Que vous commenciez ou que vous dirigiez une pratique bien établie, la gestion d’une pratique éthique est toujours une préoccupation primordiale. Cependant, entre les exigences de l’État, les réglementations HIPAA et votre volonté de fournir les meilleurs soins possibles, naviguer dans les eaux encrées de la documentation et de la réglementation peut sembler une corvée. Lorsque vous ne faites que commencer, vous pouvez facilement construire votre pratique sur une base éthique en créant des formulaires d’admission à partager avec les futurs clients.

Coup d’envoi de la relation Client / thérapeute

Pour de nombreuses pratiques, la première étape pour accepter un nouveau client est de comprendre si vous êtes un bon partenaire l’un pour l’autre. Vous pouvez effectuer une évaluation pour comprendre les besoins d’un client potentiel et déterminer que vous êtes équipé pour aider. À partir de ce moment, vous entrez dans une relation client / thérapeute. Il est de votre responsabilité, en tant que thérapeute dans cette relation, de fixer des limites et des attentes.

Pour atteindre cet objectif, vous devez fournir des documents d’admission à votre nouveau client. Nous sommes d’avis que les documents suivants constituent le fondement d’une pratique éthique. Ils comprennent le Formulaire de Consentement Éclairé, l’Avis HIPAA sur les Pratiques de confidentialité et le Consentement aux Communications électroniques. Pour vous aider à démarrer, nous avons décrit chacun de ces éléments ci-dessous et inclus un modèle que vous pouvez personnaliser.

Le Consentement éclairé

Le Consentement éclairé est un document de pratique fondamental qui aide à définir ces limites et attentes. Cela garantit également que les deux parties sont conscientes et comprennent la relation de soins. Voici quelques exemples de points de discussion qu’il pourrait couvrir: les résultats, les méthodes de contact, vos frais, les limites à la confidentialité et toutes les politiques entourant les annulations.

Selon les exigences de votre État, vous devrez peut-être inclure des avis supplémentaires dans votre consentement éclairé. Pour connaître les avis dont votre État a besoin, vous devez vous renseigner auprès de votre conseil des licences d’État, d’une organisation professionnelle d’État dont vous êtes membre ou même d’un mentor de confiance.

Pour obtenir un échantillon gratuit de formulaire de consentement éclairé, cliquez simplement pour télécharger une copie ci-dessous. Vous devrez lire l’intégralité du document pour vous assurer que les politiques de votre cabinet sont décrites avec précision. Assurez-vous de mettre à jour tous les champs pour refléter les informations spécifiques de votre pratique.

Une note sur l’assurance: Si vous n’acceptez que la paie privée ou l’auto-paiement, vous devrez supprimer la section « IV. Assurance ».

** Ce consentement éclairé a été créé à l’origine par nos partenaires du Center for Ethical Practice et utilisé avec autorisation.

L’Avis HIPAA sur les Pratiques de confidentialité

L’Avis HIPAA sur les Pratiques de confidentialité est un document qui informe les clients de leurs droits sur leurs informations. Les relations avec les clients reposent mieux sur la transparence, et ce document facilite la transparence tout en détaillant votre utilisation des informations sur les clients. C’est requis par la réglementation HIPAA pour toute « Entité couverte. »

Les règles et les lois des entités couvertes changent souvent et varient d’un État à l’autre. Pour en savoir plus sur les entités couvertes et déterminer si votre pratique est couverte, lisez plus ici. Cela dit, savoir si vous êtes une entité couverte ou non peut être délicat. Si vous avez du mal, cet article de nos amis de Person Centered Tech peut faire la lumière sur le problème.

**Nous recommandons toujours une conversation avec un avocat spécialisé en soins de santé pour vous assurer que vous prenez les mesures nécessaires pour protéger votre cabinet. Ces informations ne sont pas considérées comme des conseils juridiques.**

Pour un échantillon gratuit de formulaire d’avis de confidentialité HIPAA, cliquez simplement pour télécharger une copie ci-dessous. Veuillez lire l’intégralité du document pour vous assurer que les politiques de votre cabinet sont correctement décrites. Ensuite, assurez-vous de mettre à jour tous les champs pour refléter la pratique de votre pratique.

** Cet Avis HIPAA sur les pratiques de confidentialité a été créé à l’origine par nos partenaires de Quirktree et utilisé avec autorisation.

Le Consentement à (l’Autorisation de) Communications électroniques

L’Autorisation à (ou le Consentement à) Communications électroniques est une partie essentielle de votre dossier d’admission, car elle facilite la communication entre vous et votre client.

Ce document répond aux normes détaillées par les différents codes de déontologie de l’industrie: le Code d’éthique médicale de l’AMA, le Code d’éthique de l’ACA et le Code d’éthique de l’APA. Il répond également aux exigences prévues dans la règle Omnibus HIPAA 2013 de HHS.

Vous avez la possibilité d’éviter toutes les versions des communications électroniques de passer des appels téléphoniques et d’envoyer des lettres uniquement pour éviter cette couche supplémentaire de complexité; Avant de faire ce compromis, il vaut la peine de considérer la valeur que vous obtenez des outils de communication électronique. Améliorent-ils votre capacité à fournir des soins? Si c’est le cas, vous voudrez bien réfléchir à l’impact sur les soins de votre client. De plus, il existe des outils qui améliorent la capacité de votre client à communiquer efficacement avec vous. Par exemple, les rappels de rendez-vous et la messagerie conformes à la norme HIPAA sont les deux caractéristiques de TherapyAppointment et facilitent le respect des normes HHS et de l’industrie. Les messages texte sont également un outil populaire pour communiquer avec les clients. Si vous êtes curieux d’en savoir plus sur la position de HIPAA sur la messagerie texte, cet article est une excellente ressource.

Pour obtenir un formulaire d’autorisation d’échantillon gratuit pour les communications électroniques, cliquez simplement pour télécharger une copie ci-dessous. Assurez-vous de mettre à jour tous les champs en jaune pour refléter le nom de votre pratique et lisez l’intégralité du document pour vous assurer que les politiques de votre pratique sont correctement décrites.

** Cette Autorisation pour les communications électroniques a été créée à l’origine par nos partenaires de Quirktree et utilisée avec autorisation.

La nécessité d’une pratique éthique

Si vous lisez cet article, vous prenez déjà les premières mesures pour vous assurer que votre pratique respecte les lignes directrices de l’industrie et de la réglementation pour une pratique éthique. Téléchargez et personnalisez tout ou partie des formulaires que nous avons publiés ici, et n’hésitez pas à les partager avec vos collègues. Notre objectif est d’aider la communauté des thérapeutes en santé mentale à prospérer et à grandir, et nous voulons nous assurer que vous avez tout ce dont vous avez besoin!

Cela dit, ce post ne constitue en aucun cas un conseil juridique. Nous recommandons fortement que votre cabinet emploie un avocat spécialisé en soins de santé pour vous conseiller sur tous les problèmes ou questions liés à la HIPAA.

Avertissement

Il est de la seule responsabilité du lecteur de s’assurer que les informations incluses dans ces formulaires répondent aux exigences de votre État.

Il incombe également au lecteur de s’assurer que ces formulaires sont adaptés à toute politique spécifique à la pratique. Veuillez lire les formulaires et mettre à jour les champs généralisés en surbrillance pour vous assurer que la version que vous utilisez représente votre pratique.