Tämä on kirjailija Edoardo Binda Zanen vieraileva artikkeli. Aloitamme 5 vaiheet miten koota ehdotuksen budjetin ja sitten Edoardo jakaa toimi (fiktiivinen) esimerkki näyttää, mitä budjetti näyttäisi, kun se on valmis.

ehdotusbudjetti on samankaltainen kuin hankebudjetti, mutta hyvin erilainen tavoite.

projektibudjetti on tarkoitettu ohjaamaan sinua vaihe vaiheelta projektin kaikissa vaiheissa, ja sitä on tarkoitus muuttaa ja mukauttaa (tietenkin rajoissa) siihen, mitä itse projektin aikana tapahtuu.

ehdotusbudjetilla pyritään sen sijaan vakuuttamaan ehdotustasi lukeva arvioija siitä, että sinulla on vankka käsitys suunnitelmastasi ja että sinulle on syytä luottaa rahoitukseen.

myönnettäköön, että jos ehdotusvaiheessa rakentamasi budjetti on huolellisesti kasattu ja kaikki menee suunnitelmien mukaan, päädyt käyttämään sitä suoraan projektibudjettinasi, mutta tämän artiklan tarkoituksissa pysytään vain ehdotusvaiheessa.

(lisätietoja projektin budjetin luomisesta löytyy tästä artikkelista.)

miten siis vakuutat arvioijan siitä, että ideasi toimii?

ensin sinun täytyy selittää projektisi ja prosessisi hyvin ehdotuksesi kerronnassa. Tämä on avain siihen, että tehdään esitys johdolle.

toiseksi, sinun on esitettävä vankat perustelut kustannuksista, joita sinulle aiheutuu kussakin vaiheessa. Ei vain vankka perustelu, itse asiassa, vaan myös synteettinen.

pähkinänkuoressa: arvioijan on kyettävä lukemaan yksi-to-kaksi-sivuinen asiakirja ja tuntea olonsa tarpeeksi vakuuttuneeksi antaakseen sinulle tarvitsemasi £600k. Tässä artikkelissa, aion näyttää, miten se tehdään.

Vaihe 1: Rakenna Gantt-kaavio

Gantt-kaavioita rakastetaan ja vihataan. On kuitenkin kiistatonta, että ne ovat selkein yleiskuva, jonka voit saada hankkeesta kokonaisuudessaan.

Jos yrität vakuuttaa arvioijan, niin piirrä jokainen työpaketti ja tehtävä Gantt-kaavioon ja anna hänelle selkeä kuva siitä, mitä tapahtuu milloin. Tämä kertoo myös siitä, että olet miettinyt sitä osaa tarkkaan.

Ganttin kaavio on yksi dokumenteista, joita jokainen projekti tarvitsee — mutta toistaiseksi, tässä vaiheessa työtä, sinun ei tarvitse suorittaa jokaista niistä yksityiskohtaisesti.

Vaihe 2: Lisää Henkilötyöpäiviä per yritys

Tämä on ydinpiste. Jotta kustannukset voidaan arvioida hyvin, sinun täytyy ensin arvioida, kuinka paljon työtä sinun täytyy laittaa kuhunkin toimintaan olet suunnitellut.

ei pelkästään sitä: pitää arvioida, kuka työn tekee. En tarkoita kuka henkilökohtaisesti (etu-ja sukunimi), tarkoitan minkälainen henkilö tai rooli toimii kussakin tehtävässä.

Is it developers? Markkinoijiako? Tutkijoistako? Jokaisella on eri tuntipalkka ja eri työtahti.

Suunnittele henkilötyöpäiväsi sen mukaan. Jos olet osa konsortiota, muista erottaa nämä arviot yrityskohtaisesti, koska sinun on myös esitettävä budjetti jaoteltuna yrityskohtaisesti. Alla olevassa esimerkissä Almiralle on varattu 656 henkilötyöpäivää työpakettiin 1.

