egyszer régen, a beszerzési megrendeléseket (POs) kézzel írták vagy gépelték szénpapírra, három példányt hoztak létre – egyet az eladónak, egyet a fizetendő részlegnek, egyet pedig a megyei fájlban. Miután a megrendelést az eladó teljesítette, a számlát fizetésre elküldik. Ezt a számlát ezután össze kell házasítani a kapcsolódó PO-val, és jóvá kell hagyni a fizetésre.

nem volt szokatlan, hogy a megrendelés számlázási folyamata hetekig tart, és csak akkor, ha a folyamat úgy működött, ahogy kellene. Az elveszett vagy olvashatatlan PO-másolatok óriási késedelmet okozhatnak a szállítók fizetésében és a problémás papírpályákban, amelyek problémákat okozhatnak mind a pénzügyi csapatok, mind az auditorok számára.

ezek sötét idők voltak a pénzügyi osztályok számára.

a mai gyors tempójú, összekapcsolt világban egy lassú vagy archaikus vásárlási folyamat megbéníthatja vállalkozását, károsíthatja a külső üzleti kapcsolatokat, és akadályozhatja a fejlődést. Ebben a cikkben, akkor vessen egy pillantást a teljes end-to-end folyamat vásárlás érdekében, hogy számlát, és megmutatja, hogyan lehet A folyamat zökkenőmentes és hatékony, mint lehetséges.

miért fontosak a megrendelések?

akár árut rendel egy szállítótól, akár szolgáltatásaikat szerzi be, a megrendelési folyamat biztosítja, hogy a Vevő és a szállító megértse, mi történt. Mind a vevő, mind a szállító számára a megrendelés pontosan meghatározza a megrendelt árat, a költségeket, a szállítási elvárásokat, valamint a fizetési feltételeket. A PO utazása attól a pillanattól kezdve, hogy létrejön, magában foglalja az áruk vagy szolgáltatások jóváhagyását, feladását, szállítását, számlázását, egyeztetését és bezárását.

miután a vállalkozás jóváhagyta és az eladó elfogadta, a PO jogilag kötelező érvényű dokumentummá válik. A POs egyértelmű utasításokat ad az eladónak, és segít a vásárlóknak fenntartani a költségvetés ellenőrzését és a pontos papírnyomot. A POs létrehozása nélkül a Vevő és a szállító közötti megállapodás vita tárgyát képezheti, és téves értelmezésre nyílik lehetőség.

beszerzési megbízás létrehozása

a vásárlási megbízás létrehozásának több jóváhagyási és megfelelőségi ellenőrzőpontból kell állnia az út mentén. A legtöbb POs-ra a következő lépések vonatkoznak:

A PO létrehozása

a megrendelés a megrendelt áruk vagy szolgáltatások jellegét részletezi. A megrendelés tartalmazhat az eladó által megadott adatokat, például egy árajánlatszámot.

Beszerzési rendelés felülvizsgálata

költségvetési kiigazítást és jóváhagyást követően a Vételi megbízás jóváhagyásra kerül vagy elutasításra kerül. A jóváhagyás megadása előtt további dokumentációra vagy információkra lehet szükség.

Po Dispatch

a jóváhagyást követően a PO e-mailben, postai úton vagy az eladó és a Vevő által használt harmadik fél po rendszerén keresztül kerül elküldésre az eladónak.

PO elfogadás

az eladó tudomásul veszi és elfogadja a PO-t, a PO pedig jogilag kötelező érvényű szerződéssé válik.

áruk vagy szolgáltatások szállítása

a folyamat következő szakasza az áruk vagy szolgáltatások szállítója. A meglévő mechanizmusoktól függően előfordulhat, hogy bizonyítania kell, hogy az árukat vagy szolgáltatásokat kielégítően, a PO-nak megfelelően szállították. Például előfordulhat, hogy az árukat alá kell írni, vagy szükség lehet egy ügyfél-elégedettségi dokumentum aláírására a munkák befejezésekor. Miután az eladó megkapta az aláírás vagy átvétel igazolását, benyújtják számlájukat. Ezt elektronikus úton vagy postai rendszeren keresztül lehet benyújtani.

A számlázási és háromutas egyeztetési folyamat

miután a számlát az eladó megkapta, át kell esnie az úgynevezett háromutas egyeztetési folyamatnak.

