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E-mail è lo strumento più utilizzato per la comunicazione aziendale sul posto di lavoro. Leggiamo e componiamo almeno 50-60 email al giorno in media. Le email scritte male, poco chiare, fuorvianti o inefficaci non solo causano una perdita di tempo e produttività, ma possono anche danneggiare la propria reputazione lasciando una cattiva impressione sul lettore.

Diventa quindi imperativo fare il miglior uso possibile delle e-mail per comunicare efficacemente sul posto di lavoro. Per fare ciò, è necessario tenere a mente un po “di etiquette e-mail di base per redigere l” e-mail ufficiale perfetto.

Pertinenza

L’e-mail come mezzo di comunicazione può essere efficace solo quando è rilevante. E-mail può essere conveniente, ma non significa necessariamente che è il miglior mezzo di comunicazione in ogni situazione sul posto di lavoro. Prima di iniziare a scrivere, chiedetevi se è davvero necessario e avete bisogno di e-mail a tutti; sarà una telefonata o una discussione faccia a faccia non è sufficiente.

Oggetto

Aggiungi sempre un oggetto alle tue email. Le email senza oggetto sono trascurate come spam, il più delle volte. La riga dell’oggetto, come suggerisce il nome, deve essere specifica per il contenuto della tua email. Trattare un oggetto e – mail come si farebbe con un titolo di giornale-usarlo per catturare l’attenzione del lettore, mentre riassumendo l’idea principale della e-mail in una frase concisa.

Esempio: “Rapporto di pianificazione mensile-gennaio 2015” invece di un “Rapporto” ambiguo nella riga dell’oggetto specifica a quale rapporto si riferisce l’e-mail.

Content

È sempre una buona idea pensare a ciò che vuoi scrivere prima di farlo effettivamente. Aiuta ad aggiungere chiarezza al tuo messaggio. Organizza i tuoi pensieri in una sequenza logica prima di annotare. Astenersi dall’inviare messaggi inappropriati.

Mantieni i tuoi messaggi chiari e brevi. Le tue frasi dovrebbero essere brevi e al punto. Frasi lunghe e mal strutturate confondono il lettore. La lunghezza della tua e-mail è anche importante nel determinare l’efficacia del tuo messaggio. La ricerca ha dimostrato che le persone non hanno il tempo o l’inclinazione a passare attraverso lunghe e noiose e-mail. È ideale per mantenere le tue e-mail il più brevi possibile senza eliminare le informazioni necessarie.

Evita errori di comunicazione mantenendo il contenuto chiaro, organizzato e contestuale. Inizia la tua email con un saluto formale, indicare lo scopo della scrittura e fornire un contesto per il motivo per cui si sta scrivendo. Usa paragrafi-forma un paragrafo con punti correlati e cambia paragrafi per presentare idee separate.

Chiudi l’e-mail indicando il risultato che ti aspetti dal tuo messaggio e firma con un saluto educato e il tuo nome.

Tone

Le email che invii sono un riflesso della tua professionalità. Le e-mail sul posto di lavoro devono avere un tono formale per loro. C’è sempre una maggiore probabilità di problemi di comunicazione tramite e-mail perché le tue parole non sono accompagnate da gesti, linguaggio del corpo e espressioni facciali, e il tuo lettore può facilmente fraintendere le tue parole. Sii educato, scegli saggiamente le tue parole, usa la punteggiatura corretta ed evita di capitalizzare tutte le tue parole.

Ad esempio, ci sono più possibilità che tu riceva il suddetto rapporto con un “Per favore mandami il rapporto” su “Mandami il rapporto!”o” MANDAMI IL RAPPORTO”. Un messaggio educato suscita sempre una risposta più favorevole rispetto a uno duramente formulato. I punti esclamativi non sono visti come formali e dovrebbero essere evitati nelle e-mail ufficiali. Parole intere (non acronimi) e frasi scritte in lettere maiuscole sono considerate estremamente maleducate e poco professionali.

Language

Un’e-mail può essere efficace solo quando la lingua utilizzata è grammaticalmente sana ed è scritta correttamente. Se il lettore non riesce a capire ciò che hai scritto, non c’è quasi alcuna possibilità che intraprendano alcuna azione su di esso, rendendo così inefficace il tuo messaggio. Un’e-mail piena di errori di ortografia ti fa anche sembrare incompetente. Rivedere i messaggi prima di inviarli. Prendi l’abitudine di correggere le tue email due volte e usa il controllo ortografico. Le vostre email devono sempre dare l’impressione di essere ben pensato.

Tempo di risposta

Buona email etiquette sostiene che fate del vostro meglio per rispondere alle comunicazioni aziendali il più presto possibile. Quando non si risponde prontamente, ci si imbatte come disorganizzato e indifferente. Anche se non siete in grado di partecipare a una e-mail subito, scrivendo una riga indietro nel riconoscimento che avete ricevuto e sarà presente ad esso a breve, mostra professionalità.

Non scrivere una e – mail che non si vorrebbe essere un destinatario di-mantenere questa regola d’oro in mente durante l’invio di e-mail sul posto di lavoro.