Ez egy vendégcikk szerző Edoardo Binda Zane. Kezdjük 5 lépéseket, hogyan kell egy javaslat költségvetés együtt, majd Edoardo osztja a megmunkált (kitalált) példa, hogy mutassa meg, mi a költségvetés nézne ki, ha ez befejeződött.

a javaslat költségvetése hasonló a projekt költségvetéséhez, de nagyon eltérő céllal.

A projekt költségvetésének célja, hogy vezessen, lépésről-lépésre az egész projekt fázisai, valamint az azt jelentette, hogy változni igazítani (bizonyos határokon belül persze), hogy mi történik a projekt során is.

a javaslat költségvetése ehelyett arra törekszik, hogy meggyőzze az Ön javaslatát olvasóértékelőt arról, hogy szilárd felfogása van a tervéről, és hogy érdemes megbízni a finanszírozásban.

megadott, ha a költségvetés építeni a javaslat fázisban gondosan össze, és minden megy a terv szerint, akkor a végén, hogy közvetlenül a projekt költségvetését, de abból a célból, ezt a cikket, maradjunk csak a javaslat fázisban.

(További információ a projekt költségvetésének létrehozásáról, ez a cikk tartalmazza az összes szükséges információt.)

tehát hogyan lehet meggyőzni az értékelőt arról, hogy az ötlete működni fog?

először is meg kell magyaráznod a projektedet és a folyamatot a javaslatod elbeszélésében. Ez kulcsfontosságú ahhoz, hogy előadást tartsunk a vezetőségnek.

másodszor, szilárd indoklást kell adnia az egyes fázisokban felmerülő költségekre. Nem csak szilárd indoklás, hanem szintetikus is.

dióhéjban: az értékelőnek képesnek kell lennie egy-kétoldalas dokumentum olvasására, és elég megnyugtatónak kell lennie ahhoz, hogy megadja a szükséges £600k-t. Ebben a cikkben pontosan megmutatom, hogyan kell ezt megtenni.

Step 1: Build a Gantt Chart

Gantt charts are loved and uted. Tagadhatatlan azonban, hogy ezek a legtisztább áttekintés, amelyet teljes egészében megkaphat egy projektről.

Ha meg akarja győzni az értékelőt, akkor rajzoljon meg minden munkacsomagot és feladatot egy Gantt diagramon, és adjon neki világos képet arról,hogy mi fog történni, amikor. Ez azt is elmondja nekik, hogy gondosan gondolta ezt a részt.

a Gantt diagram az egyik olyan dokumentum, amelyre minden projektnek szüksége van — de most, a munka ezen pontján, nem kell minden részletet kitöltenie.

2.lépés: Személynapok hozzáadása vállalatonként

Ez egy alapvető pont. Annak érdekében, hogy a költségeket jól becsülje meg, először meg kell becsülnie a tervezett tevékenységekhez szükséges munka mennyiségét.

nem csak ez: meg kell becsülnie, ki fogja elvégezni a munkát. Nem azt értem, hogy ki személyesen (név, vezetéknév), úgy értem, hogy milyen típusú személy vagy szerep fog működni az egyes feladatokon.

informatikai Fejlesztők? Marketingesek? Kutatók? Mindegyiknek más az óradíja és más a tempója.

tervezze meg a személy napjait ennek megfelelően. Ha egy konzorcium tagja, ne felejtse el elválasztani ezeket a becsléseket vállalatonként, mivel a költségvetést társaságonként lebontva is be kell mutatnia. Az alábbi példában az Almira 656 személyes napot kapott az 1. munkacsomag számára.

3. Lépés: Becsült Munkaerő-Költségek

Ha már az időtartam, mind a személy-napok vagy órák minden projekt feladat, itt az ideje, hogy leírjam, hogy mennyire a munka kerülne.

ehhez egyszerűen meg kell szorozni az egyes vállalatcsoportokban a személyzet minden kategóriájának óránkénti vagy napi arányát a munkanapok/órák mennyiségével.

Ha szeretné,akkor súlyozott átlaggal is dolgozhat, a hívás. Ami a napi árfolyamot illeti, ha nem ismeri a számítás módját, vessen egy pillantást a cikk végére, mivel tartalmaztam egy rövid how-to-t az Ön számára.

az alábbi példában az Almira 656 személyes napjait négy személyzeti kategóriára bontották, négy napi díjakkal.

Szorozni napi árak személyenként nap egy kategóriát, majd összefoglaló a négy összesen ad a költségvetés elosztása a Almira a WP1 (540,25*122 + 489*255 + 262*255 + 125*24 = 260.415,50).

4.lépés: az alvállalkozói és utazási költségek hozzáadása

az alvállalkozói és utazási költségek a két másik költségkategória, amelyről gondoskodnia kell. Felvehet egy harmadik “egyéb” kategóriát, amelyet bármilyen költségre felhasználhat (például speciális berendezések vásárlása).

utazási költségek esetén szorozza meg az utazók számát a rendeltetési helyükre szóló menettérti jegy költségével. A költségek kissé túlbecsülése jó ötlet. Miután ezt megtette, adjon hozzá napi juttatást minden utazó számára.

ha nincsenek becslései a napidíjakról, akkor hivatkozhat az OECD alkalmazottainak hivatalos adataira (itt érhető el). Ne felejtse el megjegyezni, hogy az egyes utazások milyen munkacsomag alá vannak csoportosítva.

alvállalkozói szerződéshez csupán azt kell jeleznie, hogy kit fog felvenni, milyen munkacsomagban és miért.

