Alors que chaque médecin partage la responsabilité principale de fournir les meilleurs soins possibles à ses patients, les médecins de pratique privée ont le défi supplémentaire de gérer une entreprise.

La gestion d’un cabinet privé peut être coûteuse et épuisante, c’est pourquoi les médecins choisissent soigneusement leur personnel de soutien — ils veulent s’assurer que la clinique est remplie d’une équipe capable de gérer les charges administratives afin qu’ils puissent se concentrer sur les soins aux patients.

Une fois qu’un médecin a embauché le meilleur personnel pour sa clinique, la prochaine étape pour s’assurer que la pratique est gérée aussi efficacement que possible consiste à adopter un système de gestion de la pratique médicale. Un système de gestion de cabinet médical est un type de logiciel de soins de santé qui gère les opérations quotidiennes d’une clinique, telles que la planification des rendez-vous, la facturation et d’autres tâches administratives.

Voici ce que les médecins de pratique privée doivent savoir sur les composants de base d’un système de gestion de cabinet médical.

Prise de rendez-vous

Les systèmes de gestion de la pratique médicale permettent aux médecins et au personnel de bureau de prendre et de confirmer rapidement les rendez-vous et de gérer les horaires de plusieurs fournisseurs, lieux et jours de la semaine. De nombreux systèmes permettent également aux patients de prendre leurs propres rendez-vous en ligne.

L’un des plus grands obstacles auxquels le personnel de la clinique est confronté en matière de planification est la nécessité de s’assurer simultanément que le temps de chaque médecin est alloué de manière appropriée aux visites des patients ainsi qu’aux conférences téléphoniques et autres réunions diverses. Les systèmes de gestion de la pratique médicale donnent aux membres du personnel un aperçu en temps réel de la disponibilité de chaque fournisseur, leur permettant d’identifier instantanément les conflits d’horaire potentiels. Le logiciel aide également le personnel de la clinique à éviter (ou à réduire) les doubles réservations.

De plus, la plupart des systèmes peuvent envoyer des rappels de rendez-vous par SMS ou par e-mail aux patients, ce qui contribue à réduire les absences.

Organisation des données sur les patients

Un système de gestion de la pratique médicale permet aux médecins et à leur personnel d’entrer et d’accéder rapidement non seulement aux informations de base sur les patients — par exemple, le nom, l’adresse, le numéro de téléphone, la date de naissance, l’employeur et le fournisseur d’assurance —, mais également à des données cliniques étendues, telles que les antécédents médicaux, les médicaments et les raisons des visites passées.

Les systèmes de gestion de la pratique médicale peuvent également vérifier automatiquement la couverture d’assurance d’un patient avant la visite du patient.

Facturation et traitement des réclamations

Les systèmes de gestion de la pratique médicale préparent les relevés de facturation et génèrent des réclamations électroniques en fonction des rencontres avec les patients. Le système analyse les factures et les réclamations pour s’assurer qu’elles respectent non seulement les règlements du payeur, mais incluent également des codes de diagnostic corrects. Si le système détecte une erreur ou des informations contradictoires susceptibles de retarder le paiement, les membres du personnel reçoivent une notification afin que le problème puisse être résolu. Ils seront également alertés si les réclamations ou les paiements des patients sont en retard.

Si le système de gestion de la pratique médicale est basé sur le cloud, les nouveaux codes et règles de facturation et de procédure seront automatiquement mis à jour, garantissant ainsi que la pratique n’utilise jamais de codes obsolètes.

Rapports

Pour s’assurer que la clinique fonctionne aussi efficacement que possible, les médecins et leur personnel doivent avoir accès à des informations détaillées sur le rendement de leur cabinet.

Les systèmes de gestion de la pratique médicale fournissent des données complètes sur de nombreux aspects de la clinique, tels que

• Combien de fois un patient ne se présente pas à son rendez-vous
• Combien de temps les membres du personnel consacrent des tâches
• À quelle vitesse les payeurs remboursent les réclamations
• Comment la clinique fonctionne par rapport aux objectifs d’utilisation significatifs
• Combien de temps une réclamation a été dans les comptes débiteurs

Grâce à ces informations, les médecins et leur personnel peuvent identifier les possibilités d’amélioration, réduire les dépenses inutiles et augmenter la productivité globale de la clinique.

Alors que des systèmes de gestion de la pratique médicale plus avancés peuvent nécessiter un investissement substantiel à l’avance, une poignée de fournisseurs de logiciels offrent leur solution gratuitement. Que la clinique opte pour une version payante ou gratuite, un système de gestion de cabinet médical est un excellent moyen pour les cabinets privés d’augmenter l’efficacité et d’augmenter les remboursements en temps opportun.

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