Olipa kerran, ostotilaukset (POs) kirjoitettiin käsin tai kirjoitettiin hiilipaperille, jolloin niistä syntyi kolme kappaletta-yksi myyjälle, yksi maksuosastolle ja yksi osastotiedoston säilytettäväksi. Kun myyjä oli täyttänyt ostotilauksen, he lähettivät laskunsa maksettavaksi. Tämän jälkeen lasku pitäisi vihkiä siihen liittyvän PO: n kanssa ja hyväksyä maksettavaksi.

ei ollut tavatonta, että ostotilauksen laskutusprosessi kesti viikkoja, ja näin vain, jos prosessi toimi niin kuin pitääkin. Kadonneet tai lukukelvottomat PO-kopiot voivat aiheuttaa valtavia viivästyksiä myyjille, jotka saavat maksettua ja ongelmallisia paperijälkiä, jotka aiheuttaisivat ongelmia rahoitusryhmille ja tilintarkastajille.

nämä olivat synkkiä aikoja talousosastoille.

nykypäivän nopeatempoisessa liitetyssä maailmassa hidas tai arkaainen ostotilausprosessi voi lamauttaa liiketoimintaasi, vahingoittaa ulkoisia liikesuhteita ja haitata etenemistäsi. Tässä artikkelissa, otamme tarkastella koko end-to-end prosessi ostotilauksesta laskuun ja näyttää, miten tehdä prosessin mahdollisimman sujuva ja tehokas kuin mahdollista.

miksi ostotilaukset ovat tärkeitä?

Tilaatpa tavaraa toimittajalta tai hankit heidän palveluitaan, ostotilausprosessi varmistaa, että ostaja ja toimittaja ymmärtävät, mitä on sovittu. Sekä ostajalle että toimittajalle ostotilauksessa on tarkat tiedot siitä, mitä on tilattu, kustannukset, toimitusodotukset ja maksuehdot. PO: n matkaan sen perustamisesta lähtien kuuluu tavaroiden tai palvelujen hyväksyminen, lähettäminen, toimittaminen, laskutus, täsmäytys ja sulkeminen.

kun yritys on hyväksynyt sen ja myyjä on hyväksynyt sen, TUOTTAJAORGANISAATIOSTA tulee oikeudellisesti sitova asiakirja. POs antaa selkeät ohjeet myyjälle ja auttaa ostajia pitämään budjetit hallinnassa ja tarkka paperijälki. Ilman myyntipisteitä ostajan ja toimittajan välisestä sopimuksesta voi tulla riitainen ja tulkinnanvarainen.

ostotilauksen luominen

ostotilauksen luomisen tulisi koostua matkan varrella useista hyväksyntä-ja vaatimustenmukaisuuden tarkastuspisteistä. Useimpiin myyntipisteisiin sovelletaan seuraavia vaiheita:

tuottajaorganisaation perustaminen

ostotilaus esitetään yksityiskohtaisesti tilattujen tavaroiden tai palvelujen luonteesta. Ostotilaus voi sisältää myyjän antamia tietoja, kuten tarjousnumeron.

ostotilausten tarkistus

talousarvion yhdenmukaistamisen ja hyväksymisen jälkeen ostotilaus hyväksytään tai hylätään. Lisäasiakirjoja tai-tietoja voidaan vaatia ennen hyväksynnän myöntämistä.

Po lähetys

hyväksyttyään PO lähetetään myyjälle sähköpostitse, postitse tai myyjän ja ostajan käyttämän kolmannen osapuolen PO-järjestelmän kautta.

Po hyväksyminen

myyjä tunnustaa ja hyväksyy PO: n ja PO: sta tulee oikeudellisesti sitova sopimus.

tavaroiden tai palvelujen toimittaminen

prosessin seuraava vaihe on tavaroiden tai palvelujen toimittaminen myyjän toimesta. Riippuen käytössä olevista mekanismeista, sinun on ehkä todistettava, että tavarat tai palvelut on toimitettu tyydyttävästi ja PO: n mukaisesti. Esimerkiksi tavarat saatetaan joutua allekirjoittamaan tai töiden valmistuttua pitää allekirjoittaa asiakastyytyväisyysasiakirja. Kun myyjä on saanut todisteen allekirjoituksesta tai kuitista, hän toimittaa laskun. Ilmoitus voidaan toimittaa sähköisesti tai postijärjestelmän kautta.

laskutus-ja kolmiosainen Täsmäytysprosessi

kun lasku on saapunut myyjälle, on se käytävä läpi niin sanottu kolmiosainen täsmäytysprosessi.

tällä menettelyllä varmistetaan, että maksu on tarkka ja täydellinen, ja varmistetaan, että mahdolliset poikkeamat havaitaan ennen maksua. Näin voidaan välttää ylisuuret kulut tai maksaminen tavaroista, joita ei ole vastaanotettu tai palveluista, joita ei ole toimitettu tyydyttävästi.

kolme asiakirjaa ovat avainasemassa kolmijakoisessa täsmäytysprosessissa. Näitä ovat:

• ostotilaukset
• Tilauskuitit ja/tai pakkauslaput
• laskut

Tilauskuitit ja pakkauslaput ovat todiste maksusta ja toimituksesta. Myyjä toimittaa tilauskuitin toimituksen aikana ja todistaa, että tavara on toimitettu ostajalle.

ennen kuin lasku voidaan maksaa, sen täytyy käydä läpi sarja tarkastuksia tilivelvollisuusosastolla. Tähän sisältyy määrien, hintojen ja ehtojen tarkistaminen sen varmistamiseksi, että myyjä on täyttänyt sopimusvelvoitteensa ostotilauksen tietojen mukaisesti. Pienille ja toistuville ostoksille tätä prosessia ei välttämättä tarvita.

Jos havaitaan poikkeamia, kuten virheellistä hinnoittelua, virheellisiä määriä tai vahingoittuneita tavaroita, maksua ei käsitellä ennen kuin nämä asiat on korjattu. Kun lasku on läpäissyt kolmiosaisen täsmäytysprosessin, maksu lähetetään myyjän maksuehtojen mukaisesti.

kolmitapainen täsmäytysprosessi säästää yrityksiltä rahaa tarkastamalla tiedot ja korostamalla ongelmia ennen maksamista, optimoi myyjäsuhteita ja voi auttaa sinua saamaan hyväksymismerkinnän tarkastuksen aikana.

mutta mitä tapahtuu, jos tarvitsen kiireesti tavaroita tai palveluita?

voi toki olla aikoja, jolloin ei ole varaa odottaa useiden puolueiden hyväksyntää ja PO-prosessi pitää ohittaa. Näissä tapauksissa, käyttäisit ei-ostotilaus prosessi sijaan. Ei-ostotilaus on tavaroiden tai Palvelujen tilaus, joka ei ole käynyt läpi tavanomaista ostotilauksen tarkastus-ja hyväksymisprosessia. Jos esimerkiksi tarvitset it-urakoitsijan palveluja kiireellisesti, voit saada kirjallisen tai suullisen hyväksynnän nopeasti ylemmältä taholta ketjussa ja käyttää tätä sopimusta ostokieltotilauksen nostamiseen.

ongelmia voi toki tulla ostamatta jättämissäkin tilauksissa, eikä vähiten siksi, että laskujen maksamisessa ei ole näkyvyyttä ja varmennusta. Ei-PO-laskua voi olla vaikeampi hallita, koska kirjausketjua ei ole.

miten manuaalinen ostotilaus-ja laskutusprosessi voi vahingoittaa yritystäsi

ostotilausten ja laskujen käsittely manuaalisesti voi tuoda liiketoimintaasi suuria kipupisteitä, kuten korkeammat kustannukset, tehottomuus ja huono budjettivalvonta.

)

manuaalisten ostotilausprosessien viivästyksiä ovat:

• Kulutuspiikit
• näkyvyyden puute
• aiheuttaa viivästyksiä PO: n prosessointisyklissä
• luottaa ihmisen toimintaan ja voi olla altis virheille
• voi luoda vaatimustenmukaisuusongelmia ja pullonkauloja
• voi liittyä loputon silmukka ihmisiä ja kommunikaatiota edestakaisin

lopullisia ajatuksia

kun kyse on tavaroiden ja palvelujen hankkimisesta ulkoisilta toimittajilta, sinulla täytyy olla oikeat prosessit ja menettelyt. Näiden prosessien standardointi, ylläpitäminen ja tarkistaminen voidaan tehdä äärettömän paremmaksi käyttämällä ostotilausten hallintaohjelmistoa, joka automatisoi monia prosesseja ja tarjoaa sinulle täydellisen läpinäkyvyyden ja näkyvyyden.

postituslista

Tilaa uusi sisältö suoraan sähköpostiisi.