Step 3: Estimate Labour Costs

kun olet selvittänyt kunkin projektitehtävän keston ja henkilötyöpäivät tai-tunnit, on aika kirjoittaa ylös, kuinka paljon heidän työnsä maksaisi.

tätä varten on yksinkertaisesti kerrottava kunkin henkilöstöryhmän tunti-tai vuorokausihinta kunkin yrityksen työskentelypäivien / – tuntien määrällä.

halutessaan voi työskennellä myös painotetulla keskiarvolla, puhelulla. Mitä päivittäinen korko, jos et ole perehtynyt miten laskea se, katsomaan loppuun artikkelin Olen mukana lyhyt how-sinulle.

alla olevassa esimerkissä Almiran 656 henkilötyöpäivää on jaettu neljään henkilöstöryhmään, joissa on neljä päivätaksaa.

kertomalla päivittäiset kurssit henkilötyöpäivillä per luokka ja laskemalla yhteen kaikki neljä summaa saadaan Almiran TALOUSARVIOMÄÄRÄRAHA WP1: lle (540,25*122 + 489*255 + 262*255 + 125*24 = 260.415,50).

Step 4: Add alihankinta-ja matkakustannukset

alihankinta-ja matkakustannukset ovat kaksi muuta kustannusluokkaa, joista pitää huolehtia. Voit lisätä kolmannen luokan ” muu ” käytettäväksi riippumatta siitä, mitä kustannuksia on vielä jätetty pois (esim.tiettyjen laitteiden hankinta).

matkakustannusten osalta kerrotaan matkustajien määrä paluulipun hinnalla määränpäähän. Kustannusten yliarviointi on hyvä ajatus. Kun olet saanut sen, lisää jokaiselle matkustajalle päiväraha.

Jos sinulla ei ole arvioita päivärahoista, voit tutustua OECD: n henkilöstön virallisiin päivärahoihin (Katso tästä). Muista huomioida, minkä työpaketin alle kukin matka on ryhmitelty.

alihankintaa varten tarvitsee vain ilmoittaa, kenet palkkaa, mihin työpakettiin ja mihin.

Vaihe 5: Tuo kaikki yhteen

kuten alussa mainittiin, kaiken esittäminen selkeällä ja yksinkertaisella tavalla on hyvän budjetin ykkösvaatimus.

yhdistät Resurssienhallintaa, aikataulujen hallintaa ja projektien taloushallintoa (tärkeitä projektinhallinnan osaamisalueita) valmistellaksesi ehdotuksellesi paketin, jota kukaan ei voi vastustaa!

esimerkki Ehdotusbudjetista

tässä on esimerkki ehdotusbudjetista.

Konsortiomme ehdottaa hankkeelle 2 223 471,26 euron kokonaishintaa (ilman arvonlisäveroa 19%), joka jakautuu seuraavasti:

• henkilöstökulut: 897,231€, 26
• alihankkijat: 260,00 €
• matkakulut: 980,00 €
• muut kustannukset: 000,00 €

p>jäljempänä olevissa taulukoissa esitetään talousarvion tarkempi jakautuminen. (WP tarkoittaa jäljempänä olevissa taulukoissa työkokonaisuutta.)

yleiskatsaus

alla olevasta taulukosta käy ilmi yleiskatsaus. Tämä on mitä laitat alussa projekti ehdotus asiakirja näyttää kokonaiskustannukset yhdellä silmäyksellä.

henkilöstökulut

tässä on henkilöstökulujen esimerkkitaulukko. Olemme sanoneet jokaisen työkokonaisuuden osalta (joka olisi esitetty yksityiskohtaisesti muualla ehdotusasiakirjoissa), kummalle yksilölle ja yritykselle aiheutuisi mitäkin kustannuksia.

tämän jälkeen henkilöstökulut työpakettia kohti lasketaan yhteen linjan yli, minkä jälkeen työpakettia kohti laskettu kokonaissumma summataan alalaitaan.

muista, että tässä taulukossa on kyse vain henkilöstökuluista, ei työpaketin kokonaiskustannuksista.

alihankinta

alihankintakustannukset on myös ilmoitettava yksityiskohtaisesti, jos ehdotuksenne perustuu muiden tahojen päätökseen saattamiseen. Alla olevassa esimerkissä taulukossa on esitetty kumppani, työpaketti, johon he osallistuvat, kyseisen elementin kokonaiskustannukset ja sen jälkeen kustannukset.

