No te hacen ningún favor al estar en tu bandeja de entrada.

Si la eliminación de mensajes parece severa, muévalos a una nueva carpeta en su lugar. Llama a esa carpeta Pendiente o Buenas Intenciones. Lo importante es sacarlos de tu bandeja de entrada. Espera unos meses. A ver cuántos alguna vez excavado o respondido. Si la respuesta es cero, quizás reconsidere borrarlos en primer lugar.

Vacíe la papelera periódicamente

Vacíe la papelera periódicamente. Eliminar la papelera despeja espacio. La mayoría de los programas de correo electrónico, incluido Outlook, tienen una configuración para descargar automáticamente la papelera al salir de la aplicación. Si nunca recuerdas tirar la basura, te recomiendo activar esa función.

La mayoría de las personas probablemente no necesiten vaciar la basura más de una vez al mes o una vez al trimestre. Hay un peligro en eliminar su papelera con demasiada frecuencia, ya que la papelera es donde va a rescatar correos electrónicos que pensó que no necesitaba, pero resulta que sí. He rescatado muchos mensajes de la papelera, generalmente el mismo día que los puse allí.

Cómo tirar del cable de emergencia

Ahora, si estás desesperado por empezar de cero con tu bandeja de entrada, aquí tienes un último truco que puedes probar:

1. Crea una nueva carpeta. Nómbrala Bandeja de entrada o Correo anterior a julio de 2019 (o el mes y año actuales).

2. Selecciona todo en tu bandeja de entrada. Mover todo a la nueva carpeta.

Voilà. Estás en la bandeja de entrada cero, y ni siquiera tuviste que lanzar un solo mensaje.

Nadie espera que revises una bandeja de entrada caótica de la noche a la mañana. Adapta algunos hábitos positivos poco a poco. Realice algunas de las acciones periódicas, como vaciar la papelera o eliminar de forma masiva el correo enviado, para que sienta que está progresando.