Questo è un guest articolo autore Edoardo Binda Zane. Iniziamo con 5 passaggi per come mettere insieme un budget di proposta e poi Edoardo condivide un esempio (fittizio) lavorato per mostrarti come sarebbe il budget una volta completato.

Un budget di proposta è simile a un budget di progetto, ma con un obiettivo molto diverso.

Un budget di progetto ha lo scopo di guidarti passo dopo passo durante le fasi del progetto, ed è pensato per essere modificato e adattato (entro limiti, ovviamente) a ciò che accade durante il progetto stesso.

Un budget di proposta mira invece a convincere il valutatore che legge la tua proposta che hai una solida conoscenza del tuo piano e che sei degno di essere fidato dei finanziamenti.

Certo, se il budget che costruisci nella fase di proposta viene accuratamente messo insieme e tutto va secondo i piani, finirai per usarlo direttamente come budget di progetto, ma ai fini di questo articolo, limitiamoci alla fase di proposta.

(Per ulteriori informazioni su come creare un budget di progetto, questo articolo ha tutte le informazioni necessarie.)

Quindi, come convinci un valutatore che la tua idea funzionerà?

Per prima cosa, devi spiegare bene il tuo progetto ed elaborare nella narrazione della tua proposta. Questa è la chiave per fare una presentazione alla direzione.

In secondo luogo, è necessario fornire una solida giustificazione per i costi che si dovranno sostenere in ogni fase. Non solo una solida giustificazione, in realtà, ma anche una sintetica.

In poche parole: il valutatore deve essere in grado di leggere un documento da una a due pagine e sentirsi abbastanza rassicurato da darti il £600k di cui hai bisogno. In questo articolo, vi mostrerò esattamente come farlo.

Passo 1: Costruire un diagramma di Gantt

I diagrammi di Gantt sono amati e odiati. È innegabile, tuttavia, che sono la panoramica più chiara che si può ottenere di un progetto nella sua interezza.

Se stai cercando di convincere il valutatore, traccia ogni pacchetto di lavoro e attività su un diagramma di Gantt e fornisci a lui o lei un’immagine chiara di cosa accadrà quando. Questo sarà anche dire loro che avete pensato che parte con attenzione.

Il diagramma di Gantt è uno dei documenti di cui ogni progetto ha bisogno, ma per ora, a questo punto del lavoro, non sarà necessario completare ognuno di questi in dettaglio.

Passo 2: Aggiungi persona-giorni per azienda

Questo è un punto fondamentale. Per stimare bene i costi, devi prima stimare la quantità di lavoro che devi mettere in ogni attività che hai pianificato.

Non solo: è necessario stimare chi farà il lavoro. Non intendo chi personalmente (nome e cognome), intendo che tipo di persona o ruolo lavorerà su ogni attività.

Sono sviluppatori? È marketing? Sono ricercatori? Ognuno ha una tariffa oraria diversa e un diverso ritmo di lavoro.

Pianifica la tua persona-giorni di conseguenza. Se fai parte di un consorzio, ricorda di separare queste stime per azienda, poiché dovrai anche presentare il budget suddiviso per azienda. Nell’esempio seguente, ad Almira sono stati assegnati 656 giorni-persona per il pacchetto di lavoro 1.

Fase 3: Stima dei Costi del Lavoro

una Volta che avete la durata e la persona di giorni o di ore per ogni attività di progetto, è il momento di scrivere quanto il loro lavoro avrebbe un costo.

Per fare ciò, è sufficiente moltiplicare la tariffa oraria o giornaliera di ciascuna categoria di personale in ciascuna azienda per la quantità di giorni/ore in cui lavoreranno.

Se si desidera, si può anche lavorare con una media ponderata, la chiamata. Per quanto riguarda la tariffa giornaliera, se non si ha familiarità su come calcolarlo, dare un’occhiata alla fine di questo articolo come ho incluso un breve how-to per voi.

Nell’esempio seguente, i 656 giorni-persona di Almira sono stati suddivisi in quattro categorie di personale con quattro tariffe giornaliere.

Moltiplicando le tariffe giornaliere per persona giorni per categoria e sommando i quattro totali si ottiene la dotazione di bilancio per Almira per il WP1 (540,25*122 + 489*255 + 262*255 + 125*24 = 260.415,50).

Passo 4: Aggiungere i costi di subappalto e di viaggio

I costi di subappalto e di viaggio sono le altre due categorie di costi di cui devi occuparti. È possibile aggiungere una terza categoria “altro” da utilizzare per qualsiasi costo sia ancora escluso (ad esempio l’acquisto di attrezzature specifiche).

Per le spese di viaggio, moltiplicare il numero di viaggiatori per il costo di un biglietto di ritorno a destinazione. Sopravvalutare leggermente i costi è una buona idea. Dopo aver che, aggiungere un assegno giornaliero per ogni viaggiatore.

Se non si dispone di stime per le indennità giornaliere è possibile fare riferimento a quelle ufficiali utilizzate per il personale OCSE (disponibili qui). Ricordarsi di notare quale pacchetto di lavoro ogni viaggio è raggruppato sotto.

Per il subappalto è sufficiente indicare chi assumerà, in quale pacchetto di lavoro e per cosa.

Passo 5: Portare tutto insieme

Come accennato all’inizio, presentare tutto in modo chiaro e semplice è il requisito numero uno di un buon budget.

