Come professionisti delle pubbliche relazioni, abbiamo imparato l’arte di scrivere un comunicato stampa. Titolo accattivante? Non c’è problema. Ottenere quella citazione perfetta dall’amministratore delegato? Easy. Quando si tratta di creare quel comunicato stampa ideale e degno di nota, lo abbiamo capito. Quindi non c’è niente di simile alla sensazione di inviarlo alla tua lista di contatti multimediali e farlo cadere piatto.

La verità è, un comunicato stampa è solo buono come il vostro passo. E con i giornalisti che ricevono dozzine (se non di più) piazzole nella loro casella di posta elettronica ogni giorno, dovrai assicurarti che il tuo si distingua.

In questo post del blog, abbiamo compilato alcune best practice su come presentare il tuo comunicato stampa ai giornalisti. I seguenti passaggi assicureranno che il tuo passo sia più di una semplice e-mail di massa e aiuteranno il tuo team a garantire la visibilità che stai cercando.

Prepara il tuo comunicato stampa per la distribuzione

Questo sembra ovvio, giusto? Sappiamo che sai come scrivere un comunicato stampa. Detto questo, ci sono alcuni semplici modi per ottimizzare il tuo comunicato stampa per renderlo ancora più attraente per un giornalista. Come sempre, assicurati che abbia un titolo avvincente. Dovrebbe essere abbastanza descrittivo da ottenere il tuo punto di vista, ma suscita ancora curiosità. Includere una citazione è un modo semplice per mostrare il lato umano del tuo marchio e una visuale attirerà la loro attenzione come qualcosa che potrebbero includere nella loro storia.

Come determinare se il tuo comunicato stampa è degno di nota

• Tempestività:
  La storia è nuova/attuale? A nessuno piace leggere o scrivere di vecchie notizie.
• Prossimità:
  Mi ha un impatto? Le storie nel nostro cortile sono più interessanti delle storie che accadono a 10.000 miglia di distanza.
• Prominenza:
  Chi è coinvolto? Celebrità, politici e imprenditori sono interessanti per i lettori. Se sono coinvolti nella storia, probabilmente hai una vittoria slam-dunk.
• Valore di conflitto/incompetenza/Scandalo/shock:
  C’è qualcosa di scioccante o scandaloso nella tua storia? Se hai letto un tabloid di recente si conosce bene questa regola; piaccia o no, il conflitto è quasi sempre degno di nota. Il vecchio adagio “Se sanguina, conduce” non è accaduto per caso.
• Impatto futuro:
  Questa notizia darà forma al futuro in qualche modo? Spesso una storia fallisce il test di tempestività, ma ottiene comunque un passaggio se ha importanza futura per un’azienda, una persona o un altro soggetto a cui le persone si preoccupano.
• Interesse umano:
  Storie di interesse umano sono la wild card notizia. Una storia può fallire tutto quanto sopra, ma vincere in base all’interesse umano. Dopo tutto, tutti amano una storia commovente!

Costruisci la tua lista dei media di destinazione

Quando si tratta di costruire l’elenco dei media e dei giornalisti che si desidera indirizzare, c’è un equilibrio che dovresti mirare a raggiungere. È essenziale per la ricerca e assicurarsi che si sta prendendo di mira i media e giornalisti che in genere scrivono circa l’argomento che stai pitching. Spendere il tempo per costruire un elenco di buone dimensioni di rispettabili, sbocchi rilevanti sarà valsa la pena vostri sforzi.

Suggerimento: Sapere a chi stai parlando

Ricerca. Ricerca. Ricerca. Con chi stai parlando e perché? Imparare a fondo tutto il possibile sui loro interessi, le loro esigenze, e il loro pubblico. Leggi le storie del passato che hanno scritto e seguire i loro account sociali. Questo ti permette di creare un tono efficace che risuonerà con la persona con cui stai parlando.

Solo Meltwater offre un database di contatti dei media che consente di cercare giornalisti per copertura recente. Questo vi aiuterà a personalizzare un passo media per i loro interessi più recenti. Insieme con telefono e social media informazioni di contatto, sarete anche in grado di inviare e-mail direttamente dallo strumento e tenere traccia dei tassi di apertura.

Due domande importanti da porsi

Puoi porsi queste due domande per assicurarti di inviare il tuo comunicato stampa alla tua lista multimediale di destinazione:

1. Stai lanciando alle persone giuste?

Prima di iniziare il processo di pitch, è utile conoscere il pubblico a cui stai lanciando. I media tradizionali e gli influencer, come i blogger, potrebbero avere motivazioni leggermente diverse per coprire determinati argomenti.

La moderna comodità dei database multimediali significa che le piazzole di posta elettronica rendono facile lo spam centinaia (o addirittura migliaia) di giornalisti e influencer con un clic di un pulsante. Se siete tentati di farlo, fate un respiro profondo e riconsiderare. È ora possibile creare un elenco di giornalisti che stanno scrivendo su argomenti come il tuo e nelle città o regioni in cui sono rilevanti.

2. Hai stabilito relazioni precedenti con i giornalisti e gli influencer a cui stai lanciando?

È l’unica volta che hai contatti con media o influencer quando vuoi che coprano il tuo marchio o la tua azienda? Se è così, si può riconsiderare questa strategia.

Una volta che sai dove e da chi vuoi copertura mediatica; cercare di stabilire un rapporto continuo. Avvio di un dialogo il più presto possibile (soprattutto quando non si sta chiedendo immediatamente per la copertura) sarà solo a lavorare a vostro vantaggio.

Questo può essere semplice come seguirli su Instagram e commentare le loro foto o impegnarsi con loro su argomenti rilevanti su Twitter. Oppure puoi investire un po ‘ più di tempo e provare a chiedere a coloro che si trovano vicino a te per il pranzo o il caffè.

Scrivi il Pitch perfetto

Una volta identificato un argomento interessante, assicurati che il modo in cui stai allenando il pitch per il massimo impatto. Puoi spiegare in modo semplice e veloce? O in altre parole, il tuo pubblico” lo otterrà ” subito. Trovare qualcuno al di fuori della vostra azienda e dare loro un passo ascensore di 60 secondi. Hai fatto tutti i tuoi punti più importanti? Li hanno trovati interessanti? Se la risposta è no, concentrati su ciò che è importante, condensati se necessario e prova ad affrontare l’argomento da diverse angolazioni. C’è un angolo di interesse umano? Nuovo noleggio? Come influisce questo sulla comunità in generale? Chiedetevi perché qualcuno dovrebbe preoccuparsi. Chiedi di nuovo a un estraneo se pensano che come stai dicendo, quello che stai dicendo, sia interessante. Se la risposta è ancora no, risciacquare e ripetere, fino a quando la risposta è sì.

Il tuo passo dovrebbe essere informativo ma conciso – un punto debole è qualsiasi cosa, da quattro a sei frasi.

Questo offre un sacco di spazio per spiegare la tua storia senza esagerare – se diventa molto più lungo, il giornalista è più propenso a sfiorarla. Basta essere certi di includere il tuo chi, cosa, dove e quando, così come la posizione e l’ora (se si tratta di un evento che speri che copriranno) e qualsiasi altro dettaglio critico e degno di nota. Questo dovrebbe includere il tuo messaggio più importante, quindi se hai un punto vendita (un altoparlante esclusivo / un ospite speciale), ora è il momento di romperlo!

Ove possibile, assicurati che il tuo passo sia tempestivo e si riferisca a qualcosa di cui il giornalista ha scritto in precedenza o di recente.

Scrivi un oggetto avvincente

Potresti scrivere un passo stellare, ma se l’email non viene mai aperta, allora non ti servirà a nulla. I giornalisti ricevono centinaia di piazzole ogni singolo giorno. Per aumentare le probabilità che la tua sia l’e-mail che aprono, si tratta di scrivere una riga dell’oggetto avvincente.

Fai attenzione se inizi la riga dell’oggetto con “comunicato stampa”, “pitch” o “idea della storia.”Tutti fanno questo! Abbiamo già detto che i giornalisti ricevono centinaia di piazzole al giorno? Il tuo dovrebbe risaltare; non confondersi con le masse.

Inoltre, potresti aver sentito iniziare la riga dell’oggetto con “Fwd:” o “re:” per implicare che sei già stato in una conversazione con questo reporter (quando non l’hai fatto). Non farlo. I giornalisti vedranno tutto questo e lo ignoreranno. E se non lo fanno? Bene, non appena aprono l’e – mail e si rendono conto che non sono stati in comunicazione con te, la tua email andrà nel cestino-e così sarà il tuo rapporto professionale.

Ma non preoccuparti: ci sono alcune best practice della riga dell’oggetto che aumenteranno la probabilità che la tua email venga aperta, senza le tattiche sporche.

La riga dell’oggetto deve essere breve (cinque-a-sette parole è una buona regola empirica), convincente, e portare con la parte più importante della tua storia. Siamo onesti-a meno che tu non sia un nome familiare, il giornalista probabilmente non si preoccuperà troppo della società stessa. Invece, concentrati sull’aspetto più afferrante della storia e costruisci la tua linea dell’oggetto intorno a quella.

Suggerimento: non ignorare il piccolo fratello della riga dell’oggetto – il testo pre-intestazione

Nella maggior parte dei casi, le persone si concentrano sulla riga dell’oggetto di un’e-mail, ma anche il testo pre—intestazione—il piccolo testo che appare a destra della riga dell’oggetto nel client di posta elettronica del destinatario-conta molto.

L’obiettivo del testo pre-intestazione è quello di agire come un’anteprima di ciò che la tua email ha da dire. Vuoi attirare l’attenzione del destinatario nella pre-intestazione e nella riga dell’oggetto. Uno dei nostri clienti ha visto un aumento del 30% dei tassi di apertura del pitch grazie all’ottimizzazione del testo pre-intestazione.

Personalizza la tua email

“Quando possibile, dovresti inviare un’e-mail unica e personalizzata a tutti i reporter della tua lista.”

Ora che hai scritto il tuo passo di base e la riga dell’oggetto, puoi personalizzare il contenuto dell’e-mail in base alle esigenze del giornalista a cui lo stai inviando. E sì, questo significa nessun CCS o anche BCC. Quando possibile, dovresti inviare un’e-mail unica e personalizzata a tutti i reporter della tua lista.

Ciò significa indirizzarli per nome. Iniziare il vostro passo e-mail con “A chi può riguardare” è l “equivalente in linea di dire” Hey, tu!”quando non ti ricordi che i nuovi colleghi nome-non terribilmente amichevole e rischia di lasciare un cattivo gusto in bocca.

Quando si ha una comprensione dei mezzi di comunicazione del giornalista, messa a fuoco, e lo stile di scrittura, sarete in grado di spiegare perché il vostro comunicato stampa può essere utile a loro e di offrire idee preziose storia.

Come regola generale, non allegare mai il comunicato stampa o il kit multimediale all’e-mail. Invece, includere un link all’interno del testo e-mail che possono fare clic su per visualizzare e scaricare i materiali. Ogni occasione che hai per rendere la loro vita più facile è prezioso. Questa è una semplice misura che puoi prendere che migliorerà le tue possibilità di successo. Si potrebbe anche solo copiare e incollare il comunicato stampa direttamente nel documento (sotto il vostro passo).

Infine, assicurati di includere le informazioni di contatto pertinenti. Considera di offrire non solo il tuo indirizzo email ma anche il tuo numero di telefono in modo che tu sia facilmente accessibile per rispondere a qualsiasi altra domanda che potrebbero avere.

