Articles

arbeta med visuella hjälpmedel

by admin
se även: förbereda din Presentation

Visuella hjälpmedel är en viktig del av presentationer. De kan hjälpa till att hålla din publik engagerad, göra din poäng för dig-det finns en anledning till att folk säger att en bild berättar tusen ord—och påminna dig om vad du vill säga.

men du kan också ta dem för långt.

Om bra användning av visuella hjälpmedel kan göra en presentation kan dålig användning förstöra den. Vem har trots allt inte varit föremål för ’Death by PowerPoint’, i en av dess många former? Denna sida förklarar mer om hur man använder visuella hjälpmedel effektivt i presentationer och hjälper dig att undvika att bli ihågkommen av alla fel skäl.

Vad är Visuella hjälpmedel?

Visuella hjälpmedel är precis vad de låter som: ett visuellt stöd för dig som står upp och talar.

de är vanligtvis något som bilder som anger dina huvudpunkter eller en video. De kan också ha formen av en handout, antingen av dina bilder, eller en sammanfattning av din presentation, användningen av ett blädderblock, eller till och med något intressant som du har tagit med för att visa din publik och göra en poäng.

om visuella hjälpmedel används väl kommer de att förbättra en presentation genom att lägga till effekt och stärka publikens engagemang. De kan också vara till hjälp för att påminna dig om vad du ville säga.

varning!

Du bör endast använda visuella hjälpmedel om de är nödvändiga för att upprätthålla intresse och hjälpa förståelse i din presentation.

använd inte Visuella hjälpmedel bara för att du kan, eller för att visa din tekniska kompetens. Om du gör det kan det bli svårare att få dina meddelanden över tydligt och koncist.

för varje visuellt hjälpmedel eller bild, fråga dig själv varför du använder det. Om det inte finns något verkligt syfte, inkludera det inte.

Thinking Ahead—planera dina visuella hjälpmedel

de flesta visuella hjälpmedel behöver förberedelse i förväg. Du måste veta hur du använder utrustningen effektivt.

kontrollera i förväg vilka faciliteter som finns tillgängliga så att du kan planera din presentation i enlighet med detta.

Kontrollera också om du behöver skicka din presentation i förväg för att laddas upp, eller om du kan ta med den på ett minne eller liknande.

du kan hitta mer om att förbereda en presentation på vår dedikerade sida om ämnet.

presentationsprogram

det är nu vanligt att använda presentationsprogram som PowerPoint.

faktum är att få presentatörer skulle våga delta i ett evenemang utan en PowerPoint-fil. Det är dock fortfarande möjligt att hantera utan. Några av de allra bästa föreläsarna och högtalarna använder inte PowerPoint. Högst, de kan dra på ett blädderblock eller whiteboard. Vad de har att säga, och den stil som de säger Det, är övertygande nog att hålla sin publik.

För de flesta av oss är PowerPoint sannolikt vägen framåt, dock.

bästa tips för att använda PowerPoint

  • håll det enkelt. Använd inte mer än tre till fem punkter per bild och håll dina punkter till en textrad, om möjligt. Dina bilder bör vara en guide till vad du ska säga, inte ett ordagrant konto.
  • använd inte visuella effekter om de inte faktiskt lägger till din presentation. PowerPoint har några mycket trevliga alternativ för att lägga till och subtrahera text, men de kan vara mycket distraherande. Håll dig borta om du inte verkligen vet vad du gör.
  • håll det kort. En halvtimmes presentation kan vanligtvis sammanfattas i högst sex till tio bilder.
  • använd inte funktionen anteckningar. PowerPoint har en notes-funktion som låter dig skriva anteckningar under bilderna till din fördel. Du kommer att försöka läsa dem från skärmen och sluta prata med din publik. Använd istället cue-kort som hålls i dina händer och fokusera på din publik.

andra vanliga visuella hjälpmedel inkluderar:

  • Whiteboards och interaktiva whiteboards
  • Flip charts
  • Handouts
  • Videor

Whiteboards och interaktiva Whiteboards

Whiteboards är bra för att utveckla en förklaring, diagram och enkla rubriker.

de kan också användas för inspelning av interaktion med och kommentarer från publiken under brainstorming sessioner.

Kom ihåg att skriva på en whiteboard tar tid och att du måste vända ryggen till publiken för att göra det. Om du använder en whiteboard bör du se till att din handskrift är läsbar, inriktad horisontellt och är tillräckligt stor för att ses av hela publiken. Se också till att du använder icke-permanenta pennor (ibland kallade torra pennor) snarare än permanenta markörer så att ditt skrivande kan raderas senare.

