Plan

¿Está buscando planificar una reunión familiar? Ya sea que esté trabajando con un grupo o abordando el desafío por su cuenta, hay muchos detalles a considerar.

Siga esta guía de planificación de reuniones familiares para ayudarlo a planificar una reunión memorable que toda su familia disfrutará.

Los beneficios de Planificar una Reunión familiar

Aunque es más fácil para los seres queridos mantenerse en contacto hoy en día utilizando la tecnología y las redes sociales, las familias a menudo siguen separadas por la distancia o separadas por las responsabilidades cotidianas. Las reuniones familiares se han vuelto más importantes que nunca y ofrecen varios beneficios.

Reconectarse con la Familia

Muchos miembros de la familia viven estados, a veces países, separados unos de otros, por lo que las reuniones familiares permiten que todos se reconecten. Los seres queridos usan este tiempo para ponerse al día con la vida y el bienestar de los demás. Para algunos, una reunión familiar puede ser la única oportunidad de presentar al resto de la familia a un nuevo bebé o cónyuge.

Celebre un evento

Muchas familias utilizan las reuniones como un momento para celebrar aniversarios o cumpleaños importantes. También puede celebrar nuevos matrimonios en reuniones. Para los miembros de la familia que no pudieron asistir a la boda, esta es su oportunidad de disfrutar del tiempo con la pareja.

Para las familias que han perdido a sus seres queridos durante el año, las reuniones ofrecen la oportunidad de honrar la vida de esa persona y celebrar su memoria juntos.

Acepta tu herencia

Las reuniones familiares son un momento en el que todas las generaciones, antiguas y nuevas, se unen. Son una forma de preservar la historia de su familia y compartirla con las generaciones más jóvenes, incluidas viejas historias familiares, recetas queridas o tradiciones atemporales.

Una reunión familiar también es el momento perfecto para comenzar a transmitir nuevas tradiciones familiares, lo que permite a las generaciones más jóvenes contribuir con sus propios valores e ideas.

Las reuniones familiares también le dan a su familia la oportunidad de aprender sobre sus ancestros. Si su familia tiene alguna tradición cultural, resáltela en su reunión. Celebra lo que hace que tu familia sea única.

Diviértanse juntos

Cuando todo está dicho y hecho, las reuniones familiares pueden ser muy divertidas. Es tiempo reservado para disfrutar de tiempo de calidad con sus seres queridos, incluida la participación en actividades divertidas juntos y compartir comida deliciosa.

Cómo planificar una Reunión familiar

Comience a planificar su reunión familiar lo antes posible. Debido a que hay muchos detalles a considerar, comience los preparativos con al menos seis meses a un año de anticipación. Esto le da mucho tiempo para prepararse, y le da a los miembros de su familia tiempo suficiente para solicitar tiempo fuera del trabajo y hacer los arreglos de viaje.

Use la siguiente lista de verificación de planificación de reuniones para mantenerse al día durante todo el proceso de planificación.

Consulte a la Familia

Antes de comenzar, consulte con su familia sobre cualquier solicitud o consideración especial, como fechas preferidas o lugares de celebración. Tome nota de las fechas que debe evitar, como la boda de un miembro de la familia o la ceremonia de graduación. Además, a menos que tenga la intención de convertir su reunión en un asunto festivo, evite programar citas durante la temporada navideña.

Hablar con su familia antes de comenzar a planificar también le dará una mejor idea de cuántas personas pueden asistir.

Elija una fecha

Si su familia tiene una reunión en la misma fecha todos los años, como el fin de semana del Día del Trabajo o el cuatro de julio, entonces esta parte será simple. Si no es así, elija un horario que funcione para la mayoría de su familia.

Muchas familias planean sus reuniones en los meses de verano porque es más fácil para los miembros de la familia con niños en edad escolar asistir. El verano también a menudo ofrece más opciones para lugares al aire libre y recreación. Sin embargo, si está trabajando con un presupuesto limitado, puede considerar reservar su reunión durante la temporada baja, cuando los lugares y artistas generalmente ofrecen descuentos especiales.