Premi Invia (al momento giusto)

L’ultimo passaggio può sembrare semplice, ma c’è un po ‘ di più che semplicemente facendo clic su “invia.”Questo passo finale è tutto sulla tempistica. Qualcosa è solo” degno di nota ” per un tempo estremamente limitato. E poiché la maggior parte dei giornalisti ha bisogno tra un giorno e una settimana per girare una storia, dovrai inviare il tuo passo ben prima che ti aspetti che l’articolo venga eseguito. Il software di email marketing può aiutare a gestire le campagne e-mail e ottenere maggiore visibilità su qualsiasi tipo di contenuto che stai lanciando.

Non ogni passo si invia si tradurrà in una storia, ma se si seguono questi passaggi, avrete sicuramente meglio le possibilità di sbavatura qualche copertura.

Punta superiore: Nail il follow-up Dopo aver colpito Invia

Sempre follow-up dopo il vostro passo. Ormai, dovresti sapere che i giornalisti hanno un sacco di piazzole da filtrare.

Rimani persistente e persuasivo e spiega i vantaggi di raccogliere la tua storia. Dare loro ragioni concrete perché la tua storia è meglio di chiunque altro. C’è anche una linea sottile tra essere persistente e fastidioso.

Dai al giornalista alcuni giorni per elaborare il tuo passo. Se sembrano occupati, non occupano troppo del loro tempo, e se il giornalista dice di no, chiedere loro perché. Il rifiuto è par per il corso in PR-trasformarlo in un’esperienza di apprendimento utilizzando l’opportunità di chiedere quali argomenti futuri sarebbero interessati.

Lanciare il tuo comunicato stampa ai giornalisti può essere intimidatorio, ma non deve esserlo! Segui questi passaggi per un modo semplice per aumentare la visibilità e costruire relazioni preziose con i tuoi contatti multimediali.

Soprattutto, le metriche!

Guardare oltre i tassi di apertura

Quando si inviano piazzole e-mail, è importante analizzare i risultati per monitorare le prestazioni. Una delle prime e più utilizzate metriche è il tasso di apertura, in quanto misura quante persone sembrano interessate a ricevere la tua email.

Mentre questa metrica è importante, non prende in considerazione ciò che il destinatario—il giornalista nel nostro caso—fa con esso. Se un giornalista apre un’e-mail e la cancella, probabilmente non è un candidato per un follow-up ancora più personalizzato.

Oltre a guardare chi ha aperto la tua email, ti consigliamo di guardare quanto tempo hanno trascorso a leggerlo e se hanno cliccato su qualsiasi link. Queste azioni mostrano il coinvolgimento e ti aiuteranno a determinare quale sottoinsieme dell’invio iniziale dovresti continuare a perseguire, offrendo loro ulteriori informazioni. Fare lo sforzo supplementare di follow-up, sulla base di tutto quello che sai sui loro interessi e pubblico, segnali che c’è una storia forte per loro di scrivere.

Pensa alla tua e-mail iniziale come un modo per testare le acque e il follow-up come un modo per azzerare le tue prospettive più promettenti. Quando un giornalista si impegna, segnalando che sono pronti per ulteriori dettagli, fornire il copertoncino che porterà alla copertura del vostro marchio.

In conclusione:

Usare la tua email come strumento per lanciare a giornalisti e influencer è uno dei modi più efficaci per aumentare la consapevolezza e aumentare la tua portata. Se si utilizzano queste informazioni, in base alle migliaia di piazzole e-mail che abbiamo analizzato, si aumenterà la probabilità di ottenere i vostri piazzole e-mail aperto, leggere, e agito su.

Alla fine stai vendendo una storia. Il tuo passo è il tuo prodotto. I giornalisti sono le vostre prospettive. Essere persistente, persuasivo, e rimanere fiduciosi.

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