5. lépés: Hozza össze az egészet

amint azt az elején említettük, mindent világos és egyszerű módon bemutatni a jó költségvetés első számú követelménye.

kombinálja az erőforrás-gazdálkodást, a menetrendgazdálkodást és a projekt pénzügyi menedzsmentjét (fontos projektmenedzsment tudásterületek), hogy készítsen egy csomagot a javaslatához, amelyet senki sem tud ellenállni!

példa a javaslat költségvetésére

Íme egy példa a javaslat költségvetésére.

Konzorciumunk 2,223,471,26 € (19% ÁFA kizárva) teljes árat javasol erre a projektre, az alábbiak szerint elosztva:

• személyzeti költségek: 897,231€, 26
• alvállalkozók: 260,00 €
• utazási költségek: 980,00 €
• egyéb költségek: 000,00 €

az alábbi táblázatok a költségvetés további bontását tartalmazzák. (A WP az alábbi táblázatokban a “munkacsomagot” jelenti.)

áttekintés

az alábbi táblázat az áttekintést mutatja. Ezt tenné a projektjavaslat dokumentumának elején, hogy egy pillanat alatt megjelenítse az általános költségeket.

személyzeti költségek

itt található a személyzeti költségek megmunkált példatáblája. Minden egyes munkacsomag esetében (amelyet a javaslat dokumentációjában máshol részleteznénk) elmondtuk, hogy melyik magánszemély és vállalat milyen költséggel járna.

ezután a munkacsomagonkénti személyzeti költségeket az egész vonalon összesítjük, majd a munkacsomag teljes összegét az alján összegezzük.

ne feledje, ez a táblázat csak a személyzeti költségek, nem pedig a munkacsomag teljes költsége.

alvállalkozói

az alvállalkozói költségek részleteit is tartalmaznia kell, ha javaslata más felekre támaszkodik a munka befejezéséhez. Az alábbi példában a táblázat bemutatja a partnert, a munkacsomagot, amelybe bevonják őket, az elem teljes költségét, majd azt, hogy mi a költség.

az alvállalkozói költségek közé tartoznak a külső tanácsadási díjak, a felmérési ügynökség kifizetései, a speciális anyagokat használó vállalkozókkal kapcsolatos díjak, a kreatív csapat stb.

utazási költségvetés

minden partner, kivéve Lerei, 2 embert küld minden találkozóra. 9 találkozót terveztek, Partnerenként összesen 18 utazót (a Lerei esetében 9-et).

megmutathatjuk az utazási költségvetést egy másik táblázatban. A projekt utazási költségvetésének példáját az alábbi táblázat mutatja. Meghatározza a partnert, a munkacsomagot, ahol az utazási költségek felmerülnek, az utasonkénti költségeket és az abban az időben utazó személyek számát. Ott van még a teljes költség és a leírás.

Az utazási költségek általában olyan emberek, akik találkozókra mennek. Minél többet tud bizonyítani a szakértelem fut egy virtuális csapat, annál alacsonyabb lehet, hogy ezeket a költségeket (bár lehet ellensúlyozni néhány extra tech vagy licencek szükséges távoli működő szoftver).

egyéb költségek

a felsorolt 25 000 € – s költség a WP1-re vonatkozó külön könyvelési szoftvercsomag megvásárlására vonatkozik.

győződjön meg róla, hogy olyan egyéb költségeket rögzít, amelyek nem illeszkednek szépen a fenti kategóriákba. Mindezek a táblázatok a javaslat dokumentációjának hátulján lesznek függelékként, tehát rengeteg helynek kell lennie ahhoz, hogy mindent tartalmazzon, amire szüksége van. Ez az átláthatóság szempontjából is fontos.

időzítés

az alábbi kép felvázolja a projekt időzítését a 41 tervezett hét során, valamint a projekt során elért eredményeket.

Ez egy példa a Gantt diagramra ebben a példaprojektben. Az időzítések nyilvánvalóan eltérőek lesznek, de láthatjuk, hogy a feladatok munkacsomagonként vannak felsorolva, néhány hetes időtartammal egyértelműen megjelölve.

a Gantt-diagram viszonylag magas szintű, nem pedig a projektek nyomon követése és nyomon követése céljából.

megmunkált példa: óradíj-számítás

az óradíjnak kapcsolódnia kell az adott év tényleges munkaidejéhez (ez az Európai Bizottság Horizont 2020 módszertanán alapul). Az induláshoz kövesse az alábbi képen látható lépéseket.

összefoglalva, az éves munkanapokat dolgozza ki, majd vegye le az éves ünnepeket, a banki ünnepeket és a betegség hiányára vonatkozó becslést, valamint egyéb napokat az irodából, pl. képzés.

Ez megadja a munkanapok számát évente az erőforrás elérhető lesz. Ezután dolgozza ki a napi munkaidőt. Általában ez napi 8 óra.

a napi órák számával (8) és a munkanapok számával (körülbelül 210) kiszámíthatja az évente ledolgozott órákat.

óradíj-számítás

miután gondoskodtak róla, itt az ideje megbecsülni az óradíjat. Ehhez kell a következő információkat minden egyes személy:

• Alkalmazottak fizetését
• Munkáltatói társadalombiztosítási járulék évente egy alkalmazottra jutó
• Egyéb Közvetlen költségek / alkalmazott (Ebéd jegyeket, autó, telefon…)
• Rezsi (ha van)

az Összeget a fenti költségek osztja a teljes által ledolgozott órák évente megszerezni az óradíj.

A szerzőről: Edoardo Binda Zane innovációs tréner és kreatív tanácsadó. Ő a hatékony döntéshozatal és javaslatok írása szerzője: egy kézikönyv arról,hogy mi teszi a projektet finanszírozásra.

Pin a későbbi olvasáshoz: