hyvä suunnittelu on minkä tahansa hyvän liiketoiminnan salaisuus. Sinun täytyy tietää, mihin suuntaan haluat viedä yrityksesi, mitä tavoitteita ovat ja on suunnitelma, jotta kaikki tapahtuu. Tämä tarkoittaa, että sinulla on suunnitelma liiketoiminnan kaikille osa — alueille-se sisältää suunnitelman työvoiman tulevaisuudesta. Tämä suunnitelma voi johtaa siihen, että päivität henkilöstöprosessisi tai otat käyttöön henkilöstöhallintaohjelmiston, joka auttaa suunnittelussasi. Joten, mitä on työvoiman suunnittelu ja miksi sinun pitäisi toteuttaa sitä oman liiketoiminnan käytäntöjä?

katso sitä näin: sano, että pelaat shakkia. Yleisesti ottaen voit pelata kahdella eri tavalla. Voit suunnitella liikkeitä strategisesti; jokainen on tehty erityisesti saavuttaa erilaisia tavoitteita, jotta voittaa pelin. Tai voit vain improvisoida. Voit vain yrittää parhaasi päästä vastustajan kuningas samalla taantumuksellisia liikkeitä, jotta suojella kappaletta.

mikä menetelmä näyttää antavan sinulle parhaan mahdollisuuden voittaa? Ilmeisesti ensimmäinen. Olitpa pelaa shakkia tai olet Chief Human Resources Officer, eteenpäin ajattelu on välttämätöntä, jotta menestyä. On olemassa useita ratkaisevia pitkän aikavälin aloitteita, että jokainen yritys toteuttaa — tai pitäisi toteuttaa, joka tapauksessa-mutta yksi tärkeimmistä on niin sanottu työvoiman suunnittelu.

Get our Workforce Management Software Requirements Template

What is Workforce Planning?

työvoiman suunnittelulla tarkoitetaan nykyisten ja tulevien työllisyystarpeiden suunnitteluprosessia. Työvoiman suunnittelun päätavoitteena on varmistaa, että yrityksellä on aina tarvitsemansa inhimillinen pääoma, jotta se voi toimia tehokkaasti ja tehokkaasti sekä nyt että tulevaisuudessa. On myös tärkeää kehittää kustannustehokas kykyjen hankintastrategia, joka sulkee mahdolliset kykyerot.

lisäksi tehokkaaseen henkilöstösuunnitteluun kuuluu säännöllinen analyysi siitä, kuinka tuottavia yrityksen työntekijät ovat, sekä kokonaisuutena että yksilöllisesti. Jos työvoima on ylipäätään alisuorittamassa, tuottavuuden lisäämiseksi voidaan kehittää muutoksia, kuten oppimisen johtamisstrategian lisääminen.

vastaavasti strateginen työvoiman suunnittelu on prosessi, jossa työvoiman tarpeet sovitetaan liiketoiminnan tarpeisiin pitkän aikavälin liiketoiminnan tavoitteiden ja päämäärien pohjalta. Tämä sisältää seuraajasuunnittelun, joka varmistaa, että on olemassa suunnitelma, joka nopeasti täyttää olennaiset johtotehtävät (tyypillisesti työntekijöillä, joilla on jo tärkeimmät taidot), kun he ovat vapautuneet.

työvoiman suunnitteluun liittyy paljon liikkuvia palasia. Se sisältää yksittäiset työntekijäsi, heidän aktiivisen kehityksensä ja organisaatiotavoitteesi. Koska liikkuvia osia on niin paljon, se onnistuu parhaiten, jos arvioit ja päivität suunnitelmiasi aktiivisesti, mikä edellyttää, että otat käyttöön järjestelmän työvoiman suunnittelua varten. Vaikka tämä saattaa tuntua raskaalta työmäärältä, se voidaan helposti automatisoida toteuttamalla työvoiman hallintaohjelmisto, jossa on ominaisuuksia, jotka voivat seurata ja analysoida tietoja sinulle — mikä tekee suunnitteluprosessista helppoa.

tavoitteet

työvoiman suunnittelun toteuttamisella voidaan saavuttaa monenlaisia asioita. Sen avulla voit tunnistaa, missä organisaatiosi hyötyisi laajentuvista tiimeistä, sekä alueet, joilla työntekijäsi hyötyisivät lisäkoulutuksesta. On kuitenkin olemassa muutamia keskeisiä asioita, jotka voit saavuttaa toteuttamalla aktiivisesti työvoiman suunnittelukäytäntöjä.