Determine también la duración de su reunión familiar. Mientras que algunas familias reservan una semana entera o un fin de semana, otras eligen celebrar en un solo día.

Decide el presupuesto

A continuación, debes desglosar tu presupuesto. Si está trabajando con un comité de planificación de la reunión familiar, la persona a cargo de las finanzas debe tener un registro de cuánto dinero se gastó en la reunión del año anterior.

Una vez que sepa con cuánto dinero tiene que trabajar, decida si se necesitarán más fondos y cómo planea obtener esos fondos. Use una hoja de cálculo para llevar un registro de todos los gastos.

Si está planeando una reunión familiar con un presupuesto limitado, busque descuentos fuera de temporada al reservar su lugar, servicio de catering o artista. También puede enviar invitaciones electrónicas, hacer decoraciones de bricolaje o organizar una comida compartida para reducir costos.

Elija una ubicación

Si no está seguro de dónde tener una reunión familiar, hay algunas maneras de hacer la decisión más fácil. Tenga en cuenta su presupuesto, así como la distancia que cada lugar está de la mayoría de su familia. Seleccione un lugar que le ofrezca la mejor relación calidad-precio — por ejemplo, los campamentos para reuniones familiares ofrecen alojamiento y servicios divertidos en un solo lugar.

Estos son algunos de los mejores lugares para una reunión familiar:

• Camping: Tener una reunión familiar en un camping es una gran opción si desea crear recuerdos duraderos y obtener el mayor valor por su dinero. Muchos campamentos cuentan con espacios para fiestas, como pabellones cubiertos, donde puede organizar sus actividades de reunión. Los campamentos también ofrecen a menudo varias opciones de campamento diferentes para satisfacer todas las necesidades de su familia, ya sea que prefieran quedarse en una tienda de campaña, una caravana o una cabaña amueblada. Sus seres queridos disfrutarán de la oportunidad de permanecer en el lugar, a poca distancia unos de otros. Muchos campamentos también incluyen servicios divertidos, como piscinas, escalada en roca o alquiler de bicicletas. Al elegir un campamento, busque uno que ofrezca opciones de campamento para grupos.

• Patio trasero: Puede tener su reunión en el patio trasero de su casa o de un ser querido. Los eventos en el patio trasero eliminan la necesidad de reservar el lugar con anticipación. Sin embargo, es posible que deba reservar carpas en el patio trasero, asientos, un escenario y otras características que los lugares profesionales puedan proporcionar.
• Alojamiento y desayuno: Dependiendo del tamaño de su familia, un alojamiento y desayuno podría ser un lugar adecuado. Hable con el propietario sobre la posibilidad de reservar toda la casa para su evento.
• Reunión de destino: Las reuniones de destino requieren un poco más de tiempo y dinero para organizarse, pero ofrecen a su familia la oportunidad de irse de vacaciones juntos. Elija un destino que ofrezca algo para todos, como una ciudad de playa, un parque estatal o un refugio de montaña. Ahorre dinero eligiendo un lugar que ofrezca opciones de alojamiento alternativas. Recuerde enviar las invitaciones con anticipación si está planeando una reunión de destino, ya que su familia necesitará tiempo para planificar los arreglos de viaje.

Enviar invitaciones

Enviar invitaciones tan pronto como se haya decidido la fecha y el lugar reservado. Si no está seguro de cuándo enviar las invitaciones, considere hasta dónde tendrán que viajar las personas para la reunión, el costo total del viaje y el alojamiento y la época del año en que se realizará la reunión. Por ejemplo, las reuniones de otoño requerirán más planificación para los niños en edad escolar, mientras que los veranos pueden no hacerlo.

Puede enviar invitaciones tradicionales en papel o digitales. Considere la posibilidad de crear un evento en las redes sociales para proporcionar actualizaciones en vivo y realizar encuestas para su familia durante el resto del proceso de planificación.

Incluso si su reunión se celebra en la misma fecha todos los años, asegúrese de enviar invitaciones recordatorias unos meses antes del evento.