Alihankintakustannuksiin sisältyvät esimerkiksi ulkopuoliset konsulttipalkkiot, kyselytoimiston maksut, kaikki palkkiot, jotka liittyvät erikoismateriaaleja käyttäviin urakoitsijoihin, luova tiimi ja niin edelleen.

matkabudjetti

kaikki kumppanit Lereitä lukuun ottamatta lähettävät 2 henkilöä jokaiseen kokoukseen. Tapaamisia on suunniteltu 9, yhteensä 18 matkustajaa kumppania kohti (Lerei 9).

matkabudjetti näkyy toisessa taulukossa. Hankkeen matkabudjetti on esitetty alla olevassa taulukossa. Siinä määritellään kumppani, työkokonaisuus, johon matkakustannukset syntyvät, kustannukset matkustajaa kohti ja niiden henkilöiden määrä, jotka matkustavat kyseisenä ajankohtana. On myös kokonaiskustannukset ja kuvaus.

matkakulut ovat yleensä kokouksiin meneviä ihmisiä. Mitä enemmän voit osoittaa osaamistasi virtuaalitiimin pyörittämisessä, sitä alemmas voit tehdä nämä kustannukset (vaikka ne voidaan korvata joillakin lisätekniikoilla tai etätyöohjelmiston vaatimilla lisensseillä).

muut kustannukset

25 000 euron listahinta on WP1: lle erityisen kirjanpito-ohjelmistopaketin hankinnasta.

muista kirjata ylös kaikki muut kustannukset, jotka eivät sovi siististi yllä oleviin luokkiin. Kaikki nämä taulukot tulevat olemaan takana ehdotuksenne asiakirjat liitteenä, joten siellä pitäisi olla runsaasti tilaa voit sisällyttää kaiken mitä tarvitset. Tämä on tärkeää myös avoimuuden kannalta.

ajoitus

alla olevassa kuvassa esitetään hankkeen ajoitus 41 suunnitellun viikon aikana sekä suoritukset koko hankkeen ajan.

Tämä on toiminut esimerkki Gantt-kaaviosta tälle esimerkkiprojektille. Aikataulusi ovat tietenkin erilaiset, mutta huomaat, että tehtävät on lueteltu työpakettikohtaisesti, ja niiden kesto on merkitty selvästi.

Gantt-kaavio on suhteellisen korkeatasoinen ja tarkoitettu pikemminkin viestintään kuin hankkeiden seurantaan ja seurantaan.

Työesimerkki: tuntitaksan laskeminen

tuntitaksan on oltava suhteessa vuoden todelliseen työaikaan (tämä perustuu Euroopan komission Horizon 2020-menetelmään). Aloita noudattamalla alla olevan kuvan ohjeita.

yhteenvedossa treenataan työpäiviä vuodessa, sen jälkeen otetaan vuosilomat, arkipyhät sekä arvio sairauspoissaoloista ja muista poissaolopäivistä, kuten koulutuksesta.

se kertoo, kuinka monta työpäivää vuodessa resurssisi on käytettävissä. Treenaa sitten työajat päivässä. Tyypillisesti tämä on 8 tuntia päivässä.

kun lasketaan työtunteja päivässä (8) ja työpäiviä (noin 210), voidaan laskea tehdyt työtunnit vuodessa.

Tuntipalkkiolaskelma

kun se on hoidettu, on aika arvioida tuntipalkka. Tätä varten jokaisen henkilön osalta on oltava seuraavat tiedot:

• työntekijän palkka
• Työnantajan sosiaaliturvamaksut vuodessa työntekijää kohti
• muut välittömät kustannukset työntekijää kohti (Lounasliput, Auto, puhelin…)
• yleiskustannukset (jos sellaisia on)

summaa edellä mainitut kustannukset ja jaa kokonaissumma vuodessa tehdyillä työtunneilla tuntitaksan saamiseksi.

tekijästä: Edoardo Binda Zane on innovaatiokouluttaja ja luovuuskonsultti. Hän on kirjoittanut Effective Decision Making and Writing Proposals: A Handbook of What Makes Your Project Right for financing.

Pin myöhempään käsittelyyn: