Plan

Vous cherchez à planifier une réunion de famille? Que vous travailliez avec un groupe ou que vous releviez le défi par vous-même, il y a beaucoup de détails à considérer.

Suivez ce guide de planification de réunion de famille pour vous aider à planifier une réunion mémorable que toute votre famille appréciera.

Les avantages de la planification d’une réunion de famille

Bien qu’il soit plus facile pour les proches de rester en contact aujourd’hui grâce à la technologie et aux médias sociaux, les familles sont souvent encore séparées par la distance ou séparées par des responsabilités quotidiennes. Les réunions de famille sont devenues plus importantes que jamais et offrent plusieurs avantages.

Renouer avec la famille

De nombreux membres de la famille vivent dans des États — parfois des pays — séparés les uns des autres, de sorte que les réunions de famille permettent à tout le monde de se reconnecter. Les proches utilisent ce temps pour rattraper leur retard sur la vie et le bien-être de chacun. Pour certains, une réunion de famille peut être la seule occasion de présenter au reste de la famille un nouveau bébé ou un nouveau conjoint.

Célébrez un événement

De nombreuses familles utilisent les réunions comme un moment pour célébrer des anniversaires marquants ou des anniversaires. Vous pouvez également célébrer de nouveaux mariages lors de réunions. Pour les membres de la famille qui n’ont pas pu assister au mariage, c’est leur chance de passer du temps avec le couple.

Pour les familles qui ont perdu des êtres chers au cours de l’année, les retrouvailles offrent la chance d’honorer la vie de cette personne et de célébrer leur mémoire ensemble.

Embrassez votre héritage

Les réunions de famille sont un moment où toutes les générations, anciennes et nouvelles, se réunissent. Ils sont un moyen de préserver l’histoire de votre famille et de la partager avec les jeunes générations, y compris de vieilles histoires de famille, des recettes bien-aimées ou des traditions intemporelles.

Une réunion de famille est également le moment idéal pour commencer de nouvelles traditions familiales à transmettre, permettant à la jeune génération d’apporter ses propres valeurs et idées.

Les réunions de famille donnent à votre famille une chance d’en apprendre davantage sur votre ascendance. Si votre famille a des traditions culturelles, mettez-les en valeur lors de votre rassemblement. Célébrez ce qui rend votre famille unique.

Amusez-vous ensemble

Quand tout est dit et fait, les réunions de famille peuvent être très amusantes. C’est du temps réservé pour passer du temps de qualité avec vos proches, y compris participer à des activités amusantes ensemble et partager de la nourriture délicieuse.

Comment planifier une réunion de famille

Commencez à planifier votre réunion de famille dès que possible. Parce qu’il y a beaucoup de détails à considérer, commencez les préparatifs au moins six mois à un an à l’avance. Cela vous donne beaucoup de temps pour vous préparer, et cela donne aux membres de votre famille suffisamment de temps pour demander du temps loin du travail et prendre des dispositions de voyage.

Utilisez la liste de contrôle de planification de réunion suivante pour vous garder sur la bonne voie tout au long du processus de planification.

Consultez la famille

Avant de commencer, consultez votre famille au sujet de toute demande spéciale ou de considérations telles que les dates préférées ou les lieux de rendez-vous. Prenez note de toutes les dates à éviter, telles que le mariage d’un membre de la famille ou la cérémonie de remise des diplômes. De plus, à moins que vous n’ayez l’intention de transformer votre réunion en une affaire de vacances, évitez de planifier pendant la saison des fêtes.

Parler avec votre famille avant de commencer à planifier vous donnera également une meilleure idée du nombre de personnes pouvant y assister.

Choisissez une date

Si votre famille a une réunion à la même date chaque année — comme le week—end de la Fête du travail ou le quatrième juillet – alors cette partie sera simple. Sinon, choisissez un moment qui convient à la majorité de votre famille.

De nombreuses familles planifient leurs réunions pendant les mois d’été car il est plus facile pour les membres de la famille ayant des enfants d’âge scolaire d’y assister. L’été offre également souvent plus d’options pour les lieux de plein air et les loisirs. Cependant, si vous travaillez avec un budget limité, vous pouvez envisager de réserver votre réunion pendant la saison morte, lorsque les lieux et les artistes offrent généralement des réductions spéciales.

Déterminez également la durée de votre réunion de famille. Alors que certaines familles réservent une semaine ou un week-end entier, d’autres choisissent de célébrer en une seule journée.

Décidez du budget

Ensuite, vous devez décomposer votre budget. Si vous travaillez avec un comité de planification de réunion de famille, la personne en charge des finances devrait avoir un enregistrement du montant dépensé lors de la réunion de l’année précédente.

Une fois que vous savez avec combien d’argent vous devez travailler, décidez si plus de fonds seront nécessaires et comment vous prévoyez d’obtenir ces fonds. Utilisez une feuille de calcul pour suivre toutes les dépenses.

Si vous prévoyez une réunion de famille avec un budget limité, recherchez des réductions hors saison lors de la réservation de votre lieu, traiteur ou animateur. Vous pouvez également envoyer des invitations électroniques, faire des décorations à faire soi-même ou organiser un potluck pour réduire les coûts.

Choisissez un lieu

Si vous ne savez pas où organiser une réunion de famille, il existe plusieurs façons de faciliter la décision. Tenez compte de votre budget, ainsi que de la distance entre chaque lieu et la majorité de votre famille. Choisissez l’endroit qui vous offre le meilleur rapport qualité-prix — par exemple, les terrains de camping pour réunions de famille offrent un hébergement et des équipements amusants en un seul endroit.

Voici quelques-uns des meilleurs endroits pour une réunion de famille:

• Camping: Avoir une réunion de famille dans un camping est une excellente option si vous voulez créer des souvenirs durables et en tirer le meilleur parti de votre argent. De nombreux terrains de camping sont dotés d’espaces de fête, tels que des pavillons couverts, où vous pourrez organiser vos activités de réunion. Les terrains de camping offrent souvent plusieurs options de camping différentes pour répondre à tous les besoins de votre famille – qu’ils préfèrent rester dans une tente, un VR ou une cabine meublée. Vos proches apprécieront la possibilité de rester sur place, à distance de marche les uns des autres. De nombreux terrains de camping comprennent également des équipements amusants, tels que des piscines, de l’escalade ou des locations de vélos. Lorsque vous choisissez un terrain de camping, recherchez-en un qui offre des options de camping de groupe.

• Backyard: Vous pourriez avoir vos retrouvailles dans l’arrière-cour de votre maison ou celle d’un être cher. Les événements dans la cour éliminent la nécessité de réserver le lieu à l’avance. Cependant, vous devrez peut-être réserver des tentes dans la cour arrière, des sièges, une scène et d’autres fonctionnalités que les sites professionnels pourraient fournir.
• Bed and breakfast: Selon la taille de votre famille, un bed and breakfast peut être un lieu approprié. Parlez au propriétaire de la possibilité de réserver toute la maison pour votre événement.
• Réunion de destination: Les réunions de destination prennent un peu plus de temps et d’argent à organiser, mais elles offrent à votre famille la chance de partir en vacances ensemble. Choisissez une destination qui offre quelque chose pour tout le monde, comme une ville balnéaire, un parc d’État ou une retraite en montagne. Économisez de l’argent en choisissant un emplacement offrant d’autres options d’hébergement. N’oubliez pas d’envoyer des invitations tôt si vous prévoyez une réunion à destination, car votre famille aura besoin de temps pour planifier les arrangements de voyage.

Envoyer des invitations

Envoyer des invitations dès que la date a été décidée et le lieu réservé. Si vous ne savez pas quand envoyer les invitations, considérez la distance que les gens devront parcourir pour la réunion, le coût global du voyage et de l’hébergement et la période de l’année de la réunion. Par exemple, les réunions d’automne nécessiteront plus de planification pour les enfants d’âge scolaire, alors que les étés ne le seront peut-être pas.

Vous pouvez envoyer des invitations papier ou numériques traditionnelles. Envisagez de créer un événement sur les médias sociaux pour fournir des mises à jour en direct et mener des sondages pour votre famille tout au long du reste du processus de planification.

Même si votre réunion a lieu à la même date chaque année, assurez-vous d’envoyer des invitations de rappel quelques mois avant l’événement.

Planifiez le menu

Lors de la planification du menu pour votre réunion de famille, il y a quelques éléments à prendre en compte:

• Lieu: Familiarisez-vous avec le lieu choisi. Y a-t-il une cuisine sur place disponible? Y a-t-il de l’électricité pour brancher les chauffe-plats? Certains endroits peuvent ne pas autoriser la nourriture à l’extérieur et offrir des options de restauration sur place uniquement. Parlez à votre lieu de vos options avant de commencer à planifier votre menu. Vous pouvez également utiliser le lieu de votre choix pour vous inspirer du menu. Par exemple, si vous avez vos retrouvailles dans un terrain de camping, planifiez un menu sur le thème du camping avec des s’mores et d’autres favoris des feux de camp.
• Période de l’année: Adaptez votre menu à la saison. Si vous prévoyez une réunion d’été, incluez des aliments d’été et des produits de saison. Les réunions d’automne exigent des repas plus copieux et des plats réconfortants. Si votre rassemblement a lieu pendant la période des Fêtes, utilisez-le pour vous guider dans la planification des repas.

• Héritage: Laissez votre ascendance inspirer votre menu de réunion de famille. Servez des aliments qui reflètent la culture ou le pays d’origine de votre famille. C’est le moyen idéal de célébrer ce qui rend votre famille unique et de partager des recettes familiales bien-aimées.

Compte tenu de ces considérations, il est temps de planifier votre menu. Certains aliments populaires pour les réunions de famille sont:

• Soupe: La soupe est facile à servir et convient aux températures fraîches et chaudes. Servez-le avec du pain et de la salade.

• Produits grillés: Allumez le gril et servez des hamburgers et des hot-dogs classiques, ou envisagez un barbecue complet.
• Potluck: Un potluck à plat couvert est un excellent moyen d’impliquer toute la famille et de s’assurer qu’il y a une variété d’aliments. Demandez à chaque famille d’apporter son repas préféré dans un plat couvert, puis alignez les plats sur une table de buffet pour la réunion. Envisagez de faire une liste d’aliments à l’avance. Laissez les membres de la famille s’inscrire pour une entrée, un plat d’accompagnement, un apéritif, un dessert ou des boissons. De cette façon, vous ne vous retrouverez pas avec quatre salades de pâtes et pas d’entrées chaudes.
• Fête des fêtes: Si vous prévoyez d’organiser votre réunion de famille pendant la période des fêtes, faites de votre menu un festin des fêtes.Pizza: Pour les petites réunions de famille, pensez à commander une pizza dans un magasin local. De nombreuses pizzerias proposent la livraison sur place. N’oubliez pas d’appeler la pizzeria plusieurs jours avant la réunion pour passer votre commande si vous avez besoin de plus que quelques pizzas.
• Bar à tacos: Concevez un bar à tacos avec des tortillas, des coquilles à tacos et une variété de garnitures à tacos.
  Faites-le traiteur: Épargnez-vous la peine de cuisiner et de préparer votre repas de réunion de famille en faisant traiter votre événement. Contactez un restaurant local ou une entreprise de restauration privée.

Quelle que soit la façon dont vous choisissez de concevoir le menu de votre réunion, servez plusieurs plats différents. Lorsque vous envoyez des invitations, encouragez les membres de votre famille à vous informer de toute allergie ou préférence alimentaire existante. Vous voudrez peut-être inclure quelques plats végétariens, sans gluten ou sans produits laitiers au cas où.

Planifiez les animations

La clé d’une réunion de famille réussie est de proposer des activités qui conviennent à tous. Gardez à l’esprit que votre lieu pourrait avoir des équipements amusants à intégrer à vos plans de divertissement. Voici quelques idées :

