Les e-mails peuvent nous donner l’impression que nous avons du mal à garder la tête hors de l’eau. Vos pages de boîte de réception sont-elles longues? Commencez-vous chaque jour à lire des e-mails, en pensant que vous répondrez aux messages les plus importants, pour ensuite lever les yeux et réaliser qu’une heure s’est écoulée et que vous n’avez rien fait jusqu’à présent? Vous manquez d’espace pour vos e-mails tous les quelques jours? Le courrier électronique ressemble-t-il à un multiplicateur de productivité ou à un tueur de productivité?

Il suffit de quelques astuces simples pour être plus efficace dans le traitement des e-mails afin que vous ne vous sentiez pas alourdi par cela. Certains de ces conseils reposent sur des fonctions présentes dans la plupart des programmes de messagerie, mais d’autres sont des moyens de changer vos propres habitudes afin que les petites interactions quotidiennes que vous avez avec le courrier électronique vous aident à rester sur la bonne voie pour le gérer.

Pensez-y comme vous nettoyer les dents. Il y a une différence entre l’hygiène dentaire quotidienne et le fait d’aller chez le dentiste, mais vous devez faire les deux. Vous devriez vous brosser les dents deux fois par jour et passer la soie dentaire une fois par jour, et ces habitudes sont extrêmement importantes pour avoir des dents saines. Tous les six mois, vous devriez également consulter un dentiste pour un nettoyage plus approfondi, des radiographies et d’autres soins préventifs. L’hygiène quotidienne empêche l’accumulation de problèmes plus importants. Les visites chez le dentiste vous aident à détecter et à corriger les problèmes naissants avant qu’ils ne deviennent incontrôlables.

Bien sûr, même avec les dents, les choses peuvent mal tourner. Un accident pourrait les assommer ou vos gènes pourraient finir par les impacter, tout comme un nouveau projet ou un changement de poste pourrait soudainement provoquer une explosion d’e-mails. Quoi qu’il en soit, cela ne signifie pas que vous devez arrêter de passer la soie dentaire ou de consulter un dentiste régulièrement — ou nettoyer votre courrier électronique tous les jours. Si vous avez un problème inattendu, vous devez toujours suivre de bonnes habitudes pour tout contrôler.

Lorsque vous changez la façon dont vous interagissez avec le courrier électronique à court terme – quand et comment vous le vérifiez, à quelle fréquence vous supprimez des messages, etc. — cela vous facilite la vie à long terme.

Voici quelques conseils pour réduire le fardeau des e-mails. Permettez-moi de vous avertir que ces conseils sont enracinés dans le bon sens et ne fournissent pas de solution miracle, ce qui signifie qu’ils ne vous souffleront pas l’esprit ou ne deviendront pas une sensation du jour au lendemain. Mais la soie dentaire non plus.

Supprimer en premier

La première chose à faire lorsque vous ouvrez votre boîte de réception est de numériser pour voir ce que vous pouvez supprimer. Regardez la ligne d’objet et l’expéditeur. C’est de l’ordure ? Est-ce un e-mail promotionnel que vous n’allez jamais lire? Est-ce un avis de votre collègue disant dans la ligne d’objet qu’il sortira aujourd’hui, et qu’il n’y a pratiquement aucune chance que des informations supplémentaires dans le corps de l’e-mail soient pertinentes pour vous? Si c’est le cas, jetez-le.

Tous les messages que vous identifiez comme sans importance doivent être sélectionnés et déplacés dans la corbeille en bloc. Si vous n’êtes pas pressé un matin particulier, vous pourriez même essayer d’identifier un ou deux e-mailers réguliers auxquels vous désabonner.

Pourquoi est-ce important de faire cette étape en premier? Lorsque vous supprimez immédiatement des messages non pertinents, il est plus facile de voir les messages restants. Lorsque vous pouvez voir les messages restants, vous pouvez trier les messages importants plus rapidement. Si vous pouvez identifier même cinq ou dix pour cent de votre courrier entrant quotidien comme « très probablement ne nécessitant pas d’action » afin de pouvoir le supprimer rapidement, vous serez en bien meilleure forme pour commencer votre journée de manière productive.

Utilisez plus d’Une adresse E-Mail

Je ne supporte pas les e-mails marketing ou les confirmations d’expédition, encore moins les rappels de ma banque pour payer ma facture de carte de crédit lorsqu’elle est déjà configurée pour le paiement automatique. (Grr.) Tous ces messages encombreraient ma boîte de réception et rendraient plus difficile la détection des e-mails importants, sauf que j’ai une stratégie pour les traiter.

J’utilise une adresse e-mail distincte pour tous ces messages de faible importance.

Il y a plusieurs façons de le faire. Vous pouvez configurer un nouveau compte de messagerie entièrement à cette fin, comme je le fais, ou vous pouvez créer une adresse alias à l’aide de votre compte actuel. La plupart des fournisseurs de messagerie vous permettent de le faire. Ensuite, vous créez une règle ou un filtre dans votre compte de messagerie afin que tous les messages envoyés à l’alias sautent la boîte de réception et passent dans un autre dossier. Appelez-le Boîte de réception 2 ou de faible importance ou ce que vous voulez.