Ez az eljárás biztosítja, hogy a fizetés pontos és teljes legyen, és biztosítja, hogy a fizetés előtt felfedezzék az esetleges eltéréseket. Ez segíthet elkerülni a túlköltekezést vagy a nem kapott tételek kifizetését vagy a nem kielégítő módon nyújtott szolgáltatásokat.

három dokumentum kulcsfontosságú a háromirányú illesztési folyamathoz. Ezek a következők:

• rendelési bizonylatok és/vagy csomagolási bizonylatok
• számlák

a rendelési bizonylatok és csomagolási bizonylatok a fizetés és a kézbesítés igazolásai. A megrendelés átvételét az eladó a szállítás során biztosítja, majd bizonyítja, hogy az árut a Vevőnek kézbesítették.

a számla kifizetése előtt egy sor ellenőrzést kell végeznie a fizetendő számlákkal. Ez magában foglalja a mennyiségek, árak és feltételek felülvizsgálatát annak biztosítására, hogy az eladó a megrendelés adatai szerint teljesítette szerződéses kötelezettségét. Kis és ismétlődő vásárlások esetén ez a folyamat nem feltétlenül szükséges.

Ha bármilyen eltérést fedeznek fel, például helytelen árképzés, pontatlan mennyiségek vagy sérült áruk, a fizetés nem kerül feldolgozásra, amíg ezeket a kérdéseket nem orvosolják. Miután a számla teljesítette a háromirányú egyeztetési folyamatot, a fizetés az eladó fizetési feltételeinek megfelelően kerül elküldésre.

a háromutas egyeztetési folyamat pénzt takarít meg a vállalkozásoknak az adatok ellenőrzésével, a fizetés előtti problémák kiemelésével, az eladói kapcsolatok optimalizálásával, valamint segíthet abban, hogy a jóváhagyási pecsétet ellenőrzési időben megkapja.

de mi történik, ha sürgősen szükségem van árukra vagy Szolgáltatásokra?

természetesen előfordulhatnak olyan esetek, amikor nem engedheti meg magának, hogy több fél jóváhagyását várjon, és meg kell kerülnie a PO folyamatot. Ezekben az esetekben inkább nem vásárlási rendelési folyamatot használna. A nem vásárlási megbízás olyan áruk vagy szolgáltatások megrendelése, amelyek nem mentek keresztül a szokásos vásárlási megbízás-ellenőrzési és jóváhagyási folyamaton. Például, ha sürgősen szüksége van egy informatikai vállalkozó szolgáltatásaira, akkor gyorsan írásbeli vagy szóbeli jóváhagyást kaphat a lánc magasabb szintjétől, és ezt a megállapodást nem vásárlási megbízás emelésére használhatja.

természetesen problémák merülhetnek fel a nem vásárlási megrendelésekkel, nem utolsósorban a láthatóság és az ellenőrzés hiánya miatt, amikor a számlafizetésről van szó. A nem PO számlát nehezebb kezelni, mivel nincs ellenőrzési nyomvonal.

A kézi megrendelés és számlázási folyamat hogyan károsíthatja vállalkozását

a megrendelések és számlák kézi feldolgozása néhány jelentős fájdalompontot jelenthet vállalkozása számára, beleértve a magasabb költségeket, a hatékonyságot és a rossz költségvetési ellenőrzést.

(nem valószínű, hogy meghívást talál a Roxfortba a pénzügyi nyilvántartások rohanása közepette.)

a kézi megrendelési folyamatok a következők:

• Tüskék kiadások
• Hiánya miatt a látótávolság
• késleltetné a PO-feldolgozási ciklusban
• Támaszkodni, emberi beavatkozás lehet sebezhető hibák
• Hozható létre kérdésekről, valamint a szűk keresztmetszetek
• járhat egy végtelen ciklus, az emberek, a kommunikáció oda-vissza

Utolsó Gondolatai

Amikor a céllal, áruk, illetve szolgáltatások külső szolgáltatók, megfelelő eljárásokkal és eljárásokkal kell rendelkeznie. Ezeknek a folyamatoknak a szabványosítása, karbantartása és felülvizsgálata végtelenül jobbá tehető a számos folyamatot automatizáló beszerzési megbízáskezelő szoftver használatával, amely teljes átláthatóságot és láthatóságot biztosít Önnek.

levelezési lista

iratkozzon fel, hogy új tartalmat közvetlenül a postaládájába.