• Enchères: Certaines familles organisent une vente aux enchères pendant la réunion pour collecter des fonds pour l’événement de l’année prochaine. Les enchères sont également un moyen amusant d’être compétitif. Rendez-le encore plus excitant en organisant une vente aux enchères silencieuse ou une vente d’éléphants blancs.
• Trivia: Organisez un événement trivia en famille. Vos questions trivia pourraient porter sur la culture pop, la télévision, les connaissances générales — ou elles pourraient être des questions spécifiquement sur votre famille. Par exemple, posez des questions comme « Qui est le plus vieux membre de la famille vivant ici? » ou « Combien de rousses y a-t-il dans notre famille? »C’est une façon amusante d’impliquer tout le monde et d’en apprendre davantage les uns sur les autres en cours de route.
• Jeux de cour: Soyez actif avec des jeux de cour comme cornhole, ladder ball ou croquet.
• Sports: Si vous venez d’une famille d’amateurs de sport, faites un match de football ou de baseball.
• Tournoi de cartes : Séparez-vous en équipes et organisez un tournoi de cartes. Les jeux de cartes classiques, comme l’Euchre ou le Gin Rami, seront un succès auprès de l’ancienne génération. Les nouveaux jeux de cartes, comme Uno ou Phase 10, sont également des choix amusants.
• Artistes professionnels: Si votre budget le permet, pensez à réserver un musicien professionnel, un magicien ou un comédien pour vos retrouvailles. Laissez-les gérer le divertissement pendant que vous vous asseyez et amusez-vous.
• Chasse au trésor: Séparez votre famille en différentes équipes et organisez une chasse au trésor. C’est un excellent moyen pour les membres éloignés de la famille de briser la glace et de se familiariser les uns avec les autres. Impliquez toute votre famille en demandant à chaque participant d’écrire à l’avance un fait intéressant sur lui-même, tel que « J’ai six chiens” ou « Je suis pianiste de concert. »Utilisez ces questions pour créer votre liste de chasse au trésor, et les membres de la famille doivent obtenir des signatures à côté de chaque élément. De cette façon, les joueurs doivent engager une conversation avec tous les participants pour en savoir plus sur eux et gagner la partie.

• Pool party: Si votre lieu dispose d’une piscine sur la propriété, profitez-en. Les piscines peuvent garder tout le monde au frais par une chaude journée d’été, et elles offrent des divertissements sans fin pour les enfants.
• Spectacle de talents: Si vous avez un groupe assez grand, un spectacle de talents pourrait être très amusant. Incluez des instructions d’inscription dans vos invitations. Peut-être que votre cousin est un excellent chanteur ou que votre grand-oncle raconte les meilleures blagues — profitez de cette occasion pour mettre en valeur ces talents.

Si vous choisissez d’avoir une destination ou une réunion de vacances, examinez les visites locales, les possibilités touristiques, les parcs d’attractions et autres attractions.

Déléguez des responsabilités

Une fois que vous avez créé un plan de match, il est temps de déléguer des responsabilités. Faites une liste des membres de la famille prêts à vous aider à vous préparer et de ceux qui sont prêts à vous aider pendant l’événement. Beaucoup de travail est consacré à la planification d’une réunion de famille, en particulier pour les familles nombreuses. S’il n’y en a pas déjà un, créez un comité de planification du regroupement familial. Recrutez des bénévoles et assignez à chaque personne une tâche différente, y compris:

• Gestion financière
• Photographie
• Greeters / inscription
• Préparation des aliments et des serveurs
• Divertissement et activités
• Nettoyage

Ayez un Plan de sauvegarde

Lorsque vous planifiez un événement de grande envergure – surtout si vous le planifiez un an ou plus à l’avance – tout peut arriver. Avoir un lieu de secours, un animateur ou un hébergement en place. Si votre site est à l’extérieur, vous avez besoin d’un plan de sauvegarde en cas de mauvais temps. Vous devriez également avoir un organisateur de secours en place au cas où vous ne seriez pas en mesure de remplir vos fonctions en raison d’une maladie ou d’autres obligations personnelles.

Incorporer l’histoire familiale

Rendez votre histoire familiale présente tout au long de l’événement. Laissez-le inspirer vos décorations et votre menu. Utilisez les retrouvailles comme une occasion d’enseigner aux jeunes générations d’où elles viennent et racontez l’histoire de votre famille avec des photos, des vidéos et plus encore.

Une réunion est une question de famille, alors concentrez-vous autant que possible:

• Introductions: Commencez l’événement en présentant officiellement de nouveaux membres de la famille, comme des bébés ou des beaux-parents.
• Célébrations: C’est peut-être le 100e anniversaire de l’arrière—grand-mère, ou un cousin est rentré chez lui après un déploiement militaire – quoi qu’il en soit, célébrez et honorez les membres de votre famille pendant la réunion.
• Mémoriaux: Dites quelques mots ou présentez un mémorial en l’honneur des membres de la famille décédés depuis la dernière réunion.