tehokkaan työvoimasuunnittelun yksi tavoite on ongelmien ennaltaehkäisy. Suuri osa työvoiman suunnittelua on perusteellisen arvioinnin tekeminen kunkin osaston edellyttämistä taidoista ja siitä, onko kyseisillä osastoilla työntekijöillä näitä taitoja. Tekemällä tämän arvioinnin, voit tunnistaa aukkoja, joissa taidot puuttuvat ja pystyä korjaamaan, että ongelma ennen kuin se tulee lähde kipua.

toinen tavoite, jonka työvoiman suunnittelu voi saavuttaa, on onnistuneen johtamisen ylläpitäminen. Tehokas henkilöstösuunnittelu auttaa tunnistamaan ne johtotehtävät, jotka ovat tällä hetkellä avoinna tai pian avoinna. Sen tiedon avulla voit alkaa arvioida, ketkä työntekijät menestyisivät niissä vastikään avoimissa tehtävissä. Pystyt myös suunnittelemaan, että heidät koulutetaan täyttämään rooli, jolloin siirtyminen on sujuvaa.

työvoiman suunnittelun perimmäisenä tavoitteena on tuottavuuden ja tehokkuuden lisääminen. Integroitu työvoiman suunnittelu auttaa tarjoamaan sinulle Analytiikkaa, jonka avulla voit näyttää tarkat tiedot siitä, miten suunnitelmasi vaikuttaa liiketoimintaan. Suunnittelu antaa sinulle selkeän yleiskuvan organisaatiosi suorituskykymittareista, jotta voit asettaa realistisia tavoitteita tulevaisuudelle. Työvoiman suunnittelun strategian toteuttaminen, joka sisältää sekä määrällisiä että laadullisia mittareita menestyksen mittaamiseksi, asettaa yrityksesi pitkän aikavälin menestyksen tielle.

kuulostaa siltä, että näiden tavoitteiden saavuttaminen vaatii suuren työmäärän. Todellisuudessa on vain kourallinen ydintehtäviä suoritettavana, jotta työvoiman suunnittelusta voidaan hyötyä. Kuitenkin, jos olet uusi työvoiman suunnittelu, tai vain uskomattoman kiireinen, työvoiman hallinnan ohjelmisto voi auttaa virtaviivaistaa näitä tehtäviä, jotta koko prosessi on helppo.

Ydinaskeleet

onnistunut pitkän aikavälin suunnittelu edellyttää useiden tekijöiden, kuten nykyisten ja tulevien tarpeiden arviointia sekä tiimisi vahvuuksien ja heikkouksien tunnistamista. Jos sinulla on suuri organisaatio, saatat huomata, että kaikkien näiden tekijöiden arviointi korkealla tasolla on riittävä, kun taas pieni yritys voi hyötyä rakeisemmasta arvioinnista. Ei ole väliä millä tasolla olet arvioida yrityksesi, perusvaiheet sinun täytyy suorittaa onnistuneesti suunnitella tulevaisuuden työvoiman on sama.

Hanki työvoiman hallinnan Ohjelmistovaatimusmalli

arvioi tiimisi vahvuudet

työvoiman suunnittelun ensimmäinen vaihe on tiimisi arviointi. Sinun kannattaa arvioida, missä tiimisi vahvuudet ovat ja miten nämä taidot suoraan edistävät organisaation tavoitteiden saavuttamista. Sinun kannattaa myös harkita asioita, kuten mitkä työntekijät lähestyvät eläkkeelle, jotta voit olla tietoinen siitä, mitkä työpaikat sinun täytyy täyttää tulevaisuudessa.

kannattaa harkita myös ulkoisen arvioinnin tekemistä. On hyödyllistä olla tietoinen siitä, missä kunnossa kykyjenetsijät ovat oman organisaation ulkopuolella. Kun tiedetään, mitä lahjakkuuksia on saatavilla, kuinka vaikeaa on hankkia ja kuinka kalliiksi sen hankkiminen tulee, on kaikki avain tulevaisuuden suunnitteluun.

harkitse tulevaisuuden tavoitteita & tavoitteet

arvioi yrityksesi suorituskykymittarit ja käy läpi tulevat liiketoimintasuunnitelmasi ja organisaatiotavoitteesi. Sinun kannattaa myös arvioida, mitä tarvitset noiden tavoitteiden saavuttamiseksi-se voi tarkoittaa lisähenkilöstöä tai työmäärän uudelleenjärjestelyä.

Tämä vaihe on erityisen helppo, jos olet ottanut käyttöön työvoiman hallintasovelluksen, jonka avulla voit kerätä ja analysoida liiketoimintatietoja. Järjestelmä, joka voi tuottaa tietoja raportteja näyttää sinulle tarkat tiedot siitä, miten yrityksesi pärjää. Tällainen tieto voi auttaa sinua laskemaan realistisia tavoitteita aiempien suoritusten perusteella.
Käytä sitten kaikkia joukkueesi vahvuuksien arvioinnista keräämiäsi tietoja nähdäksesi, kuinka hyvin joukkueesi pystyy vastaamaan näihin tarpeisiin. Haluat myös olla tietoinen tarpeista, joita tiimisi ei pysty täyttämään. Esimerkiksi, jos sinulla on suunnitelmia ottaa käyttöön uusi ohjelmisto sinun täytyy olla varma, että sinulla on työntekijöitä, jotka pystyvät oppimaan perinpohjaisesti uuden järjestelmän ja sitten opettaa muille, miten sitä käytetään.

tunnista puuttuvat taidot

nyt kun olet arvioinut joukkueesi ja katsonut, mitä tarvitset saavuttaaksesi tavoitteesi, saatat huomata joitakin puutteita, jotka on täytettävä. Jos olet toteuttamassa uutta ohjelmistojärjestelmää, mutta työntekijöilläsi ei ole kokemusta ohjelmistojen integroinnista, niin se on ongelma, johon sinun on puututtava. Tunnistamalla nämä aukot varmistaa, että et ole yllätetty tulevaisuudessa-suunnittelu etukäteen auttaa sinua, mitä asioita voisi keksiä tulevaisuudessa ja valmistelee sinua miten käsitellä mitään kysymyksiä.

ongelmanratkaisu

nyt kun sinulla on selkeä näkemys siitä, mitkä ovat tavoitteesi, miten saavutat ne ja mitä vielä tarvitset niiden saavuttamiseksi, on aika vastata näihin tarpeisiin. Sinun kannattaa harkita erilaisia ratkaisuja määrittää, miten parhaiten vastaamaan tarpeitasi ja täyttää puutteet osaamisen keskuudessa työvoiman.

yksi mahdollinen ratkaisu on koulutus. Jos työntekijöilläsi on suurin osa tarvitsemastasi osaamisesta, koulutus-ja kehitysmahdollisuudet voivat olla yksinkertaisin ratkaisu. Kuitenkin, jos huomaat, että tarvitset eri taitoa asettaa kokonaan, niin sinun kannattaa harkita palkkaamalla ulkoisesti saada näitä taitoja. Muistatko sen ulkoisen lahjakkuuden arvioinnin, josta puhuimme aiemmin? Tässä kaikki tämä tutkimus on hyödyllistä.

riippumatta siitä, minkä ratkaisun valitset, sinulla on oltava suunnitelma siitä, miten edetä. Tämä saattaa tarkoittaa lisäkoulutuksen aikatauluttamista työntekijöillesi tai valmistautumista uusien tiimiläisten tai kokonaisten uusien osastojen integrointiin.

edut

perustasolla lyhytjänteisellä työvoimasuunnittelulla voidaan varmistaa, että aikataulutat oikeat ihmiset oikeilla taidoilla oikeisiin aikoihin. Onnistuneen työvoiman suunnittelujärjestelmän toteuttamisesta on kuitenkin monia pitkän aikavälin hyötyjä.

työvoiman suunnittelu voi auttaa esimiehiä suunnittelemaan ja varautumaan esimerkiksi eläkkeelle jäämiseen. Kun tärkeä tiimin jäsen valmistautuu astumaan ulos roolistaan, tehokas työvoiman suunnittelu voi auttaa tekemään siirtymästä sujuvan. Suunnittelemalla etukäteen, voit kouluttaa korvaajan ja saada heidät valmiina astumaan rooliin ilman mitään hikka.

tehokas suunnittelu on erinomainen työkalu uusiin projekteihin valmistauduttaessa. Jos sinulla on tuleva projekti, joka vaatii uusia taitoja, työvoiman suunnittelu voi auttaa sinua määrittämään, miten parhaiten käsitellä tätä hanketta. Ehkä voit jakaa tehtäviä ja jakaa uudelleen henkilöstöä, tai saatat huomata, että sinun täytyy palkata lisää työntekijöitä tekemään työtä. Joka tapauksessa työvoiman suunnittelu auttaa sinua suunnittelemaan ja valmistautumaan etukäteen niin, ettei tule odottamattomia yllätyksiä.

yksi työvoimasuunnittelun isoista eduista on se, että yrityksillä on tarkka korkean tason näkemys siitä, miten liiketoiminta sujuu. Tämä tarkoittaa, että yrityksesi voi välttää tilanteita, joissa sinun pitäisi palkata joukoittain, kun tarpeet eivät täyty. Jos huomaat, että et täytä tavoitteita, pystyt nopeasti arvioimaan suorituskykyä ja näkemään, missä tarvitaan lisäkoulutusta tai-tukea ja toteuttamaan ratkaisun.

Get our Workforce Management Software Requirements Template

Challenges

Workforce planning sounds pretty good, does it? Vahvuuksien ja heikkouksien tunnistaminen yrityksenä ja tämän tiedon käyttäminen tulevaisuuden suunnitteluun johtaa luonnollisesti parempiin liiketoimintakäytäntöihin. Miksi kaikilla ei siis ole suunnittelujärjestelmää, jota he käyttävät säännöllisesti? On olemassa muutamia esteitä, jotka estävät laajan työvoiman suunnittelukäytännön.

yksi ensimmäisistä haasteista, joita esimiehet kohtaavat, on suunnitteluajan määrittäminen. Monet johtajat eivät ajattele tarpeeksi pitkälle työvoiman suunnittelussa. Tyypillisesti, kun se tulee kehittää suunnitelmia, johtajat keskittyvät voimakkaasti vuosittain liiketoiminnan tavoitteet. Työvoiman suunnittelu toimii kuitenkin parhaiten silloin, kun se vastaa pitkän aikavälin tarpeisiin eikä aina johda välittömiin tuloksiin. Kuitenkin, jos otat työvoiman hallintajärjestelmä auttaa suunnittelussa voit kerätä, seurata ja analysoida tietoja saada kokonaiskuvan käsitys siitä, miten suunnitelma on tai ei toimi.

toinen haaste, jonka henkilöstöjohtajat kohtaavat, on keskittyminen oikeaan yksityiskohtaisuuden tasoon. Merkittävä osa työvoiman suunnittelua on eri työpaikkojen erottaminen toisistaan. Ongelmana on määritellä, kuinka täsmällistä tämän erottelun on oltava. Esimiehet voivat erottaa työt toisistaan useiden eri tekijöiden perusteella, yhtä laajasti kuin osastoittain tai yhtä suppeasti kuin yksittäiset työt. Sen määrittäminen, kuinka laaja tai kapea näiden erottelujen pitäisi olla, voi pysäyttää johtajat ennen kuin he koskaan todella pääsevät alkuun. Paras tapa erottaa työtyypit on keskittyä korkean tason työtehtäviin ja tarvittaessa kapea-alaiseen erotteluun niistä.

perinteiset ennustusmenetelmät osoittautuvat lopulta riittämättömiksi työvoiman suunnittelun kannalta hyödyllisten tietojen antamiseen. Ennustusvälineet eivät pysty onnistuneesti ennustamaan, mitkä osastot todennäköisesti kokevat suurta vaihtuvuutta, saati mitkä yksilöt ovat suuressa vaarassa tämän vuoksi. Tämän vuoksi pitkän aikavälin suunnittelu, mihin tehtäviin on täytettävä ja millä tasolla, on äärimmäisen vaikeaa. Tämä on ehkä vaikein este työvoiman suunnittelussa. Paras vaihtoehto esimiehille on kokeilla uutta kehittynyttä ennakoivaa analyyttistä teknologiaa, joka auttaa tarjoamaan yksityiskohtaisempaa tietoa työntekijöiden riskeistä ja kysynnästä.

Työkalut

työvoiman suunnittelu on työlästä. Onneksi sinun ei tarvitse tehdä kaikkea itse — on olemassa lukuisia työkaluja käytettävissäsi. Yksi tällainen työkalu on suunnittelukartta, joka voi auttaa osoittamaan, miten henkilöstösuunnitelmasi liittyy organisaation strategioihin. Tarjolla on myös erilaisia ohjelmistovaihtoehtoja, joilla voidaan automatisoida ja tehostaa koko työvoiman suunnitteluprosessia.

voit käyttää työvoiman hallintaohjelmistoa helpottamaan työvoiman suunnitteluprosessia. Tämäntyyppinen ohjelmisto tukee monia työvoiman hallinnan näkökohtia, mukaan lukien aikataulutus, aika/läsnäolo ja muut hallinnolliset tehtävät. Mutta ehkä sen suurin hyöty on se, miten se yhdistää osaamisen hankkimisen ja työntekijöiden osaamisen kehittämisen yhdeksi alustaksi. Tämä auttaa virtaviivaistamaan työvoiman suunnittelua, koska voit säilyttää kaikki tiedot entisistä ja nykyisistä työntekijöistä tulevaisuuden työllisyystarpeiden kanssa.

vertaa Top Workforce Management Software Leaders

The Wrap Up

onnistunut työvoiman suunnittelu voi tuntua pelottavalta tehtävältä. Onneksi on olemassa ohjelmistovaihtoehtoja, jotka voivat auttaa sinua virtaviivaistamaan tätä prosessia — jopa automatisoimaan joitakin siihen liittyviä prosesseja. Aloita katsomalla työvoima hallinta ohjelmisto vaatimukset malli auttaa sinua määrittämään, mitä tarvitset järjestelmästä ja varmista, että se voi auttaa tärkeitä suunnittelutehtäviä sinun täytyy suorittaa.