Stai combinando la gestione delle risorse, la gestione del programma e la gestione finanziaria del progetto (importanti aree di conoscenza della gestione del progetto) per preparare un pacchetto per la tua proposta che nessuno sarà in grado di resistere!

Esempio di budget di proposta

Ecco un esempio di budget di proposta.

Il nostro Consorzio propone per questo progetto un prezzo complessivo di € 2.223.471, 26 (IVA esclusa al 19%), così ripartito:

• Costi del personale: € 897.231, 26
• Subappalti: € 260,00
• Costi di viaggio: € 980,00
• Altri costi: € 000,00

Le tabelle seguenti forniscono un’ulteriore ripartizione del bilancio. (WP sta per ‘work package’ nelle tabelle seguenti.)

Panoramica

La tabella seguente mostra la panoramica. Questo è quello che ci si mette all’inizio del documento proposta di progetto per mostrare i costi complessivi a colpo d’occhio.

Costi del personale

Ecco la tabella di esempio dei costi del personale. Per ogni pacchetto di lavoro (che sarebbe dettagliato altrove nella documentazione della proposta), abbiamo detto quale individuo e azienda avrebbero sostenuto quale costo.

Quindi i costi del personale per pacchetto di lavoro vengono totalizzati su tutta la linea e quindi il totale per pacchetto di lavoro viene riassunto in basso.

Ricorda, questa tabella è solo costi del personale, non il costo complessivo del pacchetto di lavoro.

Subappalto

Dobbiamo anche includere i dettagli dei costi di subappalto, se la tua proposta si basa su altre parti per completare il lavoro. Nell’esempio seguente, la tabella mostra il partner, il pacchetto di lavoro in cui saranno coinvolti, il costo totale per quell’elemento e quindi a cosa serve il costo.

I costi di subappalto includono cose come spese di consulenza esterne, pagamenti di agenzie di sondaggi, eventuali commissioni relative agli appaltatori che utilizzano materiali speciali, un team creativo e così via.

Budget di viaggio

Tutti i partner tranne Lerei invieranno 2 persone a ogni riunione. Sono stati programmati 9 incontri, per un totale di 18 viaggiatori per partner (9 per Lerei).

Possiamo mostrare il budget di viaggio in un’altra tabella. Il budget di viaggio di esempio per questo progetto è mostrato nella tabella seguente. Esso stabilisce il partner, il pacchetto di lavoro in cui saranno sostenute le spese di viaggio, il costo per viaggiatore e il numero di persone che viaggeranno in quel momento. C’è anche il costo totale e la descrizione.

I costi di viaggio sono generalmente persone che vanno alle riunioni. Quanto più si può dimostrare la vostra esperienza nella gestione di un team virtuale, minore è possibile effettuare questi costi (anche se possono essere compensati da qualche tecnologia in più o licenze necessarie per il software di lavoro remoto).

Altri costi

Il costo elencato di €25.000 è per l’acquisto di un pacchetto software di contabilità specifico per WP1.

Assicurati di registrare tutti gli altri costi che non si adattano perfettamente alle categorie di cui sopra. Tutte queste tabelle saranno nella parte posteriore della documentazione della tua proposta come appendice, quindi ci dovrebbe essere molto spazio per includere tutto ciò di cui hai bisogno. Questo è importante anche per la trasparenza.

Timing

L’immagine seguente delinea i tempi del progetto durante le 41 settimane pianificate e i risultati finali durante il progetto.

Questo è un esempio funzionante di un diagramma di Gantt per questo progetto di esempio. I tuoi tempi saranno ovviamente diversi, ma puoi vedere che le attività sono elencate per pacchetto di lavoro con un numero di settimane chiaramente contrassegnate.

Il diagramma di Gantt è di livello relativamente alto e ai fini della comunicazione piuttosto che per il monitoraggio e il monitoraggio del progetto.

Esempio di lavoro: Calcolo della tariffa oraria

La tua tariffa oraria deve essere correlata alle ore lavorative effettive che hai in un anno (questo si basa sulla metodologia Horizon 2020 della Commissione europea). Segui i passaggi nell’immagine qui sotto per iniziare.

In sintesi, si lavora i giorni lavorativi all’anno, poi decollare ferie annuali, giorni festivi e un preventivo per assenza per malattia e altri giorni fuori ufficio, ad esempio formazione.

Che ti dà il numero di giorni lavorativi all’anno la tua risorsa sarà disponibile. Quindi elaborare le ore di lavoro al giorno. In genere questo è di 8 ore al giorno.

Con il numero di ore al giorno (8) e il numero di giorni lavorativi (circa 210) è possibile calcolare le ore lavorate all’anno.

Calcolo della tariffa oraria

Una volta che si è preso cura di, è il momento di stimare la tariffa oraria. Per fare questo è necessario di avere le seguenti informazioni per ogni persona:

• retribuzione
• Datore di lavoro oneri sociali di un anno per ogni dipendente
• Altri costi Diretti per dipendente (buoni pasto, auto, telefono…)
• Overhead (se del caso)

Somma i costi di cui sopra e dividere il totale per il numero di ore lavorate per anno per ottenere la tariffa oraria.

Circa l’autore: Edoardo Binda Zane è un formatore dell’innovazione e consulente di creatività. È l’autore di proposte decisionali e di scrittura efficaci: un manuale di ciò che rende il tuo progetto giusto per il finanziamento.

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