L’un des avantages de l’utilisation d’une adresse e-mail distincte à cette fin est que vous conservez ce courrier indésirable, parfois appelé courrier gris, séparé de votre courrier important. De plus, si une entreprise vend votre adresse e-mail à une autre liste de distribution, les nouveaux messages marketing indésirables ne se retrouveront pas non plus dans votre boîte de réception principale. Un troisième avantage est que vous n’êtes pas distrait par ces messages, étant donné que vous devez vous connecter à un autre programme de messagerie ou accéder à une autre boîte de réception pour y accéder.

Écrivez court

Lorsque vous écrivez des e-mails, dites ce que vous voulez dire, soyez clair et concis. Pourquoi? Écrire court aide les personnes qui lisent votre message à aller au but et à traiter leur courrier électronique plus efficacement. Ils peuvent reprendre votre ton et répondre en nature, ce qui vous facilitera la vie.

Certaines situations nécessitent des phrases complètes et un langage formel, mais les fragments peuvent être extrêmement efficaces dans les e-mails. Utilisez-les quand cela a du sens. La police de la grammaire ne va pas vous traquer. Certes, vous devez parfois être très détaillé et tirer parti de l’aspect papier du courrier électronique – il y a un enregistrement de tout. D’une manière générale, cependant, le langage par défaut est concis, clair et simple.

Tout le monde n’est pas adepte de la brièveté et cela peut se détacher comme un recul. Pour éviter de paraître hostile, vous pouvez ajouter un emoji ou des points d’exclamation. Ou faites simplement savoir aux gens que vous essayez d’être concis dans les e-mails et qu’ils ne devraient pas le prendre personnellement.

Utilisez des groupes ou des listes de distribution

Si vous envoyez un message au même groupe de personnes à plusieurs reprises, configurez un alias de groupe ou d’e-mail. Dans Outlook, cela s’appelle une liste de distribution. Dans Gmail, allez dans Contacts (contacts.google.com ), sélectionnez les personnes que vous souhaitez ajouter à un groupe, puis cliquez sur l’icône d’étiquette. Donnez un nom à votre groupe. Une fois qu’il est enregistré, vous pouvez taper ce nom pour composer automatiquement un message à tous les membres du groupe.

L’utilisation de groupes permet non seulement de gagner du temps en éliminant la nécessité de taper le nom de chaque personne lorsque vous envoyez un mail au groupe, mais vous permet également de supprimer facilement les tactiques, comme je l’explique un peu plus tard.

Créez des modèles ou des réponses prédéfinies

S’il y a un message que vous envoyez encore et encore, ne l’écrivez pas à partir de zéro à chaque fois. Réutilisez ce que vous avez déjà écrit en créant un modèle ou une réponse prédéfinie, comme l’appelle Gmail.

Quelques exemples de messages que les gens envoient fréquemment sont du type:

• Merci d’avoir tendu la main, mais je ne suis pas intéressé,
• Confirmant la réception. Merci et faites-moi savoir si vous avez besoin d’autre chose de ma part, et
• Cela ressemble à un travail pour notre service juridique. Le meilleur point de contact est…

Une fois que vous avez configuré quelques modèles, vous pouvez répondre à des messages qui prendraient normalement du temps inutile sans même y penser beaucoup, ce qui vous permet de poursuivre un travail plus important.

Réutiliser les lignes d’objet

La réutilisation des messages envoyés via des modèles et des réponses prédéfinies augmente votre efficacité en minimisant l’écriture. La réutilisation des lignes d’objet vous permet de supprimer ou d’archiver plus facilement et plus rapidement les anciens messages. Je vais vous expliquer comment ensuite.

Trier pour supprimer

Les limites de données peuvent se faufiler sur n’importe qui, même les personnes très organisées. La façon de libérer de l’espace est de supprimer les messages dont vous n’avez pas besoin en masse. C’est le genre de corvée que vous pouvez considérer comme étant similaire à aller chez le dentiste. Vous n’avez pas à le faire tous les jours, mais le faire périodiquement et régulièrement aidera à prévenir de plus gros problèmes. Je trouve que trois méthodes de suppression sont particulièrement utiles.

Tout d’abord, triez votre courrier envoyé par taille de fichier ou pièce jointe et jetez les plus gros dont vous n’avez pas besoin. La raison pour laquelle je me concentre sur les messages envoyés est que si j’ai envoyé une pièce jointe, il y a de fortes chances que je possède le fichier et que j’ai donc une autre copie enregistrée ailleurs.

La deuxième méthode consiste à trier le courrier envoyé par objet et à rechercher les messages que vous envoyez régulièrement. Si vous envoyez un message hebdomadaire avec la ligne d’objet « Nettoyage du réfrigérateur à 16 heures aujourd’hui », vous pouvez rapidement les voir, les sélectionner et les supprimer en même temps.

Troisièmement, triez vos messages par destinataire. Vous avez probablement quelques collègues, amis ou groupes de personnes que vous envoyez souvent par e-mail. Il est probable que de nombreux messages envoyés entre vous et eux ne sont pas très importants. Si vous n’en avez plus jamais besoin, sélectionnez plusieurs messages à la fois et supprimez-les en masse.

Désactivez les notifications, Fermez l’e-mail pour vous concentrer

Recevoir une alerte à l’écran sur chaque message entrant est incroyablement perturbant et distrayant. Je suppose que l’écrasante majorité des travailleurs seraient mieux lotis avec des alertes par e-mail complètement désactivées. Ce n’est utile que dans les cas les plus rares. Alors, désactivez vos notifications.

De même, fermez votre application de messagerie ou l’onglet de son navigateur lorsque vous devez effectuer un travail très ciblé pendant au moins 30 minutes. Cela me fait de la peine d’écrire ce conseil, sachant que presque personne ne le suivra. Très peu de gens le font réellement, mais j’aimerais pouvoir convaincre plus de gens d’essayer. Imaginez à quel point il sera plus facile de trouver votre flux lorsque vous n’êtes pas distrait par e-mail.

Pensez à la dernière fois que vous avez travaillé hors ligne, que ce soit dans un avion sans Wi-Fi ou lorsque votre Internet était en panne. Ou peut-être avez-vous travaillé à partir d’un fuseau horaire où vous n’avez pas beaucoup d’autres collègues et n’avez donc pas eu d’interruptions de courrier électronique pendant une longue partie de votre journée. En fermant l’e-mail, vous vous rapprochez de reproduire cette expérience de ne pas être interrompu, tout en pouvant accéder à d’autres informations en ligne au besoin.

Réponses automatiques cooptées

En ce qui concerne le conseil précédent, disons que vous ne fermerez pas votre fenêtre d’e-mail car vous craignez que quelqu’un essaie de vous contacter pour une question urgente et que vous la manquiez. La solution de contournement ? Configurez un message hors bureau ou à réponse automatique qui dit: « S’il s’agit d’une question très urgente, veuillez m’envoyer un SMS / appeler / m’envoyer un message… »et donnez votre numéro de téléphone, votre poignée de jeu ou votre ligne de communication préférée.

Supprimer! Ou Classez le Courrier dans des Dossiers

Un e-mail non supprimé est souvent une bonne intention qui n’a pas été réalisée. Savoir quand lâcher prise. Ne vous accrochez pas aux messages si vous ne ferez probablement jamais rien avec eux. Laisser des messages sans importance dans votre boîte de réception est très improductif, distrayant, et ne fait que vous rappeler ce que vous aimeriez faire dans un monde parfait, mais ne peut pas.

Ils ne vous rendent pas service en étant dans votre boîte de réception.

Si la suppression des messages semble sévère, déplacez-les dans un nouveau dossier à la place. Appelez ce dossier En attente ou Bonnes Intentions. L’important est de les sortir de votre boîte de réception. Attendez quelques mois. Voyez combien vous avez déjà déterré ou répondu. Si la réponse est zéro, reconsidérez peut-être leur suppression en premier lieu.

Vider la corbeille périodiquement

Vider la corbeille périodiquement. La suppression de la corbeille efface l’espace. La plupart des programmes de messagerie, y compris Outlook, ont un paramètre permettant de vider automatiquement la corbeille lorsque vous quittez l’application. Si vous ne vous souvenez jamais de vider la corbeille, je vous recommande d’activer cette fonctionnalité.

La plupart des gens n’ont probablement pas besoin de vider la poubelle plus d’une fois par mois ou une fois par trimestre. Il y a un danger à supprimer votre corbeille trop souvent, car la corbeille est l’endroit où vous allez pour récupérer des e-mails dont vous pensiez ne pas avoir besoin, mais il s’avère que vous le faites. J’ai sauvé beaucoup de messages de la poubelle, généralement le jour même où je l’ai mis là-bas.

Comment tirer le cordon d’urgence

Maintenant, si vous cherchez désespérément une table rase avec votre boîte de réception, voici une dernière astuce que vous pouvez essayer:

1. Créez un nouveau dossier. Nommez-le Ancienne Boîte de réception ou Courrier Avant juillet 2019 (ou le mois et l’année en cours).

2. Sélectionnez tout dans votre boîte de réception. Déplacez tout dans le nouveau dossier.

Voilà. Vous êtes à la boîte de réception zéro, et vous n’avez même pas eu à lancer un seul message.

Personne ne s’attend à ce que vous révisiez une boîte de réception chaotique du jour au lendemain. Adaptez peu à peu quelques habitudes positives. Effectuez quelques actions périodiques, telles que vider la corbeille ou supprimer en masse le courrier envoyé, pour vous aider à avoir l’impression de progresser.