Trabajar con Ayudas Visuales
Las ayudas visuales son una parte importante de las presentaciones. Pueden ayudar a mantener la participación de tu audiencia, a expresar tu punto de vista (hay una razón por la que la gente dice que una imagen vale más que mil palabras) y a recordarte lo que quieres decir.
Sin embargo, también puedes llevarlos demasiado lejos.
Si un buen uso de ayudas visuales puede hacer una presentación, un mal uso puede arruinarla. ¿Quién, después de todo, no ha estado sujeto a la «muerte por PowerPoint», en una de sus muchas formas? Esta página explica más sobre cómo usar las ayudas visuales de manera efectiva en las presentaciones y le ayuda a evitar ser recordado por todas las razones equivocadas.
¿Qué Son Las Ayudas Visuales?
Las ayudas visuales son exactamente como suenan: un soporte visual para que te pongas de pie y hables.
Comúnmente son algo así como diapositivas que exponen tus puntos principales, o un video. También pueden tomar la forma de un folleto, ya sea de sus diapositivas, o un resumen de su presentación, el uso de un rotafolio, o incluso algo interesante que haya traído para mostrar a su audiencia y hacer un punto.
Si las ayudas visuales se utilizan bien, mejorarán la presentación al agregar impacto y fortalecer la participación del público. También pueden ser útiles para recordarte lo que querías decir.
¡ATENCIÓN!
Solo debe usar ayudas visuales si son necesarias para mantener el interés y ayudar a la comprensión en su presentación.
No utilice ayudas visuales solo porque pueda, o para demostrar su competencia tecnológica. Hacerlo puede hacer que sea más difícil transmitir sus mensajes de manera clara y concisa.
Para cada ayuda visual o diapositiva, pregúntese por qué la está utilizando. Si no hay un propósito real, no lo incluya.
Pensando en el futuro: Planifique Sus Ayudas visuales
La mayoría de las ayudas visuales necesitarán preparación anticipada. Necesitará saber cómo operar el equipo de manera efectiva.
Compruebe de antemano qué instalaciones están disponibles para que pueda planificar su presentación en consecuencia.
También compruebe si necesita enviar su presentación con anticipación para cargarla, o si puede llevarla en una tarjeta de memoria o similar.
Puede encontrar más información sobre la preparación de una presentación en nuestra página dedicada al tema.
Software de presentación
Ahora es común usar software de presentación como PowerPoint.
De hecho, pocos presentadores se atreverían a asistir a un evento sin un archivo de PowerPoint. Sin embargo, todavía es posible prescindir de él. Algunos de los mejores conferenciantes y oradores no usan PowerPoint. A lo sumo, pueden dibujar en un rotafolio o pizarra blanca. Lo que tienen que decir, y el estilo en el que lo dicen, es lo suficientemente convincente como para mantener a su audiencia.
Para la mayoría de nosotros, PowerPoint es probable que sea el camino a seguir, sin embargo.
Los mejores consejos para usar PowerPoint
- Simplifíquese. No utilice más de tres a cinco viñetas por diapositiva y mantenga las viñetas en una línea de texto, si es posible. Sus diapositivas deben ser una guía de lo que va a decir, no un relato literal.
- No utilices efectos visuales a menos que se añadan a tu presentación. PowerPoint tiene algunas opciones muy agradables para agregar y restar texto, pero pueden distraer mucho. Aléjate a menos que sepas lo que estás haciendo.
- Sea breve. Una presentación de media hora generalmente se puede resumir en seis a diez diapositivas como máximo.
- No utilice la función notas. PowerPoint tiene una función de «notas» que le permite escribir notas debajo de las diapositivas para su beneficio. No lo hagas. Intentarás leerlos fuera de la pantalla y dejar de hablar con tu audiencia. En su lugar, usa tarjetas de referencia sostenidas en tus manos y concéntrate en tu audiencia.
Otras ayudas visuales comunes incluyen:
- Pizarras blancas y pizarras interactivas
- Rotafolios
- Folletos
- Vídeos
Las pizarras blancas y pizarras interactivas
Las pizarras blancas son buenas para desarrollar una explicación, diagramas y encabezados simples.
También se pueden usar para grabar la interacción y los comentarios de la audiencia durante las sesiones de lluvia de ideas.
Recuerde que escribir en una pizarra lleva tiempo y que tendrá que darle la espalda a la audiencia para hacerlo. Si usa una pizarra, debe asegurarse de que su escritura a mano sea legible, alineada horizontalmente y sea lo suficientemente grande para ser vista por toda la audiencia. También asegúrese de usar bolígrafos no permanentes (a veces denominados bolígrafos para limpiar en seco) en lugar de marcadores permanentes para que su escritura se pueda borrar más tarde.
Tenga en cuenta que el fondo blanco de una pizarra blanca puede causar problemas de contraste en personas con problemas de visión.