Planifique el menú

Al planificar el menú para su reunión familiar, hay algunas cosas que debe considerar:

• Lugar: Familiarícese con el lugar elegido. Hay una cocina disponible? ¿Hay electricidad para enchufar calentadores de alimentos? Es posible que algunos lugares no permitan comida al aire libre y solo ofrezcan opciones de catering en el lugar. Hable con su lugar sobre sus opciones antes de comenzar a planificar su menú. También puede utilizar el lugar que elija para inspirarse en el menú. Por ejemplo, si tiene su reunión en un campamento, planifique un menú temático de camping con s’mores y otros favoritos de fogatas.
• Época del año: Adapta tu menú a la temporada. Si está planeando una reunión de verano, incluya alimentos de verano y productos de temporada. Las reuniones de otoño requieren comidas más abundantes y comida reconfortante. Si su reunión tiene lugar durante la temporada de fiestas, úsela como guía para planificar las comidas.

• Herencia: Deje que su ascendencia inspire su menú de reunión familiar. Sirva alimentos que reflejen la cultura de su familia o el país de origen. Esta es la manera perfecta de celebrar lo que hace que su familia sea única y compartir sus queridas recetas familiares.

Con estas consideraciones en mente, es hora de planificar su menú. Algunos alimentos populares para reuniones familiares son:

• Sopa: La sopa es fácil de servir y es adecuada para temperaturas frías y cálidas. Servir con pan y ensalada.

• Productos a la parrilla: Enciende la parrilla y sirve hamburguesas clásicas y perritos calientes, o considera hacer una barbacoa completa.
• Comida compartida: Una comida compartida con platos cubiertos es una excelente manera de involucrar a toda la familia y asegurarse de que haya una variedad de alimentos. Haga que cada familia traiga su comida favorita en un plato cubierto, luego alinee los platos en una mesa de buffet para la reunión. Considere hacer una lista de alimentos con anticipación. Deje que los miembros de la familia se registren para un plato principal, guarnición, aperitivo, postre o bebidas. De esta manera, no terminarás con cuatro ensaladas de pasta y sin platos calientes.
• Fiesta navideña: Si planea celebrar su reunión familiar durante la temporada navideña, haga de su menú una fiesta navideña.
• Pizza: Para reuniones familiares más pequeñas, considere pedir pizza en una tienda local. Muchos lugares de pizza ofrecen entrega en el lugar. Recuerde llamar a la pizzería varios días antes de la reunión para hacer su pedido si va a necesitar más que unas pizzas.
• Barra de tacos: Diseñe una barra de tacos con tortillas, conchas de tacos y una variedad de aderezos para tacos.Hágalo abastecer: Ahórrese la molestia de cocinar y preparar su comida de reunión familiar al tener su evento atendido. Póngase en contacto con un restaurante local o una empresa de catering privada.

No importa cómo elijas diseñar el menú de comida de tu reunión, sirve varios platos diferentes. Cuando envíe invitaciones, aliente a los miembros de la familia a que le informen sobre cualquier alergia o preferencia alimentaria existente. Es posible que desee incluir algunos platos vegetarianos, sin gluten o sin lácteos por si acaso.

Planifica el entretenimiento

La clave para una reunión familiar exitosa es ofrecer actividades que se adapten a todos. Tenga en cuenta que su lugar puede tener algunas amenidades divertidas para incorporar en sus planes de entretenimiento. Algunas ideas incluyen:

• Subasta: Algunas familias tienen una subasta durante la reunión para recaudar dinero para el evento del próximo año. Las subastas también son una forma divertida de ser competitivo. Hazlo aún más emocionante organizando una subasta silenciosa o una venta de elefantes blancos.
• Trivia: Tener un evento de trivia familiar. Sus preguntas triviales podrían ser sobre cultura popular, televisión, conocimientos generales, o podrían ser preguntas específicamente sobre su familia. Por ejemplo, haga preguntas como » ¿Quién es el miembro de la familia de mayor edad que vive aquí?»o» ¿Cuántas pelirrojas hay en nuestra familia?»Esta es una manera divertida de involucrar a todos y aprender más sobre los demás en el camino.
• Juegos de patio: Manténgase activo con juegos de patio como cornhole, ladder ball o croquet.
• Deportes: Si vienes de una familia de amantes de los deportes, participa en un partido de fútbol o béisbol.
• Torneo de cartas: Divídanse en equipos y tengan un torneo de cartas. Los juegos de cartas clásicos, como Euchre o Gin Rummy, serán un éxito para la generación anterior. Los juegos de cartas más nuevos, como Uno o Fase 10, también son opciones divertidas.
• Animadores profesionales: Si su presupuesto lo permite, considere contratar a un músico profesional, mago o comediante para su reunión. Deja que se encarguen del entretenimiento mientras te sientas y disfrutas.
• Búsqueda del tesoro: Separa a tu familia en diferentes equipos y organiza una búsqueda del tesoro. Esta es una excelente manera para que los miembros de la familia lejanos rompan el hielo y se conozcan entre sí. Involucre a toda su familia pidiéndole a cada asistente que escriba un hecho interesante sobre sí mismos con anticipación, como «Tengo seis perros» o «Soy pianista de concierto».»Utilice estas preguntas para crear su lista de búsqueda del tesoro, y los miembros de la familia deben obtener firmas al lado de cada elemento. De esta manera, los jugadores tienen que entablar una conversación con todos los asistentes para aprender más sobre ellos y ganar el juego.

• fiesta en la Piscina: Si el lugar cuenta con una piscina en la propiedad, tomar ventaja de ella. Las piscinas pueden mantener a todos frescos en un caluroso día de verano, y ofrecen entretenimiento sin fin para los niños.
• Concurso de talentos: Si tienes un grupo lo suficientemente grande, un concurso de talentos podría ser muy divertido. Incluya instrucciones de registro en sus invitaciones. Tal vez tu primo sea un excelente cantante o tu tío abuelo cuente los mejores chistes, aprovecha esta oportunidad para mostrar esos talentos.

Si elige tener un destino o una reunión de vacaciones, busque tours locales, oportunidades de turismo, parques de atracciones y otras atracciones.

Delegar responsabilidades

Una vez que haya creado un plan de juego, es hora de delegar responsabilidades. Haga una lista de los miembros de la familia dispuestos a ayudar a prepararse y de aquellos dispuestos a ayudarlo durante el evento. Se necesita mucho trabajo para planificar una reunión familiar, especialmente para familias numerosas. Si aún no existe uno, cree un comité de planificación de la reunión familiar. Reclute voluntarios y asigne a cada persona una tarea diferente, que incluye:

• Gestión financiera
• Fotografía
• Bienvenida / inscripción
• Preparación de alimentos y servidores
• Entretenimiento y actividades
• Limpieza

Tenga un Plan de respaldo

Cuando planifique un evento a gran escala, especialmente cuando lo planifique con un año o más de anticipación, cualquier cosa puede suceder. Tenga un lugar de respaldo, un animador o un alojamiento en su lugar. Si su lugar está al aire libre, necesita un plan de respaldo en caso de inclemencias del tiempo. También debe tener un organizador de respaldo en su lugar en caso de que no pueda completar sus tareas debido a una enfermedad u otras obligaciones personales.

Incorpore la Historia familiar

Haga que su historia familiar esté presente durante todo el evento. Deje que inspire sus decoraciones y su menú. Aproveche la reunión como una oportunidad para enseñar a las generaciones más jóvenes de dónde vinieron y contar la historia de su familia con fotos, videos y más.

Una reunión es todo acerca de la familia, así que haz que el enfoque sea lo más posible:

• Introducciones: Comienza el evento presentando formalmente a nuevos miembros de la familia, como bebés o suegros.
• Celebraciones: Tal vez es el cumpleaños número 100 de la bisabuela, o un primo ha regresado a casa de un despliegue militar, sea lo que sea, celebre y honre a los miembros de su familia durante la reunión.
• Monumentos conmemorativos: Diga unas palabras o presente un monumento conmemorativo en honor de los miembros de la familia que han fallecido desde la última reunión.

Confirme lo esencial

Asegúrese de una reunión familiar perfecta tomándose el tiempo para confirmar lo esencial. Unas semanas antes de la reunión, llame y confirme su lugar, servicio de catering y alojamiento. Póngase en contacto con los miembros de la familia que han aceptado ayudar durante la reunión. Hágales saber a qué hora deben presentarse y recuérdeles que lleven consigo cualquier artículo necesario.

Al confirmar estos detalles, se queda con suficiente espacio para hacer arreglos alternativos si es necesario.

Averigua los detalles

Esta es la parte en la que trabajar con un comité de planificación de reuniones o reclutar voluntarios es beneficioso. Haga una lista de todos los detalles, y la información de contacto de la persona responsable de manejarlos, que deben ser atendidos para el gran evento, incluidos los siguientes:

• Estacionamiento: Asegúrese de que su lugar tenga un amplio estacionamiento disponible. Reserve los lugares más cercanos al sitio de reunión para miembros de la familia mayores o discapacitados si es posible.
• Transporte: Si el estacionamiento está a una distancia significativa del lugar de la reunión, averigüe cómo transportará a la gente de ida y vuelta.
• Servicio de comida: ¿Cómo se mantendrá caliente y se servirá la comida? ¿Tienes una manera de mantener las bebidas frías? Asegúrese de que estos detalles estén finalizados antes del día del evento.
• Disposición de los asientos: Decida cómo adquirir y configurar asientos, mesas para servir y sillas cómodas.
• Decoraciones: Si ha elegido un tema para su reunión, decore en consecuencia. Muestra fotos de reuniones familiares anteriores y miembros de la familia.
• Limpiar: Recluta voluntarios de limpieza antes del final de la reunión. Si esperas demasiado, es posible que la gente empiece a irse antes de que tengas la oportunidad de pedir ayuda.
• Emergencias: Tenga un botiquín de primeros auxilios listo en caso de que alguien sufra lesiones menores durante la reunión, como una rodilla raspada o una picadura de abeja.

Realice una encuesta Después de la Reunión

Antes de que los invitados abandonen la reunión, o en las semanas posteriores al evento, pida a los familiares que completen una encuesta. ¿Qué disfrutaron de la reunión? Qué se podría mejorar? Pídales que hagan una lista de ideas para la próxima reunión. Los comentarios honestos serán valiosos para que los use o los transmita al próximo comité de planificación.

Recuerde la Razón por la que Están Juntos

Cuando el gran día finalmente llegue, recuerde relajarse. Usted trabajó duro para que esta reunión familiar se llevara a cabo, ahora es el momento de disfrutarla. No se deje abrumar con el proceso de planificación o con problemas de última hora. En su lugar, recuerda la razón de la reunión en primer lugar. Pase tiempo con sus seres queridos y diviértase. Asegúrese de tomar muchas fotos durante todo el evento para conmemorar la ocasión.

Planificar Su Próxima Reunión Familiar en KOA

a Planificar su próxima reunión familiar en KOA. Los campamentos de KOA son rentables y tienen mucho espacio para grupos grandes.

Una reunión familiar de campamento es una manera fácil de complacer a todos en su familia. Acampar equilibra la paz y la relajación con la aventura y el aire libre. Después de un día de actividades divertidas, los miembros de la familia pueden relajarse junto a la fogata en su campamento. KOA ofrece varias opciones de campamento diferentes para todas las necesidades de su familia, incluidos Sitios de tiendas de campaña, Sitios de RV, Cabañas de camping y Cabañas de Lujo. Todos los huéspedes tienen acceso a baños limpios con agua caliente. Algunas ubicaciones también ofrecen servicios adicionales como piscinas, parques infantiles, senderos, salas de juegos y más. Llame con anticipación para obtener una lista completa de las funciones disponibles.

Con más de 500 ubicaciones en toda América del Norte, KOA nunca está demasiado lejos. Reserve su sitio de reunión familiar hoy mismo.