luet Entrepreneur Indiaa, joka on kansainvälinen Yrittäjämedian franchising.

sähköposti on yleisimmin käytetty työelämän viestinnän väline. Luemme ja koostamme keskimäärin vähintään 50-60 sähköpostia päivässä. Huonosti kirjoitetut, epäselvät, harhaanjohtavat tai tehottomat sähköpostit eivät ainoastaan aiheuta ajanhukkaa ja tuottavuutta, vaan voivat myös vahingoittaa mainettaan jättämällä lukijaan huonon vaikutelman.

siksi on välttämätöntä, että käytämme sähköposteja parhaalla mahdollisella tavalla viestiäksemme tehokkaasti työpaikalla. Voit tehdä niin, sinun täytyy pitää mielessä joitakin perus email etiketti laatia täydellinen Virallinen Sähköposti.

relevanssi

Sähköposti viestintävälineenä voi olla tehokas vain silloin, kun sillä on merkitystä. Sähköposti voi olla kätevä, mutta ei välttämättä tarkoita, että se on paras viestintäväline jokaisessa tilanteessa työpaikalla. Ennen kuin aloitat kirjoittamisen, kysy itseltäsi, onko se todella tarpeen ja onko sinun ylipäätään lähetettävä sähköpostia; eikö puhelinsoitto tai kasvokkain käytävä keskustelu riitä.

aiherivi

Lisää sähköpostiisi aina aiherivi. Sähköpostit ilman aiheriviä sivuutetaan roskapostina, useammin kuin ei. Aihe rivi, kuten nimestä voi päätellä, on oltava erityinen sisältöä sähköpostisi. Käsittele sähköpostin aihe rivi kuin olisit sanomalehden otsikko-käytä sitä napata lukijan huomiota samalla tiivistää pääidea sähköpostin ytimekäs lause.

esimerkki: ”Monthly planning report – January 2015” sen sijaan, että aiherivillä olisi epäselvä ”raportti”, määritellään, mihin raporttiin Sähköposti viittaa.

sisältö

on aina hyvä miettiä, mitä haluaa kirjoittaa ennen kuin oikeasti tekee niin. Se auttaa selkeyttämään viestiäsi. Järjestä ajatuksesi loogiseen järjestykseen ennen kuin kirjaat ne ylös. Älä lähetä asiattomia viestejä.

pidä viestisi selkeinä ja lyhyinä. Tuomiosi pitäisi olla lyhyt ja ytimekäs. Pitkät ja huonosti jäsennellyt lauseet hämmentävät lukijaa. Sähköpostisi pituus on myös tärkeä määritettäessä, kuinka tehokas viestisi tulee olemaan. Tutkimukset ovat osoittaneet, että ihmisillä ei ole aikaa tai halua käydä läpi pitkiä, pitkäveteisiä sähköposteja. On ihanteellinen pitää sähköpostit mahdollisimman lyhyt poistamatta tarvittavat tiedot.

Vältä väärinkäsityksiä pitämällä sisältö selkeänä, järjestäytyneenä ja kontekstuaalisena. Aloita sähköpostisi muodollisella tervehdyksellä, ilmoita kirjoittamisen tarkoitus ja anna konteksti siihen, miksi kirjoitat. Käytä kappaleita-muodosta kappale, jossa on asiaan liittyviä kohtia ja vaihda kappaleet esittämään erillisiä ideoita.

Sulje Sähköposti ilmoittamalla viestistäsi odottamasi lopputulos ja allekirjoita kohteliaalla tervehdyksellä ja nimesi.

sävy

lähettämäsi sähköpostit kertovat ammattimaisuudestasi. Sähköposteissa työpaikoilla on oltava virallinen sävy. On aina suurempi mahdollisuus väärinkäsityksiä yli sähköposteja, koska sanasi eivät liity eleet, kehonkieli ja ilmeet, ja lukija voi helposti tulkita väärin sanasi. Ole kohtelias, valitse sanasi viisaasti, käytä oikeita välimerkkejä äläkä käytä kaikkia sanojasi isolla alkukirjaimella.

esimerkiksi, on enemmän mahdollisuuksia saada mainitun raportin kanssa ”Please send me the report” over ”Send me the report!”tai” lähetä minulle raportti”. Kohtelias viesti saa aina myönteisen vastaanoton tylysti muotoiltuun viestiin verrattuna. Huutomerkkejä ei pidetä virallisina, ja niitä tulisi välttää virallisissa sähköposteissa. Kokonaisia sanoja (ei lyhenteitä) ja lauseita suuraakkosin kirjoitettuina pidetään erittäin töykeinä ja epäammattimaisina.

kieli

sähköposti voi olla tehokas vain silloin, kun käytetty kieli on kieliopillisesti äännettyä ja se on kirjoitettu oikein. Jos lukija ei voi ymmärtää, mitä olet kirjoittanut, on tuskin mitään mahdollisuutta, että hän ryhtyisi mihinkään toimiin sen suhteen ja tekisi siten viestisi tehottomaksi. Kirjoitusvirheitä vilisevä sähköposti saa myös näyttämään epäpätevältä. Tarkista viestisi ennen niiden lähettämistä. Ota tavaksi oikolukea sähköpostisi kahdesti ja käytä oikolukua. Sähköpostisi on aina antaa vaikutelman on hyvin harkittu.

vastausaika

hyvän sähköpostietiketin mukaan yritysviesteihin kannattaa vastata mahdollisimman pian. Kun et reagoi nopeasti, vaikutat järjestäytymättömältä ja välinpitämättömältä. Vaikka et pysty hoitamaan sähköpostia heti, kirjoittaa rivi takaisin kuittaus, että olet saanut sen ja hoitaa sen pian, osoittaa ammattitaitoa.

Kirjoita Ei sähköpostia, jonka vastaanottajaksi et haluaisi – pidä tämä kultainen sääntö mielessä, Kun lähetät sähköpostia työpaikalla.