Las pizarras interactivas se pueden utilizar para presentaciones de PowerPoint, y también para mostrar videos, así como para escribir y grabar interacciones con el público. Son, efectivamente, combinaciones de pantalla de proyector/pizarra blanca, con actitud. Si planea usar una pizarra interactiva, debe asegurarse de saber cómo funciona y practicar su uso antes de su presentación. NO es una buena idea hacer el primer uso de uno en una presentación importante.
Rotafolios
Un rotafolio es una solución de bajo costo y baja tecnología para grabar reuniones interactivas y sesiones de lluvia de ideas.
En muchos lugares, sin embargo, han sido reemplazados por pizarras interactivas.
Un rotafolio se puede preparar con anticipación y es portátil, no requiere fuente de alimentación ni experiencia técnica. Los rotafolios son ideales para recopilar ideas y respuestas de la audiencia y son buenos para resúmenes espontáneos. Sin embargo, si la audiencia es grande, un rotafolio será demasiado pequeño para ser visto por todos.
Los mejores consejos para el uso efectivo de un rotafolio:
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Llegue temprano y coloque el rotafolio para que pueda llegar fácilmente cuando lo necesite.
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Coloque el rotafolio de manera que pueda pararse junto a él y escribir mientras todavía está al menos medio mirando a su audiencia. No le des la espalda a tu audiencia.
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Asegúrese de tener varios rotuladores que funcionen.
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Utilice únicamente rotuladores azules o negros. Será difícil para los que están al fondo de la habitación ver otros colores. Puedes usar bolígrafos rojos para acentuar el azul o el negro.
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Haga sus letras de al menos 2-3 pulgadas de alto para que todos puedan ver lo que ha escrito.
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Dibuje líneas a lápiz en páginas en blanco antes de su presentación, para ayudarle a mantener su escritura legible y recta.
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Si está utilizando un rotafolio como alternativa a PowerPoint:
- Planifique sus páginas mientras escribe el esquema para su presentación;
- Escriba notas para usted mismo, con lápiz, en el rotafolio para recordarle los puntos que desea hacer. Su público no verá las notas a lápiz.
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Si tiene algo que desea presentar y luego acentuar durante la presentación o discusión, escriba la página del rotafolio de antemano para que pueda voltear la página a ella, o simplemente use una diapositiva de PowerPoint.
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Si necesita hacer referencia a algo que escribió en una página en un momento posterior de su presentación, extraiga la página y fíjela en la pared.
Video
Los videos son particularmente buenos para fines de entrenamiento. Los videos cortos también se pueden incrustar en una presentación de PowerPoint para hacer un punto o proporcionar un ejemplo. Esto se está volviendo cada vez más popular con la llegada de YouTube, porque hay muchos más videos disponibles. Los teléfonos inteligentes también han hecho que grabar tus propios videos sea mucho más fácil.
Sin embargo, como con cualquier ayuda visual, asegúrese de que está utilizando el video para un propósito, no solo porque pueda.
Folletos
Los folletos que resumen o incluyen los puntos principales de una presentación son una excelente adición, pero deben ser relevantes.
Los paquetes de software de presentación, como PowerPoint, pueden generar folletos automáticamente a partir de las diapositivas de su presentación. También puede preparar un resumen de una página de su presentación, tal vez como un diagrama, si le parece más apropiado. Esto puede ser particularmente útil si se le pide que haga una presentación como parte de una entrevista.
Si proporciona folletos, vale la pena pensar cuidadosamente cuándo distribuirlos.
Repartir folletos al comienzo de una charla llevará tiempo y el público puede comenzar a leerlos en lugar de escuchar lo que dice el orador. Sin embargo, si su presentación contiene gráficos o tablas complejas, el público apreciará recibir el folleto antes de que comience la presentación, ya que puede que les resulte más fácil verlos en papel que en la pantalla de proyección. El público también puede apreciar poder hacer sus propias notas en el folleto impreso durante la presentación.
Considere el mejor momento y método para distribuir cualquier folleto, incluso colocarlo en los asientos antes del comienzo o entregarlo al final de su presentación. También puede considerar enviar copias de folletos por correo electrónico a los participantes después del evento. Si su charla incluye preguntas o discusión, esto le dará tiempo para resumir esto y comunicarlo a los asistentes.
Una última comida para llevar
No hay duda de que las ayudas visuales, bien utilizadas, mejorarán su presentación. Añaden un elemento más visual al aspecto auditivo de tu habla. Por lo tanto, ayudan a involucrar a su audiencia en más niveles y también a mantenerlos interesados.
La clave para evitar la «muerte por PowerPoint» es centrarse en el propósito de cada diapositiva o ayuda visual, y preguntarse:
¿Cómo se agrega esto a lo que estoy diciendo?
‘Agregar’ puede, por supuesto, incluir ‘proporcionar un resumen’, pero si su diapositiva no agrega nada a sus palabras habladas, no lo incluya.
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