Confirmez l’essentiel

Assurez une réunion de famille parfaite en prenant le temps de confirmer l’essentiel. Quelques semaines avant la réunion, appelez et confirmez votre lieu, traiteur et hébergement. Contact avec les membres de la famille qui ont accepté d’aider pendant la réunion. Faites-leur savoir à quelle heure se présenter et rappelez-leur d’apporter tous les articles nécessaires avec eux.

En confirmant ces détails, vous vous laissez suffisamment de place pour prendre d’autres dispositions si nécessaire.

Découvrez les détails

C’est la partie où travailler avec un comité de planification de réunion ou recruter des bénévoles est bénéfique. Faites une liste de tous les détails — et les coordonnées de la personne responsable de les gérer – qui doivent être pris en charge pour le grand événement, y compris les suivants:

• Parking: Assurez-vous que votre lieu dispose d’un grand parking. Réservez les places les plus proches du site de réunion pour les membres de la famille âgés ou handicapés si possible.
• Transport: Si le parking est à une distance importante du site de la réunion, déterminez comment vous allez faire la navette entre les gens.
• Service alimentaire: Comment la nourriture sera-t-elle maintenue au chaud et servie? Avez-vous un moyen de garder les boissons froides? Assurez-vous que ces détails sont finalisés avant le jour de l’événement.
• Disposition des sièges: Décidez comment acquérir et installer des sièges, des tables de service et des chaises confortables.
• Décorations : Si vous avez choisi un thème pour vos retrouvailles, décorez en conséquence. Affichez des photos des réunions de famille précédentes et des membres de la famille.
• Nettoyage: Recrutez des bénévoles de nettoyage avant la fin de la réunion. Si vous attendez trop longtemps, les gens peuvent commencer à partir avant que vous ayez la chance de demander de l’aide.
• Urgences: Ayez une trousse de premiers soins prête au cas où quelqu’un aurait des blessures mineures pendant la réunion, comme un genou gratté ou une piqûre d’abeille.

Mener une enquête Après la réunion

Avant que les invités quittent la réunion — ou dans les semaines qui suivent l’événement — demander aux membres de la famille de remplir une enquête. Qu’ont-ils apprécié des retrouvailles? Qu’est-ce qui pourrait être amélioré? Demandez-leur d’énumérer des idées pour le prochain rassemblement. Des commentaires honnêtes seront utiles pour que vous puissiez les utiliser ou les transmettre au prochain comité de planification.

Rappelez-vous la Raison Pour Laquelle Vous Vous réunissez

Lorsque le grand jour arrive enfin, n’oubliez pas de vous détendre. Vous avez travaillé dur pour que cette réunion de famille se produise — il est maintenant temps d’en profiter. Ne vous laissez pas submerger par le processus de planification ou le hoquet de dernière minute. Au lieu de cela, rappelez-vous la raison de la réunion en premier lieu. Passez du temps avec vos proches et amusez-vous. Assurez-vous de prendre de nombreuses photos tout au long de l’événement pour marquer l’occasion!

Planifiez votre prochaine réunion de famille à KOA

Planifiez votre prochaine réunion de famille à KOA. Les terrains de camping KOA sont rentables et offrent beaucoup d’espace pour les grands groupes.

Une réunion de famille en camping est un moyen facile de faire plaisir à tout le monde dans votre famille. Le camping équilibre la paix et la détente avec l’aventure et les grands espaces. Après une journée d’activités amusantes, les membres de la famille peuvent se détendre près du feu de camp dans leur camping. KOA offre plusieurs options de camping différentes pour tous les besoins de votre famille, y compris des emplacements de tente, des emplacements pour VR, des cabines de camping et des cabines de luxe. Chaque client a accès à des toilettes propres avec de l’eau chaude. Certains endroits offrent également des équipements supplémentaires comme des piscines, des terrains de jeux, des sentiers, des salles de jeux et plus encore. Appelez à l’avance pour une liste complète des fonctionnalités disponibles.

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