C’era una volta, gli ordini di acquisto (POs) venivano scritti o digitati manualmente su carta carbone, creando tre copie: una per il fornitore, una per il reparto contabilità fornitori e una per Una volta che l’ordine di acquisto era stato evaso dal venditore, avrebbe inviato la fattura per il pagamento. Questa fattura dovrebbe quindi essere sposata con il PO associato e approvata per il pagamento.

Non era insolito che il processo di fatturazione dell’ordine di acquisto richiedesse settimane, e questo solo se il processo funzionava come dovrebbe. Copie PO perse o illeggibili potrebbero causare enormi ritardi nei fornitori pagati e percorsi cartacei problematici che causerebbero problemi per i team finanziari e gli auditor.

Questi erano tempi bui per i dipartimenti finanziari.

Nel frenetico mondo connesso di oggi, un processo di ordine di acquisto lento o arcaico potrebbe paralizzare la tua attività, danneggiare i rapporti commerciali esterni e ostacolare i tuoi progressi. In questo articolo, daremo un’occhiata al processo completo end-to-end dall’ordine di acquisto alla fattura e ti mostreremo come rendere il processo il più fluido ed efficiente possibile.

Perché gli ordini di acquisto sono importanti?

Sia che tu stia ordinando beni da un fornitore o procurando i loro servizi, il processo di ordine di acquisto garantirà che l’acquirente e il fornitore comprendano ciò che è stato concordato. Sia per l’acquirente che per il fornitore, l’ordine di acquisto descrive esattamente ciò che è stato ordinato, il costo, le aspettative di consegna e i termini di pagamento. Il percorso del PO dal momento in cui viene creato comporta l’approvazione, la spedizione, la consegna di beni o servizi, la fatturazione, l’abbinamento e la chiusura.

Una volta approvato dall’azienda e accettato dal fornitore, l’OP diventa un documento legalmente vincolante. I POS forniscono istruzioni chiare al fornitore e aiutano gli acquirenti a mantenere il controllo dei budget e una traccia cartacea accurata. Senza POs in atto, l’accordo tra acquirente e fornitore potrebbe diventare oggetto di controversia e aperto a interpretazioni errate.

Creazione ordine di acquisto

La creazione di un ordine di acquisto dovrebbe consistere in diversi punti di controllo di approvazione e conformità lungo il percorso. La maggior parte dei POs sarà soggetta ai seguenti passaggi:

Creazione del PO

Viene generato un ordine di acquisto che descrive in dettaglio la natura dei beni o dei servizi ordinati. L’ordine di acquisto può includere dettagli forniti dal venditore, come un numero di preventivo.

Recensione dell’ordine di acquisto

Dopo l’allineamento e l’approvazione del budget, l’ordine di acquisto viene approvato o rifiutato. Prima del rilascio dell’approvazione possono essere necessarie ulteriori documentazioni o informazioni.

PO Dispatch

Una volta approvato, il PO verrà inviato al fornitore tramite e-mail, per posta o tramite un sistema PO di terze parti utilizzato dal fornitore e dall’acquirente.

Accettazione PO

Il venditore riconosce e accetta l’PO e l’PO diventa un contratto legalmente vincolante.

Consegna di beni o servizi

La fase successiva del processo è la consegna di beni o servizi da parte del venditore. A seconda dei meccanismi in atto, potrebbe essere necessario dimostrare che beni o servizi sono stati consegnati in modo soddisfacente e in conformità con l’OP. Ad esempio, le merci possono avere bisogno di essere firmato per o potrebbe essere necessario firmare un documento di soddisfazione del cliente al termine dei lavori. Una volta ricevuta la prova della firma o della ricevuta, il venditore invierà la fattura. Questo può essere presentato per via elettronica o attraverso il sistema postale.

Il processo di fatturazione e corrispondenza a tre vie

Una volta ricevuta la fattura da parte del venditore, questa deve essere sottoposta al cosiddetto processo di corrispondenza a tre vie.

Questa procedura garantisce che il pagamento sia accurato e completo e garantisce che eventuali discrepanze vengano scoperte prima del pagamento. Questo può aiutare a evitare di spendere troppo o pagare per gli articoli che non sono stati ricevuti o per i servizi che non sono stati consegnati in modo soddisfacente.

Tre documenti sono fondamentali per il processo di corrispondenza a tre vie. Questi includono:

• Ordini di acquisto
• Ricevute d’ordine e/o bolle di imballaggio
• Fatture

Le ricevute d’ordine e le bolle di imballaggio sono la prova del pagamento e della consegna. Una ricevuta d’ordine sarà fornita dal venditore durante la consegna e proverà che la merce è stata consegnata all’acquirente.

Prima che una fattura possa essere pagata, deve passare attraverso una serie di controlli con il reparto contabilità fornitori. Ciò includerà una revisione di quantità, prezzi e termini per garantire che il venditore abbia adempiuto al proprio obbligo contrattuale in base ai dettagli dell’ordine di acquisto. Per acquisti piccoli e ricorrenti, questo processo potrebbe non essere richiesto.

Se vengono rilevate discrepanze, come prezzi errati, quantità imprecise o merci danneggiate, il pagamento non verrà elaborato fino a quando questi problemi non saranno risolti. Una volta che la fattura ha superato il processo di corrispondenza a tre vie, il pagamento verrà inviato secondo i termini di pagamento del venditore.

Il processo di corrispondenza a tre vie consente di risparmiare denaro alle aziende verificando i dati e evidenziando i problemi prima del pagamento, ottimizza le relazioni con i fornitori e può aiutarti a ottenere il sigillo di approvazione al momento dell’audit.

Ma cosa succede se ho bisogno urgentemente di beni o servizi?

Naturalmente, ci possono essere momenti in cui non puoi permetterti di aspettare l’approvazione da più parti e devi bypassare il processo PO. In questi casi, si utilizzerebbe invece un processo di ordine non di acquisto. Un ordine non di acquisto è un ordine di beni o servizi che non ha superato il processo di verifica e approvazione dell’ordine di acquisto standard. Ad esempio, se hai bisogno urgentemente dei servizi di un appaltatore IT, potresti ottenere rapidamente l’approvazione scritta o verbale da più in alto nella catena e utilizzare questo accordo per sollevare un ordine di non acquisto.

Naturalmente, possono sorgere problemi con gli ordini non di acquisto, non da ultimo a causa della mancanza di visibilità e verifica quando si tratta di pagamento della fattura. Una fattura non-PO può essere più difficile da gestire in quanto non esiste una pista di controllo.

Come un ordine di acquisto manuale e un processo di fatturazione possono danneggiare la tua azienda

L’elaborazione manuale degli ordini di acquisto e delle fatture può introdurre alcuni punti critici importanti per la tua azienda, tra cui costi più elevati, inefficienze e scarso controllo del budget.

(È improbabile che tu trovi un invito a Hogwarts in mezzo a una raffica di documenti finanziari.)

Gli svantaggi dei processi manuali degli ordini di acquisto includono:

• Picchi di spesa
• Mancanza di visibilità
• Causa di ritardi nel parco del delta del ciclo di lavorazione
• Contare sull’intervento umano, e può essere soggetto a errori
• Può creare problemi di conformità e i colli di bottiglia
• Potrebbe comportare un ciclo infinito di persone e di comunicazione, andando avanti e indietro

conclusioni

Quando si tratta di acquisto di merci e servizi da fornitori esterni, è necessario disporre dei giusti processi e procedure in atto. La standardizzazione, la manutenzione e la revisione di questi processi può essere resa infinitamente migliore utilizzando un software di gestione degli ordini di acquisto che automatizza molti processi e offre trasparenza e visibilità complete.

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