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El correo electrónico es la herramienta más utilizada para la comunicación empresarial en el lugar de trabajo. Leemos y escribimos al menos 50-60 correos electrónicos al día en promedio. Los correos electrónicos mal escritos, poco claros, engañosos o ineficaces no solo causan una pérdida de tiempo y productividad, sino que también pueden dañar la reputación de uno al dejar una mala impresión en el lector.

Por lo tanto, es imperativo que hagamos el mejor uso posible de los correos electrónicos para comunicarnos de manera efectiva en el lugar de trabajo. Para hacerlo, debes tener en cuenta una etiqueta de correo electrónico básica para redactar el correo electrónico oficial perfecto.

Relevancia

El correo electrónico como medio de comunicación puede ser eficaz solo cuando es relevante. El correo electrónico puede ser conveniente, pero no significa necesariamente que sea el mejor medio de comunicación en todas las situaciones en el lugar de trabajo. Antes de comenzar a escribir, pregúntese si realmente es necesario y si necesita enviar un correo electrónico; no será suficiente una llamada telefónica o una discusión cara a cara.

Línea de asunto

Siempre agregue una línea de asunto a sus correos electrónicos. Los correos electrónicos sin una línea de asunto se pasan por alto como spam, la mayoría de las veces. La línea de asunto, como su nombre indica, debe ser específica para el contenido de su correo electrónico. Trate una línea de asunto de un correo electrónico como lo haría con un titular de periódico, úselo para captar la atención del lector mientras resume la idea principal del correo electrónico en una oración concisa.

Ejemplo: «Informe de planificación mensual-enero de 2015 «en lugar de un» Informe » ambiguo en la línea de asunto especifica a qué informe se refiere el correo electrónico.

Contenido

siempre es una buena idea pensar acerca de lo que quieres escribir antes de hacerlo. Ayuda a agregar claridad a su mensaje. Organizar sus pensamientos en una secuencia lógica antes de anotarlas. Abstenerse de enviar mensajes inapropiados.

Mantenga sus mensajes claros y breves. Tus oraciones deben ser cortas y al grano. Frases largas y mal estructuradas confunden al lector. La longitud de su correo electrónico también es importante para determinar qué tan efectivo será su mensaje. La investigación ha demostrado que las personas no tienen el tiempo o la inclinación para pasar por correos electrónicos largos y tediosos. Es ideal para mantener sus correos electrónicos lo más cortos posible sin eliminar la información necesaria.

Evite la falta de comunicación manteniendo el contenido claro, organizado y contextual. Comience su correo electrónico con un saludo formal, indique el propósito de la escritura y proporcione un contexto de por qué está escribiendo. Usar párrafos: forme un párrafo con puntos relacionados y cambie los párrafos para presentar ideas separadas.

Cierra el correo electrónico indicando el resultado que esperas de tu mensaje y firma con un saludo cortés y tu nombre.

Tone

Los correos electrónicos que envías son un reflejo de tu profesionalidad. Los correos electrónicos en el lugar de trabajo deben tener un tono formal para ellos. Siempre hay una mayor probabilidad de falta de comunicación en los correos electrónicos porque sus palabras no van acompañadas de gestos, lenguaje corporal y expresiones faciales, y su lector puede interpretar mal sus palabras fácilmente. Sea educado, elija sus palabras sabiamente, use la puntuación adecuada y evite poner en mayúsculas todas sus palabras.

Por ejemplo, hay más posibilidades de que reciba dicho informe con un «Por favor, envíeme el informe» en lugar de » ¡Envíeme el informe!»o» ENVÍAME EL INFORME». Un mensaje educado siempre provoca una respuesta más favorable que uno redactado con dureza. Los signos de exclamación no se consideran formales y deben evitarse en los correos electrónicos oficiales. Palabras completas (no acrónimos) y oraciones cuando se escriben en mayúsculas se consideran extremadamente groseras y poco profesionales.

Idioma

Un correo electrónico solo puede ser efectivo cuando el idioma utilizado es gramaticalmente sonoro y se escribe correctamente. Si el lector no puede entender lo que ha escrito, no hay casi ninguna posibilidad de que tome ninguna acción al respecto, lo que hace que su mensaje sea ineficaz. Un correo electrónico lleno de errores ortográficos también te hace parecer incompetente. Revisa tus mensajes antes de enviarlos. Haga que sea un hábito revisar sus correos electrónicos dos veces y usar el corrector ortográfico. Sus correos electrónicos siempre deben dar la impresión de estar bien pensados.

Tiempo de respuesta

La buena etiqueta del correo electrónico mantiene que hace todo lo posible para responder a las comunicaciones comerciales lo antes posible. Cuando no respondes con prontitud, pareces desorganizado y despreocupado. Incluso si no puede atender un correo electrónico de inmediato, escribir una línea de vuelta en reconocimiento de que lo ha recibido y lo atenderá en breve, muestra profesionalismo.

No escriba un correo electrónico del que no quiera ser destinatario: tenga en cuenta esta regla de oro al enviar correos electrónicos en el lugar de trabajo.