Tänk på att den vita bakgrunden på en whiteboard kan orsaka kontrastproblem för personer med nedsatt syn.

interaktiva whiteboards kan användas för PowerPoint-presentationer, och även för att visa videor, samt att skriva på och spela in interaktioner med publiken. De är, effektivt, projektorskärm / whiteboard kombinationer, med attityd. Om du planerar att använda en interaktiv whiteboard bör du se till att du vet hur det fungerar och öva på att använda det innan presentationen. Det är inte bra att först använda en i en större presentation.

blädderblock

ett blädderblock är en låg kostnad, låg teknisk lösning för inspelning interaktiva möten och brainstorming sessioner.

på många platser har de dock ersatts av interaktiva whiteboards.

ett blädderblock kan förberedas i förväg och är bärbart, det kräver ingen strömkälla och ingen teknisk expertis. Blädderblock är idealiska för att samla ideer och svar från publiken och är bra för spontana sammanfattningar. Men om publiken är stor kommer ett blädderblock att vara för litet för att ses av alla.

bästa tips för effektiv användning av ett blädderblock:

  • anländer tidigt och placera blädderbladet så att du enkelt kan komma till det när du behöver det.

  • placera flipdiagrammet så att du kan stå bredvid det och skriva medan du fortfarande är minst halvvänd mot din publik. Vänd inte ryggen på din publik.

  • se till att du har flera markeringspennor som fungerar.

  • använd endast blå eller svarta markeringspennor. Det kommer att vara svårt för dem på baksidan av rummet att se några andra färger. Du kan använda röda pennor för att framhäva blått eller svart.

  • Gör dina bokstäver minst 2-3 tum långa så att alla kan se vad du har skrivit.

  • rita linjer i penna på tomma sidor före presentationen, för att hjälpa dig att hålla ditt skrivande läsbart och rakt.

  • Om du använder ett blädderblock som ett alternativ till PowerPoint:

    • planera dina sidor när du skriver konturen för din presentation;
    • Skriv anteckningar till dig själv, med blyertspenna, på blädderbladet för att påminna dig om de punkter du vill göra. Din publik kommer inte att se penna anteckningar.

  • Om du har något som du vill presentera och sedan accentuera under presentationen eller diskussionen, Skriv ut blädderblocksidan i förväg så att du bara kan vända sidan till den—eller bara använda en PowerPoint-bild.

  • om du behöver hänvisa till något som du skrev på en sida vid en senare tidpunkt i din presentation, rip av sidan och fixa den på väggen.

Video

videor är särskilt bra för träningsändamål. Korta videor kan också bäddas in i en PowerPoint-presentation för att göra en punkt, eller ge ett exempel. Detta blir allt populärare med tillkomsten av YouTube, eftersom mycket fler videor finns tillgängliga. Smartphones har också gjort inspelningen av dina egna videor mycket enklare.

men som med alla visuella hjälpmedel, se till att du använder video för ett ändamål, inte bara för att du kan.

utdelningar

utdelningar som sammanfattar eller innehåller huvudpunkterna i en presentation är ett utmärkt tillägg, men måste vara relevanta.

Presentationsprogramvarupaket som PowerPoint kan automatiskt generera utdelningar från dina presentationsbilder. Du kan också förbereda en sammanfattning på en sida av din presentation, kanske som ett diagram, om det verkar mer lämpligt. Detta kan vara särskilt användbart om du blir ombedd att göra en presentation som en del av en intervju.

Om du tillhandahåller utdelningar är det värt att tänka noga på när du ska distribuera dem.

att ge ut utdelningar i början av ett föredrag kommer att ta tid och publiken kan börja läsa dessa snarare än att lyssna på vad talaren säger. Men om din presentation innehåller komplexa grafer eller diagram kommer publiken att uppskatta att få utdelningen innan presentationen startar eftersom de kan ha lättare att se dessa på papper än på projektionsskärmen. Publiken kanske också uppskattar att kunna göra egna anteckningar på den tryckta utdelningen under presentationen.

Tänk på den bästa tiden och metoden för att distribuera eventuella utdelningar, inklusive att antingen placera dem på platser före starten eller ge dem ut i slutet av presentationen. Du kan också överväga att skicka kopior av utdelningar till deltagarna efter evenemanget. Om ditt samtal innehåller frågor eller diskussion kommer det att ge tid att sammanfatta detta och kommunicera det tillbaka till deltagarna.

en slutlig take-away

det är ingen tvekan om att Visuella hjälpmedel, som används bra, kommer att förbättra din presentation. De lägger till ett mer visuellt element i den auditiva aspekten av att du talar. De hjälper därför att engagera din publik på fler nivåer, och även hålla dem intresserade.

nyckeln till att undvika ”death by PowerPoint” är att fokusera på syftet med varje bild eller visuellt hjälpmedel och fråga dig själv:

Hur lägger detta till vad jag säger?

”lägga till” kan naturligtvis innehålla ”tillhandahålla en sammanfattning”, men om din bild inte lägger till något i dina talade ord, inkludera det inte.